In de updates die Home Assistant maandelijks krijgt, krijgen secties veel aandacht. Hiermee kun je een dashboard veel eenvoudiger visueel vormgeven. Je kunt secties en de kaarten in die secties bijvoorbeeld heel gemakkelijk verslepen of dupliceren. Via condities heb je bovendien controle over wát er wordt getoond. Hierdoor kan je dashboard zich aanpassen aan de omstandigheden. We laten zien hoe je deze opties optimaal benut.

Sinds maart 2024 staan de updates van Home Assistant voor een groot deel in het teken van secties. Hiermee kun je eenvoudig en visueel, dus zonder YAML-code, je dashboard vormgeven. Secties helpen direct bij het maken van een logische indeling. Maak bijvoorbeeld een sectie per ruimte, soort apparaat of bepaald doel.

Door met secties te werken, kun je kaarten eenvoudiger organiseren en groeperen, zonder dat je met bijvoorbeeld horizontale en verticale stapels hoeft te werken. Je kunt secties en de kaarten in een sectie ook heel makkelijk naar een andere plek slepen.

Verder zijn er opties als dupliceren, kopiëren en plakken. Hoewel je in een slim huis de meeste zaken waarschijnlijk automatisch regelt, via slimme automatiseringen, blijft een dashboard in meerdere situaties praktisch en onmisbaar. Je houdt hiermee altijd het overzicht en de controle over je slimme huis, ook als je onderweg bent of afwijkt van je normale patronen. Bovendien kun je er natuurlijk veel aanvullende informatie op weergeven, zoals de weersverwachting, camerastreams of een boodschappenlijstje.

Je dashboard zelf kun je overigens ook slimmer maken. Zo kun je secties of individuele kaarten alleen weergeven als ze relevant zijn, op basis van bijvoorbeeld tijd, aanwezigheid of de temperatuur. Daar geven we in dit artikel ook wat handige tips voor!

1 Dashboards beheren

Home Assistant geeft je na de installatie een standaarddashboard genaamd Overzicht, dat vol wordt gezet met alle bekende entiteiten, gegroepeerd per ruimte. Dit wordt bij een grotere installatie al snel lang en onoverzichtelijk.

Je kunt het beheer over dit dashboard overnemen, maar je kunt ook een nieuw dashboard toevoegen. Daarvoor ga je naar Instellingen / Dashboards. Je ziet hier ook de andere dashboards Energie waarop het energieverbruik wordt getoond en Map voor een kaartweergave.

Bij het toevoegen van een dashboard kies je de optie Leeg nieuw dashboard. Hierna kun je een icoontje kiezen en enkele opties. Als alternatief kun je kiezen voor Default dashboard dat zich als het standaarddashboard gedraagt en alle apparaten laat zien, Kaart dat personen en apparaten op een kaart laat zien en Webpagina om binnen Home Assistant een bepaalde website naar keuze te integreren.

Via de instellingen kun je een nieuw en desgewenst nog leeg dashboard maken.

2 Weergaven

Blader naar je nieuwe dashboard en klik op het penseeltje om het te bewerken. Je ziet nu standaard één tabblad genaamd Home. Dit wordt een weergave of (in het Engels) view genoemd. Via het penseeltje kun je deze weergave bewerken.

Bij Weergavetype zie je de optie Secties. Je kunt hierbij eventueel afwijken van de standaard vier kolommen per sectie. Een van de voordelen van secties is dat het de plaatsing ervan heel voorspelbaar maakt. Wil je de ruimte toch beter benutten, dan kun je eventueel de optie Dense section placement aanvinken.

Merk op dat secties nog experimenteel worden genoemd. Laat je je daar niet door afschrikken. De voornaamste beperking is dat mogelijk niet alle kaarten van derden geschikt zijn voor gebruik binnen secties.

Kies Opslaan om de configuratie te sluiten. Via het plusteken naast deze weergave kun je eventuele extra weergaven toevoegen. Als je meer dan één weergave hebt, worden de weergaven getoond als tabbladen. Voor elke weergave kun je een ander weergavetype kiezen als je dat praktisch vindt. Je hoeft dus niet op elk tabblad met secties te werken.

Voor deze weergave kies je voor Secties als weergavetype.

3 Badges

De bovenste rij op je dashboard toont een plusteken. Hier kun je zogenoemde badges toevoegen. Een badge laat in feite een specifieke entiteit zien, bijvoorbeeld de temperatuur. Op het tabje Zichtbaarheid kun je voor die badge nog, via een of meerdere voorwaarden, bepalen wanneer de badge zichtbaar moet zijn. Je kunt de badge dus verbergen als deze niet relevant is.

Ook bij secties, de sectiekop en alle kaarten kun je dit gebruiken, om het bewuste onderdeel onder bepaalde omstandigheden te verbergen. Hier geven we verderop in dit artikel veel tips voor. Recent zijn de badges overigens een stuk moderner gemaakt, waardoor je niet snel een alternatief zult zoeken, zoals de set Mushroom-kaarten (beschikbaar via HACS, de Home Assistant Community Store).

Via een badge kun je bijvoorbeeld de temperatuur weergeven.

4 Secties

Je dashboard bevat al een eerste sectie en je kunt naar hartenlust secties toevoegen. Bij een sectie zie je aan de rechterbovenkant drie icoontjes voor respectievelijk het verplaatsen, bewerken en verwijderen van de sectie. Bij het bewerken van de configuratie kun je de breedte aanpassen (het aantal kolommen dat de sectie moet innemen) en de zichtbaarheid voor de sectie wijzigen.

In de sectie kun je nu kaarten toevoegen met het plusteken. De sectie heeft standaard al één kaart, de sectiekop met daarin de tekst Nieuwe sectie. Die kun je desgewenst verwijderen of aanpassen.

Bij de sectiekop en andere kaarten kun je de configuratie aanpassen via een penseeltje. Die zie je als je de muis over de kaart beweegt. Er verschijnt dan ook een menu (de drie puntjes) met de opties Dupliceren, Kopiëren, Knippen en Verwijderen.

De sectiekop gebruik je meestal als eerste kaart, maar je kunt daarvan afwijken, door geen of zelfs meerdere sectiekoppen in een sectie te gebruiken. De sectiekop geeft naast een titel wat interessante opties. Zo kun je onder het kopje Entiteiten extra gegevens kiezen om te tonen, zoals de temperatuur en luchtvochtigheid in die ruimte. Net als bij andere kaarten kun je eventueel de zichtbaarheid beperken.

Links de nieuwe sectie met sectiekop en gedeelte om kaarten toe te voegen.

5 Kaarten toevoegen

Je kunt de meeste kaarten gebruiken voor je secties. Ook kaarten van derden worden aangepast om met secties te werken, geholpen door de duidelijke richtlijnen van Home Assistant. Het toevoegen van een kaart gaat niet anders dan bij een normaal dashboard. Voeg bijvoorbeeld een tegelkaart toe voor een lamp of een thermostaatkaart voor de verwarming.

Je hebt nog wat opties om het uiterlijk aan te passen, zoals de gewenste naam en een pictogram. Voor sommige kaarten kun je extra functies laten zien. Voor een lamp kan dat bijvoorbeeld een helderheidsinstelling of kleurtemperatuur zijn. En voor een thermostaat kun je de HVAC-modi laten zien, waarmee functies als verwarmen, ventileren, koelen en aan/uit worden bedoeld.

Je kunt kaarten toevoegen voor entiteiten, zoals een thermostaat.

6 Vormgeven

Je kunt de positie van secties gemakkelijk wijzigen door ze te verslepen via het icoontje. Maar ook elke kaart, inclusief de sectiekop, kun je gewoon oppakken en verslepen naar een andere plek in dezelfde sectie óf een andere sectie.

Merk op dat kaarten standaardinstellingen hebben wat betreft de grootte. Dit kun je op het tabblad Lay-out altijd aanpassen als je een kaart te klein of te groot vindt.

In de volgende paragrafen laten we zien hoe je met de zichtbaarheidsopties kunt werken om bijvoorbeeld secties of kaarten te verbergen. Zo kun je de ruimte beter benutten, door bijvoorbeeld een icoontje voor een container alleen te laten zien als deze aan de weg moet worden gezet. En op kleinere apparaten kun je secties verbergen. Wellicht hoef je daar dan niet eens een apart dashboard voor te maken.

Verberg bijvoorbeeld de buienradarkaart op kleine apparaten.

7 Zichtbaarheid

Badges, secties en kaarten (waaronder de sectiekop) hebben zoals gezegd een tabblad Zichtbaarheid waarin je enkele condities kunt opgeven. Het bewuste onderdeel waarvoor je het gebruikt, zoals een badge, sectie of kaart, wordt alleen getoond als aan alle voorwaarden is voldaan.

Bij een voorwaarde kun je kiezen tussen Entiteitsstatus, Numerieke status, Scherm en Persoon. Ook kun je met En een combinatie maken, zodat meerdere voorwaarden waar moeten zijn. En met Of maak je combinatie waarbij één van de voorwaarden waar moet zijn.

Voor Entiteitsstatus en Numerieke status geven we hierna wat voorbeelden. Met de optie Scherm kun je kiezen bij welke schermformaten een onderdeel getoond moet worden, met de opties mobiel, tablet, desktop en breed scherm.

Met de optie Persoon kies je welke personen het onderdeel zien. Je kiest dan gewoon de bewuste persoon en gewenste status (zoals Thuis of Afwezig).

Je kunt een sectie verbergen op bijvoorbeeld kleinere schermen.

8 Entiteitsstatus

Voorwaarden kun je handig inzetten om alleen belangrijke of relevante kaarten te laten zien. Laat bijvoorbeeld alleen lampen zien die aan staan, containers die aan de weg moeten worden gezet, of een openstaande garagedeur die normaal dicht hoort te zijn.

Voor bovenstaande voorwaarden gebruik je de Entiteitsstatus. Ook het feit of de zon zich boven of onder de horizon bevindt, kun je via deze optie als voorwaarde gebruiken. Je kiest dan Entiteitsstatus, gevolgd door de zon (Sun) en de gewenste status.

Je kunt de status voor entiteiten overigens altijd controleren onder Ontwikkelhulpmiddelen / Statussen, mocht het gedrag afwijken van wat je had verwacht.

Via de ontwikkelhulpmiddelen kun je de status voor entiteiten controleren.

9 Numerieke status

Bij voorwaarden kun je ook Numerieke status gebruiken. Denk aan bijvoorbeeld een bepaalde temperatuur. Wil je een tuinsproeier alleen laten zien als het erg warm is, dan wijs je de temperatuursensor aan en vul je in het veld Boven in vanaf welke temperatuur de kaart getoond moet worden.

Ook de aanwezigheid van personen kun je als voorwaarde gebruiken. Goed om te weten is dat het getal voor de entiteit zone.home in Home Assistant staat voor het aantal personen dat thuis is. Je kunt dus ook nu de optie Numerieke status gebruiken. Kies dan bij Entiteit voor Thuis en vul bij Boven de waarde 0 in.

Gebruik de numerieke status bijvoorbeeld voor de aanwezigheid van personen.

10 Helpers gebruiken

Je zult soms een helper nodig hebben om je doel te bereiken. Heb je bijvoorbeeld een sectie met alle lampen, die alleen in de avond getoond moet worden? Een goede manier om dat voor elkaar te krijgen, is door onder Instellingen / Apparaten en diensten op het tabblad Helpers een helper toe te voegen van het type Schema. Geef de helper een naam en vul alle tijden in waarop het onderdeel getoond moet worden. Een tijdsblok maak je door te slepen. Doe dat bijvoorbeeld voor elke dag van 18:00 tot 0:00.

Bij een sectie kies je nu als voorwaarde de optie Entiteitsstatus gevolgd door de naam van de bewuste helper. Binnen de ingevulde tijdsblokken staat deze helper ‘aan’ en wordt de sectie waarvoor je het gebruikt zichtbaar.

Maak een helper met de gewenste tijdsblokken.

11 Navigeer naar subweergave

Een andere goede manier om bepaalde onderdelen te verbergen, is door gebruik te maken van subweergaven. Open hiervoor je dashboard in de bewerkingsmodus, via het penseeltje rechtsboven, en voeg een weergave toe. Vul een titel in, zet een vinkje bij Subweergave en kies een weergavetype, zoals Secties.

Een subweergave blijft verborgen op je dashboard, maar je kunt wel navigeren naar de subweergave. Open nu op je hoofddashboard de configuratie voor bijvoorbeeld een sectiekop of andere kaart. Bij Interacties kies je achter Tik gedrag de optie Navigeer. Selecteer nu zojuist gemaakte subweergave. Op je dashboard zie je nu het groter-dan-teken (>) als indicatie dat je kunt navigeren naar een andere weergave. Zo kun je je dashboard een stuk compacter maken, terwijl je met één tik toch alle opties kunt aanbieden.

Je kunt vanaf bijvoorbeeld een sectiekop navigeren naar een andere weergave.

12 Dashboard als standaard instellen

Ben je tevreden met je dashboard, dan raden we aan om dit als standaard in te stellen. Daarmee wordt het standaarddashboard genaamd Overzicht automatisch verborgen. Hiervoor ga je naar Instellingen / Dashboards. Klik nu op het dashboard en kies in het venster de optie Als standaard instellen op dit apparaat. Overigens kun je deze optie ook via je profiel instellen. De instelling geldt per apparaat. Je kunt daardoor op elk apparaat een ander dashboard als standaard gebruiken.

Je kunt je nieuwe dashboard als standaard instellen. 

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).