Wikipedia is nog steeds erg populair. Ook jij hebt deze gratis online encyclopedie vast al meerdere keren geraadpleegd. We geven je tips en tools om alle informatie nog efficiënter en comfortabeler te vinden en te lezen. En we laten we je zien hoe je artikelen op Wikipedia zelf kunt bewerken.

Wikipedia is een opensource-project van de Wikimedia Foundation die werd opgericht begin 2001. Ben je geïnteresseerd in statistisch cijfermateriaal, bekijk dan zeker deze pagina. Daaruit blijkt dat Wikipedia dagelijks ongeveer zeventig miljoen keer wordt geraadpleegd.

De online encyclopedie bevat zo’n 6,8 miljoen Engelstalige artikelen. Die hebben met elkaar, zonder afbeeldingen, minstens honderd keer meer printvolume dan de Encyclopedia Britannica. De Nederlandstalige editie is met 2,2 miljoen artikelen ietwat bescheidener, maar beschikt ook nog steeds over een indrukwekkende hoeveelheid informatie.

Wikipedia raadplegen is eenvoudig. Je gaat hiervoor naar www.wikipedia.org, of naar nl.wikipedia.org voor de Nederlandstalige versie. Je kunt ook de officiële mobiele app voor Android of iOS gebruiken. Om te zoeken, voer je simpelweg een zoekterm in.

In dit artikel geven we je eerst enkele tips en tools om het zoeken en lezen op Wikipedia te optimaliseren en te vergemakkelijken. Daarna laten we zien hoe je zelf actief kunt bijdragen. Waar van toepassing gaan we uit van de Nederlandstalige versie.

Functies

Wikipedia biedt standaard enkele tools om een artikel inhoudelijk vanuit verschillende perspectieven te bekijken. Zo biedt de link Geschiedenis weergeven, bovenaan de artikelpagina, een chronologisch overzicht van alle wijzigingen door gebruikers. Wanneer je bijvoorbeeld naast een specifieke datum klikt op Huidige, zie je de verschillen met de huidige versie. Of klik op Links naar deze pagina in het menu Hulpmiddelen. Daarmee krijg je een lijst van Wikipedia-pagina’s die naar het artikel verwijzen, wat soms kan leiden tot interessante en onverwachte verbanden.

Het item Permanente koppeling genereert een url specifiek voor de paginaversie die je voor je hebt. Met Verkorte URLverkrijgen beschik je over een alternatieve url in de vorm van https://w.wiki/<code>. Voor het citeren van een Wikipedia-pagina in je eigen werk biedt Deze pagina citeren verschillende citatiestijlen, zoals het veelgebruikte APA en MLA.

Weergave

Wikipedia-pagina’s kunnen afgedrukt worden via Hulpmiddelen / Afdrukversie, wat een aangepast afdrukvoorbeeld geeft. Je kunt ook kiezen voor het opslaan als pdf. Dit doe je door in het menu Hulpmiddelen de optie Downloaden als PDF te selecteren en te bevestigen met Downloaden. Zo kun je meerdere artikelen als pdf-documenten opslaan. Deze bestanden kun je verder bewerken of samenvoegen tot één groot pdf-document, bijvoorbeeld met de gratis toolbox PDF24, via de functie PDF samenvoegen.

Voorheen kon dit direct vanuit Wikipedia met de optie Boek aanmaken, te vinden in hetzelfde menu. Door Boekenmaker starten te kiezen en vervolgens op Deze pagina aan uw boek toevoegen te klikken, kon je pagina’s aan je boek toevoegen. Hoewel het downloaden als pdf niet meer mogelijk is, kun je nog wel een gedrukt boek bestellen. Klik hiervoor op Boek weergeven, dan op Voorvertoning van PediaPress en op Click to preview. Voor een uitgebreide paperback in kleur, inclusief verzendkosten, betaal je ongeveer 20 euro.

Gedrukt boek of e-book? Lees het in dit artikel: Papieren boeken versus e-readers: welke zijn beter voor jou?

Account

Tot nu toe gaan we ervan uit dat je geen eigen account hebt op Wikipedia. Toch biedt het aanmaken ervan verschillende voordelen. Je kunt bijvoorbeeld de instellingen personaliseren.

Om een account aan te maken, klik je op Account aanmaken rechtsboven. Vul vervolgens de vereiste informatie in. Bevestig je registratie via de link in de bevestigingsmail. Na een succesvolle aanmelding kun je via het pijlknopje bij je profielpictogram de optie Voorkeuren kiezen om diverse instellingen aan te passen op meerdere tabbladen.

Bij Gebruikersprofiel stel je bijvoorbeeld je taal in en kies je of andere gebruikers je e-mails mogen sturen, weliswaar zonder je e-mailadres prijs te geven. Op het tabblad Gadgets vind je diverse uitbreidingen en functies, zoals Open externe links in een nieuwtabblad of venster en Links vanaf deze pagina (creëert een extra optie in het menu Hulpmiddelen).

Het tabblad Uiterlijk biedt opties om onder meer het thema aan te passen, een responsieve modus in te schakelen (voor automatisch aanpassing van de paginalay-out aan de schermgrootte) en de maximale afbeeldingsgrootte in te stellen. Bevestig je wijzigingen telkens met de knop Opslaan.

Met een account kun je ook een (synchroniseerbare) volglijst creëren. Voeg een pagina toe door op het sterpictogram (naast Hulpmiddelen) te klikken en geef in het uitklapmenu aan hoelang je deze wilt volgen, van 1 weektot Permanent. Beheer je volglijst via het tabblad Volglijst bekijken en bewerken, toegankelijk via het bijbehorende icoon rechtsboven.

Wikiwand

De comfortabelste manier om Wikipedia-artikelen op je pc te lezen is wat ons betreft via Wikiwand. Dit is een gratis extensie voor Firefox en Chromium-browsers. Deze detecteert automatisch wanneer je een Wikipedia-pagina opent en leidt die direct om naar de overeenkomstige Wikiwand-pagina. Daarmee verandert een pagina als https://nl.wikipedia.org/wiki/Sneeuw in www.wikiwand.com/nl/Sneeuw.

Je ziet meteen de verzorgde lay-out.

Kies je toch voor de klassieke Wikipedia-weergave, druk dan op de knop Wikipedia-tools en kies Read on Wikipedia. Dit menu biedt verder toegang tot verschillende opties, zoals Edit, History, Talk page, Print en Download PDF, zoals je die ook bij Wikipedia zelf vindt.

Via het tandwielpictogram Preferences kun je kiezen uit verschillende thema’s. Denk aan Auto, Light, Dark, Neon en Warm. Je kunt verder onder meer de lettergrootte en de maximale kolombreedte aanpassen.

ChatGPT

Wikiwand biedt daarnaast een voorleesfunctie en enkele nuttige inhoudelijke uitbreidingen. Onderaan elk artikel vind je gerelateerde artikelen, elk voorzien van een inleidende tekst. Als je in Preferences de optie AI briefs inschakelt, verschijnen bovenaan het artikel relevante vragen en bondige antwoorden, gegenereerd door de AI-chatbot ChatGPT. Voorlopig wordt hiervoor GPT-3.5 gebruikt en dit is alleen beschikbaar bij Engelstalige artikelen.

De deelfunctie is momenteel beperkt tot het kopiëren van de url of het direct posten van de link op X. Handig is nog dat je artikelen kunt ‘bookmarken’; de eerste paar zinnen worden daarmee opgeslagen in een leeslijst en met een muisklik open je van hieruit het artikel.

Bewerken

Wikipedia wordt voornamelijk samengesteld door zijn gebruikers, mensen zoals jij en ik dus. Je hoeft je niet noodzakelijk aan te melden om wijzigingen door te voeren op Wikipedia-pagina’s, behalve op beveiligde pagina’s, herkenbaar aan een hangslot rechtsboven. Ook anonieme gebruikers zien namelijk de opties Bewerken en Brontekst bewerken, waarmee direct aanpassingen mogelijk zijn.

Let wel, bij elke bewerking wordt je ip-adres opgeslagen en publiekelijk zichtbaar, tenzij je aangemeld bent bij Wikipedia. In dat laatste geval wordt alleen je gebruikersnaam publiek gemaakt. In dit artikel tonen we hoe je bewerkingen kunt doorvoeren, maar we gaan er wel van uit dat je dit vanuit een eigen account doet.

Ook interessant: Een leven lang leren? Zo breid je je kennis uit of houd je het op peil

Zandbak

De Getting started-pagina is een uitstekend startpunt voor wie wil bijdragen aan Wikipedia. Je vindt er links naar Contributing toWikipedia, Your first article, en secties als Editing with Source editor en Editing withVisualEditor, die overeenkomen met respectievelijk de al vermelde opties Brontekst bewerken en Bewerken.

We raden je aan om eerst te oefenen in een veilige omgeving. Hiervoor heeft Wikipedia een ‘zandbak’ opgezet.

Op deze pagina mag je direct op Bewerken klikken. Zodra de visuele wysiwyg-editor opent klik je boven het blauwe zandbak-kader om je tekstcursor te plaatsen. Druk op Enter en selecteer het gewenste tekstformaat in het uitklapmenu bovenaan de pagina, zoals Kopje of Alinea (voor standaardtekst). Je kunt nu je eigen tekst plakken of typen.

Voor tekststijlen, zoals vet of cursief, selecteer je een tekstdeel en gebruik je het menu Tekstopmaken. Klik op Meer voor andere stijlopties, zoals Superscript, Groot, Onderstrepen en meer. Je vindt hier ook een knop om al dan niet genummerde lijsten te creëren en om tekst te laten inspringen. De omegaknop geeft je toegang tot allerlei speciale tekens en symbolen.

Extra’s

Je kunt ook links toevoegen aan je Wikipedia-tekst. Selecteer de tekst en klik op het linkpictogram. Wikipedia zoekt standaard naar interne pagina’s op basis van je selectie, en je kunt eenvoudig een geschikte pagina aanklikken. Voor externe links open je het tabblad Uitwendige pagina en vul je zelf de url in. Via het knopje met aanhalingstekens voeg je referenties toe, zoals een url, ISBN-nummer, titel of citaat. Op het tabblad Handmatig kun je kiezen voor opties als Tijdschrift of Krantenartikel. Met de plusknop (en de optie Meer) voeg je elementen toe, onder meer wiskundige formules, kaarten, tabellen of afbeeldingen. De laatste zijn daarmee ook te vinden op https://nl.wikipedia.org/wiki/Bestand:<Naam_fotobestand>.<extensie>.

Links van de knoppenbalk vind je knoppen om wijzigingen ongedaan te maken of opnieuw uit te voeren. Om wijzigingen op te slaan, klik je op Opslaan. Geef bij Samenvatting een korte beschrijving van je wijzigingen. Voor eenvoudige aanpassingen selecteer je Dit is een kleine wijziging. Om updates van de pagina te volgen, vink je Deze pagina volgen aan. Klik ten slotte op Wijzigingen controleren en op Wijzigingenpubliceren. Je aanpassingen zijn nu (publiek) zichtbaar, wat je kunt controleren via Geschiedenis weergeven. Houd er rekening mee dat de zandbak-pagina regelmatig wordt gereset door een bot, maar je kunt dit in principe ook weer ongedaan maken via Geschiedenis weergeven.

De brontekst rechtstreeks bewerken kan sneller zijn, maar een fout is snel gemaakt.

Interessant om te lezen: Is een boek schrijven je grote droom? Deze apps helpen je op weg

Nieuwe pagina

Heb je het bewerken van je zandbak-pagina al goed in de vingers dan kun je je nu ook wagen aan nuttige aanpassingen van bestaande pagina’s. Het is zelfs mogelijk om nieuwe Wikipedia-pagina’s creëren. Zorg er wel voor dat je beschikt over rechtenvrije en relevante content voor een breed publiek.

We geven je hier de eerste aanzetten en starten vanuit een bestaande pagina met roodgekleurde links. Zulke links verwijzen namelijk naar niet-bestaande pagina’s die de auteur van de verwijspagina wel relevant acht. De blauwe links leiden daarentegen wel degelijk naar bestaande pagina’s.

Vind je een geschikte roodgekleurde link, klik er dan op en je komt terecht in de broncode van de nieuwe, lege pagina. Voeg in het linkerdeelvenster tekst en andere elementen toe. Met de knop Voorvertoning zie je aan de rechterkant hoe je pagina eruit komt te zien. Als alles er helemaal goed uitziet, kun je op Pagina publiceren klikken.

Je kunt dit eigenlijk al doen als je nog zo goed als niets hebt ingetikt. Het voordeel is namelijk dat je dan op de aangemaakte pagina bovenaan de knop Bewerken vindt. Daarmee kun je de comfortabele visuele editor opstarten voor je verdere bewerkingen. De rest van het verhaal ken je inmiddels. De link in de originele verwijspagina zou nu automatisch blauw moeten zijn, maar het kan geen kwaad dit nog even te controleren. Je eigen bijdragen vind je mooi terug bij Bijdragen in het uitklapmenu naast je profielpictogram.

Veel plezier met Wikipedia als lezer en wie weet ook als bijdrager.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).