Het lijkt zo makkelijk, een oplader voor je smartphone, tablet of pc kopen. Maar ga je voor een complete adapter, een universele oplader of alleen een kabel? En wil je dat de kabel of oplader een usb-aansluiting heeft en zo ja, moet dit dan usb 3.0 zijn? Hoeveel apparaten wil je tegelijkertijd kunnen aansluiten en wat betekenen termen als ampère, volt en watt? Dit artikel helpt je om de beste keuze te maken.

Tip 01: Welk type?

Voor je naar de winkel gaat, moet je een aantal zaken op een rijtje zetten om zo je keuze makkelijker te maken. Allereerst is het belangrijk te weten welk soort apparaat je wilt opladen. Een smartphone of een tablet heeft vaak een lager voltage dan een laptop en ook al hebben beide apparaten dezelfde aansluiting, je kunt er niet zonder meer van uitgaan dat beide apparaten goed worden opgeladen. Vervolgens moet je kijken welke aansluiting je apparaat heeft. Lees ook: Google gaat strijd aan met alternatieve usb-c-opladers.

De meeste smartphones en tablets hebben een usb-aansluiting in de vorm van een micro-usb-connector. Aan het andere einde van de oplaadkabel vind je vaak een standaard usb-aansluiting. De andere kant van de kabel zit meestal aan een lichtnet-adapter vast. Laptops zijn een stuk ingewikkelder, aangezien bijna elke fabrikant een eigen aansluiting op zijn laptop zet. Een andere optie is een draagbare batterij in plaats van een oplader. Bij een batterij heb je onder andere te maken met het vermogen en de hoeveelheid ampère.

©PXimport

Dock

©PXimport

Tip 02: Usb 3.0

In het geval van een smartphone of tablet heb je een oplader of kabel nodig met een usb-aansluiting. Tenzij je een iPhone of iPad hebt, dan heeft je mobiele apparaat een zogenaamde lightning-connector. Deze kleine platte aansluiting is alleen aanwezig op de producten van Apple. Oudere mobiele Apple-apparaten hebben nog een andere aansluiting, deze wordt aangeduid als 30pins-connector.

Als je voor een usb-oplaadkabel kiest, dan is deze in de meeste gevallen uitgerust met een micro-usb-connector aan de kant die je in je smartphone steekt en een standaard usb-A-aansluiting die je zo in een vrije poort van je pc of in een adapter voor het stopcontact steekt. Nieuwere smartphones en tablets ondersteunen echter steeds vaker usb 3.0 en op deze modellen zie je een usb-C-aansluiting. Usb 3.0 bestaat sinds een paar jaar en levert niet alleen snellere doorvoersnelheden voor het kopiëren, maar zorgt er ook voor dat je smartphone of tablet sneller kan worden opladen. Een ‘gewone’ usb-kabel ziet er aan de buitenkant vaak hetzelfde uit, maar er zit wel degelijk verschil in. In veel gevallen worden usb 3.0-aansluitingen gekenmerkt door een blauwe connector, maar dit is niet noodzakelijk. Als je wilt weten of je kabel of je connector usb 3.0 ondersteunt, moet je bij de specificaties van de kabel kijken.

©PXimport

Tip 03: Losse componenten

In de meeste gevallen zijn de oplaadkabel en de stekker die je in het stopcontact steekt twee losse componenten. Dit is ook wel zo handig, aangezien je dan zelf kunt kiezen of je een stopcontact wilt gebruiken of liever een vrije usb-poort op je pc. Als je een oplader aanschaft, krijg je meestal beide componenten, maar in enkele gevallen koop je alleen de oplader en wordt ervan uitgegaan dat je zelf over de juiste usb-kabel beschikt. Je kunt een originele oplader van de fabrikant van je smartphone kopen, maar deze zijn meestal een stuk duurder dan naamloze alternatieven. In veel gevallen is een naamloos product een goed alternatief, maar er zijn ook slechte opladers verkrijgbaar die zelfs schade aan je smartphone of tablet kunnen aanrichten doordat ze gebruik maken van kwalitatief slechtere onderdelen. Als je een oplader online koopt, kijk dan altijd even of er voor een naamloos product voldoende goede recensies zijn te vinden. In de meeste bekende winkels kun je ervan uitgaan dat er opladers van een degelijke kwaliteit verkocht worden.

©PXimport

Sneller opladen

Tip 04: Laptops

Een laptop laad je meestal niet op via een standaard usb-kabel. Elke laptopfabrikant heeft zijn eigen systemen en elke laptop heeft ook een aparte stroomvoorziening. Ook al lijkt de aansluiting van laptop A nog zo op die van laptop B, steek nooit zomaar een oplader van het ene merk in een laptop van het andere merk. Je loopt het risico dat je je laptop vernielt of dat er kortsluiting of brand ontstaat. Ook tussen modellen van hetzelfde merk kun je niet altijd zomaar opladers uitwisselen. Kijk in elk geval in de handleiding van je laptop wat voor soort oplader je laptop nodig heeft. Voor laptops zijn universele opladers beschikbaar, maar het gebruik hiervan kan wel een risico vormen. Zo’n universele oplader moet namelijk verschillende voltages ondersteunen en het wil weleens fout gaan met de distributie van het juiste voltage naar de laptop. Kijk daarom goed naar recensies van dit soort laptop-opladers.

©PXimport

Tip 05: AC/DC

Een laptop heeft een zogenaamde AC/DC-adapter nodig. AC staat voor Alternating Current en dit betekent wisselstroom. DC staat voor Direct Current en betekent gelijkstroom. Uit je stopcontact komt wisselstroom (AC). Dit moet door de adapter worden omgevormd in gelijkstroom (DC). In Nederland en de rest van Europa bedraagt de spanning 230 volt. Vroeger was het 220 volt in Nederland en 240 volt in het Verenigd Koninkrijk, maar deze waardes zijn de laatste jaren naar elkaar toe getrokken. In landen als Japan en Amerika is dit echter 100 tot 110 volt.

Ook al zou je een passende stekker op een oplader uit één van deze landen zetten, gebruik deze niet met je Nederlandse apparatuur. Voor moderne opladers ligt het iets anders. De meeste moderne opladers ondersteunen een spanning van 100 tot 240 volt en deze kun je in alle landen van de wereld gebruiken. Op de oplader lees je vaak de term AC Input met tussen haakjes het voltage dat wordt ondersteund. Een tweede waarde die vaak op een oplader staat, is de frequentie. Dit wordt aangegeven met de eenheid Hertz (Hz). In Europa is de frequentie 50 Hz, in andere landen is dit 60 Hz. Wil je de oplader in alle landen gebruiken, dan moet de oplader beide frequenties ondersteunen.

©PXimport

Tip 06: Volt, ampère, watt

Naast de AC Input staat er op een oplader ook een uitgangsvoltage. Dit slaat op het voltage dat de laptop nodig heeft om te kunnen functioneren. Het uitgangsvoltage is veel lager dan het ingangsvoltage en meestal een waarde tussen de 9 en 24 volt. Het is erg belangrijk dat je exact het juiste voltage gebruikt. Als je laptop 12 volt nodig heeft en je gebruikt een oplader van 9 of 15 volt, dan bestaat de kans dat je je laptop beschadigt. Misschien werkt het in eerste instantie wel, maar componenten van je laptop kunnen kapot gaan door het incorrecte voltage.

Een andere belangrijke waarde is de hoeveelheid elektrische stroom die je laptop nodig heeft. Dit heet current in het Engels en wordt aangegeven in ampère (A). Hoeveel ampère je oplader of adapter levert, is minder belangrijk dan het voltage. Het enige wat belangrijk is, is dat je oplader genoeg elektrische stroom kan bieden. Als je laptop 1,5A (oftewel 1500mA, milliampère) nodig heeft, dan heb je een oplader nodig die tenminste 1,5A levert. Dit kan echter ook een hogere waarde zijn, dus een 2A-oplader is ook prima. Op de meeste opladers staat ook het aantal watt (W) aangegeven. Het aantal watt dat de oplader of adapter levert, moet gelijk staan of hoger zijn dan het aantal watt dat de laptop nodig heeft. Heeft een laptop 60 watt nodig, dan zal een oplader van 70 watt dus ook prima werken, mits het aantal volt correct is en de oplader genoeg ampère levert.

©PXimport

Tip 07: Wereldstekkers

Naast het voltage en de elektrische stroom is de vorm van de stekker natuurlijk ook belangrijk. Als je een oplader uit Amerika bestelt, zal deze een Amerikaanse stekker hebben en niet in een Europees stopcontact passen. Als je je laptop of smartphone ook in Amerika wilt gebruiken, heb je een oplader of adapter nodig met een Amerikaanse stekker. Er zijn opladers met verschillende stekkers die je in allerlei landen kunt gebruiken, zogenoemde wereldstekkers. In de meeste gevallen ondersteunen ze in elk geval Amerika, maar de meeste kunnen bovendien ook in landen als het Verenigd Koninkrijk, Australië en Japan gebruikt worden.

©PXimport

Tip 08: Draadloos

Je hoeft je smartphone of tablet niet per se via een kabel op te laden. Sommige apparaten kunnen ook draadloos worden opgeladen. Je hebt hiervoor wel een draadloze oplader nodig en je apparaat moet draadloos opladen ondersteunen. Bij draadloos opladen gaat het om opladen via inductie. Dit wordt onder andere gebruikt bij inductie-kookplaten. Een spoel in de oplader genereert een magnetisch veld dat door een tweede spoel (in de smartphone of tablet) wordt opgenomen. Het voordeel van draadloos opladen is natuurlijk dat je geen kabel nodig hebt, maar ook dat connectoren op den duur overbodig worden.

Draadloos opladen gaat op dit moment nog wel een stuk langzamer dan opladen met een kabel. De bekendste standaard voor draadloos opladen is Qi; dit werkt op smartphones en tablets van onder andere Asus, HTC, LG, Samsung en Sony. De maximale afstand tussen het oplaadstation en het op te laden apparaat bedraagt vier centimeter en draadloze oplaadpunten worden mondjesmaat in vliegvelden en andere openbare ruimtes geïnstalleerd. Ikea heeft ook al tafels, lampen en andere producten met Qi-oplaadpunten op de markt gebracht.

©PXimport

Tip 09: Externe batterij

Een goed alternatief voor onderweg is een externe batterij, ook wel powerbank genoemd. Deze laad je op via een stopcontact en de batterij kan vervolgens onderweg je smartphone of tablet opladen. Het vermogen van een batterij wordt aangegeven in ampère-uur (Ah of mAh in het geval van milliampère). Hoe hoger het aantal ampère-uur, hoe vaker je je apparaat van één volle batterijlading kunt voorzien. Als je weet hoe groot het vermogen van de batterij van je smartphone is, kun je precies uitrekenen hoe vaak je je smartphone kunt opladen zonder dat je de externe batterij opnieuw moet opladen.

Hoe groot het vermogen van de batterij van je apparaat is, lees je in de handleiding. Een voorbeeld: de batterij van de iPhone 6S heeft een vermogen van 1715 mAh. Als je een externe batterij van 3500 mAh hebt, kun je hiermee twee keer je iPhone opladen. De meeste powerbanks zijn speciaal bedoeld voor smartphones en tablets en hebben alleen usb-poorten, maar er zijn ook speciale powerbanks voor laptops op de markt. Deze hebben vaak een veel groter vermogen en zijn daarom een stuk groter en zwaarder.

©PXimport

Tip 10: Zonne-energie

Een andere mogelijkheid is om je apparaat op te laden middels een powerbank die op zonne-energie werkt. In de meeste gevallen is zo’n powerbank alleen geschikt voor smartphones en laptops en is ie uitgerust met één of twee usb-poorten. Toch zijn er ook oplossingen voor laptops op de markt, maar dan moet je wel diep in de buidel tasten en bereid zijn om een groot en zwaar product mee te nemen. Wil je echt alles kunnen opladen, dan kun je zelfs in een draagbare generator investeren. Er zijn modellen op de markt die onder andere via ingebouwde zonnecellen binnen een paar uur kunnen worden opgeladen. Deze apparaten hebben vaak één of twee normale stopcontacten zodat je er allerlei huishoudelijke apparaten op kunt aansluiten. Houd er wel rekening mee dat je hiervoor al snel een paar honderd euro moet uitgeven.

Kooptips

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).