Vertikt je computer om op te starten? Of wil je van een pc waarvan het systeem om zeep is, alsnog je persoonlijke gegevens halen? De redding komt van een opstartbare usb-stick met noodsoftware: Paragon Rescue Kit. Zorg dat je die oplossing op voorhand maakt.

Tip 01: Installatie

Onze redder is hier te vinden. Hier wacht een stevige download van maar liefst 299 MB. Open het bestand rk14_free.exe en laat de installer zijn ding doen. Het is de bedoeling dat je de herstelsoftware vanaf een extern opstartbaar medium laat werken, met het interne systeem van de pc hoef je geen rekening meer te houden. Dat externe medium moet opstartbaar zijn. Het kan gaan om een dvd, een externe harde schijf of een usb-stick. In dit artikel gebruiken we een klein usb-stickje van 2 GB, groot genoeg om de Paragon-software en een besturingssysteem te bevatten. Lees ook: 11 tips voor snelle en simpele back-ups.

©PXimport

Tip 01 De software is gratis voor persoonlijk gebruik.

Hulp van buitenaf

Een gouden regel wanneer je verloren bestanden wilt herstellen, is dat je zeker niet begint met een nieuwe installatie van een besturingssysteem. Probeer beter ook geen herstelsoftware op de weigerende pc te plaatsen. Installeer het liefst zo weinig mogelijk, want de kans is reëel dat je hierbij de oude (onzichtbare) gegevens overschrijft. Benader het probleem bij voorkeur met herstelsoftware vanaf een externe gegevensdrager zoals een usb-stick, een dvd of een externe harde schijf.

Tip 02: Herstelmedium

Stop de usb-stick in de machine en open Paragon Rescue Kit 14 Free. Op die manier kom je meteen in de module om een herstelmedium te bouwen, namelijk de Recovery Media Builder. In het openingsscherm staan twee grote knoppen om een opstartbaar herstelmedium te maken: één voor een x86-systeem en één voor een x64-systeem (oftewel een 32- en een 64bit-systeem). Daarnaast is er nog een knop om de handleiding te openen en een knop om te registreren. De software is gratis, maar als je niet meteen registreert, moet je dat straks alsnog doen.

©PXimport

Tip 02 Is de pc een 32bit-systeem (ook wel x86 genoemd) of een 64bit-computer?

Tip 03: Registreren

In het volgende scherm lijkt het alsof je slechts twee keuzemogelijkheden hebt en dat is niet helemaal waar. In Advanced mode kun je het netwerk wijzigen en in Use ADK/WAIK word je naar een Windows-download van meer dan 5 GB geleid. In de meeste gevallen heb je geen van beide opties nodig. Volg de kleine aanwijzing links onderaan: To continue, click Next. Dat doen we. Wie daarnet nog niet heeft geregistreerd, moet dat in het volgende scherm wél doen. Dat betekent dat je (gratis) een productsleutel en een serienummer moet aanvragen. Beide gegevens belanden onmiddellijk in je mailbox. We willen wil best aannemen dat Paragon geen spam zal sturen, maar voor dergelijke registraties gebruiken we toch veiligheidshalve een speciale wegwerp-mailbox.

©PXimport

Tip 03 Kies geen van beide opties, maar klik op Next.

Wegwerpmailbox

In allerlei situaties willen bedrijven, producten en diensten je e-mailadres weten. In de meeste gevallen belooft men om je gegevens niet vrij te geven, maar wij geloven al lang niet meer in sprookjes. Gegarandeerd word je daarna overspoeld door spamberichten. Om dat te vermijden, maak je snel een wegwerpmailadres bij bijvoorbeeld Trashmail of Mailinator. Bij Trashmail bepaal je zelf hoelang dit mailadres moet werken: één keer, twee keer of een aantal seconden, uren, dagen. De mails worden automatisch doorgestuurd naar je echt mailadres dat op deze manier buiten schot blijft. Ironisch genoeg moet je dan wel TrashMail.com vertrouwen met je persoonlijk mailadres. Bij Mailinator is elk adres voor de @mailinator.com openbaar, maar daar hoef je verder helemaal geen gegevens achter te laten.

©PXimport

Bepaal zelf hoelang je dit tijdelijke mailadres mag werken.

Tip 04: Windows PE

Om de usb-stick opstartbaar te maken, zal de wizard een besturingssysteem op de usb-stick installeren. Je hebt de keuze uit Microsoft Windows PE (een soort lightversie van Windows) of Linux. In dit voorbeeld gaan we voor Windows PE. Klik op Next zodat je in het volgende venster de gegevensdrager kunt selecteren waarop de herstelsoftware zal komen. Dat kan een iso-bestand zijn dat je daarna op een dvd brandt of een usb-stick. Je ontvangt nog een ultieme waarschuwing dat door verder te gaan de inhoud van de usb-stick verloren gaat. Bevestig en enkele minuten later ontvang je de boodschap dat de opstartbare stick klaar is voor gebruik.

©PXimport

Tip 04 Wij selecteren Windows PE als besturingssysteem.

WinPE

WinPE staat voor Windows Pre-installation Environment. WinPE is in feite niets meer dan een piepklein besturingssysteem dat gebruikt wordt om Windows of herstelsoftware te installeren.

Tip 05: Opstarten

Natuurlijk wil je niet wachten tot de ongelukkige dag dat je de Rescue Kit echt nodig hebt. Test meteen of je het systeem kunt opstarten vanaf de usb-stick. Zorg dat de stick in een usb-poort zit en druk de juiste toets(combinatie) in om het opstartmenu van je pc te zien. Bij ons is dat F12, maar het wisselt per systeem. In dit bootmenu geef je aan vanaf welk medium je wil opstarten: in ons geval usb Storage Device. Druk dan de Enter-toets in. Bij sommige oudere pc's moet je de opstartvolgorde in het BIOS aanpassen. Hoe je dat doet, lees je het best in de handleiding van de pc of moederbord.

©PXimport

Tip 05 Geef in het bootmenu aan dat je wil opstarten van de usb-stick.

Tip 06: Hersteltools

Nadat het systeem is opgestart in Windows PE opent zich pas echt de herstelsuite waar verschillende tools klaar staan voor diverse rampscenario's. Zo kun je een back-up maken van het systeem op een virtuele harde schijf of je kunt via Restore from Virtual Disk het systeem herstellen. Is het systeem gecrasht, dan helpt de Postmortem Backup en Postmortem Restore om je gegevens te redden. Verder is er Boot Corrector om opstartproblemen te verhelpen, een wizard om bestanden te kopiëren naar andere gegevensdragers, een tool om drivers te installeren, een tool om een verwijderde partitie te herstellen en een functie om het netwerk te configureren.

©PXimport

Tip 06 Eenmaal opgestart kom je automatisch bij de suite hersteltools.

Tip 07: Netwerkverbinding

Wanneer je lokale netwerk verbonden is met een DHCP-server zal er automatisch een netwerkverbinding worden aangelegd op het ogenblik dat de computer via de stick in Windows PE is opgestart. Is dat niet gelukt, dan kun je via de netwerkmodule van Paragon Rescue Kit handmatig een verbinding maken. Daarvoor klik je op de knop Setup Network. Vervolgens geef je een IP-adres bij het subnetmasker en de standaardgateway. Om naar een netwerkschijf te gaan, klik je op het tabblad Network drives. Vervolgens gebruik je de knop met de drie puntjes om door het netwerk heen te bladeren.

©PXimport

Tip 07 Windows PE zal in de meeste gevallen van de DHCP-server een IP-adres ontvangen.

Tip 08: Virtual Disk Back-up

Om een gewone veiligheidskopie van de volledige harde schijf te maken, klik je op de knop Backup to Virtual Disk. Volg de wizard tot je bij het scherm komt waar je de schijf kunt selecteren die je wilt kopiëren. In het volgende venster kies je de locatie waar het programma het back-upimage moet plaatsen. Dat kan een harde schijf zijn of een locatie op een netwerkschijf. Je leest hoeveel ruimte het back-upimage in beslag zal nemen en hoeveel ruimte er nog vrij is op de doelschijf. Vervolgens zal de tool de partitie naar een virtuele container wegschrijven. Om te herstellen vanaf deze back-up-container open je Restore from Virtual Disk. Je selecteert het image en kiest de harde schijf van de pc die hersteld moet worden.

©PXimport

Tip 08 Selecteer de schijf waarvan je een back-up wil maken.

Tip 09: Postmortem Back-up

Het belangrijkste verschil van de Postmortem Back-up en de Virtual Disk Back-up is dat je met de eerste een veiligheidskopie van afzonderlijke partities kunt maken. Met de Virtual Disk Back-up maak je een kopie van de volledige harde schijf. Als de Postmortem Backup Wizard is geopend, kom je bij de harde schijf en de verschillende partities waarvan je een veiligheidskopie kunt maken. Plaats een vinkje bij de volumes die je wenst te beveiligen. In het volgende venster kom je bij de Backup Destination. Hier selecteer je één van de vier mogelijkheden waar je de reservekopie wilt wegschrijven: op een externe back-upschijf, op een lokale of netwerkschijf, op een partitie of op een cd/dvd. Je voegt eventueel nog een kort commentaar toe aan de kopie om ten slotte het back-upproces te starten. Om de gegevens terug te plaatsen, volg je gewoon de wizard van Postmortem Restore.

©PXimport

Tip 09 Selecteer de volumes waarvan je een back-up wil maken.

Tip 10: File Transfer

Stel dat een pc het vertikt om uit zichzelf op te starten, dan kun je meestal wel bij de inhoud van de harde schijf komen wanneer je opstart met deze geprepareerde usb-stick. Via deze weg kun je documenten, foto's en mediabestanden redden door ze te kopiëren naar bijvoorbeeld een externe harde schijf. Dat is een klusje voor de module File Transfer. Via de wizard kom je bij een venster waar je in de rechterkolom de inhoud leest van alle gegevensdragers die File Transfer herkent. Gebruik de pijlknoppen om de mappen die je nodig hebt in het klembord te plaatsen. Ben je klaar, dan klik je op Next om naar de locatie te navigeren waar deze tool de geselecteerde mappen en bestanden in veiligheid zal brengen.

©PXimport

Tip 10 Plaats in het vak Clipboard de mappen en bestanden die je wilt kopiëren naar een andere gegevensdrager.

Tip 11: Boot Corrector

Met de knop Boot Corrector in het hoofdmenu van de Rescue Kit kun je de meeste opstartproblemen verhelpen. Als het niet gaat om een hardwareprobleem of om malwarebesmetting, dan is de kans groot dat deze tool de reddende engel is. De Boot Corrector Wizard zoekt uit of het probleem te maken heeft met een beschadigd systeem en corrigeert het probleem zolang het gaat over Windows 2000/XP/Vista/Server/7/8/8.1. We lezen in de supportpagina's nog niets over opstartreparaties in Windows 10. Deze module corrigeert ook het Master Boot Record (MBR). Dit is de informatie op de eerste sector van een harde schijf. Het MBR houdt bijvoorbeeld bij welk besturingssysteem er op de schijf staat en wat de computer bij de opstart in het geheugen moet laden. Is het MBR beschadigd, dan weet de pc niet eens meer dat hij op Windows draait. Deze tool repareert ook foute schijfletters in het register.

©PXimport

Tip 11 De Boot Corrector is opgewassen tegen de courante softwarematige opstartproblemen.

Tip 12: Partities herstellen

Heb je per ongeluk een partitie verwijderd zonder die effectief te wissen, dan kun je op je stappen terugkeren met Undelete Partition. Wanneer je een partitie eenvoudig hebt verwijderd, zal de schijfbeheersoftware enkel de verwijzing naar de partitie in de partitietabel weghalen en dit kun je gelukkig nog ongedaan maken via deze module.

Tenslotte heeft Paragon Rescue Kit een tool om specifieke drivers te installeren, als je die drivers tenminste bij de hand hebt. Start de module Load Drivers en navigeer naar de locatie op een harde schijf, cd of netwerklocatie waar zo'n .inf-bestand of driver-pakket staat en klik op Open. Deze tool geeft aan wanneer de driver correct geplaatst is.

©PXimport

Tip 12 Zolang de partitie niet echt overschreven is, is deze te redden.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).