Kijken en gezien worden, daar draait het kortgezegd bij social media allemaal om. Er bestaan inmiddels heel wat diensten waar leden hun dagelijkse beslommeringen op uiteenlopende manieren kunnen delen. Naast het volgen van familie, vrienden en collega’s gebruiken mensen social media ook om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws.

Facebook

Toen de populariteit van Hyves (zie kader ‘Hyves-profiel terugzien?’) zo’n vijftien jaar geleden in rap tempo afbrokkelde, stapten veel mensen over naar Facebook. Hét grote verschil is dat deze dienst internationaal actief is. Handig voor wie graag contact houdt met vrienden en kennissen in het buitenland. Volgens het laatste rapport van marktonderzoeker Newcom telt Facebook 10,1 miljoen Nederlandse gebruikers. De laatste jaren is het ledenaantal vrij stabiel.

Teksten, foto’s en filmpjes delen; op Facebook kan het allemaal. Net als elke socialmediadienst bewaart de Amerikaanse grootmacht deze gegevens op online (cloud)servers. Verder kunnen leden allerlei andere functies gebruiken. Je vindt op Facebook onder meer hobbygroepen, (regionale) nieuwskanalen, spelletjes, een evenementenkalender en een marktplaats. Via de verwante chatdienst Messenger kun je bovendien met bekenden kletsen.

Helaas neemt Facebook het niet zo nauw met de privacy van zijn leden. Zo is er een grote kans dat je op basis van jouw gebruikersgegevens gepersonaliseerde advertenties tegenkomt. Er zijn overigens wel instellingen om je privacy beter te beschermen. Het platform staat er ook om bekend dat er geregeld nepnieuws op verschijnt.

Instagram

Op Instagram draait het vooral om de mooie plaatjes. Gebruikers kunnen op dit platform foto’s en korte video’s delen. De app bevat allerlei opties om de beelden te verfraaien, zoals filters, emoticons, stickers en begeleidende teksten. Er zijn daarnaast verschillende gereedschappen om de video’s te bewerken. Zo kun je filmpjes inkorten, de videosnelheid wijzigen of een deel van het beeld wegsnijden. Je zet eventueel ook nog een leuk muziekje onder de video. Een prominente functie is het maken van een zogeheten Reel. Hierbij plak je meerdere korte clips en foto’s aan elkaar, zodat je als het ware een kort verhaal vertelt.

Veel BN’ers hebben een profiel, waardoor je hun bezigheden (en jaloersmakende reizen) kunt volgen. Momenteel heeft deze socialmedia-app acht miljoen Nederlandse gebruikers. Houd er rekening mee dat Instagram persoonsgegevens verzamelt voor commerciële doeleinden.

Net als Facebook en Instagram van Meta's makelij: Dit is Threads

LinkedIn

LinkedIn richt zich alleen op zakelijke gebruikers. Ondernemers, zzp’ers, werknemers en studenten kunnen er een profiel aanmaken. Wie zich registreert, creëert zo min of meer een online curriculum vitae. Zoek je een (nieuwe) baan, dan geef je dat desgewenst in het profiel aan. Wie weet komt er op die manier een leuke werkgever op jouw pad. Daarnaast bevat het platform een uitgebreide lijst met vacatures. Je voegt naar eigen inzicht collega’s, klanten, opdrachtgevers en misschien zelfs concurrenten als connecties toe. Op die manier volg je eenvoudig de carrières van andere mensen.

LinkedIn toont weliswaar gepersonaliseerde advertenties, maar elke gebruiker kan zich daarvoor afmelden. Met 5,5 miljoen Nederlandse leden is het platform behoorlijk succesvol.

Pinterest

Creatieve mensen hebben veel profijt van Pinterest. Dat zijn er trouwens behoorlijk veel, want deze dienst telt 4,5 miljoen Nederlandse leden. Na aanmelding open je een digitaal prikbord waarop je allerlei afbeeldingen kunt vastpinnen. Denk onder andere aan eigen beeldmateriaal en plaatjes van het web. Op deze wijze kun je leuke ideeën voor pakweg een muziekkamer, vijver, origineel knutselwerk of mooie reis bundelen.

Je kunt bekenden volgen en hun creaties bewonderen. Bij pins kun je vrijblijvend een reactie achterlaten. Pinterest oogt weliswaar vriendelijk, maar dat geldt niet voor het privacybeleid. Tussen alle pins duiken namelijk diverse gepersonaliseerde advertenties op. Gelukkig kun je dat in de instellingen uitzetten.

X (voormalig Twitter)

X is een microblogdienst. Gratis leden kunnen korte berichten van maximaal 280 tekens publiceren. De inhoud kan over van alles gaan. Er ontstaan op X vaak maatschappelijke discussies, waarbij de sfeer soms grimmig is. Gebruikers reageren op elkaars berichten en jammer genoeg komen er dan geregeld krachttermen voorbij. Een veelgehoord kritiekpunt is dat mensen zich anoniem kunnen registreren. Hierdoor belanden geregeld aanstootgevende berichten en nepnieuws op het platform.

Gelukkig kunnen we ook nog iets positiefs melden. Zo is de dienst een nuttig hulpmiddel voor wie het laatste nieuws op de voet wil volgen. Gebeurt er ergens iets opvallends, dan nemen toevallige passanten de taak van journalisten over. Zij doen ter plekke verslag. Handig is dat je berichten rondom een specifiek onderwerp kunt bundelen. Behalve teksten delen leden ook foto’s en video’s. Veel BN’ers zitten op X.

Je kunt andere mensen, nieuwsmerken en bedrijven volgen. De berichten van deze accounts verschijnen dan op jouw startpagina. In Nederland gebruiken 3,2 miljoen leden X. Deze dienst droeg voorheen de naam Twitter en werd in 2022 overgenomen door de bekende zakenman Elon Musk.

En wat dacht je van Bluesky? Bluesky: een interessant alternatief voor X

Telegram

WhatsApp is natuurlijk dé chat-app van Nederland en omstreken, maar toch heeft deze dienst de nodige criticasters. Een belangrijke reden hiervoor is dat de app onder de vleugels van Meta valt. Dit moederbedrijf is ook eigenaar van de vermeende ‘privacyvandalen’ Facebook en Instagram, waardoor veel mensen zich liever niet bij WhatsApp aansluiten. Telegram is een goed alternatief. Bijna twee miljoen Nederlanders gebruiken deze app.

De werking is grotendeels hetzelfde. Op basis van jouw telefoonnummer kom je binnen jouw sociale kring andere leden op het spoor. Tik op een naam en deel eenvoudig teksten, foto’s, video’s en bestanden. Interessant is de mogelijkheid om verstuurde chats na een bepaalde periode voor iedereen te wissen.

Telegram heeft ook nog een functie om met iemand een geheim (versleuteld) gesprek te starten. In dat geval bewaart de dienst geen gegevens op zijn servers en kunnen berichten niet worden doorgestuurd. Tot slot kun je jouw telefoonnummer eventueel voor andere leden verbergen.

TikTok

TikTok stamt uit 2016 en is daarmee het jongste platform in dit overzicht. Deze dienst komt uit China en dat is dan ook meteen het belangrijkste pijnpunt. Zo vreest de Amerikaanse overheid spionage, waardoor er aan de overkant van de oceaan mogelijk een verbod op dit platform komt. In Nederland mogen ambtenaren de toepassing niet op hun zakelijke toestel installeren. TikTok heeft lak aan de privacy van zijn gebruikers, want het bedrijf verzamelt veel gegevens.

Eigenlijk is het jammer dat deze dienst ter discussie staat, want het is onder jongeren erg populair. In amper acht jaar tijd hebben zich maar liefst 4,3 miljoen Nederlanders aan de app verbonden. De werking van deze dienst is simpel: leden delen korte, veelal grappige, mooie of bijzondere videofragmenten met elkaar. Je kunt ook andere gebruikers volgen.

WhatsApp

Deze chat-app met maar liefst 13,4 miljoen Nederlandse gebruikers behoeft eigenlijk geen introductie. Toch is er nog altijd een behoorlijke groep minder enthousiast; zij vrezen achterdeurtjes die het wat minder nauw nemen met de privacy. Geen onlogische gedachte, want WhatsApp is samen met Facebook en Instagram onderdeel van Meta ...

Toch telt juist WhatsApp flink wat privacyfuncties. Zo kun je versleutelde berichten verzenden en verstuurde appjes naderhand voor iedereen wissen. Je kunt vanuit de instellingen zelfs een heuse privacycontrole uitvoeren. Zo bepaal je onder meer wie jouw profielfoto kan zien en stel je voor verstuurde berichten eventueel een vervaldatum in. Houd er wel rekening mee dat WhatsApp gebruikersdata verzamelt.

Naast chatten en (video)bellen kun je je in WhatsApp op kanalen abonneren. Zo blijf je onder meer op de hoogte van ontwikkelingen van jouw favoriete voetbalclub of volg je het laatste nieuws. Verder kun je statusupdates delen en bekijken.

Conclusie

Wie de behoefte voelt om tekst en/of beeld de wijde wereld in te sturen, heeft daarvoor genoeg mogelijkheden. Uiteraard is het ook leuk om te zien waarmee bekenden zoal bezig zijn. Verder leent social media zich goed om op de hoogte te blijven van allerlei ontwikkelingen, zoals (regionaal) nieuws. Hierbij is het wel belangrijk dat je betrouwbare bronnen volgt.

Social media zijn in de regel gratis, maar uiteraard hebben ze wel een verdienmodel. Dat is meestal de gebruiker. Jij dus! Jouw accountgegevens en gebruikersdata zijn namelijk geld waard. Hoe meer adverteerders van je weten, hoe nauwkeuriger zij hun reclame-uitingen op jou kunnen afstemmen. Wie dat liever niet wil, kan zich beter niet met social media bezighouden.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).