De afgelopen maanden veroverde een nieuw stukje kunstmatige intelligentie (oftewel Artificial Intelligence, of AI) de wereld. De naam: Stable Diffusion. Wat is het, wat kan het en hoe kun je met deze grafische AI aan de slag?

Waar de kunstmatige intelligentie (AI) achter Dall-E 2 geheim is, werd enkele maanden geleden een opensource-alternatief gepubliceerd waarmee iedereen – zelfs op vrij bescheiden eigen hardware – afbeeldingen kan maken op basis van een Engelse beschrijving (prompt genaamd). 

Het moois heet Stable Diffusion (of kortweg SD) en de publicatie ervan zorgde voor veel discussie, want sommigen vonden dat je zo’n krachtig stuk gereedschap niet zomaar aan iedereen beschikbaar kunt stellen vanwege mogelijk misbruik. Ondertussen beleven echter miljoenen mensen plezier aan SD en worden er allerlei prachtige nieuwe programma’s omheen gebouwd terwijl dat beoogde misbruik minimaal lijkt. 

In dit artikel bekijken we de verschillende manieren om online of op je eigen pc met SD aan de slag te gaan. 

 Lees ook: Google, Microsoft en ChatGPT: de AI-strijd barst los

Instapmodel 

Omdat SD opensource is, wemelt het ondertussen van de aanbieders. Bij sommige partijen betaal je iets voor het gebruik van hun hardware, maar er zijn online ook gratis mogelijkheden, zoals het absolute instapmodel dat luistert naar de naam VoiceArt en dat iedereen met een smartphone gratis kan gebruiken (iOS, Android ). 

De naam verwijst naar het feit dat je je prompts zelfs kunt inspreken. Intypen kan echter ook en wanneer we A cute kitten invoeren, verschijnt al snel een afbeelding van een jong katje. Ben je niet tevreden over het resultaat, dan tik je simpelweg op het pictogram rechtsboven waarna SD een nieuwe afbeelding genereert. Ben je wel tevreden dan kun je het plaatje onder andere opslaan, mailen en delen via Instagram of Whatsapp.  

Maar hoe kan SD eigenlijk steeds een ander plaatje maken uit één opdracht? 

Toegevoegde waarde 

Een zeer interessant alternatief voor VoiceArt is Wombo Dream. Deze kun je online gebruiken (dream.ai) of via een iOS- of Android-App. Dream draait al langer mee en maakt daarom naast SD gebruik van allerlei oudere AI. Voordat je in Dream een plaatje maakt moet je een visuele stijl kiezen. Kies je voor Realistic dan gebruik je SD in pure vorm. Andere stijlen voegen (onbekende) trefwoorden toe aan je prompt om het uiterlijk te beïnvloeden. Sommige stijlen gebruiken SD en anderen een oudere (en zeer veel tragere) AI. Je merkt dus snel genoeg met welke je te maken hebt.  

Een test 

Als voorbeeld maken we een plaatje met de meer uitgewerkte prompt a painting of a city street at night, a detailed matte painting by Evgeny Lushpin, featured on cg society, american scene painting, matte drawing, matte painting, concept art met stijl Realistic. Zoals je ziet verschijnt het resultaat razendsnel. 

In de app zie je bij sommige stijlen het woord Premium. Deze zijn alleen beschikbaar voor betalende gebruikers (€ 5,49 per maand of eenmalig € 119,99). Betalende gebruikers hebben als bijkomend voordeel dat Dream per prompt vier afbeeldingen genereert en je prompt-geschiedenis onthoudt. Bovendien kunnen ze Dream gebruiken op het Discord-platform. Een nadeel van Dream is dat je geen controle hebt over instellingen en dat uitvoer altijd in portret-formaat is, wat bij SD lang niet altijd ideaal is. Op dit moment rollen de makers van Dream ook DreamBooth uit, een techniek om eigen beeld aan SD toe te voegen. 

Van de makers 

Om fondsen te werven voor meer gratis AI biedt het bedrijf achter SD ook een mogelijkheid om de AI online te gebruiken genaamd Dream Studio. In tegenstelling tot de vorige aanbieders heb je hier toegang tot allerlei parameters waarmee je het resultaat kunt beïnvloeden en waar we later op terug komen. Ook kun je gebruik maken van een bestaande afbeelding als startpunt en van inpainting; het veranderen van een deel van een plaatje door middel van een prompt. Na het maken van een account krijg je een aantal gratis credits om het systeem te leren kennen en daarna kun je voor $10 duizend credits kopen, genoeg voor evenveel plaatjes in standaardformaat. 

We testen Dream Studio met een prompt voor een meer abstract werkje: abstract transcendental bubbles, by ernie barnes, michael hutter, don maitz, tim white and craola. 

Volop keus 

De laatste gebruiksvriendelijke online aanbieder van SD die we willen noemen is Nightcafe. Ook Nightcafe stelt je in staat om allerlei parameters van SD in te stellen. Bovendien heb je – net als bij Wombo - de beschikking over zogeheten presets waarmee je makkelijk bepaalde visuele stijlen kunt creëren. 

Heb je een gratis account gemaakt bij deze dienst dan heb je als grote voordeel dat je er ook gebruik kunt maken van Dall-e 2 en van oudere modellen zoals VQGAN+CLIP. Zo’n ouder model levert niet het realisme van SD maar kan creatief gezien wel interessant zijn. Bijkomend voordeel van Nightcafe is dat je credits kunt krijgen voor gepubliceerde plaatjes en er daarnaast sowieso dagelijks 5 krijgt. Wil je meer credits gebruiken dan je gratis kunt verdienen dan kun je ofwel een abonnement afsluiten vanaf $9,99 per maand voor 100 credits of credit packs kopen. Dream Studio is aanzienlijk goedkoper maar geeft alleen toegang tot SD. 

Colab 

Hebben de voorbeelden van de verschillende online aanbieders je belangstelling gewekt maar wil je meer en gratis dan kan dat online via Google Colab. Dankzij het Open Source-karakter van SD wemelt het inmiddels van de afstammelingen en varianten zodat het lastig is om te kiezen welke je het best kunt gebruiken. Een goede is Deforum waarmee je naast plaatjes ook animaties kunt maken (wat wij hier overigens niet zullen doen). 

Er zijn twee vereisten. Je moet een Google-account hebben (en dus een Google Drive) en je moet een account hebben bij Hugging Face. Heb je die niet dan kun je rechtsboven op deze site kiezen voor Sign Up. 

Nu kun je op huggingface.co/CompVis/stable-diffusion-v-1-4-original het getrainde model van SD downloaden. Log daarvoor zo nodig in en accepteer de voorwaarden. Hierna kun je het bestand sd-v1-4.ckpt (circa 4 GB) downloaden. Ga vervolgens naar je Google Drive en maak daar een map AI en daaronder een map models en een map output. Upload het cktp-bestand naar de map models. 

Colab gebruiken 1 

Ga nu naar colab.research.google.com/github/deforum/stable-diffusion/blob/main/Deforum_Stable_Diffusion.ipynb.  

Een Colab werkblad bestaat uit verschillende cellen die elk een afspeelknop hebben. Klik op de bovenste (bij NVIDIA GPU). Bij het eerste gebruik moet je toestemming geven om het werkblad uit te voeren. Als de cel is uitgevoerd krijgt deze een groen vinkje. Je ziet nu het type GPU dat je in de gratis versie van Colab toegewezen hebt gekregen, vaak een Tesla T4. Die is krachtig genoeg om SD te gebruiken. Vervang in de tweede cel op de eerste twee regels /content door /AI en voer de cel uit. Zoals je ziet worden de namen van de mappen daaronder automatisch aangepast. Voer nu de derde cel uit (Setup Environment) en als deze klaar is cel 4 (Python Definitions).  

Colab gebruiken 2 

Heeft cel 4 ook een groen vinkje dan voer je cel 5 uit (Select and Load). Dat duurt eenmalig enkele minuten omdat je model van SD wordt gecontroleerd en er het een ander moet worden geïnstalleerd op het Colab-systeem (dus niet op je eigen pc!). 

Zoals gezegd ondersteunt Deforum animatie en de instellingen daarvoor vind je in cel 6. Meer informatie hierover vind je op dreamingcomputers.com/deforum-stable-diffusion/deforum-stable-diffusion-settings/. Wij voeren cel 6 uit zoals hij is. Let op: de volgende cel (Prompts) heeft nummer 9. Voer ook deze uit. Voer tot slot cel 10 (Run) uit en scroll naar beneden. Je ziet nu achter elkaar twee afbeeldingen verschijnen die corresponderen met de twee rode prompts in cel 9. 

Wil je nieuwe plaatjes maken dan vervang je de rode prompts simpelweg door andere (meer dan twee kan ook) en voer je de cellen 9 en 10 opnieuw uit. Ga je naar je Google Drive dan vind je in de map AI/StableDiffusion mappen met gegenereerde plaatjes. Mocht je instellingen willen bewaren voor een volgend gebruik dan kun je een Colab-werkblad ook kopiëren naar je Google Drive (knop bovenaan werkblad) en hem vervolgens vanaf daar starten.  

SD Lokaal 

Verreweg de meest veelzijdige manier om SD te gebruiken is op je eigen pc via Stable Diffusion WebUI. Deze werkt al op grafische chips van nVidia met 4 GB geheugen (maar ook op GPU’s van AMD al heeft dat niet de voorkeur). Om WebUI te kunnen gebruiken moeten we enkele voorbereidingen treffen.  

Allereerst downloaden we de Python-versie die wordt genoemd op github.com/AUTOMATIC1111/stable-diffusion-webui/wiki/Dependencies. Op moment van schrijven is dat de 64-bit Windows-installer 3.10.6. Start deze, zet een vinkje bij Add Python to PATH en rond de installatie af. De tweede vereiste component is de 64-bit installer van Git die je vindt op git-scm.com/download/win. 

Open na installatie daarvan een Opdrachtprompt door cmd in het zoekvak van Windows te typen. Vervolgens ga je naar de root van de schijf waar je WebUI wilt installeren (met bijvoorbeeld cd c:\ of cd d:\). Hier geef je het commando git clone https://github.com/AUTOMATIC1111/stable-diffusion-webui.git dat je desgewenst kunt kopiëren en plakken vanaf de WebUI-site. 

Model installeren 

Er is nu een nieuwe map aangemaakt met de naam Stable-Diffusion-WebUI. Daaronder vind je een map models\Stable-diffusion. We moeten nu de AI downloaden en installeren. Dat kan met de methode die we hierboven beschreven bij Colab voorbereiden, maar op github.com/AUTOMATIC1111/stable-diffusion-webui/wiki/Dependencies vind je nog een alternatieve link die geen account bij Hugging Face vereist en een torrent-link. 

Heb je op één van deze manieren sd-v1-4.ckpt gedownload dan kopieer je deze vervolgens naar bovengenoemde map. Optioneel kun je ook nog GFPGAN v1.4 downloaden en deze kopiëren naar de map Stable-Diffusion-WebUI. GFPGAN is een aanvullende AI die gezichten kan verbeteren die SD heeft gemaakt. 

We zijn er bijna. Ga in Verkenner naar Stable-Diffusion-WebUI en dubbelklik op webui-user.bat. Dit bat-bestand zal de rest van de benodigde componenten automatisch downloaden en installeren. De eerste keer duurt dat even. Aan het eind zie je in het cmd-venster een lokaal web-adres http://127.0.0.1:7860/. Kopieer dit, open je browser en plak het in de adresbalk. En daar is je werkende WebUI, waar we bovenin een prompt kunnen invullen die met een klik op Generate tot plaatje wordt omgetoverd. 

Parameters 1 

Bij VoiceArt en Dream kun je niets zelf aanpassen maar bij Dream Studio, Nightcafe, Colab en WebUI heb je (vrijwel) dezelfde parameters waarmee je afbeeldingen kunt beïnvloeden. We behandelen er enkele aan de hand van WebUI. Onder het promptvak biedt WebUI de optie om ‘negatieve prompts’ op te geven; dingen die je juist niet wilt zien. Dit kan helpen om tekst of lijstjes te vermijden die soms je resultaat ontsieren. 

Sampling Steps bepaalt hoe snel het plaatje wordt gegenereerd. Er is een verband tussen deze parameter en CFG Scale die je wat lager ziet. De standaardwaarden van 7 en 20 werken vaak goed. Een groter aantal Sampling Steps maakt het resultaat niet per se beter maar meestal wel anders. CFG Scale bepaalt hoe strikt SD zich aan de prompt moet houden. Hogere waarden vergen vaak ook wat meer Sampling Steps, bijvoorbeeld 12 en 40 is ook een goede combinatie. 

Parameters 2 

Telkens wanneer je op Generate klikt krijg je met dezelfde prompt een ander plaatje omdat het startgetal (seed) willekeurig wordt gekozen. Vul je bij Seed een vast getal in, bijvoorbeeld 100, dan kun je toch nog meer verschillende plaatjes krijgen door een andere Sampling Method te selecteren. Deze bepaalt de manier waarop SD vanaf de oorspronkelijk ruis tot zijn resultaat komt. 

Alhoewel je bij exact dezelfde instellingen ook exact het zelfde plaatje krijgt, zal dit zelfs al afwijken wanneer je de waarden van Width en Height aanpast. Wanneer je aan een prompt wilt gaan sleutelen is het dan ook raadzaam om meteen te beginnen in de gewenste resolutie. 

Met 512x512 zul je altijd het beste resultaat bereiken maar zeker landschapsformaat (bijvoorbeeld 768x512) werkt meestal ook uitstekend. Bij portretformaat (zoals 512x768) moet je vaak wat meer experimenteren met parameters om een overtuigend resultaat te krijgen. Heb je GFPGAN geïnstalleerd dan kun je deze bij Settings/Face restoration activeren. Zet je vervolgens een vinkje bij Restore Faces op het tabblad Txt2Img dan kan deze menselijke portretten voor je verbeteren. Alle afbeeldingen die je maakt worden automatisch opgeslagen in een map outputs onder de programmamap. 

Afsluiten 

Om WebUI te sluiten ga je naar het venster met de Opdrachtprompt en daar toets je Ctrl-C en antwoord je Y op de gestelde vraag. Vervolgens kun je de Opdrachtprompt en het browservenster sluiten. 

Wil je WebUI later weer gebruiken dan start je opnieuw webui-user.bat en open je in de browser weer http://127.0.0.1:7860/. De vele extra mogelijkheden die WebUI biedt (zoals inpainting, het gebruik van DreamBooth om jezelf aan de AI toe te voegen en meer) moeten we voor nu helaas onbesproken laten maar hopelijk heb je de smaak voldoende te pakken om zelf verder te experimenteren. 

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).