In snel tempo hebben YouTube Shorts de wereld veroverd. Gen Z (geboren tussen 1997 en 2012) is er al aan verslingerd. Om een idee te geven van het potentiële bereik van dit mediatype: dagelijks worden er 70 miljard Shorts bekeken. Het is niet moeilijk om ze te maken. Op deze manier pak je het aan.

Maandelijks publiceren vooral jonge mensen 1,5 miljard YouTube Shorts. Hierdoor is dit mediatype samen met TikTok (eveneens 1,5 miljard) een van de grootste platformen en steekt het Instagram Reels (1 miljard) de loef af. De boost is vooral te danken aan het algoritme dat YouTube gebruikt om dit genre te pushen.

Wat?

YouTube Shorts werd voor het eerst gelanceerd in september 2020. Hierdoor surft YouTube mee op het succes van TikTok en Instagram. Een YouTube Short is een verticale video van maximaal zestig seconden. Shorts hebben een beeldverhouding van 9:16 en een resolutie van 1080 pixels bij 1920 pixels. Er zijn ook, maar veel minder, YouTube Shorts die vierkant zijn met een beeldverhouding van 1:1 en een resolutie van 1080 bij 1080 pixels. Verticale video’s passen naadloos op het mobiele scherm, waardoor het lijkt alsof je deze meeslepende ervaring zelf hebt gefilmd.

Zowel in de zoekresultaten als op de homepage van YouTube hebben Shorts een eigen tabblad.

Lees ook: Van Facebook tot TikTok: welk van deze acht diensten past bij jou?

Lang of kort?

In de YouTube-app en op de -website hebben de Shorts een eigen tabblad gekregen om de korte video’s van verschillende accounts in een lus te bekijken. Ook in de zoekresultaten zie je telkens het Shorts-tabblad. Terwijl de bezoekers op YouTube de korte filmpjes bekijken, kunnen ze het kanaal delen, er commentaar op geven, aangeven of ze het leuk of niet leuk vinden of zich erop abonneren.

Je kunt Shorts insluiten in je website. Is de langere video dan niet meer belangrijk? Zeker wel: de langere video’s zijn volgens YouTube nog steeds de beste manier om de verbinding vast te houden met het publiek. Maar YouTube Shorts zijn wel een geweldige manier om nieuwe volgers aan te trekken als je nog relatief weinig abonnees hebt op je kanaal.

YouTube toont Shorts ook aan kijkers op basis van hun kijkgeschiedenis en aanbevelingen, waardoor het gemakkelijker wordt om nieuwe mensen aan te trekken. Omdat dit segment nog vrij nieuw is, wil YouTube deze mediavorm pushen en boost het algoritme Shorts meer dan de lange video’s. Maar om je platform optimaal te benutten heb je beide nodig; zowel lange YouTube-video’s als Shorts.

Ook op de YouTube-website hebben de Shorts hun eigen plaats gekregen.

Start

Er zijn verschillende manieren om Shorts te maken. Als je in je filmrol een korte verticaal gefilmde video hebt, kun je deze direct uploaden en bewerken in YouTube-editor. Daar komen we aan het einde op terug. Hier tonen we vooral hoe je YouTube Shorts rechtstreeks in de mobiele YouTube-app maakt, want die is voorzien van verschillende uitgekiende functies om zo’n video te perfectioneren.

Zorg dat je bent ingelogd op je YouTube-account of maak een nieuw account aan. Wanneer je de app opent, tik je op de knop Maken, dat is de plusknop onderaan het startscherm. Vervolgens kies je onderaan de optie Short. Als dit de eerste keer is dat je een filmpje maakt in de YouTube-app, dan moet je nog de benodigde cameratoegangsrechten verlenen. Rechtsboven zie je dat YouTube de standaard opnametijd heeft ingesteld op een duur van vijftien seconden. Als je een langere video wilt maken, tik je rechtsboven op het getal 15 en pas je dit aan naar 60 seconden. Tik op de rode opnameknop en begin de opname.

Klik op Maken en daarna selecteer je onderaan Short.

Virtuele achtergronden

In het opnamescherm zit een set tools ontworpen om de creativiteit en de kwaliteit van de Short te verbeteren. Je kunt de omdraaioptie gebruiken om te schakelen tussen de camera aan de voor- en achterkant. Op die manier is het mogelijk om vlogachtige video’s samen te stellen waarbij je in één korte video verschillende perspectieven toont. Er is ook een timer die je gebruikt bij zelfopnames met een statief.

Het is mogelijk om de afspeelsnelheid aan te passen. Zo kun je slowmotions tonen en versnelde weergaven met de opties: 0,3x, 0,5x, 1x, 2x en 3x. Bijzonder is de optie Groen scherm. Klik hiervoor op het pictogram van een persoon met een gelijnde achtergrond. Als je die selecteert, vraagt YouTube toegang tot je fotobibliotheek. Zodoende kun je een foto uit de eigen bibliotheek als nieuwe virtuele achtergrond gebruiken.

Bij de optie Groen scherm selecteer je een achtergrond uit je fotobibliotheek.

Retoucheren en verlichting

Met Retoucheren pas je digitale make-up toe die rimpels en oogwallen verdoezelt en die tegelijk de kwaliteit van de video verbetert door het frame scherper te maken. Met Verlichting pas je de helderheid aan om de juiste sfeer te creëren. De knop Flits schakelt de flitser van je camera aan en uit. En dan zijn er heel veel filters en effecten zoals bewegingssporen, fisheye-effecten, nachtzicht, allerlei lenzen en achtergronden. Nadat je de gewenste effecten hebt toegevoegd, tik je op het witte vinkje rechtsonder op het scherm.

Je beschikt over een waaier aan tools waarvan je de meeste kunt finetunen.

Geluid

Bij een Short hoort vaak muziek. Je kunt de muziek als achtergrondgeluid inzetten of je kunt het nummer een prominente rol laten spelen. Klik op de knop Geluid toevoegen en dan blader je door een aantal genres die je als audio-achtergrond kunt gebruiken. Het gaat om soundtracks die precies één minuut duren en telkens lees je hoeveel Shorts er reeds gebruikmaken van dit nummer. Als maker van een YouTube Short mag je deze auteursrechtelijk beschermde muziek aan je video toevoegen afkomstig van deze audiobibliotheek.

De Shorts-audiobibliotheek is gevuld met muziektracks van platenlabels die een specifieke Shorts-licentieovereenkomst met YouTube hebben ondertekend. Beluister de nummers door op de miniatuur te klikken en ondertussen verschijnt er een blauwe knop om het geselecteerde nummer aan je Short toe te voegen. Als je op het bladwijzertje klikt dan wordt het opgeslagen op Geluiden bij Shorts. Dat laatste is een nieuw tabblad waar je al je opgeslagen nummers verzamelt.

Bekijk het muziek- en geluidenaanbod en zet je favorieten op een tabblad.

Voice-over en tekst

In de sectie Geluid toevoegen zit ook de knop Voice-over. Wanneer je op het pictogram van het microfoontje tikt, kun je beslissen waar de voice-over begint en waar je hem stopt. Tik op de rode knop om de opname te starten of houd je vinger op de knop om de audio op te nemen.

De knop Aa gebruik je om tekst toe te voegen. Nu kun je tekst toevoegen in de kleur en in de grootte van je voorkeur. Er zijn enkele tekststijlen waaruit je kunt kiezen zoals YouTube Sans, Zwaar, Handschrift, Leuk en Typemachine. Tegelijk kies je hoe de tekst wordt uitgelijnd en met een schuifje bepaal je de lettergrootte. Het is trouwens mogelijk om op die manier tekst in verschillende lagen te plaatsen.

Je kunt heel nauwkeurig aanduiden waar je de voice-over wilt starten.

Tijdlijn en finetunen

Nu kom je op een scherm om de voorvertoning te bekijken. Voordat je onderaan op de knop Volgende tikt, gebruik je de knop daarnaast: Tijdlijn. Hier zie je alle elementen waaruit je Short bestaat in gekleurde balkjes: de video, de muziek, de voice-over, tekst 1, tekst 2 en verder. Bij elk balkje kun je aangeven wanneer het begint en wanneer het stopt. Op die manier maak je op je telefoon een vrij nauwkeurige montage. Speel het filmpje af en corrigeer tot je helemaal tevreden bent. Tik dan op Klaar.

Op de tijdlijn bepaal je wanneer de elementen in de video komen.

Publiceren

Nu kom je in een scherm waar je de definitieve instellingen van de publicatie selecteert voordat je het filmpje uploadt. Boven staat een vak bij Je short ondertitelen. De titel van je Short is samen zichtbaar met de thumbnail van de video. Beide spelen dus een belangrijke rol om de kijker aan te spreken. Wanneer je informatieve Shorts maakt, is het belangrijk dat je trefwoorden in de titel opneemt, wat de vindbaarheid van deze video’s in zoekresultaten vergroot. Daarna kies je een omslagafbeelding door eerst op het potloodpictogram in de linkerbovenhoek te klikken en een gewenst frame van de video te selecteren.

Zodra je klaar bent met deze primaire instellingen, moet je enkele geavanceerde instellingen regelen. Je bepaalt of je de Short Openbaar, Privé of Verborgen wilt publiceren. In de laatste optie kan alleen iemand die de juiste link gebruikt het filmpje bekijken. Met Privé kunnen alleen de mensen die je selecteert de Short bekijken. Daarna bepaal je eventueel de locatie en het publiek dat je wilt aanspreken. Hier geef je ook aan of de inhoud geschikt is voor kinderen of voor een breed publiek. Ten slotte kies je of het remixen van je content is toegestaan en of je betaalde promoties wilt toestaan. Nu is je korte video klaar om gepost te worden. Tik op Short uploaden en je zelfgemaakte YouTube Short wordt gepubliceerd.

Net zoals bij een gewoon YouTube-filmpje moet je de publicatie-instellingen doorlopen.

Lees ook: 5 manieren om geld te verdienen met sociale media

Bestaande video gebruiken

Heb je al een video klaarstaan om te publiceren, dan kun je de camera-interface voor het opnemen en bewerken van je video overslaan en het filmpje rechtstreeks vanaf de lokale opslag uploaden. In dat geval selecteer je Upload een video via het plusteken. Selecteer een video van je filmrol die maximaal zestig seconden duurt. De video wordt automatisch herkend als een Short als deze ook verticaal is opgenomen. Daarna kun je alle bewerkingen en wijzigingen aanbrengen die we hiervoor hebben beschreven. Tot slot tik je op Publiceren.

Een bestaande korte video moet je uploaden via de optie Video en niet via Shorts.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).