Je hebt Windows 7 op je pc geïnstalleerd en je denkt eraan over te stappen naar Windows 8(.1), maar Windows 7 compleet opzij schuiven is voor jou geen optie. Dat hoeft geen groot dilemma te zijn, gezien je beide besturingssystemen netjes naast elkaar op dezelfde pc kunt installeren.

Tip 01: Dual boot versus upgrade

Wanneer je Windows wilt installeren op een pc waarop al een andere Windows-installatie staat, moet je even uitkijken. Wanneer je namelijk voor een upgrade kiest, zal de "nieuwe" Windows-installatie de oude installatie zonder meer vervangen, zodat je die kwijt bent. Lees ook: 25 verborgen functies en extra's van Windows 8.1.

Wil je beide besturingssystemen ('operating system', kortweg OS) behouden, dan moet je dus anders tewerk gaan. Je zou binnen je primaire OS (host) een virtuele installatie van het andere OS (guest) kunnen overwegen, bijvoorbeeld met het gratis programma VirtualBox. Er is echter nog een andere mogelijkheid: een 'dual boot'-configuratie. Elk van beide OS'en installeer je dan op een andere schijf of partitie - het is op deze manier zelfs mogelijk drie of meer OS'en te installeren, een zogenoemde 'multiboot'-configuratie.

Naast de complexiteit heeft zo'n opzet wel nog het nadeel dat je de pc opnieuw moet opstarten telkens je van OS wilt veranderen. Bovendien moet je programma's meermaals installeren wil je die ook op een ander OS kunnen gebruiken. Maar als deze argumenten je niet tegenhouden, kan zo'n configuratie een prima uitweg zijn!

©PXimport

Tip 01 Een virtuele installatie is een andere mogelijkheid (hier: Windows 8.1 binnen Windows 7).

Tip 02: Back-up

We gaan eerst uit van het scenario waarbij je Windows 8(.1) installeert op een pc waarop Windows 7 al is geïnstalleerd. Tip 09 vertelt je meer over de andere volgorde.

Hoewel de ingrepen die we zo dadelijk gaan uitvoeren je bestaande Windows 7-installatie niet horen te verstoren, spelen we liever op veilig en maken we eerst een complete back-up van die installatie. Dat kan weliswaar ook vanuit Windows 7 zelf, maar we zijn meer gecharmeerd van een gebruiksvriendelijker oplossing als de gratis tool EaseUS Todo Backup Free. Start het programma op en klik op System backup. De tool selecteert automatisch de juiste partitie(s) en een geschikte doellocatie, waarna je slechts op Proceed hoeft te drukken. Je kunt natuurlijk eerst nog de doellocatie aanpassen en eventueel extra opties instellen. Dat laatste doe je dan via Backup options. Na afloop keer je terug naar het tabblad Home, en kies je Tools / Create emergency disk. Je kunt nu een opstartbare USB-stick of CD/DVD maken waarmee je de pc in geval van nood kunt booten waarna je dan Todo Backup opstart en de systeemkopie terugzet vanuit de rubriek Recovery.

©PXimport

Tip 02 EaseUS Todo Backup: een handige tool om een complete schijfkopie te maken.

Tip 03: Vrije ruimte

Idealiter beschik je voor een dual boot-configuratie over twee fysieke, interne schijven (HDD en/of SSD), waarbij je elk OS op een andere schijf installeert. Een noodzaak is dat echter niet: je kunt een bijkomend OS ook in een andere partitie op dezelfde schijf installeren. Dan moet je natuurlijk wel over een vrije en voldoende grote partitie beschikken en dat moet je even controleren.

Start dus maar het Schijfbeheer in Windows 7 op; dat kan door Windows-toets+R in te drukken en diskmgmt.msc uit te voeren. De kans is groot dat je Windows 7-partitie de ganse schijfruimte omvat of eventueel heb je naast de Windows 7-partitie nog een extra partitie voor je data voorzien. Als een van beide voldoende vrije ruimte over heeft, bij voorkeur minstens 30 GB, dan kun je aan de slag. Het komt er dan op aan de partitie te laten inkrimpen en de vrijgekomen ruimte in een aparte partitie om te zetten, voor het andere OS. De kans is echter groot dat je ook een kleine partitie van zo'n 100 MB opmerkt: die is door en voor het systeem gereserveerd en laat je absoluut ongemoeid.

©PXimport

Tip 03 Een veel voorkomende situatie: de Windows 7-partitie beneemt alle schijfruimte.

Tip 04: Nieuwe partitie

Een partitie verkleinen doe je als volgt. Klik de partitie in de grafische weergave met de rechtermuisknop aan en kies Volume verkleinen. Geef aan met hoeveel MB je het volume wilt inkrimpen - vul bijvoorbeeld 40000 MB in - en bevestig met Volume verkleinen. Windows gaat aan de slag en als het goed is, verschijnt nu een zwartgekleurd blok met Niet-toegewezen ruimte. Het is dit blok dat we gaan gebruiken voor de installatie van Windows 8.1 In feite kun je het Schijfbeheer nu al sluiten, maar het is geen slecht idee dat blok van hieruit al in een NTFS-partitie om te zetten en die een duidelijke naam te geven. Klik het dus maar met de rechtermuisknop aan, selecteer Nieuw eenvoudig volume en klik driemaal op Volgende. Vul een geschikte volumenaam in (bijvoorbeeld Windows 8.1), bevestig met Volgende en met Voltooien. Je mag Schijfbeheer nu afsluiten.

©PXimport

Tip 04 Niet-toegewezen ruimte omzetten in een partitie vergt slechts enkele muisklikken.

Linux

Het installeren van Linux en Windows in een dual boot-configuratie is net zo goed mogelijk. We gaan hier even uit van het scenario waarbij Windows 7 of 8(.1) al op je pc draait en dat je over minstens 10 GB aan niet-toegewezen schijfruimte beschikt. Daar wil je nu een Linux-distributie bij, zoals het gebruiksvriendelijke Linux Mint. Dat gaat zeer eenvoudig: start je systeem met de Linux Mint-dvd op en kies Install Linux Mint. Duid de gewenste taal aan en laat de optie Installeer LinuxMint naast Windows aangestipt! Linux Mint zal de partitionering automatisch voor je regelen en er verder voor zorgen dat je bij het opstarten kunt kiezen tussen Windows en Linux.

©PXimport

Ook een (moderne) Linux-distributie laat zich netjes naast Windows installeren.

Tip 05: Installatie-dvd/-stick

Beschik je over een installatie-dvd van Windows 8(.1), dan mag je Windows en je pc in feite nu al afsluiten. Heb je Windows 8(.1) echter in de vorm van een ISO-bestand gedownload, dan moet je dat eerst nog omzetten in een opstartbare dvd of usb-stick. Dat kan je bijvoorbeeld doen met de gratis Windows 7 USB/DVD Download tool. Je vindt een downloadlink hier. Na de - erg eenvoudige - installatie start je de tool op. Verwijs naar het ISO-bestand, klik op Next en op USB device of op DVD. Afhankelijk van je keuze klik je in het volgende venster op Begin Copying of op Beginburning. Na afloop kun je de tool gewoon afsluiten.

©PXimport

Tip 05 Met Windows 7 USB/DVD Download Tool zet je een ISO over naar een opstartbare stick of dvd.

Tip 06: Booten

Je beschikt nu over een opstartbaar medium met de installatiebestanden van Windows 8(.1), in de vorm van een usb-stick of een dvd. Het is de bedoeling dat je daarmee je pc opstart. De kans is groot dat je daarvoor kort na het aanzetten van de machine even een speciale toets moet ingedrukt houden, zoals Esc, F8, F9 of F12. Je krijgt dan een bootmenu te zien waarin je dan het medium kunt aanduiden vanwaar je wilt opstarten. In het slechtste geval moet je daarvoor een ommetje maken naar het setup-venster van het BIOS van je systeem (vaak is dat met Del, F2 of F10). Hier pas je dan de opstartvolgorde ('boot sequence') zodanig aan dat je toestel het eerst van usb-stick of dvd tracht te booten. Bij moderne toestellen met een BIOS/UEFI-interface is mogelijk de optie FastBoot of Fast Bios Mode geactiveerd. Wellicht moet je die dan eerst uitschakelen voor je van stick of dvd kunt opstarten. Raadpleeg desgevallend de handleiding bij je toestel.

©PXimport

Tip 06 Mogelijk moet je eerst de optie Fast Boot uitschakelen op een UEFI-systeem.

Tip 07: Installatie Windows 8(.1)

De pc is van het installatiemedium van Windows 8(.1) opgestart en als het goed is, staat nu het Windows setup-venster op je scherm. Hier stel je de gewenste taal, indeling voor tijd en valuta en toetsenbord in. Klik op Volgende en op Nu installeren. Wordt je om de productcode voor Windows gevraagd, vul die dan in. Verklaar je akkoord met de licentievoorwaarden en druk op Volgende. Nu is het even opletten geblazen. Hier mag je zeker niet kiezen voor Upgrade maar voor Aangepast: alleen Windows installeren (geavanceerd). In het volgende venster duid je de partitie aan waar Windows 8(.1) hoort terecht te komen.

Dat is dus de nieuwe partitie die je in tip 04 hebt aangemaakt. Dubbelcheck je keuze! Had je zelf nog geen partitie gecreëerd in de niet-toegewezen ruimte, dan kun je hier gewoon die Niet-toegewezen ruimte van station selecteren. Bevestig met Volgende: de installatie gaat van start en na een paar keer opnieuw opstarten zal Windows 8(.1) je naar enkele voorkeursinstellingen en om een account vragen. Mooi, er staan nu twee OS'en op je pc.

©PXimport

Tip 07 Kies *niet* voor een upgrade als je Windows 7 wilt behouden!

Tip 08: Bootmenu

Je hebt het intussen al gemerkt. Bij het opstarten verschijnt automatisch een bootmenu waarin je kunt kiezen tussen Windows 8(.1) en Windows 7. Daar heb je standaard 30 seconden de tijd voor, tenzij je de teller onderbreekt door bijvoorbeeld een pijltjestoets in te drukken. Maak je zelf geen keuze dan wordt automatisch doorgestart naar Windows 8.1.

Heb je dat liever anders? Klik hier dan op Standaardinstellingen wijzigen ofandere opties kiezen. Om de wachttijd aan te passen klik je vervolgens op Timerinstellen, waarna je kunt kiezen tussen 5 seconden, 30 seconden of 5 minuten. Klik op Kies een standaardbesturingssysteem als je liever met Windows 7 opstart. De tool EasyBCD biedt je iets meer flexibiliteit (gratis voor persoonlijk gebruik). Wanneer je het programma opstart en Edit boot menu opent, kun je bijvoorbeeld ook aangeven dat er géén bootmenu te zien moet zijn zodat meteen naar het standaard-OS wordt doorgestart, of dat het menu net zolang wacht tot je zelf beslist. Leg je keuzes vast met Save Settings.

©PXimport

Tip 08 Met EasyBCD kun je het bootmenu nauwgezet aanpassen.

UEFI

We hebben UEFI, de 'opvolger' van het BIOS, al even aangeraakt in het artikel. Eén van de nieuwe functies (Fast Boot) kon namelijk voor problemen zorgen bij het opzetten van een dual boot-scenario. Dat geldt echter ook voor een ander UEFI-feature: Secure Boot. Deze functie moet voorkomen dat virussen al voor het booten je systeem infecteren, maar dat kan problemen opleveren wanneer je een ander (ouder) OS wilt installeren. Gelukkig kun je Secure Boot ook uitschakelen - in principe zonder gevolgen voor het al geïnstalleerde OS, zoals Windows 8(.1). Hiervoor moet je in het UEFI/BIOS setup-venster zijn.

Waar precies hangt echter af van de fabrikant: raadpleeg eventueel de handleiding.

Houd er tevens rekening mee dat een UEFI-systeem zomaar kan weigeren van bepaalde oudere OS'en te booten. 32-bits versies van Windows zijn alvast notoire slachtoffers. De kans is weliswaar groot dat je je systeem naar een BIOS-mode of CSM (Legacy) kunt omschakelen, maar dan zal de (voorgeïnstalleerde?) Windows 8(.1) niet meer willen opstarten totdat je weer de UEFI-modus hebt geactiveerd.

©PXimport

Secure boot: wel veiliger, niet makkelijker.

Tip 09: Basisregel

Tot nu toe zijn we ervan uitgegaan dat je Windows 8(.1) na Windows 7 installeert. In principe hoort dat ook zo, want een basisregel bij multibooting stelt dat je altijd eerst het oudste OS installeert en pas daarna een recenter OS. Immers, een ouder OS kan vaak niet overweg met de bootloader van een recenter OS en dreigt die dan ook zonder meer te overschrijven.

Nu kunnen we ons echter voorstellen dat je een nieuwe pc met Windows 8(.1) hebt aangeschaft waar je graag ook Windows 7 op had. Je kunt dan weliswaar Windows 8(.1) verwijderen, Windows 7 installeren en daarna (nogmaals) Windows 8(.1) installeren, maar dat is dubbelop. Gelukkig blijken Windows 8(.1) en Windows 7 goed met elkaar op te schieten en kun je ook wel Windows 7 na Windows 8(.1) installeren. Je gaat daarbij eigenlijk net zo tewerk als bij ons eerste scenario: veiligheidshalve een back-up maken, desgevallend een extra partitie creëren, Windows installeren, enz.

©PXimport

Tip 09 Windows 7 ná Windows 8(.1): dat kan ook.

Tip 10: Afsluiten

Wanneer je Windows 7 na Windows 8(.1) installeert, krijg je weliswaar het niet-grafische bootmenu van Windows 7 te zien in plaats van de fraaiere Windows 8(.1)-versie, maar daar valt zeker mee te leven. Vervelend is wel dat je dit bootmenu niet langer ziet verschijnen als je in Windows 8(.1) hebt gewerkt en daar Afsluiten hebt aangeklikt: je systeem start dan meteen door naar Windows 8(.1). Dat kun je vermijden door de Shift-toets ingedrukt te houden wanneer je op Afsluiten klikt in Windows 8(.1).

Overigens vind je hier nog een aantal tips om vanuit Windows 8(.1) in een dual boot-omgeving snel(ler) naar het andere OS om te schakelen.

Deze tips gelden echter nog meer wanneer, zoals in ons eerste scenario, het Windows 8(.1)-bootmenu actief is. Immers, wanneer je vanuit dit grafische bootmenu Windows 7 selecteert, start het systeem opnieuw op, wordt de bootloader van Windows 8 weer ingeladen en neemt dan pas Windows 7 het heft in handen - een proces dat al snel op de zenuwen werkt.

©PXimport

Tip 10 Overschakelen naar een ander OS: Windows 8(.1) neemt er de tijd voor!

Opnieuw single

Het kan natuurlijk gebeuren dat je na enige tijd niet langer nood hebt aan een tweede besturingssysteem en dat je dat dus liever kwijt bent. Dat houdt twee zaken in: 1) je wilt niet langer het bootmenu (met de twee ingangen) zien verschijnen en 2) je wilt de partitie met het overbodige OS recupereren.

Voor de eerste operatie maken we gebruik van EasyBCD (zie artikel). Installeer deze tool in het OS dat je wilt behouden. Start de tool op en klik op Edit Boot Menu. Met een vinkje zorg je ervoor dat het OS dat je wilt behouden het standaardbesturingssysteem wordt en verwijder je het gewraakte OS met Delete. Stip tevens de optie Skip BootMenu aan, bevestig met Save Settings en herstart je pc. Vervolgens start je het Windows-schijfbeheer op en herformatteer je de partitie waarin het gewraakte OS is geïnstalleerd. Of je verwijdert deze partitie en je voegt de ruimte toe aan de partitie van het andere OS (kies in het contextmenu voor Volume uitbreiden). Lukt dit laatste niet, zet dan een gratis tool als AOMEI Partition Assistant Standard Edition in. Hiermee is het namelijk mogelijk partities te verschuiven en vervolgens uit te breiden. Maak echter eerst een systeemkopie!

©PXimport

Je kunt de vrijgekomen ruimte door je andere OS laten benemen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).