Sinds 2016 heeft Microsoft in zijn besturingssysteem de mogelijkheid opgenomen om Linux-programma’s in Windows te draaien, het Windows-subsysteem voor Linux (WSL). Hoe je daarmee start, leggen we hier uit.

Het Windows-subsysteem voor Linux (WSL) is een compatibiliteitslaag van Microsoft waarmee Linux-programma’s onder Windows gedraaid kunnen worden. In de eerste versie, die in 2016 uitkwam, ging het nog over een Linux-compatibele kernelinterface die geen enkele regel Linux-code bevatte.

WSL implementeerde dus systeemaanroepen van de Linux-kernel en zette die om naar de corresponderende Windows-aanroepen. Daardoor dachten Linux-programma’s dat ze op de Linux-kernel draaiden, maar eigenlijk draaiden ze op een compatibiliteitslaag boven op Windows. WSL was in het begin vooral onder andere namen bekend, zoals Ubuntu op Windows en Bash op Windows, omdat de standaard Linux-distributie van WSL een in samenwerking met Canonical gecreëerd Ubuntu-systeem was en je als gebruiker vooral in aanraking komt met de Linux-shell Bash.

Het was een huzarenstukje, maar toch was het onvoldoende: Microsoft had niet alle Linux-systeemaanroepen geïmplementeerd, waardoor diverse programma’s niet op WSL werkten. Bovendien waren de prestaties door de aanpak om systeemaanroepen te vertalen niet zo goed.

De ontwikkelaars van Microsoft gingen daarom weer naar de tekentafel en kwamen terug met een volledig nieuw ontwerp. WSL 2 is sinds juni 2019 beschikbaar voor Windows 10-gebruikers in het Windows Insider-programma en later dit jaar voor iedereen. Het draait een volledige Linux-kernel in een lichtgewicht virtuele machine onder Hyper-V. Dat lost heel wat problemen met compatibiliteit en prestaties op.

Waarom Linux-programma’s in Windows?

Microsoft richt zich met WSL vooral op softwareontwikkelaars, en dan in het bijzonder webontwikkelaars. De overgrote meerderheid daarvan werkt immers met opensource-projecten die op Linux draaien. Als webontwikkelaar had je vroeger twee keuzes. Ofwel je draaide Linux als desktopbesturingssysteem, maar dat is niet voor iedereen een optie. Ofwel draaide je Windows met je Linux-software in een virtuele machine, wat veel processorkracht vraagt en niet zo goed geïntegreerd is met Windows.

Met WSL wilde Microsoft tegemoetkomen aan de grote groep ontwikkelaars die Windows als zijn desktopbesturingssysteem wil blijven gebruiken, maar op een handige manier toegang tot zijn ontwikkelingsomgeving wil hebben. WSL is dan ook niet bedoeld om desktopsoftware zoals de Linux-versie van Firefox of Gimp te draaien, alhoewel dat zeker mogelijk is. Het gaat eerder om serversoftware zoals Apache en Nginx, en frameworks zoals Ruby on Rails.

WSL installeren

Open in het configuratiescherm het onderdeel Windows-onderdelen in- of uitschakelen en scrol helemaal naar onderen. Vink daar Windows-subsysteem voor Linux aan en klik op OK om het onderdeel te installeren. Herstart daarna je pc.

Met het subsysteem alleen ben je er nog niet: je moet een Linux-distributie downloaden om op WSL te draaien. Die vind je gewoon in de Microsoft Store. Zoek op ‘linux’ en klik op een van de distributies. Als voorbeeld installeren we Ubuntu 18.04 LTS, omdat dit een populaire Linux-distributie bij ontwikkelaars is en je hierop vijf jaar ondersteuning krijgt. Klik op Downloaden om de installatie te starten. Dat kan wel even duren, want in het geval van Ubuntu 18.04 LTS gaat het om 220 MB.

Ubuntu 18.04 LTS is niet de enige Linux-distributie die je in Windows kunt draaien. Het oudere Ubuntu 16.04 LTS is er ook nog, ondersteund tot april 2021. Ook Debian, SUSE Linux Enterprise Server, openSUSE Leap, Alpine Linux, Fedora Remix en Pengwin zijn van de partij. Verder vind je er ook nog gespecialiseerde distro’s zoals Kali Linux voor pentesters. Let op: niet al deze distributies zijn gratis! Tenzij je specifieke redenen hebt om een andere distributie te gebruiken, houd je het best bij Ubuntu 18.04 LTS. Ubuntu was immers de eerste distro die op WSL verscheen en is dan ook het meest door Microsoft getest.

©PXimport

©PXimport

Na de installatie kun je Ubuntu opstarten door in de Windows Store op Starten te klikken of door in het startmenu op het icoontje van Ubuntu te klikken. De eerste keer duurt het opstarten enkele minuten omdat de gedownloade bestanden nu pas uitgepakt worden in het virtuele bestandssysteem van Ubuntu. De volgende keren is Ubuntu in enkele seconden opgestart.

Hierna krijg je de vraag om een gebruikersnaam te kiezen. Je werkt nu immers in een ander besturingssysteem en niet met je Windows-account. Je hoeft dan ook niet dezelfde gebruikersnaam te kiezen. In Linux zijn gebruikersnamen overigens altijd volledig in kleine letters en zonder spaties. Kies bijvoorbeeld je voornaam in kleine letters. Daarna vul je ook een wachtwoord in en herhaal je dat.

Controleren of het gelukt is

Je krijgt nu een Linux-opdrachtprompt te zien. Controleer maar eens of je echt Linux draait door uname -a in te voeren.

Het programma uname geeft met de optie -a eerst de naam van de kernel weer (hier Linux), dan de hostnaam, dan de kernelversie (hier 4.4.0-18362-Microsoft) en helemaal op het einde het besturingssysteem (hier GNU/Linux). Op alle gebieden lijkt het dus alsof we hier met een Linux-distributie te maken hebben, op het vreemde achtervoegsel aan de kernelversie na. Daarin staat het buildnummer van je Windows-distributie en natuurlijk de naam Microsoft.

Met het distributieonafhankelijke programma lsb_release verifiëren we eenvoudig dat we Ubuntu draaien: lsb_release -a.

©PXimport

Je bent nu ingelogd als de gebruiker die je tijdens de installatie van Ubuntu aangemaakt hebt. Elke keer dat je nu Ubuntu opstart, logt Windows je automatisch als deze gebruiker in. Daarvoor wordt je wachtwoord niet gevraagd. Je gebruiker behoort tot de groep sudo en kan dus ook beheertaken uitvoeren door opdrachten te beginnen met sudo. In dat geval wordt er wel naar je wachtwoord gevraagd. Vergeet het dus niet.

Het eerste wat je moet doen, is je distributie updaten. Windows doet dat niet voor je: de distributies die je met WSL draait, staan volledig los van Windows en dien je zelf te updaten. Werk dus de pakketbronnen bij en upgrade alle geïnstalleerde pakketten naar de nieuwste beschikbare versie met de opdrachten:

Daarna kun je willekeurige programma’s installeren met:

Weet je niet zeker onder welke pakketnaam een programma of softwarebibliotheek beschikbaar is, gebruik dan de zoekfunctie van apt:

Server draaien

Om te tonen hoe je een server in je Ubuntu draait, starten we de ingebouwde webserver van Python op:

Windows Defender geeft nu een waarschuwing. Sta de toegang van Python tot het netwerk toe. Als je nu in je browser naar het adres http://localhost:8000 gaat, krijg je de inhoud van de directory te zien die de webserver van Python deelt, dus de directory waarin je bovenstaande Python-opdracht opgestart hebt. Dat werkt ook als je op een andere computer in je thuisnetwerk naar http://IP:8000 gaat, waarbij IP het ip-adres van de Windows-computer is war WSL op draait.

Hetzelfde geldt als je bijvoorbeeld de webserver Apache, Nginx of lighttpd installeert en opstart in Ubuntu. Vergeet dan niet poort 80 in de geavanceerde instellingen van Windows Defender toe te staan.

De netwerktoegang werkt ook in de andere richting: je Ubuntu-systeem gebruikt gewoon de dns-server die in Windows ingesteld is en kan alle computers in je thuisnetwerk bereiken onder hun ip-adres en hostnaam. Dit is dus een eenvoudige manier om Linux-diensten uit te proberen of tijdens de ontwikkeling van een project tijdelijk te draaien.

Bestanden uitwisselen

Een andere manier waarop Microsoft Linux met Windows geïntegreerd heeft, is via de bestandssystemen. Als je onder Linux met het commando mount de aangekoppelde bestandssystemen bekijkt, zie je dat onmiddellijk. In de uitvoer zie je dat de C:-schijf van Windows op de directory /mnt/c aangekoppeld is, de D:-schijf onder /mnt/d enzovoort. Je hebt in Linux dus gewoon toegang tot al je Windows-bestanden. Dat is ideaal als je bijvoorbeeld ontwikkelaar bent en in Windows in Visual Studio je broncode bewerkt in een project in C:\dev\mijnproject. In Linux heb je dan toegang tot dezelfde code via /mnt/c/dev/mijnproject om ze bijvoorbeeld in een testomgeving uit te rollen.

Lange tijd was de andere richting niet ondersteund: in Windows volwaardige toegang krijgen tot het Linux-bestandssysteem. Sinds Windows 10 versie 1903 (de update van mei 2019) kan het wel. Zorg dat je in je distributie ingelogd bent en typ de volgende opdracht:

Je krijgt nu in Verkenner de huidige directory te zien waarin je in Ubuntu bezig was. Je kunt nu gewoon bestanden verslepen, kopiëren, hernoemen en alle bewerkingen in het contextmenu op de bestanden uitvoeren.

©PXimport

Windows-programma’s in Linux en andersom

De oplettende lezer heeft zeker opgemerkt dat we hierboven een Windows-programma, explorer.exe, uitgevoerd hebben in Linux. Hoe is dat mogelijk? Een snelle blik op de omgevingsvariabele $PATH maakt dat duidelijk:

In deze variabele staan de directory’s die de Linux-shell raadpleegt als je een programmanaam intypt. De eerste paden zijn niet ongewoon: /usr/local/sbin, /usr/local/bin enzovoort, maar dan zien we een heleboel paden onder /mnt/c, zoals /mnt/c/WINDOWS/system32. En kijk eens waar dat programma explorer.exe staat met de opdracht:

Ja hoor, in /mnt/c/WINDOWS/explorer.exe. Microsoft integreert op deze manier dus alle Windows-programma’s in je Linux-systeem. Je kunt dus gewoon in je Linux-shell de opdracht notepad.exe .vimrc uitvoeren, waarna het Windows-programma Notepad opgestart wordt en je er het tekstbestand in je Linux-systeem mee zou kunnen bewerken als je dat niet graag in vim of nano doet. We raden dit overigens niet echt aan, omdat Linux en Windows nog altijd andere regeluiteinden in tekstbestanden gebruiken: LF versus CRLF.

Deze integratie tussen programma’s werkt ook in de andere richting. Als je een Opdrachtprompt in Windows geopend hebt, kun je met de volgende opdracht je Linux-distributie opstarten: wsl. Je distro verlaten doe je met: exit. Overigens sluit je zo de terminalsessie, maar de distro blijft op de achtergrond wel draaien.

Als je meerdere distro’s voor WSL geïnstalleerd hebt, kun je ze opvragen met: wsl -l. En je start een specifieke distro op met: wsl -d distronaam. Je kunt nu ook rechtstreeks vanuit de Opdrachtprompt van Windows een specifiek programma in je Linux-distro opstarten: wsl top.

Tot slot

Bekijk ook zeker Microsofts documentatie over het configuratiebestand van WSL. In elke distributie kun je namelijk in het bestand /etc/wsl.conf functionaliteit van WSL in- of uitschakelen. Dit bestand heeft de vorm van een .ini-bestand, waarmee je bijvoorbeeld de directory instelt waaronder je Windows-schijven aangekoppeld worden, of die schijven automatisch aangekoppeld worden of niet, en of het opstarten van Windows-programma’s vanuit je distributie mogelijk is.

Wil je WSL nog finetunen, kijk dan eens naar de uitvoer van wsl --help. Zo kun je een distributie als je standaarddistributie instellen, een distributie met een andere dan de standaard aangemaakte gebruiker opstarten enzovoort. Gebruik je liever een grafische interface, dan is er ook WSL-DistroManager.

Op de wiki van Ubuntu vind je ook meer uitleg over een betere integratie met Windows. Zo kun je met wat tweaks ook grafische programma’s in je distributie draaien en zelfs audio inschakelen. Daarvoor dien je op Windows een X-server en PulseAudio-server te draaien. Je vindt er ook links naar nieuwere Ubuntu-versies.

Canonical installeert in zijn Ubuntu-distributie voor WSL ook het pakket ubuntu-wsl, dat enkele handige programma’s bevat voor meer integratie met Windows. Zo kun je met wslusc een snelkoppeling op je Windows-bureaublad creëren, met wslsys vraag je systeeminformatie over je Windows- of Linux-installatie op en met wslview open je een url in de standaardbrowser van Windows. Deze tools maken het werken met WSL net iets handiger.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).