Bij elke e-reader zit wel software om e-books te beheren en over te zetten op de e-reader, maar die software is vaak matig van kwaliteit en niet gebruiksvriendelijk. Veel gebruikers schakelen daarom over op Calibre. Met deze tips houd je overzicht over je verzameling e-books.

Calibre installeren

E-books zijn op veel punten handiger dan traditionele boeken. Het gemak waarmee je ze koopt, zorgt er bovendien voor dat een verzameling snel kan groeien. Maar doordat je geen echte boeken hebt, is het beheer juist lastiger. Een programma voor e-bookmanagement is nodig en Calibre is zo'n programma. Calibre is bovendien gratis, opensource en beschikbaar voor Linux, OS X en Windows. Alle versies zijn te downloaden via de Calibre-website. Ga naar de website en klik op de versie die past bij jouw systeem. Klik op Download calibre en kies voor Openen of Uitvoeren. Installeer Calibre met alle standaardkeuzes.

©PXimport

Calibre is er voor Linux, OS X en Windows.

Configuratie

Na de installatie start meteen de configuratie. De installatiewizard helpt in een paar stappen de belangrijkste instellingen te configureren. Was de installatie nog in het Engels, de wizard heeft vermoedelijk al ontdekt dat Windows Nederlands is en zich daarop aangepast. Zo niet, kies dan bij Choose your language voor Dutch (NL) om Calibre in het Nederlands te gebruiken. Selecteer bij lege map waar je de Calibre-bibliotheek wilt hebben.

©PXimport

Kies de juiste e-reader en selecteer anders Generic, die werkt doorgaans ook prima.

Let erop, dit is de plaats waar alle e-books komen te staan, degene die op de e-reader staan plus alles dat in de virtuele boekenkast staat. Er moet dus voldoende vrije ruimte zijn, want zelfs al is één e-book maar een paar honderd kilobyte groot, heel veel e-books maken al snel een paar honderd megabyte. Wil je de bibliotheek op een andere plek hebben, klik dan op Wijzigen en selecteer de gewenste locatie. Bevestig via Map selecteren. In de derde stap kies je het merk en model van jouw e-reader. Staat die er niet bij, kies dan voor Generic. Hiermee is de configuratie klaar, sluit af via Voltooien.

De eerste start

Bij de eerste start, bevindt zich in de bibliotheek één boek. Dit is het e-book van de Engelstalige handleiding van Calibre. Met dit boek beginnen we om de interface van Calibre te leren kennen. Selecteer het e-book door erop te klikken. Rechts laat Calibre de kaft zien en wat basisinformatie zoals de naam van de auteur en het formaat van het e-book. Links zie je een hele reeks tags of labels.

©PXimport

De interface van Calibre oogt eenvoudig, maar kan heel veel.

Dit zijn geen kenmerken van het e-book, maar van alle boeken in de bibliotheek. Bovenin het scherm van Calibre zie je de knoppenbalk. Hierop staan de belangrijkste functies van Calibre, zoals voor het toevoegen van een boek, het bewerken van metadata, boeken converteren en nog veel meer. Helemaal rechts op de knoppenbalk staat vaak een icoontje met een kleine dubbele pijl. Dit betekent dat er nog meer functies beschikbaar zijn: om die te zien, klik je op dat icoontje. Onderin het venster zie je tot de statusbalk van Calibre.

Synchroniseren

Behalve voor het beheren van de e-bookverzameling kan Calibre ook boeken synchroniseren tussen de pc en de e-reader. Dit begint altijd met het aansluiten van de e-reader, veelal met een usb-kabel. Bevestig op de e-reader dat je de verbinding vertrouwt en wilt verbinden met de pc of Mac. Onderin de statusbalk van Calibre zie je even later dat er een verbinding is met de e-reader. Calibre kan zowel de boeken in de verzameling op de pc of Mac laten zien, als die op de e-reader. Wisselen tussen deze twee doe je door te klikken op de knoppen Apparaat of Bibliotheek. Met bibliotheek bedoelt Calibre de boeken op je pc of Mac. Om een boek van Calibre naar de e-reader over te zetten, klik je eerst op Bibliotheek, selecteer je het boek en klik je daarna op Naar apparaat sturen. Staat er een e-book op de e-reader dat je ook in Calibre wilt hebben, klik dan op Apparaat, klik met de rechtermuisknop op het boek en kies Voeg boeken aan bibliotheek toe. Nog sneller is om de boeken naar de knoppen Apparaat of Bibliotheek te slepen.

©PXimport

Met Calibre synchroniseer je boeken tussen pc en e-reader én andersom.

E-books toevoegen

Nu je weet hoe je moet synchroniseren en dat dit twee richtingen op werkt, kun je zelf e-books aan Calibre gaan toevoegen. Er zijn meerdere bronnen van e-books: nagenoeg elke e-reader heeft een eigen webshop waar je boeken kunt kopen. Die boeken komen eerst op de e-reader en moeten dan overgezet naar de bibliotheek op de pc of Mac. Je kunt ook boeken kopen in Calibre.

Via de knop Boeken verkrijgen kun je shoppen bij verschillende winkels, Calibre zelf staat daarbuiten. Heb je al e-books op de pc of Mac, dan kun je die toevoegen aan de bibliotheek. Hiervoor klik je op Boeken toevoegen. Blader dan naar de map waar de e-books zijn opgeslagen, selecteer ze en klik op Openen. Je kunt één boek toevoegen, maar ook hele series tegelijk. Staan de e-books bij elkaar in een map, open dan de map, selecteer alle boeken via Ctrl+A en klik op Openen om ze aan Calibre toe te voegen.

©PXimport

E-books laten zich gemakkelijk toevoegen aan de bibliotheek van Calibre.

Calibre en DRM

Om piraterij te voorkomen, voorzien sommige commerciële uitgeverijen hun e-books van Digital Rights Management (DRM). Een gekocht e-book is dan niet vrij te gebruiken. Je kunt het zelf maar op één of enkele apparaten zetten en uitlenen aan vrienden is al helemaal uit den boze. Calibre kan niet omgaan met DRM-beveiligde e-books. Daarvoor heb je het programma Adobe Digital Editions nodig dat je via de Adobe-website gratis kunt downloaden. Het lastige aan DRM is dat het de betalende gebruiker straft doordat hij zijn aankoop niet vrij kan gebruiken en ook het maken van een back-up vaak onmogelijk wordt. Wil je baas zijn over je eigen gekochte e-books, dan kun je de DRM verwijderen. Uitleggen hoe dat moet, is echter (net als het verwijderen van DRM zelf) in Nederland verboden. Evengoed is op internet veel informatie te vinden.

Metadata

Elk boek heeft kenmerken die niet bij het verhaal in het boek horen. Denk aan de omslag, de naam van de auteur, het jaar dat het boek is verschenen. Maar denk ook aan persoonlijke kenmerken, zoals of je het een goed boek vindt, of dat het deel is van een serie. Deze informatie heet metadata en is bij e-books erg belangrijk. Het is namelijk de basis van goed e-bookmanagement. Selecteer een e-book en klikt op Metadata bewerken. Je ziet nu al de metagegevens over het boek. Je kunt deze gegevens corrigeren en aanvullen. Belangrijk zijn ook de velden Sorteertitel en Auteurssortering. Wil je bijvoorbeeld 'Herman Finkers' of 'Finkers, Herman' als naam? Dat lijkt triviaal, maar is bij het alfabetisch sorteren weer heel belangrijk. Voor enkele veelvoorkomende acties zijn in Calibre knoppen aanwezig, zoals voor het omwisselen van titel en auteur, en het overnemen van de titel als sorteertitel. Ontbreken er veel gegevens, dan kun je via Metadata downloaden de gegevens vanaf internet ophalen. Hetzelfde geldt voor Omslag downloaden. Klik op OK als alle gegevens naar wens zijn.

©PXimport

Metadata zijn de sleutel voor goed e-bookbeheer.

Tips voor metadata

Metadata helpt je overzicht te houden in de digitale boekenkast. Belangrijk bij metadata is dat je consistent bent en niet te veel varieert. Gebruik dus altijd dezelfde notatiewijze voor de naam van de auteur en de titel. Gebruik je labels (dat zijn eigen kenmerken die je aan een boek kunt geven), beperk dan het aantal labels en schrijf deze altijd op dezelfde manier. Een label 'security' meegeven aan alle boeken die over computerbeveiliging gaan is prima, maar gebruik dan wel alleen die term en niet ook 'beveiliging'. Calibre helpt wel, wanneer je labels toevoegt in het veld Labels, dan toont Calibre eerder gebruikte labels. Voeg nooit boeken toe aan de bibliotheek zonder de metadata te controleren, aan te vullen en te corrigeren.

©PXimport

Gebruik het auto-aanvullen van Calibre om eerder gebruikte labels te hergebruiken.

Boeken converteren

Er bestaan meer dan dertig bestandsformaten voor e-books. De bekendste zijn epub, azw, mobi en pdf. Ontvang je dan een e-book in een formaat dat de e-reader niet ondersteunt, dan kun je het met Calibre omzetten. Voeg eerst het boek toe aan de bibliotheek. Selecteer het boek (of meerdere boeken) en klik dan op Boeken converteren. Selecteer in de rechterbovenhoek bij Export het bestandsformaat waar het e-book in omgezet moet worden. Pas eventueel andere kenmerken aan. In de linkerkantlijn van het venster kun je heel veel zaken selecteren en aanpassen. Selecteer je bijvoorbeeld mobi als uitvoerformaat, dan krijg je ook weer extra opties voor die uitvoer bij MOBI-uitvoer. Zijn de instellingen goed, klik dan op OK. De enige voorwaarde om met Calibre e-books te converteren, is dat deze DRM-vrij zijn.

©PXimport

Calibre biedt uitgebreide opties om e-books te converteren.

Zoeken

Zijn de e-books voorzien van de juiste metadata, dan kun je die gegevens gebruiken om boeken te sorteren en te zoeken. De eerst methode is door op de titels boven de kolommen te klikken, dus op Titel, Auteur(s), Datum, Waardering en Label. De hele bibliotheek wordt dan gesorteerd op dat kenmerk. Maar je kunt ook zoeken op trefwoorden, delen van de titel of elk kenmerk van een e-book met behulp van de zoekbalk boven de bibliotheek.

Formuleer een zoekopdracht en klik op Zoek! En wil je geavanceerder zoeken, klik dan op het pictogram van de verrekijker links van de zoekbalk. Daarmee open je het venster Uitgebreid zoeken en kun je meerdere kenmerken samen gebruiken. Klik op OK om een zoekopdracht te starten. Bij Te gebruiken zoektype kun je bovendien de soort zoekopdracht kiezen, er is keuze uit drie. Contains wil zeggen dat de zoekterm overal in het metadata-veld mag voorkomen. Bij Equals moet de zoekterm exact gelijk zijn aan het hele metadata-item. En bij Regular expression mag de zoekterm overal gevonden worden en kun je de heel specifieke RegEx-syntaxis gebruiken.

©PXimport

Goede metagegevens helpen bij het succesvol zoeken in Calibre hoe groot de bibliotheek ook is.

Soms verwijderen

Gebruik Calibre als je virtuele boekenkast. Daar staan alle boeken en een deel staat op de e-reader. Als een boek uit is, kun je het in theorie weggooien, maar van de e-reader halen is vaak voldoende. Wil je toch boeken weggooien, dan kan dat natuurlijk. Selecteer het boek en klik op Verwijder boeken.

©PXimport

Boeken die je niet meer nodig hebt of nooit meer wilt herlezen, kun je eventueel verwijderen uit de bibliotheek.

Extra opties

Calibre heeft niet (zoals makers van software wel eens doen) een eenvoudige en een uitgebreidere interface. Toch kan de interface ook heel complexe dingen doen. Daarvoor hebben de makers een veel betere truc toegepast: rechts naast elke knop op de taakbalk zit ook een pijltje naar beneden. Klik je daarop, dan krijg je afgeleide functies van de knoppen op de taakbalk met meer mogelijkheden. Zo gaan achter de knop Boeken toevoegen, nog negen functies schuil waarmee je ook boeken kunt toevoegen maar met extra opties om boeken te sorteren of juist wel of niet toe te voegen. Een heel belangrijke subfunctie is altijd die waarbij je een actie in plaats van op één e-book op meerdere tegelijk toepast.

©PXimport

Achter elke knop op de taakbalk van Calibre gaan extra opties schuil.

Deelverzameling

Calibre kent ook virtuele bibliotheken. Een virtuele bibliotheek is een deel van de totale bibliotheek, bijvoorbeeld alle boeken van één auteur of alle boeken die de laatste dertig dagen zijn toegevoegd. De basis is dus een zoekopdracht, maar wanneer je een virtuele bibliotheek opent, toont Calibre tijdelijk ook alleen die boeken. Je kunt dan binnen die deelverzameling verder zoeken of selecteren. Om een virtuele bibliotheek te maken, klik je op Virtuele bibliotheek > Virtuele bibliotheek maken. Geef de virtuele bibliotheek een naam en creëer de bijbehorende zoekopdracht. Die laatste kun je zelf formuleren, maar om te beginnen kun je klikken op één van de items onderin het scherm: Auteurs, Labels, Uitgevers, Series, Opgeslagen zoekopdrachten. Bevestig met OK.

©PXimport

Met een virtuele bibliotheek kun je werken met een deel van de hele verzameling.

Handig in gebruik

Om later een virtuele bibliotheek te openen, klik je op Virtuele bibliotheek en selecteer deze onderaan het menu. Wil je een virtuele bibliotheek bewerken, selecteer die dan in het submenu Virtuele bibliotheek bewerken. En om een virtuele bibliotheek te verwijderen, selecteer je in het submenu Virtuele bibliotheek verwijderen. Handig is de optie Toon virtuele bibliotheken als tabs. De virtuele bibliotheken worden dan als tabbladen boven het overzicht van de bibliotheek getoond, klik op een tab en je opent die deelverzameling. Nu zie je ook goed dat wanneer je een virtuele bibliotheek opent, de tags in het linkerscherm zich aan de deelverzameling aanpassen.

©PXimport

Met de virtuele bibliotheken als tabs is het erg snel wisselen tussen de verschillende deelverzamelingen.

De OnePlus Watch 3 is een van de fijnste smartwatches die je in 2025 kunt kopen. Althans, als je een geschikte smartphone hebt. Zo ja, dan haal je met de Watch 3 een slim horloge in huis dat niet alleen veel functies biedt, maar ook dagen achter elkaar meegaat op een accubeurt. Lees er alles over in onze OnePlus Watch 3 review.

Fraai ontwerp

Met de Watch 3 brengt OnePlus een opvolger uit van de Watch 2, die ons vorig jaar goed beviel. Die had echter ook enkele verbeterpunten, en het is mooi om te zien dat OnePlus geluisterd heeft naar feedback. De Watch 3 voelt verfijnder aan. Dat begint bij het ontwerp.

De OnePlus Watch 3 voelt premium aan, heeft een mooi oledscherm dat scherp oogt en lekker fel kan, zodat je het scherm ook buiten goed kunt aflezen. OnePlus verkoopt het horloge in het groen (getest) en zwart. Het bandje is verwisselbaar. Op de rechterzijkant vind je een kroonwieltje om door de software te navigeren. Dat werkt prettig, maar je kunt natuurlijk ook op het scherm drukken.

©Rens Blom

Eronder zit een knop waaraan je een eigen snelle actie kunt koppelen, bijvoorbeeld het starten van een fitnesstraining, timer voor het eieren koken of Google Wallet. Google Wallet ja, want dankzij de ingebouwde NFC-chip kun je contactloos pinnen met het horloge. Houd de smartwatch bij een geschikt pinapparaat en klaar ben je. Handig!

Na drie weken met het horloge om de pols kunnen we over de buitenkant maar één nadeel aanstippen. De OnePlus Watch 3 is namelijk fors. Dat merk je niet als je een wat bredere pols hebt, maar om een smallere pols kan het horloge lomp aanvoelen. OnePlus heeft overigens gehint later dit jaar met een kleinere smartwatch te komen.

©Rens Blom

Werkt niet met een iPhone

Goed om te weten is dat de OnePlus Watch 3 alleen werkt in combinatie met een moderne Android-smartphone – van welk merk maakt niet uit. Maar met een iPhone heb je pech en moet je op zoek naar een andere smartwatch.

De OnePlus Watch 3 koppelen gaat via een smartphone-app en werkt soepel. In de app kun je ook kiezen uit allerlei wijzerplaten, instellingen aanpassen en uitgebreide gezondheidsstatistieken – verzameld door het horloge – bekijken.

©Rens Blom

Zo ziet de smartphone-app eruit.

Veel functies

Met de smartwatch kun je veel slimme functies gebruiken. Van onder meer het bijhouden van je stappen, slaap en hartslag tot specifieke monitoring van een sport die je uitoefent. De meeste verzamelde data is lekker nauwkeurig, maar soms zit de OnePlus Watch 3 er even naast. Stilstaan op hoge roltrappen ziet hij bijvoorbeeld regelmatig aan voor wandelen.

Omdat het horloge op Google's WearOS draait, kun je veel apps gebruiken. Van Spotify en Google Maps tot Google Agenda en WhatsApp: heel veel bekende apps werken prima om je pols. Je bepaalt zelf welke apps je op het horloge wilt gebruiken, en welke apps (geen) meldingen mogen sturen. Zo hebben wij socialmediadiensten en Gmail uitgezet, anders blijft het horloge bij wijze van spreken maar trillen.

©Rens Blom

Geweldige accuduur

Een groot pluspunt van de OnePlus Watch 3 ten opzichte van concurrerende smartwatches is zijn accuduur. Wij kunnen het horloge circa vijf volle dagen gebruiken voordat hij aan de oplader moet. Bij ons gebruik staat het scherm standaard uit, en activeert hij als we onze pols optillen om naar het scherm te kijken. Met het scherm altijd aan in een energiebesparende modus lever je anderhalf tot twee dagen accuduur in. Bij ons type gebruik rent de OnePlus Watch 3 – dankzij een extra processor en aangepaste software – rondjes om even dure smartwatches van onder meer Apple en Samsung. Die moeten we elke ochtend opladen. De OnePlus Watch 3 laadt overigens in vijf kwartier volledig op. Dat is lekker rap.

©Rens Blom

Wat helaas ook rap gaat, is de softwareondersteuning. OnePlus belooft maar twee jaar updates voor het horloge. Aangezien een smartwatch daarna in principe nog prima werkt en de Watch 3 niet goedkoop is, vinden we het updatebeleid te kort.

Conclusie: OnePlus Watch 3 kopen?

De OnePlus Watch 3 is een doordachte smartwatch die over het algemeen een erg prettige indruk achterlaat. Houd er rekening mee dat het horloge wel fors om je pols kan zijn, en niet werkt in combinatie met een iPhone. De adviesprijs van 349 euro is vrij hoog, maar naar onze mening gerechtvaardigd.

Ondanks de opkomst van sociale media blijven e-mails een populair communicatiemiddel, en het kan een uitdaging zijn om al die berichten efficiënt te beheren. Met enkele gerichte technieken kun je echter snel weer orde scheppen in de mailmassa. We richten ons op zowel de desktopversie van Outlook als Gmail.

De tips en technieken uit dit artikel draaien eigenlijk allemaal om ‘Inbox Zero’. Dit is een bekende strategie voor het minimaliseren van e-mailafleiding door je inbox (zo) leeg (mogelijk) te houden. Je doet dit door binnenkomende berichten snel, maar bij voorkeur op geplande momenten, te verwerken, zodat je overzicht behoudt en je aandacht kunt richten op belangrijkere taken.

Maar zelfs wanneer je je inbox alleen op vaste tijden controleert, kan dit nog steeds tijd kosten. Daarom richten we ons in dit artikel op functies en technieken in Outlook (classic) en Gmail die je helpen deze taak, zo niet volledig te automatiseren, dan toch aanzienlijk te optimaliseren.

Regels (Outlook)

Een van de beste technieken om je mailflow met minimale inspanning te verbeteren, is inkomende mails automatisch te sorteren, bijvoorbeeld door nieuwsbrieven naar een aparte map te verplaatsen of op een andere manier te markeren. Dit kan in Outlook met e-mailregels.

Een voorbeeld van zo’n regel is het automatisch doorsturen van specifieke mails naar een map, met een automatische reactie op basis van de inhoud of afzender. Ga naar Bestand en kies Regels en waarschuwingen beheren. Klik op Nieuwe regel maken en selecteer onder Beginnen met een lege regel de optie Regel toepassen op berichten die ik ontvang. Klik op Volgende om de voorwaarden in te stellen, waar je bijvoorbeeld afkomstig van personen of openbare groep of met specifieke tekst in het onderwerp kunt aanvinken. Klik in het onderste paneel op de onderstreepte tekst om afzenders of trefwoorden toe te voegen. Kies Volgende om acties te bepalen, zoals verplaats het bericht naar naam map en beantwoord het bericht met een specifieke sjabloon. Klik vervolgens op naam map en selecteer de gewenste map. Klik daarna op een specifieke sjabloon en kies een passend mailsjabloon. Heb je nog geen sjabloon, maak dan eerst een geschikte berichttekst aan, klik op Bestand / Opslaan als en kies Outlook-sjabloon (*.oft) in het uitklapmenu.

Klik vervolgens op Volgende, stel eventuele uitzonderingen in (bijvoorbeeld behalve als mijn naam in het vak CC voorkomt), geef je regel een naam en rond af met Voltooien.

Je kunt in Outlook uit veel voorwaarden kiezen voor je e-mailregels.

Filters (Gmail)

Ook Gmail biedt diverse voorwaarden bij het instellen van e-mailregels, hoewel deze minder krachtig en uitgebreid zijn dan in Outlook. We tonen je kort hoe je vanuit de browser in Gmail met zogeheten filters werkt. Klik op het tandwielpictogram en kies Alle instellingen bekijken. Ga naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen en selecteer Nieuw filter maken. Vul in het pop-upvenster de gewenste criteria in: bij Van kun je bijvoorbeeld specifieke afzenders opgeven, en bij Onderwerp en/of Met de woorden kun je trefwoorden invoeren. Bevestig met Filter maken en kies vervolgens acties voor de gefilterde e-mails. Zo kun je Het label toepassen aanvinken, een bestaand label kiezen of via Nieuw label een nieuw label aanmaken – dit werkt vergelijkbaar met een mailmap in Outlook. Sluit af met Filter maken.

Jammer genoeg kun je niet zomaar een automatische reactie instellen voor een specifiek filter. Gmail biedt namelijk alleen een algemene automatische antwoordoptie die geldt voor alle inkomende berichten, eventueel beperkt tot je contacten. Dit stel je in via het tandwielpictogram bij Alle instellingen bekijken, onderaan het tabblad Algemeen. Wil je toch een automatische reactie koppelen aan een specifiek filter, dan moet je Google Apps Script gebruiken met een tijdgestuurde trigger. Meer hierover kun je lezen in het artikel Van handmatig naar automatisch: scripts voor Gmail en Google Agenda.

Je kunt in Outlook uit heel wat voorwaarden kiezen voor je e-mailregels.

Zoekfilters (Outlook en Gmail)

Als je specifieke e-mailberichten zoekt, zoals ongelezen berichten of mails met bijlagen, biedt Outlook handige ingebouwde filteropties. Deze vind je op het tabblad Start in de sectie Zoeken bij E-mail filteren, met keuzes als Ongelezen, Met bijlagen of Belangrijk. Je kunt ook filters combineren; in het zoekveld bovenaan verschijnen dan de zoekfilters als urgentie:hoog of heeftbijlagen:waar. Bekijk hier een volledig overzicht van deze zoekfilters.

Gmail heeft ook een krachtige zoekfunctie met zoekoperatoren zoals label:<label>, from:<e-mailadres> of is:unread. Deze zoekopdrachten kun je direct intikken in de zoekbalk bovenaan, ook meerdere tegelijk. Op deze pagina vind je een mooie aanzet met voorbeelden. Je kunt deze zoekfilters bovendien invullen in hetzelfde dialoogvenster als bij Nieuw filter maken (zie boven), waarbij je deze keer klikt op Zoeken in plaats van op Filter maken.

Zoekfilters: gewoon selecteren of zelf aan de slag gaan met zoekoperatoren.

Zoekmappen (Outlook)

Gebruik je vaak dezelfde zoekopdrachten, dan kun je hier beter zoekmappen van maken. Deze virtuele mappen verzamelen automatisch e-mails op basis van je ingestelde criteria. Zoekmappen zijn dynamische verzamelmappen: ze slaan berichten niet opnieuw op, maar verwijzen naar alle berichten in je postvak die aan de criteria voldoen. Ze worden ook continu bijgewerkt, zodat nieuwe berichten die aan je criteria voldoen direct in de zoekmap verschijnen.

Een zoekmap maak je in Outlook door onderaan de mappenlijst met rechts te klikken op Zoekmappen en te kiezen voor Nieuwe zoekmap. Je kunt kiezen uit ongeveer 13 vooraf ingestelde zoekmappen, zoals Ongelezen e-mail, E-mail die rechtstreeks aan mij is verzonden, Oude e-mail, enzovoort. Onderaan vind je ook de optie Een aangepaste zoekmap maken. Klik dan op Kiezen en vervolgens op Voorwaarden om de zoekcriteria precies af te bakenen, op diverse tabbladen. Na bevestiging met OK verschijnt de zoekmap onder Zoekmappen onderaan de mappenlijst. Klik met rechts op zo’n zoekmap en kies Deze zoekmap aanpassen om de zoekcriteria te wijzigen.

Een zoekmap kan uit verschillende gecombineerde zoekcriteria zijn opgebouwd.

Labels (Gmail)

Gmail heeft geen echte zoekmappen, maar je kunt vergelijkbare functionaliteit bereiken door slimme filters en labels te combineren.

Stel dat je alle werkgerelateerde e-mails met bijlagen automatisch wilt organiseren. Begin dan met het aanmaken van een filter door iets als info@<bedrijf>.nl bij Van: in te vullen en Bevat bijlage aan te vinken. Bevestig met Filter maken, vink Het label toepassen aan, kies Nieuw label en geef dit bijvoorbeeld de naam WerkBijlagen. Na bevestiging worden alle e-mails die aan de ingestelde criteria voldoen automatisch onder dit label geplaatst. Een belangrijk verschil met Outlook-zoekmappen is dat Gmail-labels niet virtueel zijn; het zijn echte mappen waar de e-mails fysiek in terechtkomen.

Daarnaast kun je altijd nieuwe labels creëren door in het linkerpaneel op de +-knop bij Labels te klikken en een naam in te voeren. E-mails kun je ook altijd handmatig selecteren (door een vinkje te plaatsen) en deze vervolgens naar het gewenste label te verslepen.

Categorieën (Outlook)

In Outlook kun je ook orde scheppen in je berichten met categorieën. Selecteer een of meer berichten (houd Ctrl of Shift ingedrukt) en klik met rechts op je selectie. Kies vervolgens Categoriseren; standaard verschijnen dan zes kleurcategorieën, waarmee je een gekleurd blokje toevoegt aan de geselecteerde e-mails. De eerste keer dat je een vooraf ingestelde categorie selecteert, krijg je de optie om de Naam en Kleur aan te passen. Daarnaast kun je een Sneltoets (van Ctrl+F2 tot Ctrl+F12) toewijzen aan een categorie voor snellere toewijzing.

In het snelmenu kies je Alle categorieën om zelf categorieën te maken, zoals Dringend (rood), Minder dringend (geel of groen) of ProjectX, voor snelle toegang tot mails rond hetzelfde project. Met de pijlknop bovenaan de maillijst kun je berichten eenvoudig rangschikken op Categorie, maar je kunt ook zoekmappen creëren om berichten van dezelfde categorie automatisch samen te brengen.

Je kunt ook eigen categorieën (met een aparte kleur en sneltoets) maken in Outlook.

Vlaggen en herinneringen (Outlook)

Outlook biedt naast categorieën ook vlaggen aan, ideaal om e-mails op te volgen zonder ze uit het oog te verliezen.

Klik met de rechtermuisknop op een mail(selectie) en kies Opvolgen in het menu. Selecteer een optie zoals Vandaag, Morgen, Deze week, Volgende week of Geen datum, en er verschijnt een vlaggetje bij de mails. Outlook koppelt standaard een herinnering aan deze vlaggen, met een pop-upnotificatie en eventueel een geluidsmelding, meestal rond 17 uur aan het einde van de periode. In Bestand / Opties, in de sectie Geavanceerd, bij de rubriek Herinneringen, kun je deze meldingen verder instellen. Om zeker te zijn dat je geen herinneringen mist, kun je het best de vier beschikbare opties aanvinken. Via Bladeren kun je een wav-bestand voor meldingen selecteren (via deze website kun je eventueel eerst audio omzetten naar wav).

Als geen van de standaardperiodes bij Opvolgen voldoet, kies dan Aangepast (beschikbaar wanneer je slechts een bericht hebt geselecteerd) en stel zelf een Begindatum en Vervaldatum in, eventueel met een vinkje bij Herinnering. Ook hier is het mogelijk een zoekmap te creëren die nog op te volgen mails mooi samenbrengt: kies bij Nieuwe zoekmap de optie E-mail gevlagd voor opvolgen.

Kies ‘Aangepast’ om zelf het tijdstip voor opvolgen van een bericht te bepalen.

Opvolgen (Gmail)

Gmail biedt geen exacte vervanger voor de categorieën en opvolgfuncties met herinneringen, zoals in Outlook, maar met enkele slimme trucs kun je toch een vergelijkbare workflow creëren.

Labels dienen als alternatief voor categorieën. Je kunt een label een specifieke kleur geven door op de drie puntjes naast een label te klikken en Labelkleur en Aangepast kleur toevoegen te kiezen. Voor het uitstellen van berichten gebruik je het klokpictogram Snoozen rechts van de e-mail. Hiermee kun je een moment instellen waarop de e-mail weer zichtbaar wordt in je inbox: Later vandaag, Morgen, Volgende week of een eigen datum en tijd via Kies datum en tijd. Het bericht wordt dan tijdelijk verplaatst naar de map Gesnoozed en keert terug op het gekozen tijdstip. Voor een visuele melding schakel je meldingen in via het tandwielpictogram, waar je Alle instellingen bekijken selecteert. Op het tabblad Algemeen scrol je naar Desktopmeldingen en vink je Nieuwe e-mailmeldingen aan.

Wil je een specifieke herinnering koppelen, voeg dan de e-mail toe aan Google Taken. Klik met rechts op de mail, kies Toevoegen aan Tasks en stel in het deelvenster Taken een naam, datum en tijd in. Op het ingestelde moment stuurt Google Taken een melding voor deze taak.

Via een ‘taak’ kun je een herinnering koppelen aan een specifiek e-mailbericht.

Snelle stappen (Outlook)

In Outlook kun je ook taken die bijdragen aan ‘Inbox Zero’ verregaand automatiseren met behulp van Snelle stappen. Stel dat je aan een project werkt en regelmatig updates ontvangt die je in een specifieke map wilt opslaan en automatisch naar een collega wilt doorsturen. Open hiervoor het tabblad Start en klik op Snelle stappen. Kies Nieuwe snelle stap en selecteer Aangepast. In het dialoogvenster kies je de actie Naar map verplaatsen en selecteer je de gewenste map. Klik daarna op Actie toevoegen, selecteer Doorsturen en voer het gewenste e-mailadres in. Je kunt ook een Sneltoets aan deze snelle stap koppelen. Bevestig met Voltooien om de stap toe te voegen aan de lijst met Snelle stappen, zodat je deze eenvoudig kunt activeren met een druk op de knop of via de sneltoets.

In Gmail bestaat geen directe tegenhanger voor Snelle stappen, maar je kunt wel filters instellen, sneltoetsen inschakelen (via Alle instellingen bekijken, op het tabblad Algemeen bij Sneltoetsen aanzetten en Meer informatie), of Google Apps Script inzetten voor complexere automatiseringen.

Automatiseer bepaalde acties in Outlook met behulp van Snelle Stappen.

Archiveren (Outlook en Gmail)

Inbox Zero omvat ook het verwijderen van berichten die niet langer relevant zijn uit je Postvak IN. Dit kun je handmatig doen, maar er zijn functies die het proces deels automatiseren. Berichten kunnen linea recta naar Verwijderde items of Prullenbak worden verplaatst, maar een minder rigoureuze aanpak is archiveren.

In Outlook selecteer je een of meer berichten, klik je met rechts op de selectie en kies je Archiveren. Deze e-mails worden standaard naar de map Archief verplaatst, waar je ze later nog kunt raadplegen en doorzoeken.

In Gmail werkt archiveren vergelijkbaar: kies Archiveren in het contextmenu van geselecteerde berichten. De e-mails verdwijnen nu uit je inbox en worden opgeslagen in de map Alle e-mail (in het navigatievenster, mogelijk onder Meer). Als iemand reageert op een gearchiveerd bericht, verschijnt het bericht automatisch opnieuw in je inbox.

Archiveren: minder ingrijpend dan opschonen en naar de prullenbak verwijzen.