E-books kopen kan rechtstreeks vanaf een e-reader. Alleen, waarom zou je je laten beperken tot die ene winkel waar je e-reader jou naartoe probeert te lokken? Wij laten zien waar je nog meer e-books vandaan haalt en hoe je ze in een oogwenk naar een e-reader kopieert.

Er bestaan allerlei leuke webshops waar je op je gemak kunt rondsnuffelen in het assortiment digitale boeken. Winkelen gaat niet anders dan wanneer je op een willekeurige andere webshop een aankoop doet. Je plaatst iets in een winkelmandje en even later reken je af.

Alleen stopt er de volgende dag geen pakketbezorger voor de deur, maar kun je het e-book meteen binnenhalen na het afrekenen. Overigens hoef je boeken niet altijd te kopen. Er zijn namelijk ook websites met een ruim assortiment aan gratis e-books. Volledig legaal. Ook daar valt veel moois te halen. Na het downloaden hoef je de boeken alleen nog maar naar de e-reader over te zetten en dat werkt best eenvoudig.

©PXimport

Er bestaan allerlei webshops waar je talloze leuke e-books vindt.

Shoppen naar e-books

Boeken kopen kan allereerst gewoon via de website van bekende boekhandelaren. Zoals www.bol.com, www.ako.nl en www.bruna.nl. In zo'n webshop vind je altijd een afdeling die volledig is gevuld met e-books. Verder bestaan er allerlei grote en kleine websites die gespecialiseerd zijn in e-books, zoals www.ebook.nl.

Kijk op je gemak rond in zo'n webshop, plaats de gewenste digitale boeken in het winkelmandje en reken af. Afhankelijk van de winkel krijg je daarna een e-mail met een downloadlink of kun je de boeken meteen vanaf de website downloaden. Bij Bol.com bijvoorbeeld kun je zolang als je met jouw account op de website bent aangemeld bovenin op Mijn account / Mijn ebooks klikken. Daar zie je dan niet alleen de zojuist gekochte boeken, maar ook alle eerder aangeschafte e-books. Via een muisklik zijn ze eenvoudig te downloaden.

©PXimport

Via je Bol-account kun je e-books meteen na aanschaf en ook later nog downloaden.

Gratis e-books

Niet voor alle e-books hoeft te worden betaald. Er bestaan diverse websites waar je zomaar gratis boeken kunt downloaden. Soms zijn dat oudere werken waar de auteursrechten inmiddels van verlopen zijn, maar er zijn ook gloednieuwe boeken te vinden die (al dan niet tijdelijk) ter promotie worden aangeboden.

Verder kent ons land talrijke schrijvers die hun verhalen en informatieve boeken maar wat graag gratis beschikbaar stellen. Daar kun je je voordeel mee doen. Voorbeelden van dit soort websites zijn www.gratisepub.nl, www.gratispdf.nl en www.ebook.gratis-downloaden.nu. Project Gutenberg is een bijna onuitputtelijke bron van voornamelijk Engelstalige boeken. Hier vind je studieboeken. Lenen van e-books kan bij je eigen bibliotheek of via het landelijke bibliotheek-aanbod op www.bibliotheek.nl. Ook zonder lidmaatschap is daar een aantal boeken verkrijgbaar.

©PXimport

Vergeet niet bij je eigen bibliotheek (fysiek of website) en in het landelijke aanbod te kijken.

©PXimport

Voor boeken hoef je niet altijd te betalen.

Boeken met kopieerbeveiliging

Behalve betaalde en gratis boeken, is er nog een belangrijk onderscheid te maken. Want naast onbeveiligde boeken bestaan er ook nog beveiligde boeken. Met name bij de betaalde e-books kun je er gerust van uitgaan dat er vaak een beveiliging opzit. Er bestaan grofweg twee soorten beveiligingen.

Allereerst is dat Adobe DRM (Digital Rights Management). Boeken met deze kopieerbeveiliging kun je niet zomaar naar je e-reader kopiëren en gaan lezen. De tweede soort beveiliging bestaat uit een digitaal watermerk. In dat geval wordt bijvoorbeeld je naam zichtbaar en onzichtbaar in het boek verwerkt. Als het boek gaat rondzwerven, is zo direct bekend waar het vandaan komt. Dit type beveiliging wordt daarom ook wel Social DRM genoemd.

©PXimport

Een met Adobe DRM beveiligd boek is niet zomaar te lezen.

In webshops staat altijd vermeld welk type beveiliging bij een e-book is toegepast, of dat het een onbeveiligd boek betreft. Onbeveiligde boeken en die met een watermerk kun je zonder extra maatregelen zo naar je e-reader kopiëren. Zit er echter Adobe DRM op een e-book, dan heb je een extra programma nodig waarmee je aantoont dat jij de boeken gekocht hebt.

©PXimport

Webshops vermelden altijd het soort beveiliging.

Adobe DRM

Koop je een boek dat beveiligd is met Adobe DRM, dan is het niet een kwestie van downloaden en het e-boek naar je e-reader kopiëren, om vervolgens heerlijk aan het lezen te slaan. Nee, voor dit type beveiliging moet dat op een specifieke manier gebeuren. Het gaat namelijk om een kopieerbeveiliging. Dus om te voorkomen dat het door jouw gekochte e-boek zich 'zomaar' verspreidt, moet je eerst aantonen dat het boek van jou is.

Dit betekent dat voor je een beveiligd boek naar een e-reader kunt overzetten, je eerst een aantal stappen moet doorlopen (zie paragraaf 'Adobe Digital Editions'). Het hoeft gelukkig maar één keer gedaan te worden, maar het is wel echt nodig. Doe het daarom meteen, om te voorkomen dat jij je zelf gekochte boeken niet kunt lezen. Bij onbeveiligde boeken speelt dit uiteraard niet. Dan is het een kwestie van downloaden, naar de e-reader kopiëren en lezen maar. Er zijn methodes om DRM van een e-book te verwijderen, maar ondanks dat je een e-book bezit is het illegaal om dit te verwijderen.

Adobe Digital Editions

Voordat je voor het eerst een met Adobe DRM beveiligd e-book naar jouw e-reader probeert te kopiëren, is het noodzakelijk om een extra programma op de computer te installeren. Dit programma heet Adobe Digital Editions, is geheel gratis en beschikbaar voor zowel Windows als Mac. Je kunt het programma meteen als een digitale boekenkast gebruiken om al je e-books te beheren.

Zodra je het programma hebt geïnstalleerd, komt elk boek dat je download, voortaan automatisch in Adobe Digital Editions (vanaf nu ADE genoemd) terecht. Met hetzelfde programma zet je ze over naar je e-reader. Wil je dit niet, dan kun je dit uitschakelen, maar moet je elk beveiligd boek handmatig aan ADE toevoegen.

©PXimport

Standaard openen alle e-books automatisch in Adobe Digital Editions.

Computer autoriseren

Zodra je ADE met de standaardinstellingen hebt geïnstalleerd, moet zowel jouw computer als de e-reader eenmalig geautoriseerd worden. We beginnen met de pc. Hier heb je een Adobe ID voor nodig. Dat is een gratis account dat je bij Adobe aanmaakt en waarmee je de e-books onder jouw eigen naam registreert.

Als je nog geen Adobe ID hebt, kunt je die eenvoudig vanuit het programma aanmaken. Start ADE dus op en ga naar Help / Computer autoriseren. Controleer dat eBook-leverancier op Adobe ID staat, vul jouw Adobe ID en het wachtwoord in en klik op Autoriseren. Heb je nog geen Adobe ID, klik dan eerst op de link Adobe-id maken en volg de instructies. Zodra dit is gebeurd, kun je met een browser naar jouw favoriete webwinkel gaan en leuke e-books kopen.

©PXimport

Eenmalig moet je de computer autoriseren in Adobe Digital Editions.

Epub en acsm

Zodra je nu een boek downloadt, start Adobe Digital Editions vanzelf op. Schotelt de browser je een keuze voor tussen Openen en Opslaan, kies dan voor Openen. Krijg je die keuze niet en start ADE ook niet op, sla het boek dan gewoon op in een map. Start ADE daarna zelf op en voeg het boek handmatig toe via Bestand / Toevoegen aan bibliotheek. E-books hebben normaalgesproken .epub als achtervoegsel, maar bij met Adobe DRM beveiligde boeken zie je bestanden die eindigen op .acsm. Die kun je dus gewoon openen in ADE.

Verder hebben e-books vaak geen herkenbare namen, maar bestaan ze uit een reeks cijfers, letters en streepjes. Geen nood, eenmaal toegevoegd aan ADE verschijnt vanzelf de juiste boek- en schrijversnaam. Ook onbeveiligde boeken kun je gerust aan ADE toevoegen. Het is immers een grote digitale boekenkast en dan heb je alles netjes bij elkaar staan.

©PXimport

Kies Openen om een e-book meteen in Adobe Digital Editions te laden.

Bestandsformaten

E-books bestaan in diverse formaten. Het meest bekend zijn boeken met .pdf als achtervoegsel. Het voordeel van pdf-bestanden is dat de opmaak volledig bepaald is door de uitgever. Het boek ziet er altijd precies uit zoals bedoeld. Dat is meteen ook het nadeel. De pagina-indeling ligt vast, of je het boek op een computerscherm, e-reader, tablet of smartphone leest. De lay-out past zich niet aan de schermgrootte aan. Deze boeken lees je daarom het makkelijkst op een groot scherm.

Is er voor het epub-formaat gekozen, dan passen de pagina's zich wel automatisch aan. Ook als je zelf voor een groter of kleiner lettertype kiest. Dat leest erg fijn op tablets, smartphones en e-readers. Nadeel is dat de boeken niet zo mooi opgemaakt kunnen worden als pdf-bestanden. Dan bestaan er nog mobi-bestanden. Voornamelijk Engelstalige boeken van Amazon bedoeld voor de Kindle.

Overzetten naar de e-reader

Nu de computer is geautoriseerd en de boeken aan ADE zijn toegevoegd, is het tijd om je aankopen over te zetten naar de e-reader. Sluit hem met een usb-kabel op de computer aan en start ADE als deze niet al draait. Je e-reader moet nu vanzelf herkend worden en je krijgt de vraag of deze geautoriseerd moet worden. Zodra dit gebeurd is, verschijnt de e-reader onder het kopje Apparaten.

Vervolgens kun je de boeken naar de e-reader slepen. Niet alle e-readers worden trouwens door ADE herkend. Hier vind je alle ondersteunde apparaten. Staat jouw e-reader niet op de lijst, dan heb je de door de leverancier meegeleverde software nodig om beveiligde boeken naar de e-reader te kopiëren. Volg in dat geval de instructies (handleiding) van de e-reader.

©PXimport

Soms is de software van de leverancier nodig voor een e-reader.

Calibre

Onbeveiligde boeken kun je gewoon naar een e-reader kopiëren zonder dat daar Adobe Digital Editions voor nodig is, laat staan het autoriseren van de computer en de e-reader. In het eenvoudigste geval kun je de e-books zelfs gewoon rechtstreeks vanuit een map naar de e-reader slepen met bijvoorbeeld Windows Verkenner.

Een nettere methode is door het gratis programma Calibre te gebruiken. Net als ADE is dit een digitale boekenplank. Alleen ditmaal eentje waarmee je onbeveiligde boeken beheert. Dat is met name handig als je nooit boeken koopt die met Adobe DRM zijn beveiligd. Dan is ADE niet langer nodig en twee beheerprogramma's gebruiken is dan wat te ingewikkeld.

Lezen op een iPad of iPhone

Een e-reader heeft een scherm dat geoptimaliseerd is voor het lezen van (tekst)boeken. Maar aangezien we nagenoeg allemaal ook een tablet en een smartphone hebben, wordt ook daar veel op gelezen. Een e-book kan met een dienst als Dropbox eenvoudig naar zo'n mobiele apparaat worden overgezet.

Op een iPad of iPhone is het daarna een kwestie van het boek (in de Dropbox-app) selecteren, kiezen voor Open in / Open in iBooks en het boek kan gelezen worden met de gratis app iBooks van Apple. Dit werkt alleen met boeken zonder Adobe DRM. Om ook die te kunnen lezen biedt de gratis app Bluefire Reader uitkomst. Hiermee kun je een e-book zelfs rechtstreeks vanaf de webshop inladen. Op bijvoorbeeld Bol.com ga je weer naar je account toe en zodra je op de download-knop van een gekocht boek tikt, krijg je vanzelf de optie Open met Bluefire te zien.

©PXimport

Via Open in / Open in iBooks open je een e-book op een iPad of iPhone.

Boeken toevoegen aan Calibre

Tijdens het installeren van Calibre kun je aangeven welke e-reader je gebruikt. Vervolgens kun je de boeken rechtstreeks vanuit het programma naar de e-reader kopiëren. Boeken toevoegen aan de digitale boekenplank van Calibre doe je via Boeken toevoegen links bovenin. Vervolgens selecteer je één of meerdere boeken. Klik je op het pijltje achter Boeken toevoegen dan zie je nog meer opties.

Zo kun je onder meer hele mappen met e-books tegelijk aan het programma toevoegen. Handig als je een grote boekencollectie hebt. Is de e-reader met een kabel aan de computer gekoppeld, dan kan via Apparaat rechts bovenin ook daar de inhoud van bekeken worden. Met Bibliotheek spring je weer terug naar de boekenplank van Calibre. Om boeken naar de e-reader te kopiëren, maak je eerst een selectie en klik je vervolgens op Naar apparaat sturen.

©PXimport

Calibre is een digitale bibliotheek voor je boeken.

Lezen met een Android-apparaat

Ook op een Android-apparaat zijn e-books prima te lezen. Het overzetten gaat veel eenvoudiger dan met een Apple-apparaat, omdat dit een open platform is. Uiteraard mag je ook nu weer Dropbox gebruiken om een e-book draadloos over te zetten. Je kunt het boek daarna in een map op de tablet of smartphone zetten, om het vervolgens met een geschikte app weer op te pikken.

Daarnaast kan overzetten via een usb-kabel en meestal ook via een microSD-kaartje. De app Bluefire Reader die wij daarnet bespraken voor de iPad en de iPhone, is ook beschikbaar voor Android. Naast onbeveiligde boeken, kun je er dus ook met Adobe DRM beveiligde e-books op een mobiel Android-apparaat mee lezen. Uiteraard moet je je wel eerst even in de app aanmelden met een Adobe ID. Ook de handige app Aldiko Book Reader kan zowel beveiligde en onbeveiligde e-books aan.

De OnePlus Watch 3 is een van de fijnste smartwatches die je in 2025 kunt kopen. Althans, als je een geschikte smartphone hebt. Zo ja, dan haal je met de Watch 3 een slim horloge in huis dat niet alleen veel functies biedt, maar ook dagen achter elkaar meegaat op een accubeurt. Lees er alles over in onze OnePlus Watch 3 review.

Fraai ontwerp

Met de Watch 3 brengt OnePlus een opvolger uit van de Watch 2, die ons vorig jaar goed beviel. Die had echter ook enkele verbeterpunten, en het is mooi om te zien dat OnePlus geluisterd heeft naar feedback. De Watch 3 voelt verfijnder aan. Dat begint bij het ontwerp.

De OnePlus Watch 3 voelt premium aan, heeft een mooi oledscherm dat scherp oogt en lekker fel kan, zodat je het scherm ook buiten goed kunt aflezen. OnePlus verkoopt het horloge in het groen (getest) en zwart. Het bandje is verwisselbaar. Op de rechterzijkant vind je een kroonwieltje om door de software te navigeren. Dat werkt prettig, maar je kunt natuurlijk ook op het scherm drukken.

©Rens Blom

Eronder zit een knop waaraan je een eigen snelle actie kunt koppelen, bijvoorbeeld het starten van een fitnesstraining, timer voor het eieren koken of Google Wallet. Google Wallet ja, want dankzij de ingebouwde NFC-chip kun je contactloos pinnen met het horloge. Houd de smartwatch bij een geschikt pinapparaat en klaar ben je. Handig!

Na drie weken met het horloge om de pols kunnen we over de buitenkant maar één nadeel aanstippen. De OnePlus Watch 3 is namelijk fors. Dat merk je niet als je een wat bredere pols hebt, maar om een smallere pols kan het horloge lomp aanvoelen. OnePlus heeft overigens gehint later dit jaar met een kleinere smartwatch te komen.

©Rens Blom

Werkt niet met een iPhone

Goed om te weten is dat de OnePlus Watch 3 alleen werkt in combinatie met een moderne Android-smartphone – van welk merk maakt niet uit. Maar met een iPhone heb je pech en moet je op zoek naar een andere smartwatch.

De OnePlus Watch 3 koppelen gaat via een smartphone-app en werkt soepel. In de app kun je ook kiezen uit allerlei wijzerplaten, instellingen aanpassen en uitgebreide gezondheidsstatistieken – verzameld door het horloge – bekijken.

©Rens Blom

Zo ziet de smartphone-app eruit.

Veel functies

Met de smartwatch kun je veel slimme functies gebruiken. Van onder meer het bijhouden van je stappen, slaap en hartslag tot specifieke monitoring van een sport die je uitoefent. De meeste verzamelde data is lekker nauwkeurig, maar soms zit de OnePlus Watch 3 er even naast. Stilstaan op hoge roltrappen ziet hij bijvoorbeeld regelmatig aan voor wandelen.

Omdat het horloge op Google's WearOS draait, kun je veel apps gebruiken. Van Spotify en Google Maps tot Google Agenda en WhatsApp: heel veel bekende apps werken prima om je pols. Je bepaalt zelf welke apps je op het horloge wilt gebruiken, en welke apps (geen) meldingen mogen sturen. Zo hebben wij socialmediadiensten en Gmail uitgezet, anders blijft het horloge bij wijze van spreken maar trillen.

©Rens Blom

Geweldige accuduur

Een groot pluspunt van de OnePlus Watch 3 ten opzichte van concurrerende smartwatches is zijn accuduur. Wij kunnen het horloge circa vijf volle dagen gebruiken voordat hij aan de oplader moet. Bij ons gebruik staat het scherm standaard uit, en activeert hij als we onze pols optillen om naar het scherm te kijken. Met het scherm altijd aan in een energiebesparende modus lever je anderhalf tot twee dagen accuduur in. Bij ons type gebruik rent de OnePlus Watch 3 – dankzij een extra processor en aangepaste software – rondjes om even dure smartwatches van onder meer Apple en Samsung. Die moeten we elke ochtend opladen. De OnePlus Watch 3 laadt overigens in vijf kwartier volledig op. Dat is lekker rap.

©Rens Blom

Wat helaas ook rap gaat, is de softwareondersteuning. OnePlus belooft maar twee jaar updates voor het horloge. Aangezien een smartwatch daarna in principe nog prima werkt en de Watch 3 niet goedkoop is, vinden we het updatebeleid te kort.

Conclusie: OnePlus Watch 3 kopen?

De OnePlus Watch 3 is een doordachte smartwatch die over het algemeen een erg prettige indruk achterlaat. Houd er rekening mee dat het horloge wel fors om je pols kan zijn, en niet werkt in combinatie met een iPhone. De adviesprijs van 349 euro is vrij hoog, maar naar onze mening gerechtvaardigd.

Ondanks de opkomst van sociale media blijven e-mails een populair communicatiemiddel, en het kan een uitdaging zijn om al die berichten efficiënt te beheren. Met enkele gerichte technieken kun je echter snel weer orde scheppen in de mailmassa. We richten ons op zowel de desktopversie van Outlook als Gmail.

De tips en technieken uit dit artikel draaien eigenlijk allemaal om ‘Inbox Zero’. Dit is een bekende strategie voor het minimaliseren van e-mailafleiding door je inbox (zo) leeg (mogelijk) te houden. Je doet dit door binnenkomende berichten snel, maar bij voorkeur op geplande momenten, te verwerken, zodat je overzicht behoudt en je aandacht kunt richten op belangrijkere taken.

Maar zelfs wanneer je je inbox alleen op vaste tijden controleert, kan dit nog steeds tijd kosten. Daarom richten we ons in dit artikel op functies en technieken in Outlook (classic) en Gmail die je helpen deze taak, zo niet volledig te automatiseren, dan toch aanzienlijk te optimaliseren.

Regels (Outlook)

Een van de beste technieken om je mailflow met minimale inspanning te verbeteren, is inkomende mails automatisch te sorteren, bijvoorbeeld door nieuwsbrieven naar een aparte map te verplaatsen of op een andere manier te markeren. Dit kan in Outlook met e-mailregels.

Een voorbeeld van zo’n regel is het automatisch doorsturen van specifieke mails naar een map, met een automatische reactie op basis van de inhoud of afzender. Ga naar Bestand en kies Regels en waarschuwingen beheren. Klik op Nieuwe regel maken en selecteer onder Beginnen met een lege regel de optie Regel toepassen op berichten die ik ontvang. Klik op Volgende om de voorwaarden in te stellen, waar je bijvoorbeeld afkomstig van personen of openbare groep of met specifieke tekst in het onderwerp kunt aanvinken. Klik in het onderste paneel op de onderstreepte tekst om afzenders of trefwoorden toe te voegen. Kies Volgende om acties te bepalen, zoals verplaats het bericht naar naam map en beantwoord het bericht met een specifieke sjabloon. Klik vervolgens op naam map en selecteer de gewenste map. Klik daarna op een specifieke sjabloon en kies een passend mailsjabloon. Heb je nog geen sjabloon, maak dan eerst een geschikte berichttekst aan, klik op Bestand / Opslaan als en kies Outlook-sjabloon (*.oft) in het uitklapmenu.

Klik vervolgens op Volgende, stel eventuele uitzonderingen in (bijvoorbeeld behalve als mijn naam in het vak CC voorkomt), geef je regel een naam en rond af met Voltooien.

Je kunt in Outlook uit veel voorwaarden kiezen voor je e-mailregels.

Filters (Gmail)

Ook Gmail biedt diverse voorwaarden bij het instellen van e-mailregels, hoewel deze minder krachtig en uitgebreid zijn dan in Outlook. We tonen je kort hoe je vanuit de browser in Gmail met zogeheten filters werkt. Klik op het tandwielpictogram en kies Alle instellingen bekijken. Ga naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen en selecteer Nieuw filter maken. Vul in het pop-upvenster de gewenste criteria in: bij Van kun je bijvoorbeeld specifieke afzenders opgeven, en bij Onderwerp en/of Met de woorden kun je trefwoorden invoeren. Bevestig met Filter maken en kies vervolgens acties voor de gefilterde e-mails. Zo kun je Het label toepassen aanvinken, een bestaand label kiezen of via Nieuw label een nieuw label aanmaken – dit werkt vergelijkbaar met een mailmap in Outlook. Sluit af met Filter maken.

Jammer genoeg kun je niet zomaar een automatische reactie instellen voor een specifiek filter. Gmail biedt namelijk alleen een algemene automatische antwoordoptie die geldt voor alle inkomende berichten, eventueel beperkt tot je contacten. Dit stel je in via het tandwielpictogram bij Alle instellingen bekijken, onderaan het tabblad Algemeen. Wil je toch een automatische reactie koppelen aan een specifiek filter, dan moet je Google Apps Script gebruiken met een tijdgestuurde trigger. Meer hierover kun je lezen in het artikel Van handmatig naar automatisch: scripts voor Gmail en Google Agenda.

Je kunt in Outlook uit heel wat voorwaarden kiezen voor je e-mailregels.

Zoekfilters (Outlook en Gmail)

Als je specifieke e-mailberichten zoekt, zoals ongelezen berichten of mails met bijlagen, biedt Outlook handige ingebouwde filteropties. Deze vind je op het tabblad Start in de sectie Zoeken bij E-mail filteren, met keuzes als Ongelezen, Met bijlagen of Belangrijk. Je kunt ook filters combineren; in het zoekveld bovenaan verschijnen dan de zoekfilters als urgentie:hoog of heeftbijlagen:waar. Bekijk hier een volledig overzicht van deze zoekfilters.

Gmail heeft ook een krachtige zoekfunctie met zoekoperatoren zoals label:<label>, from:<e-mailadres> of is:unread. Deze zoekopdrachten kun je direct intikken in de zoekbalk bovenaan, ook meerdere tegelijk. Op deze pagina vind je een mooie aanzet met voorbeelden. Je kunt deze zoekfilters bovendien invullen in hetzelfde dialoogvenster als bij Nieuw filter maken (zie boven), waarbij je deze keer klikt op Zoeken in plaats van op Filter maken.

Zoekfilters: gewoon selecteren of zelf aan de slag gaan met zoekoperatoren.

Zoekmappen (Outlook)

Gebruik je vaak dezelfde zoekopdrachten, dan kun je hier beter zoekmappen van maken. Deze virtuele mappen verzamelen automatisch e-mails op basis van je ingestelde criteria. Zoekmappen zijn dynamische verzamelmappen: ze slaan berichten niet opnieuw op, maar verwijzen naar alle berichten in je postvak die aan de criteria voldoen. Ze worden ook continu bijgewerkt, zodat nieuwe berichten die aan je criteria voldoen direct in de zoekmap verschijnen.

Een zoekmap maak je in Outlook door onderaan de mappenlijst met rechts te klikken op Zoekmappen en te kiezen voor Nieuwe zoekmap. Je kunt kiezen uit ongeveer 13 vooraf ingestelde zoekmappen, zoals Ongelezen e-mail, E-mail die rechtstreeks aan mij is verzonden, Oude e-mail, enzovoort. Onderaan vind je ook de optie Een aangepaste zoekmap maken. Klik dan op Kiezen en vervolgens op Voorwaarden om de zoekcriteria precies af te bakenen, op diverse tabbladen. Na bevestiging met OK verschijnt de zoekmap onder Zoekmappen onderaan de mappenlijst. Klik met rechts op zo’n zoekmap en kies Deze zoekmap aanpassen om de zoekcriteria te wijzigen.

Een zoekmap kan uit verschillende gecombineerde zoekcriteria zijn opgebouwd.

Labels (Gmail)

Gmail heeft geen echte zoekmappen, maar je kunt vergelijkbare functionaliteit bereiken door slimme filters en labels te combineren.

Stel dat je alle werkgerelateerde e-mails met bijlagen automatisch wilt organiseren. Begin dan met het aanmaken van een filter door iets als info@<bedrijf>.nl bij Van: in te vullen en Bevat bijlage aan te vinken. Bevestig met Filter maken, vink Het label toepassen aan, kies Nieuw label en geef dit bijvoorbeeld de naam WerkBijlagen. Na bevestiging worden alle e-mails die aan de ingestelde criteria voldoen automatisch onder dit label geplaatst. Een belangrijk verschil met Outlook-zoekmappen is dat Gmail-labels niet virtueel zijn; het zijn echte mappen waar de e-mails fysiek in terechtkomen.

Daarnaast kun je altijd nieuwe labels creëren door in het linkerpaneel op de +-knop bij Labels te klikken en een naam in te voeren. E-mails kun je ook altijd handmatig selecteren (door een vinkje te plaatsen) en deze vervolgens naar het gewenste label te verslepen.

Categorieën (Outlook)

In Outlook kun je ook orde scheppen in je berichten met categorieën. Selecteer een of meer berichten (houd Ctrl of Shift ingedrukt) en klik met rechts op je selectie. Kies vervolgens Categoriseren; standaard verschijnen dan zes kleurcategorieën, waarmee je een gekleurd blokje toevoegt aan de geselecteerde e-mails. De eerste keer dat je een vooraf ingestelde categorie selecteert, krijg je de optie om de Naam en Kleur aan te passen. Daarnaast kun je een Sneltoets (van Ctrl+F2 tot Ctrl+F12) toewijzen aan een categorie voor snellere toewijzing.

In het snelmenu kies je Alle categorieën om zelf categorieën te maken, zoals Dringend (rood), Minder dringend (geel of groen) of ProjectX, voor snelle toegang tot mails rond hetzelfde project. Met de pijlknop bovenaan de maillijst kun je berichten eenvoudig rangschikken op Categorie, maar je kunt ook zoekmappen creëren om berichten van dezelfde categorie automatisch samen te brengen.

Je kunt ook eigen categorieën (met een aparte kleur en sneltoets) maken in Outlook.

Vlaggen en herinneringen (Outlook)

Outlook biedt naast categorieën ook vlaggen aan, ideaal om e-mails op te volgen zonder ze uit het oog te verliezen.

Klik met de rechtermuisknop op een mail(selectie) en kies Opvolgen in het menu. Selecteer een optie zoals Vandaag, Morgen, Deze week, Volgende week of Geen datum, en er verschijnt een vlaggetje bij de mails. Outlook koppelt standaard een herinnering aan deze vlaggen, met een pop-upnotificatie en eventueel een geluidsmelding, meestal rond 17 uur aan het einde van de periode. In Bestand / Opties, in de sectie Geavanceerd, bij de rubriek Herinneringen, kun je deze meldingen verder instellen. Om zeker te zijn dat je geen herinneringen mist, kun je het best de vier beschikbare opties aanvinken. Via Bladeren kun je een wav-bestand voor meldingen selecteren (via deze website kun je eventueel eerst audio omzetten naar wav).

Als geen van de standaardperiodes bij Opvolgen voldoet, kies dan Aangepast (beschikbaar wanneer je slechts een bericht hebt geselecteerd) en stel zelf een Begindatum en Vervaldatum in, eventueel met een vinkje bij Herinnering. Ook hier is het mogelijk een zoekmap te creëren die nog op te volgen mails mooi samenbrengt: kies bij Nieuwe zoekmap de optie E-mail gevlagd voor opvolgen.

Kies ‘Aangepast’ om zelf het tijdstip voor opvolgen van een bericht te bepalen.

Opvolgen (Gmail)

Gmail biedt geen exacte vervanger voor de categorieën en opvolgfuncties met herinneringen, zoals in Outlook, maar met enkele slimme trucs kun je toch een vergelijkbare workflow creëren.

Labels dienen als alternatief voor categorieën. Je kunt een label een specifieke kleur geven door op de drie puntjes naast een label te klikken en Labelkleur en Aangepast kleur toevoegen te kiezen. Voor het uitstellen van berichten gebruik je het klokpictogram Snoozen rechts van de e-mail. Hiermee kun je een moment instellen waarop de e-mail weer zichtbaar wordt in je inbox: Later vandaag, Morgen, Volgende week of een eigen datum en tijd via Kies datum en tijd. Het bericht wordt dan tijdelijk verplaatst naar de map Gesnoozed en keert terug op het gekozen tijdstip. Voor een visuele melding schakel je meldingen in via het tandwielpictogram, waar je Alle instellingen bekijken selecteert. Op het tabblad Algemeen scrol je naar Desktopmeldingen en vink je Nieuwe e-mailmeldingen aan.

Wil je een specifieke herinnering koppelen, voeg dan de e-mail toe aan Google Taken. Klik met rechts op de mail, kies Toevoegen aan Tasks en stel in het deelvenster Taken een naam, datum en tijd in. Op het ingestelde moment stuurt Google Taken een melding voor deze taak.

Via een ‘taak’ kun je een herinnering koppelen aan een specifiek e-mailbericht.

Snelle stappen (Outlook)

In Outlook kun je ook taken die bijdragen aan ‘Inbox Zero’ verregaand automatiseren met behulp van Snelle stappen. Stel dat je aan een project werkt en regelmatig updates ontvangt die je in een specifieke map wilt opslaan en automatisch naar een collega wilt doorsturen. Open hiervoor het tabblad Start en klik op Snelle stappen. Kies Nieuwe snelle stap en selecteer Aangepast. In het dialoogvenster kies je de actie Naar map verplaatsen en selecteer je de gewenste map. Klik daarna op Actie toevoegen, selecteer Doorsturen en voer het gewenste e-mailadres in. Je kunt ook een Sneltoets aan deze snelle stap koppelen. Bevestig met Voltooien om de stap toe te voegen aan de lijst met Snelle stappen, zodat je deze eenvoudig kunt activeren met een druk op de knop of via de sneltoets.

In Gmail bestaat geen directe tegenhanger voor Snelle stappen, maar je kunt wel filters instellen, sneltoetsen inschakelen (via Alle instellingen bekijken, op het tabblad Algemeen bij Sneltoetsen aanzetten en Meer informatie), of Google Apps Script inzetten voor complexere automatiseringen.

Automatiseer bepaalde acties in Outlook met behulp van Snelle Stappen.

Archiveren (Outlook en Gmail)

Inbox Zero omvat ook het verwijderen van berichten die niet langer relevant zijn uit je Postvak IN. Dit kun je handmatig doen, maar er zijn functies die het proces deels automatiseren. Berichten kunnen linea recta naar Verwijderde items of Prullenbak worden verplaatst, maar een minder rigoureuze aanpak is archiveren.

In Outlook selecteer je een of meer berichten, klik je met rechts op de selectie en kies je Archiveren. Deze e-mails worden standaard naar de map Archief verplaatst, waar je ze later nog kunt raadplegen en doorzoeken.

In Gmail werkt archiveren vergelijkbaar: kies Archiveren in het contextmenu van geselecteerde berichten. De e-mails verdwijnen nu uit je inbox en worden opgeslagen in de map Alle e-mail (in het navigatievenster, mogelijk onder Meer). Als iemand reageert op een gearchiveerd bericht, verschijnt het bericht automatisch opnieuw in je inbox.

Archiveren: minder ingrijpend dan opschonen en naar de prullenbak verwijzen.