Je neemt foto’s met je smartphone of digitale camera, je importeert die naar je pc, je bewerkt ze op het scherm en je gaat je foto's afdrukken... om dan vast te stellen dat de kleuren helemaal niet levensecht ogen. Doordacht kleurbeheer gedurende de volledige workflow helpt je dat euvel te voorkomen.

Het lijkt misschien evident dat kleuren tijdens de hele workflow consistent blijven, maar de werkelijkheid blijkt behoorlijk complex. Zo leest de camera kleuren uit van een sensor, geeft je monitor die weer met een lichtbron en gekleurde pixels, produceert een printer kleuren door inkt te mengen en werkt een lab met meerdere lagen kleurstoffen. Kleuren worden in dit hele proces dus op uiteenlopende manier gecreëerd of weergegeven door de diverse apparaten. Bovendien kunnen niet alle apparaten evenveel of dezelfde kleuren weergeven.

We leggen eerst uit waar dat zoal mee te maken heeft en reiken je vervolgens hulpmiddelen aan om tot een optimaal kleurbeheer te komen: kalibratie en kleurprofielen. We concretiseren ook een en ander aan de hand van een paar workflows.

Onverwachte kleurverschuivingen kunnen te maken hebben met slecht afgestelde apparaten, maar zelfs met optimale instellingen is het vaak lastig dit fenomeen geheel te vermijden. Zo maakt een monitor gebruik van een directe lichtbron en werkt die met de primaire kleuren rood, groen en blauw (rgb). Wit ontstaat door deze drie kleuren met eenzelfde intensiteit weer te geven (additief).

©PXimport

Printers maken doorgaans gebruik van een geheel ander procedé. Wit ontstaat hier door afwezigheid van kleuren en bovendien worden andere primaire kleuren gebruikt: cyaan, magenta en geel. Over elkaar heen gedrukt absorberen die het licht (subtractief) en dat nemen je ogen waar als zwart – bruinzwart eigenlijk, wat verklaart waarom fabrikanten zwart als extra ‘kleur’ toevoegen (cmyk). Wanneer je dus een foto afdrukt, moet die de transitie van het additieve rgb-model naar het subtractieve cmyk-model optimaal zien te overleven.

Daar komt nog bij dat elk apparaat een verschillend scala aan kleuren reproduceert, de zogenoemde kleuromvang (gamut). Zo zullen diepblauwe tinten vaak beter tot hun recht komen op een monitor dan op een printer. Het is zelfs mogelijk dat bijvoorbeeld twee identieke schermen of printers toch een licht verschillende kleuromvang hebben, zodat bepaalde kleuren er anders uit kunnen zien.

Werken met Gamutvision

De specifieke kleurinformatie van zo’n apparaat vind je terug in een zogenoemd kleurprofiel. Met het gratis Gamutvision kun je de kleuromvang uit zo’n profiel opvragen en zelfs van twee profielen vergelijken. Start de tool op en klik linksonder op het pijltje bij 1. Selecteer Browse: het programma kijkt nu in de map waar kleurprofielen in Windows standaard worden opgeslagen (%systemroot%\System32\Spool\Drivers\Color). Selecteer hier het gewenste profiel. Herhaal dit voor nummer 2, maar selecteer deze keer een ander profiel. Vervolgens druk je linksonder op de knop View. In het uitklapmenu rechtsboven selecteer je de gewenste weergave, bijvoorbeeld 3D L*a*b* (wire input, solid output).

In het voorbeeldvenster worden nu de kleuromvang van beide profielen tegen elkaar afgezet. Als je bijvoorbeeld een monitor- en een printerprofiel met elkaar vergelijkt, is de kans groot dat die behoorlijk verschillend zijn. Je begrijpt nu ook waarom een naadloze overgang van het ene apparaat(profiel) naar het andere niet altijd zo evident is.

Met Gamutvision kun je ook de kleurprofielen van een invoer- en uitvoerapparaat, zoals een monitor en een printer, aan de hand van een specifieke foto analyseren. In het uitklapmenu rechtsboven selecteer je Read Image for analysis en haal je de foto op. Selecteer de gewenste kleurprofielen. In het uitklapmenu midden rechts selecteer je Output > Monitor, zodat je het resultaat van het uitvoerprofiel op het scherm te zien krijgt. Het is zelfs mogelijk per pixel het verschil tussen invoer en uitvoer te bekijken: plaats een vinkje bij Probe en klik met het vizier de beoogde pixel aan. Linksonder zie je het verschil tussen de invoerkleur (boven) en de uitvoerkleur (onder). Klik ergens buiten de afbeelding om de Probe-modus te stoppen.

©PXimport

Verder kun je via het uitklapmenu linksonder experimenteren met de ‘rendering intent’ (weergave-intentie). Dat is de omzetmethode die wordt gebruikt om de kleuren aan te passen wanneer die buiten de kleuromvang van het uitvoerapparaat liggen. De twee meest gebruikte rendering intents voor foto’s zijn relatief colorimetrisch en perceptueel.

Bij de eerste wordt het witte punt van de invoer met dat van de uitvoer vergeleken en alle kleuren die buiten de kleuromvang van de uitvoer vallen, worden naar de dichtstbijzijnde beschikbare kleuren verschoven. Bij de perceptuele methode wordt getracht de natuurlijke look van de afbeelding zoveel mogelijk te behouden. Degelijke fotobewerkingstools laten je toe zelf de rendering intent voor je fotoafdrukken in te stellen.

Verder in dit artikel gaan we profielen in onze workflows integreren, maar voor je dat doet zorg je er best voor dat de betreffende apparaten, zoals monitor en printer, gekalibreerd zijn. Dat houdt in dat je eventuele (kleur)afwijkingen van de apparaten vaststelt en zo nodig bijstuurt om op die manier de gewenste kleuren zo dicht mogelijk te benaderen. Immers, stel dat je monitor een rode kleurenzweem heeft en te helder is ingesteld, dan is het risico groot dat je met de fotobewerkingstool onterecht de helderheid en het aandeel van de kleur rood in je foto’s gaat verminderen.

Monitor kalibreren

Voor het kalibreren van je monitor verwijzen we je eerst graag door naar de volgende artikelen:

Monitor kalibreren: Zo optimaliseer je schermkleuren

Monitor kalibreren met kleurmeter

Windows heeft zelf ook een ingebouwde kalibratiewizard en je doet er goed aan die uit te voeren. Druk op de Windows-knop, tik kalibreren in, kies Beeldschermkleur kalibreren en druk op Volgende (2x), waarna je de verdere instructies nauwgezet volgt. Via de wizard kun je een optimale gammawaarde, helderheid/contrast (via het osd-menu) en kleurbalans vastleggen. Op het einde krijg je nog de gelegenheid het effect van de vorige kalibratie met de huidige te vergelijken.

Hierbij kun je het venster van de wizard het best verkleinen, zodat je het effect van de kalibraties op je referentieplaatje(s) kunt beoordelen. Het vinkje bij ClearType Tuner starten […] laat je staan: zo krijg je ook een optimale tekstweergave. Rond af met Voltooien. Dat zorgt ervoor dat de wizard op basis van je instellingen een kleurprofiel voor je monitor creëert en activeert.

Het is raadzaam om zo’n kalibratie regelmatig uit te voeren, omdat (kleur)afwijkingen na verloop van tijd kunnen wijzigen.

Printer kalibreren

Na de monitorkalibratie is de printer aan de beurt. Met behulp van een spectrofotometer (die meet de golflengte van het licht over het zichtbare kleurenspectrum) en de bijbehorende software is het weliswaar mogelijk een kleurenanalyse van je prints uit te voeren en op basis daarvan een kleurprofiel samen te stellen, maar dat kost je al snel enkele honderden euro.

Je kunt dat ook uitbesteden, bijvoorbeeld bij Menccolor of Kleurprofiel.com. Hun werkwijzen zijn vergelijkbaar. Eerst druk je de bijbehorende tiff-bestanden (targets) af, zonder dat daarbij kleurcorrectie wordt toegepast. Dat kun je doen met de gratis tool ACPU (Adobe Color Printer Utility). Controleer ook in de instellingen van je printerdriver of er geen kleurbeheer of -aanpassingen worden uitgevoerd.

De afdrukken stuur je vervolgens per post op naar de dienst, waarna je het kleurprofiel via mail ontvangt. Afhankelijk van het aantal af te drukken kleurvakken betaal je voor zo’n analyse en het resulterende profiel een bedrag vanaf circa 20 euro.

Beschik je niet over een geschikt kleurprofiel voor je printer, dan kun je desnoods zelf je printer ‘kalibreren’ aan de hand van geschikte testplaatjes. Of je googelt voor plaatjes naar iets als color chart calibration. Je kunt zulke afbeeldingen eventueel aanvullen met enkele ‘natuurlijke’ beelden die je wel vaker fotografeert.

©PXimport

Het is nu de bedoeling dat je deze plaatjes afdrukt op het papier dat je ook voor je foto’s gaat gebruiken. Vervolgens bestudeer je grondig de afdrukken, bij voorkeur met een vergrootglas. Merk je onvolkomenheden als een kleurenzweem op, dan kun je dat proberen bij te stellen vanuit de instellingen van je printerdriver.

Druk op de Windows-knop, tik printer in en kies Printers en scanners. Selecteer je kleurenprinter en klik op Beheren / Printereigenschappen. Afhankelijk van je configuratiesoftware vind je hier op een van de tabbladen vast wel opties om de kleurverwerking door het apparaat aan te passen (bijvoorbeeld bij Voorkeursinstellingen / Kleur / Meer kleuropties), met name de helderheid, de verzadiging, de kleurtint en het relatieve aandeel van elke kleur.

Let wel, de afdrukkwaliteit en kleurweergave hangen ook samen met de papiersoort. Liever dan de instellingen telkens aan te passen, installeer je dezelfde printer meerdere keren en kies je per papiersoort de optimale instellingen, waarna je elke printerconfiguratie een aangepaste naam meegeeft, zoals Glanzend fotopapier, enzovoort.

Kleurprofielen

Zoals aangegeven kunnen degelijke kleurprofielen in belangrijke mate bijdragen aan optimale kleurverwerking, en je weet inmiddels hoe je zo’n profiel voor je scherm (via de kalibratiewizard) en voor je printer (via een spectrofotometerdienst) kunt bemachtigen. Overigens is het wel zo dat je doorgaans ook kleurprofielen kunt vinden op de supportsite van de producent van het apparaat. Of je beproeft je geluk voor monitorprofielen bij TFT Central (www.tftcentral.co.uk/articles/icc_profiles.htm).

Deze kleurprofielen houden natuurlijk geen rekening met afwijkingen die zich specifiek op jouw apparaat kunnen voordoen, bijvoorbeeld door veroudering. Maar hoe installeer je zo’n profiel? In Windows is dat zeer eenvoudig: klik met de rechtermuisknop op het icc- of icm-bestand en selecteer Profiel installeren.

Je wilt natuurlijk ook zelf controleren welke profielen aan jouw apparaten zijn gekoppeld. Dat gaat in Windows als volgt. Druk op Windows-knop + R en voer colorcpl uit. Het venster van Windows-kleurbeheer verschijnt. Selecteer het gewenste apparaat in het uitklapmenu, zoals je monitor, printer of scanner. In het venster verschijnt telkens het bijbehorende, actieve profiel. Om een ander profiel toe te wijzen, plaats je een vinkje bij Mijn instellingen voor dit apparaat gebruiken, klik je op Toevoegen, verwijs je naar de juiste locatie en klik je op Als standaardprofiel instellen.

Terugkeren naar de standaard systeeminstellingen doe je door de knop Profielen in te drukken en Mijn instellingen door de standaardwaarden van systeem vervangen te selecteren.

©PXimport

Kleurinstellingen Photoshop

We gaan ervan uit dat je de nodige kalibratie(s) hebt doorgevoerd en de optimale kleurprofielen aan je apparaten hebt gekoppeld. Nu moet je die natuurlijk nog wel op de juiste manier integreren in je workflow – van camera tot printer, zeg maar. We nemen in dit artikel vooral Photoshop CC (2019) als voorbeeld, maar ook bij andere (semi-)professionele fotobewerkingstools als Adobe Lightroom en GIMP zijn vergelijkbare opties of instellingen mogelijk.

Logischerwijze beginnen we bij de digitale camera. De meeste gebruiken standaard de kleurruimte sRGB, maar wegens de grotere kleuromvang kun je beter voor Adobe RGB kiezen, mocht dat beschikbaar zijn. Nog beter uiteraard is dat je in raw fotografeert als je toestel die mogelijkheid biedt: je bepaalt dan naderhand zelf in je raw-software (zoals Adobe Lightroom of Camera Raw) welke kleurruimte je verkiest en dus welke kleuren je eventueel overboord gooit. Smartphones zijn minder flexibel: als ze al een kleurprofiel gebruiken, wordt dat simpelweg in het fotobestand ingebed.

Bij het ophalen van je foto’s naar je pc zorg je er bij voorkeur voor dat ze het eventueel ingebedde profiel van de fotobestanden ongemoeid laten, zodat er geen automatische kleurconversies worden doorgevoerd. In Photoshop CC (2019) bijvoorbeeld kan dat als volgt. Ga naar Bewerken / Kleurinstellingen en selecteer bij Beleid voor kleurbeheer driemaal Ingesloten profielen behouden. Bij Profielen komen niet overeen en Ontbrekende profielen plaats je een vinkje bij Vragen bij openen (2x) en Vragen bij plakken.

Als RGB-werkruimte selecteer je bij voorkeur Adobe RGB, of, als de foto’s alleen voor het scherm of het web zijn bestemd, voor sRGB […]. Zo’n werkruimte is niets anders dan de kleurruimte (het kleurprofiel met een bepaalde kleuromvang) waarbinnen je de foto gaat bewerken. Photoshop voorziet ook wel in de werkruimte Wide Gamut RGB, maar die is zo uitgebreid dat er ongewenste neveneffecten kunnen optreden bij de conversie.

©PXimport

Wanneer je met deze instellingen een fotobestand opent waarin een afwijkend kleurprofiel is ingesloten, kun je kiezen tussen Ingesloten profiel gebruiken (ipv. werkruimte), Documentkleuren omzetten naar werkruimte en Ingesloten profiel verwijderen(geen kleurbeheer). Tenzij je absoluut een ander profiel wilt toewijzen, kies je in de meeste gevallen het best voor Ingesloten profiel gebruiken, zodat er geen ongewilde kleurconversies optreden.

Is er geen profiel ingesloten, dan kun je Profiel toewijzen / Adobe RGB selecteren, tenzij je weet dat de camera bijvoorbeeld op sRGB was ingesteld – in dat geval houd je het bij sRGB. Overigens is het binnen Photoshop via Bewerken / Profiel toewijzen altijd nog mogelijk een ander profiel toe te kennen als je dat absoluut wenst.

Anders wordt het wanneer je vanuit Photoshop een raw-afbeelding importeert. Adobe Camera Raw schiet dan wakker en laat je zelf de gewenste kleurruimte toewijzen. In dit geval kun je gerust voor ProPhoto RGB kiezen: die heeft de grootste kleuromvang. Dat doe je door onder de foto de link aan te klikken en de ruimte in te stellen op ProPhoto RGB.

Printerinstellingen Photoshop

Je hebt alle gewenste bewerkingen uitgevoerd op je afbeelding en je wilt het resultaat afdrukken op je eigen printer. Maar voordat je de afdrukknop indrukt, is het een goed idee om het resultaat te bekijken … op je scherm (‘soft proofing’).

Open daartoe het menu Weergave en kies Instellen proef / Aangepast. Er verschijnt een dialoogvenster waarin je bij Te simuleren apparaat het kleurprofiel van je printer selecteert. De Rendering intent stelt Photoshop standaard in op Relatief colorimetrisch, maar ga in dit venster zeker ook even na wat het effect is van Perceptueel (laat dan wel het vinkje staan bij Voorvertoning).

©PXimport

Wil je deze drukproefinstellingen voor hergebruik bewaren, druk dan op Opslaan en geef ze een specifieke naam mee: die duikt dan voortaan op bij Weergave / Instellen proef.

Je proefdruk ziet er goed uit? Dan houdt niets je nog tegen om Bestand / Afdrukken te selecteren. Bij Kleurverwerking kies je vervolgens Photoshop beheert kleuren en bij Printerprofiel selecteer je het kleurprofiel van je printer. Vergeet niet het kleurbeheer in je printer(driver) uit te schakelen. Selecteer de gewenste Rendering intent en zorg dat de drie opties linksonder van een vinkje zijn voorzien. De optie Kleuromvangwaarschuwing toont je op de voorbeeldweergave welke kleuren op basis van de geselecteerde opties eventueel buiten de kleuromvang van je printer vallen.

Is alles naar wens? Afdrukken dan maar!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).