Smartphones en digitale camera’s hebben geleid tot een enorme toename in het aantal genomen foto’s. Het is inmiddels niet ongewoon om persoonlijke verzamelingen van tienduizenden foto’s te hebben. Maar hoe beheer je zulke omvangrijke collecties en hoe vind je snel de foto’s die je zoekt?

Foto’s nemen is een prima manier om herinneringen vast te leggen, maar uitgebreide verzamelingen maken het vaak moeilijk om specifieke foto’s terug te vinden. In dit artikel bieden we praktische tips en technieken om orde te scheppen in je fotocollectie. We bespreken ook kort enkele diensten en apps die hierbij van pas kunnen komen. Een en ander zal natuurlijk ook afhangen van je persoonlijke voorkeuren. Zo werk je misschien graag met raw-foto’s en dan wil je tools die juist dit formaat ondersteunen, of je bewaart je foto’s om privacyredenen liever lokaal. In dit artikel proberen we in elk geval rekening te houden met de meest gangbare gebruiksscenario’s.

We beginnen met het scenario waarbij foto’s bij een clouddienst als Google Foto’s worden opgeslagen. Deze methode is erg populair omdat hier het fotobeheer grotendeels door Google wordt geautomatiseerd. Toch richten we ons voornamelijk op fotografie-enthousiastelingen die zélf de controle willen behouden over de opslag en het beheer van hun collecties, en clouddiensten hooguit zien als onderdeel van hun back-upstrategie.

1 Google Foto’s

Je kunt foto’s en video’s gemaakt met je smartphone automatisch laten uploaden naar Google Foto’s, zowel op Android als iOS. Installeer de Google Foto’s-app en log in met je Google-account. Tik rechtsboven in de app op je profielfoto, ga naar Instellingen voor foto’s, selecteer Back-up en activeer deze functie. Je ziet ook hoeveel opslagruimte Google Foto’s gebruikt van je totale Google Drive-opslag. Tik op Opslagruimte beheren of bezoek koop extra opslagruimte (100 GB voor 19,99 euro per jaar) via deze pagina.

Met opties als Grote foto’s en video’s en Wazige foto’s kun je eenvoudig ongewenste bestanden verwijderen. Om meer opslagruimte te besparen, vind je in de browser de optie Bestaande foto’s en video’soverzetten naar Opslagbesparing, waarbij foto’s die in originele kwaliteit zijn opgeslagen, worden gecomprimeerd naar lagere kwaliteit. Overweeg zorgvuldig of je dit wilt, aangezien het proces onomkeerbaar is.

Lees zeker ook: Weet wat je nog niet wist over Google Foto's

2 Uploaden naar Google Foto’s

Je kunt ook foto’s van je digitale camera of pc naar Google Foto’s overbrengen. Ga naar www.photos.google.com, klik rechtsboven op Uploaden en selecteer Computer. Navigeer naar het gewenste station, kies de foto’s die je wilt uploaden en upload ze via Openen.

Voor automatische back-up van pc-foto’s naar Google Foto’s, download en installeer je Google Drive voor desktop (www.photos.google.com/apps). Klik rechts op het pictogram van de tool, kies het tandwielpictogram en ga naar Voorkeuren. Selecteer Mijncomputer en voeg een map toe. Zet een vinkje bij Er wordt een back-up gemaakt in GoogleFoto’s en bevestig met Klaar. Je kunt kiezen tussen Oorspronkelijke kwaliteit of Opslagbesparing.

In het uitklapmenu bij Uploaden is er ook een optie Overzetten vanuitfotoverzamelingen, waarmee je foto’s van Facebook, Instagram en iCloud kunt back-uppen. Voor Facebook kan het bijvoorbeeld ook als volgt. Open je Facebook-account, ga naar Instellingen en kies Een kopie van je gegevensoverzetten. Duid een profiel aan, selecteer Je foto’s en video’s evenals de bestemming, zoals Google Photos of andere diensten als Dropbox of BackblazeB2.

3 Automatisch indelen

Geüploade of geback-upte foto’s in Google Foto’s worden standaard chronologisch weergegeven, ingedeeld per maand of dag. In de webbrowser kun je via een tijdbalk snel door de tijd navigeren. Deze ordening is gebaseerd op de opnamedatum en -tijd in de exif-metadata van de foto’s. Bij ontbrekende exif-data wordt de datum van bestandscreatie of wijziging gebruikt. Zonder datumgegevens kan de foto op een willekeurige plek belanden. Met de opties Zoeken (mobiel) of Verkennen (webbrowser) kun je op diverse criteria sorteren.

Google Foto’s gebruikt geavanceerde algoritmen en machine learning voor het organiseren, waardoor je foto’s kunt indelen op basis van gezichtsherkenning, documenttypes (zoals Menu’s, Posters, Handschrift), objecten (zoals Wijn, Monumenten, Vlinders) en locatie. Sinds kort gebruikt Google Foto’s AI om gelijksoortige foto’s of screenshots en foto’s van documenten in ‘stapels’ te ordenen voor makkelijke toegang. Deze functie kun je naar wens in- of uitschakelen.

4 Foto’s zelf indelen

Gelukkig heb je als gebruiker ook enige controle over de organisatie van je foto’s. Zo kun je foto’s die je liever niet ziet maar ook niet wilt verwijderen, archiveren.

Voor een meer gepersonaliseerde organisatie kun je albums gebruiken. Open hiervoor de rubriek Albums (of eerst Bieb in de mobiele app) en kies Nieuwalbum of Album maken. Voer een albumtitel in en kies tussen Mensen en huisdieren selecteren of Foto’s selecteren. Bij de eerste optie gebruikt Google algoritmen om automatisch ook nieuwe foto’s van de geselecteerde personen of huisdieren toe te voegen. Bij de tweede optie bepaal je zelf de inhoud door specifieke foto’s te kiezen.

Foto’s kunnen ook uit albums verwijderd worden, en ook het delen van albums is eenvoudig – ontvangers hoeven hiervoor niet per se zelf een Google-account te hebben.

5 Tags en mappen

Bij lokale opslag van foto’s heb je meer controle, maar ook meer verantwoordelijkheid voor het beheer. Dit begint al met de manier waarop je foto’s opslaat.

Veel gebruikers bewaren al hun foto’s samen op één locatie (het zogeheten ‘piling’) en vertrouwen op slimme fotobeheertools om ze via tags in virtuele albums te organiseren voor een snelle en gerichte weergave. Deze methode is zeker een optie en we stellen later in dit artikel een paar van dergelijke tools voor, maar we adviseren toch om je foto’s ook ‘fysiek’ te ordenen (het zogeheten ‘filing’).

Dit betekent bijvoorbeeld foto’s een consistente, betekenisvolle naam geven en ze in een logische mappenstructuur plaatsen. Gebruik bijvoorbeeld mapnamen die het jaar van de foto’s aangeven, met submappen voor de maanden. Een handig naamgevingsschema voor fotobestanden is bijvoorbeeld locatie-gebeurtenis-nummer of jaar-maand-dag-gebeurtenis-nummer (zoals 2024-01-15-skireis-13.jpg). De onderdelen ‘jaar-maand’ kun je eventueel weglaten als dit al duidelijk is uit de mappenstructuur.

Een nadeel van deze methode is dat foto’s normaal gesproken dan slechts in één map staan – ook al zouden ze in meerdere mappen passen – tenzij je ze fysiek zou kopiëren. Anderzijds maakt deze methode het eenvoudiger om je collectie naar een ander apparaat over te zetten zonder afhankelijk te zijn van specifieke fotobeheersoftware voor een geordende weergave.

6 Handige hulpmiddelen

Voor het snel indelen van nieuw geïmporteerde foto’s in gewenste mappen kunnen tools als PhotoMove en PhotoSift handig zijn.

Met de gratis versie van PhotoMove 2 kun je foto’s automatisch in een mappenstructuur \jaar\maand\dag plaatsen en eventueel ook nog \cameramodel, gebaseerd op de creatiedatum in de exif-metadata. De betaalde Pro-versie (circa 8 euro) biedt extra opties, zoals vermeld op de website.

Met het gratis, draagbare PhotoSift kun je foto’s snel een voor een naar de gewenste (sub)map verhuizen met een specifieke toetsaanslag. Zo kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat foto’s automatisch naar de submap \Barcelona gaan door op de B-toets te drukken.

Voor het hernoemen van fotobestanden in batch is ReNamer (gratis voor niet-commercieel gebruik) een nauwkeurige en snelle optie. Voeg bestanden toe en definieer hernoemregels, zoals Verwijderen, Vervangen, Serialiseren en Invoegen. Met deze laatste kun je zelfs bestanden hernoemen op basis van exif- en iptc-metatags van je foto’s. Gebruik Voorbeeld om de naamswijziging te bekijken en voer de batchoperatie ten slotte uit met Hernoemen.

7 Metatags

Ook als je je foto’s van zinvolle bestandsnamen hebt voorzien en ze overzichtelijk in mappen hebt geordend, moet je als fotografieliefhebber het belang van zogeheten metadata niet onderschatten. De meeste fotobeheertools maken namelijk via ‘tagging’ (het toevoegen van tags oftewel labels) intensief gebruik van zulke metadata om foto’s nauwkeuriger te definiëren en te organiseren.

In het kader ‘Metadata-frameworks’ lees je over de drie meest gangbare metadata-structuren voor fotobestanden: exif, iptc en xmp, maar helaas maken deze het beheer en de workflow tegelijk ook complexer. Het valt bijvoorbeeld niet uit te sluiten dat sommige metadata niet meegenomen worden bij het overstappen naar een andere beheertool, app of platform.

Om de metadata in een fotobestand te bekijken, kun je in eerste instantie Windows Verkenner gebruiken. Klik met de rechtermuisknop op een foto, selecteer Eigenschappen en open het tabblad Details. Hier zie je verschillende metadata, ingedeeld in secties als Beschrijving, Oorsprong, Afbeelding, Camera, Geavanceerde eigenschappen en GPS. De meeste van deze metadata kun je direct vanuit dit venster zelf aanpassen.

8 Metadata-beheer

Je zult waarschijnlijk een geavanceerde fotobeheertool gebruiken die het beheer van metadata vergemakkelijkt en deels automatiseert. Toch is het nuttig om zelf inzicht te krijgen in de metadata-structuren. Een goede gratis tool hiervoor is XnView MP. Na installatie en opstarten van de app, gebruik je de knop Bladeren om je fotomap te openen. Kies een foto, het liefst eentje waarvan je de tags via Verkenner hebt bekeken of gewijzigd. Activeer in Beeld / Infokader bij voorkeur alle opties. Je ziet in het onderste deelvenster nu verschillende tabbladen met informatie over de geselecteerde foto. Tags uit Verkenner vind je vooral terug in de exif- en xmp-frameworks.

Je kunt metadata hier niet direct wijzigen, maar wel via het menu Metadata, ook voor meerdere foto’s tegelijk. Naast de optie Schoon metadata op (waar je kiest welke metadata je wilt verwijderen uit exif, xmp en/of iptc-iim), GPS-gegevens bewerken en Tijdstempel wijzigen zijn er opties zoals Edit IPTC en Edit XMP. Deze geven toegang tot diverse tabbladen met informatietypes als Bijschrift, Categorieën, Datum/tijd, Beschrijving, Herkomst, die je haast allemaal kunt wijzigen (voer je aanpassingen door met Schrijven). Gebruik de knoppen Sjabloon opslaan en Sjabloon laden als je dezelfde tags op andere foto’s wilt toepassen.

Het is erg leerzaam om te zien hoe andere software, zoals Windows Verkenner of fotobeheertools, de metadata verwerken die je in XnView MP hebt gecreëerd of aangepast.

9 Fotobeheersoftware

We hebben het al gehad over fotobeheertools die deel uitmaken van ‘Digital Asset Management’-software. Deze tools helpen bij het organiseren van foto’s, vaak door slim het toevoegen van tags, en kunnen foto’s in virtuele albums plaatsen voor snelle toegang en weergave. Sommige tools bieden ook geavanceerde bewerkingsfuncties en flexibele export- en deelopties.

Een prima keuze is Adobe Lightroom, maar dat is niet goedkoop (na een gratis proefperiode, vanaf ongeveer 12 euro per maand). Voordeligere, maar minder krachtige alternatieven zijn ACDSee (vanaf ongeveer 60 euro) en Zoner Photo Studio X (ongeveer 60 euro per jaar).

Interessant: Foto’s bewerken met AI? Wij hebben 15 gratis presets voor je!

Geheel gratis is darktable, een opensource en semiprofessionele tool, beschikbaar voor Windows, macOS en Linux. Dit programma biedt een indrukwekkende functionaliteit voor zowel het beheer als de bewerking van foto’s. We geven je hier alleen een korte introductie van de beheermodule van versie 4.6. Een uitgebreide handleiding vind je in dit online pdf-bestand.

Of lees dit artikel voor een snelle start met darktable: Darktable: bewerk je foto's met hét gratis Lightroom-alternatief

10 Metadata toevoegen

Installeer darktable en open het programma. Er is een Nederlandstalige interface beschikbaar, die je instelt via het tandwielpictogram onder General. Kies het tabblad bibliotheek (ontwikkelen is voor fotobewerking). Om foto’s te importeren, inclusief raw-formaten, klik je op importeren linksboven en kies je toevoegen aan bibliotheek (of kopieer en importeer als je de fotobestanden eerst wilt hernoemen).

Gebruik het plusknopje bij locaties om naar je fotomap(pen) te navigeren. Zet een vinkje bij onderliggende map om ook foto’s uit submappen toe te voegen en bevestig met voeg toe aan bibliotheek. Voor het instellen van metadata voor je gaat importeren, klik je op het tabblad bibliotheek op parameters linksboven, zet je een vinkje bij pas metadata toe en vul je deze in naar wens.

Na import zie je de metadata van een geselecteerde foto in het rechterdeelvenster bij metadata-editor, labelen en geotagging. Hier kun je metadata wijzigen en toevoegen. Belangrijk: darktable slaat metadata en fotobewerkingen standaard op in sidecar-bestanden met dezelfde naam als het fotobestand, maar met de extensie xmp. Dit maakt darktable een moderne (want xmp-gebaseerde) en non-destructieve fotobeheertool, aangezien de originele fotobestanden ongewijzigd blijven.

Wil je toch dat alle aangepaste tags of bewerkingen zich daadwerkelijk in de (xmp-metadata van) fotobestanden doorzetten, klik dan helemaal rechtsonder op export, stel de opties naar wens in en bevestig nogmaals met export. Elke degelijke foto-app hoort deze metadata netjes op te pikken.

11 Afbeeldingen filteren

Darktable toont standaard alle foto’s uit de geselecteerde map in het linkerdeelvenster, bij collecties. Door gebruik te maken van filters kun je echter specifieke foto’s weergeven. Klik op het pijlknopje net onder collecties om uit verschillende filters te kiezen, waaronder metadata zoals label, auteur, classificatie, camera, lens en beeldverhouding. Je kunt ook filters combineren. Stel je eerste filter in, klik dan op het pijlknopje naast je ingestelde filter en kies bijvoorbeeld afbeeldingen toevoegen of afbeeldingen uitsluiten voor een volgend filter. De inclusie- of exclusiefilters kun je wijzigen door op het knopje naast een filter te klikken en opties als wijzig in <en>, wijzig in <of>, of wijzig in <behalve> te selecteren. De resultaten van je filters zie je direct in de digitale lichtbak.

Bovenaan vind je opties om de weergave van je fotoselectie aan te passen. Je kunt hier kiezen uit zestien sorteringscriteria onder sorteer op. Met knoppen onderaan pas je zaken als de zoomfactor en de weergavemodus aan.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).