We testen vijf zelfregelende wifi-netwerkapparaten voor thuiswerkers en kleine kantoren, drie met een maasvormige of ‘mesh’-configuratie, één met een stervormige opstelling en één met een powerline-’backhaul’. Wat zijn de beste wifi-systemen?

Wifi-systemen die zichzelf automatisch configureren zijn er al enige tijd ook voor de gewone consument. In vergelijking met een klassieke centrale router zijn ze wel duurder. Maar dit soort oplossingen bieden wel een betere en vooral eenvoudiger te configureren wifi-dekking.

Deze technologie komt overgewaaid uit de enterprisemarkt, waar prijzige producten zoals die van Aerohive, Ruckus en Ubiquity een grote massa zichzelf configurerende draadloze toegangspunten centraal beheren.

Zzp’ers, thuiswerkers en kleinere bedrijven kunnen die enterpriseproducten uiteraard ook inzetten, maar dat blijft een dure aangelegenheid, ook al omdat ze niet eenvoudig (goed) zelf te configureren zijn. Vaak moet er een specialist aan te pas komen. Gelukkig zijn er sinds kort ook meer betaalbare zelfregelende wifi-systemen verkrijgbaar voor professioneel gebruik. Die combineren gebruiksvriendelijkheid met hoge prestaties en bieden soms wat meer configuratiemogelijkheden dan de pure thuisproducten, vooral op beveiligingsgebied.

De onderlinge communicatie tussen de modules verloopt bij alle geteste oplossingen via een zogenoemde backhaul via naar keuze wifi, ethernet of powerline (stroomnet). Bij twee systemen is er een apart wifi-kanaal dat alleen dient voor de mesh-communicatie (Linksys en Netgear). Het goedkopere systeem van TP-Link deelt één wifi-radio voor de mesh-verbinding en de verbindingen met draadloze clients. Later dit jaar lanceert TP-Link overigens een verder identieke oplossing met een powerline-backhaul; dat zou in theorie sneller moeten werken.

Het geteste systeem van D-Link gebruikt al powerline voor de communicatie tussen de modules. AVM is een bijzonder geval, want het werkt met bestaande wifi-repeaters en powerline-stekkers die met behulp van nieuwe firmware mesh-compatibel zijn gemaakt. Het hangt dan van de gekozen module(s) af hoe de communicatie in het mesh-netwerk verloopt: over een apart of gedeeld wifi-kanaal of over een apart powerline-kanaal.

Bij alle systemen kun je ten slotte ethernet gebruiken voor de mesh-communicatie, maar dan moet je een netwerkkabel tussen de betrokken module(s) leggen. Wij hebben dit verder niet getest, maar als je toch netwerkkabels in huis hebt liggen, dan kan dit de prestaties verbeteren in vergelijking met een wifi- of powerline-backhaul.

©PXimport

AVM FRITZ!Box 7590 Mesh

©PXimport

De FRITZ!Box 7590 is het nieuwe topmodel van de Duitse fabrikant AVM. Dit apparaat enkel een xdsl-modemrouter doet het product te kort, want het functioneert tegelijk als (internet)telefonieserver, dect-basisstation, mediaserver, hub voor huisautomatisering (volgens de dect-ule- en/of han-fun-standaarden) en voorziet in een mesh-wifi-netwerk. Puur als router bekeken zijn de prestaties goed. Maar via een simpele firmware-update kun je deze router ook als centrale node of module in een maasvormig wifi-netwerk inzetten.

De Duitse versie van de FRITZ!Box 7590 (en de eerder gelanceerde 7490) had al firmware met wifi mesh-functies. Bij de door ons geteste internationale versie was de mesh-firmware op het moment van schrijven alleen in een zogenaamde ‘Fritz Lab’-versie beschikbaar, oftewel een bètaversie. Regelmatig worden nieuwe functies toegevoegd, bijvoorbeeld de mogelijkheid om de router zelf als mesh-repeater in plaats van mesh-master te gebruiken. Voor het eerst is de AVM-firmware ook in het Nederlands beschikbaar. AVM belooft de internationale mesh-firmware ‘ergens in het najaar van 2018’ te zullen uitrollen. Duimen maar, want dat was oorspronkelijk aangekondigd voor afgelopen voorjaar.

Met de mesh-firmware werken de telefonie-, nas-, mediaserver- en huisautomatiseringsfuncties zoals voorheen. De belangrijkste nieuwigheid is dat mesh voortaan de standaard manier van communiceren is tussen de draadloze modules. In de praktijk worden recente wifi-repeaters en powerline-stekkers van AVM naadloos en automatisch opgenomen in hetzelfde, centraal via de router beheerde netwerk. Indien nodig wordt de firmware van alle gevonden powerline-stekkers automatisch vernieuwd.

Wij probeerden een en ander uit met de AVM FRITZ!WLAN Repeater 1750E en AVM FRITZ!Powerline 1000E. De firmware van de eerste werd automatisch vernieuwd; de powerline had blijkbaar al de juiste firmware. Binnen enkele minuten was het nieuwe mesh-wifi-netwerk actief. Toekomstige updates van de firmware gebeuren voortaan centraal. Nieuwe stekkers aan het mesh-netwerk toevoegen vergt één druk op de wps- of powerline-security-knop, waarna alle instellingen hetzelfde zijn als in de rest van het netwerk.

Mesh vereenvoudigt vooral het beheer van en het bereik in een groter wifi-netwerk tegenover de werking als ‘gewone’ router. De prestaties zijn ondanks de mesh-bètafirmware al uitstekend en vergelijkbaar met die van de normale niet-mesh-firmware.

AVM FRITZ!Box 7590 Mesh

Prijs: € 269,- (router); € 55,- (per repeater) en/of € 50,- (per powerline-stekker)
Website: nl.avm.de10Score100

D-Link COVR-P2502

©PXimport

De COVR-P2502 van D-Link is een hybride product: het combineert twee technieken, namelijk powerline (volgens de homeplug-av en -av2-specificaties) en wifi. Powerline dient voor de onderlinge communicatie tussen de modules, terwijl de clients via wifi functioneren. De stekkers zijn alleen per twee verkrijgbaar. Dat is jammer, want in iets grotere moderne gebouwen met veel beton heb je volgens ons minstens drie stekkers nodig om een dekkend netwerk te creëren. Maar zelfs als je twee verpakkingen koopt, blijft de totale prijs erg redelijk in vergelijking met de andere geteste systemen. En dan heb je wel vier in plaats van drie stekkers: meer kan nóóit kwaad.

Elke stekker heeft drie gigabit-ethernetpoorten aan de zijkant. Om ze te bereiken moet je één van de antennes openklappen. Aan de ethernetpoorten koppel je bekabelde apparatuur, zoals smart-tv’s of versterkers met internetfunctionaliteit, die dan via powerline met de centrale stekker communiceren. Het product creëert één naadloos netwerk, waarbij de powerline-verbinding over het bestaande stroomnet ook als ‘backhaul’ dient.

Eén van de stekkers moet dus in de buurt van een bestaande router in een stopcontact worden gestoken en via een ethernetkabel ermee verbonden worden. De andere stekker(s) verspreid je in huis of kantoor en verbind je via het stroomnet met elkaar. Zo breid je het draadloze signaal van de router elders in huis uit, waarbij je gebruikmaakt van het elektriciteitsnet voor de communicatie met de router. Draadloze apparatuur verbindt automatisch met het sterkste signaal, terwijl je je door de ruimte verplaatst.

Voor de beste prestaties steek je de stekkers rechtstreeks in een geaard wandcontact en niet in een stekkerdoos. Je verliest dan wel een stopcontact, want er is geen doorlus-stopcontact voorzien. De installatie kan via de D-Link Wifi-app of via de webinterface. De installatieprocedure is erg gebruiksvriendelijk, veel beheer komt er niet aan te pas. De COVR-P2502 heeft zelf geen routerfuncties en gedraagt zich als toegangspunt in een bestaand netwerk. De bestaande router doet dus het meeste werk.

Via de D-Link Wifi-app (ook Nederlandstalig) krijg je een overzicht van alle stekkers, maar méér dan de wifi-instellingen aanpassen, stekkers toevoegen en eventueel de firmware updaten doet de app niet. De webinterface (alleen Engels) biedt dezelfde mogelijkheden, aangevuld met enkele extra’s zoals de instelling van de powerline-beveiliging (die standaard sowieso is ingeschakeld).

D-Link COVR-P2502

Prijs: € 200,- per twee
Website: eu.dlink.com8Score80

Linksys Velop WHW03v1

©PXimport

De Linksys Velop Whole Home Wi-Fi-startkit bevat drie ‘nodes’, fraai vormgegeven ivoorwitte torentjes met intern dezelfde tri-band Qualcomm-chipset als de Netgear Orbi Pro. Velop werkt in tegenstelling tot de Orbi Pro in een maasvormige configuratie. Elke node of draadloos toegangspunt is even sterk. Het netwerk regelt in principe alles zelf en verdeelt het draadloze signaal optimaal over de ingeschakelde modules. Je verbindt maximaal zes toegangspunten met elkaar in één Velop-maasnetwerk. Althans, dat is het maximale aantal dat Linksys naar eigen zeggen succesvol getest heeft. In principe kan men meer modules toevoegen, maar dat gaat ten koste van de prestaties.

Elke node is 18,5 centimeter hoog. De verticale stand verbetert volgens Linksys de prestaties. De zes interne antennes zijn bovenop en in het midden van de node gemonteerd. Sommige antennes zenden het signaal naar boven en naar beneden uit. Andere antennes sturen het signaal naar links en rechts. Eén module plaats je nabij de internetverbinding. De andere verspreid je over de rest van de ruimte. Stroom- en eventuele ethernetkabels passen onderaan in het apparaat. Via een kleine inkeping met rubberen houders kun je de kabels netjes opbergen. Elke node heeft twee ethernetpoorten met wan- en lan-functies. Onderaan is er ook een stroomknop die standaard ingeschakeld is. Bovenop is er een veelkleurige status-led.

De installatie gebeurt met behulp van een app en werkt zeer eenvoudig. Daarna is het draadloze netwerk direct gebruiksklaar. Voor het beheer is er de Velop-app, maar Linksys voegde intussen ook webbeheer met iets uitgebreidere configuratie-opties toe.

Linksys past regelmatig nieuwe firmware-versies toe, maar als gebruiker heb je daar geen invloed op. Je kunt het updateschema niet zelf wijzigen. Het is alleen mogelijk de automatische updates volledig uit te schakelen, maar dat raden we niet aan. De nieuwe firmware-versies voegen functies toe, zoals een bridge-modus, vpn-doorvoer of de mogelijkheid om het internetgebruik volgens schema te beperken. De beheermogelijkheden zijn wel veel minder uitgebreid dan bij de producten van AVM en Netgear.

Linksys Velop WHW03v1

Prijs: Prijs: € 386,- voor drie; € 269 voor twee; € 135,- voor één node
Website: linksys.com9Score90

Netgear Orbi Pro SRK60

©PXimport

Orbi Pro is de mkb-variant van Netgears gelijknamige Orbi-wifi-product voor thuisgebruik. Het werkt met een centrale router-satelliet die via een sterconfiguratie communiceert met maximaal drie draadloze satellieten. Daarnaast kan het ook geconfigureerd worden in een ‘daisy-chain’ doorlus-configuratie zoals bij een wifi-mesh. Dat zorgt voor meer flexibiliteit bij de plaatsing van de modules, want bij een stervormige configuratie moeten álle gewone satellieten binnen het bereik van de centrale router-satelliet staan.

Voor de backhaul wordt net zoals bij de oplossing van Linksys een eigen radio gebruikt. De Orbi Pro-router en -satellieten zijn redelijk omvangrijk, heel wat groter dan de modules van de Linksys Velop of TP-Link Deco M5. Het gewone startpakket (SRK60) bevat één Orbi Pro Router en één Orbi Pro Satellite. Uiterlijk zien router en satellieten er vrijwel identiek uit. De router is bovenaan blauw, terwijl de satelliet een grijze bovenkant heeft. Bij de router is één van de vier gigabit-ethernetpoorten aan de achterkant geconfigureerd als wan-poort; de satelliet heeft vier gigabit-lan-poorten. Als enige in deze test verkoopt Netgear ook een water- en stofdichte satelliet voor gebruik buitenshuis.

Een volledig Orbi Pro-netwerk volstaat volgens Netgear om een ruimte van 460 vierkante meter af te dekken. Wij testten de router met twee binnen-satellieten. De ingebruikname en het beheer gebeuren met behulp van de Orbi Pro-app. Dit alles werkt even gebruiksvriendelijk als bij de andere geteste systemen.

Wil je de firmware updaten of geavanceerde instellingen wijzigen, dan kan dit via de webinterface, die vergelijkbaar is met die van traditionele Netgear-routers. In tegenstelling tot de app functioneert die ook in het Nederlands. In de webinterface wijzig je zaken zoals de internetverbinding, aanmaken van een tweede wifi-netwerk, blokkeringen en toegangscontrole, dhcp, ddns, vpn (met openvpn-client), routering, forwarding, ipv6, controle van het netwerkverkeer etc. De configuratiemogelijkheden zijn uitgebreider dan bij de producten van Linksys en TP-Link en bijna vergelijkbaar met de oplossing van AVM.

De opties voor expliciete ‘beamforming’, ‘seamless roaming’ en mu-mimo zijn standaard niet aangevinkt. Idealiter schakel je die in voor een vergroot bereik en hogere wifi-snelheid. Wij hebben de prestatietesten uitgevoerd met deze opties ingeschakeld.

Netgear Orbi Pro SRK60

Prijs: Prijs: € 449,- voor twee; € 310,- voor één module
Website: netgear.com9Score90

TP-Link Deco M5

©PXimport

Het TP-Link Deco M5 AC1300 Whole-Home Wi-Fi System is opvallend goedkoper dan de andere geteste oplossingen. Het gebruikt een wifi-chipset van Qualcomm met een iets minder krachtige configuratie. De startkit bevat drie modules, met een even mooi ivoorwit design als de drie Velop-nodes. Het belangrijkste verschil is dat de Deco-modules er als platte schijven en niet als torentjes uitzien. Deze ufo-achtige schijven ogen daardoor iets discreter, maar de Deco-nodes bevatten ook minder antennes dan de Velop-torentjes, namelijk vier in plaats van zes.

Achteraan zijn er twee gigabit-ethernetpoorten en een usb-c-stroomaansluiting. Onderaan is er een kleine resetknop en in het midden op de bovenkant prijkt een veelkleurige status-led. De ingebruikname gebeurt met de gebruiksvriendelijke TP-Link Deco-app. De Deco-installatieprocedure is even eenvoudig als bij de anderen. De app dient ook voor het beheer.

Bijzonder is de ingebouwde virusbescherming van Trend Micro, die overigens kan worden uitgeschakeld. Als je niets wijzigt, blijven de kwaadaardige inhoudsfilter, het systeem om indringers tegen te houden en het automatisch in quarantaine plaatsen van geïnfecteerde apparaten actief. Andere zaken die je in de app regelt zijn het instellen van een gastnetwerk of het voorrang verlenen aan bepaalde apparaten en/of specifieke soorten verkeer (bijvoorbeeld voor streaming of gaming).

De app voert regelmatig automatisch een internetsnelheidstest uit en toont de resultaten daarvan in zijn hoofdscherm. Een eventuele nieuwe firmware wordt pas toegepast wanneer je daar in het instellingenmenu voor kiest. Tijdens de test kwam versie 1.08 binnen, met een geüpdatete Trend Micro-database, bug-fixes en een verbeterde setup-gids.

De update duurt ongeveer vijf minuten, waarbij alle nodes ingeschakeld moeten blijven. Dit najaar voegt TP-Link een webinterface toe aan de Deco M5. Er komt ook een Deco M7 met identieke wifi-configuratie, maar met een Powerline-backhaul. Een krachtigere tri-band Deco M9 komt er ook aan.

TP-Link Deco M5

Prijs: € 239,- per drie; € 100,- per module
Website: tp-link.com7Score70

Conclusie

Knoeien met routers, wifi-extenders en/of powerline-oplossingen behoort met deze zelfregelende wifi-systemen definitief tot het verleden. Updates gebeuren automatisch en voegen functies en snelheid toe. Het product van AVM krijgt het keurmerk Best Getest: het werkt het snelst en biedt de uitgebreidste configuratiemogelijkheden.

De configuratie is wel iets ingewikkelder dan bij de oplossingen van Netgear en Linksys. Die presteren niet véél trager dan de AVM. De producten van D-Link en TP-Link functioneren wel trager dan de anderen, maar werken in de praktijk vaak snel genoeg en dit voor een veel lagere prijs. De oplossing van D-Link is iets sneller dan die van TP-Link en daarom het keurmerk Slimme Koop.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).