De dag dat Windows 8.1 Update 1 uitkomt is de dag dat Microsoft Windows XP niet meer ondersteunt. Wat doe je als je pc nu nog op Windows XP draait en welke mogelijkheden heb je om over te stappen van besturingssysteem? In dit artikel verzamelen wij al onze bevindingen en bieden we je alternatieven.

Help, ik draai nog Windows XP! Wat nu?

Toegevoegd op 31 maart 2014

Op 8 april 2014 is het zover, dan beëindigt Microsoft officieel de ondersteuning voor Windows XP. Geen probleem als je al bent overgestapt op Vista, 7 of 8, maar wat als je dat niet hebt gedaan. Het gevaar van XP blijven draaien moet niet worden onderschat en we leggen je hier uit waarom.

De risico's

Wanneer Microsoft stopt het met bieden van ondersteuning, dan betekent dit niet (alleen) dat je het bedrijf niet meer kunt benaderen voor problemen met het besturingssysteem. Het betekent vooral dat Microsoft geen patches meer maakt voor beveiligingsproblemen die opduiken binnen het besturingssysteem. Lekken zullen dus niet meer worden gedicht. Dat weet Microsoft, dat weet jij, maar dat weten hackers ook. Na 8 april hebben ze dus vrij spel, omdat Microsoft problemen niet meer zal verhelpen.

Zo'n vogelvrije situatie, daar wil je je niet in bevinden. Her en der duiken nu bedrijven op die beweren dat ze (tegen flinke betaling) XP veilig kunnen maken, maar dat is niet mogelijk. Ze kunnen hoogstens wat pleisters plakken, maar de wond zal niet meer helen.

©PXimport

Lees wat je kunt doen als je nog Windows XP gebruikt.

NL-overheid koopt extra support voor Windows XP bij Microsoft

Toegevoegd op 4 april 2014

De ondersteuning voor Windows XP is minder eindig dan we denken. Als je maar betaald. De Nederlandse rijksoverheid betaalt Microsoft miljoenen voor verlenging van de support op Windows XP-machines.

Het Rijk beschikt ook na 8 april nog over tienduizenden pc's met Windows XP. Die worden vanaf die datum normaliter niet meer voorzien van de broodnodige beveiligingsupdates omdat Microsoft dat 13 jaar oude besturingssysteem niet meer ondersteunt.

Lees verder over de overheidsinvestering op WIndows XP support.

Windows XP zo veilig mogelijk gebruiken

Toegevoegd op 31 maart 2014

Dat het einde van Windows XP allerlei risico's met zich meebrengt als je het besturingssysteem blijft gebruiken, weet je waarschijnlijk al. Wij raden dus af XP nog te gebruiken. Wil je toch verder met Windows XP? Lees dan hier hoe je dit zo veilig mogelijk doet.

Hoewel XP niet meer door Microsoft ondersteund zal worden, blijft het wel mogelijk het besturingssysteem te gebruiken. Het grootste risico is dat beveiligingslekken niet meer worden gedicht, waardoor Windows XP nog kwetsbaarder wordt dan het besturingssysteem al was.

01 Zero day attack

Besturingssystemen en andere programmatuur bevat altijd kwetsbare plekken. Hierdoor kunnen beveiligingsproblemen ontstaan. Zodra een kwetsbaarheid bekend wordt in het Windows-besturingssysteem, wordt dit (meestal snel) verholpen via Windows Update. Als de tijd tussen het bekend worden van een lek en het uitbuiten ervan echt heel kort is, dan noemt men dat een 'zero day attack'.

Leer meer over hoe je Windows XP zo veilig mogelijk kunt gebruiken.

Einde Windows XP-tijdperk: Overstappen op Linux

Toegevoegd op 17 maart 2014

Nu Windows XP niet meer door Microsoft ondersteund wordt, zou je zeker ook eens een kijkje moeten nemen bij Linux. In deze workshop leggen wij je uit welke distributie het eenvoudigst is voor Windows-gebruikers, hoe je deze installeert en hoe je je bestanden overzet.

Een eerste vraagstelling bij Linux is: welke distributie kiest je? Linux wordt immers door meerdere partijen aangeboden, met elk hun eigen versie. Zo'n versie noemen we een distributie.

Linux-distributies

De bekendste distributie is Ubuntu. Ubuntu wordt ook wel de Mac van de Linux-distributies genoemd, omdat de nadruk op gebruiksgemak en 'eye candy' ligt. De distributie is heel populair, waardoor je erop kunt vertrouwen dat de meeste Linux-software werkt op Ubuntu.

Lees verder over de overstap naar Linux.

Niet meer internetbankieren met Windows XP!

Toegevoegd op 5 februari 2014

Internetbankieren wordt een stuk linker als je nog een computer gebruikt met Windows XP. Sinds begin dit jaar kunnen slachtoffers van fraude via internetbankieren zelf aansprakelijk worden gesteld voor hun financiële verlies als zij onveilige software gebruiken.

Microsoft stopt per 8 april met het verhelpen van gaten in het bejaarde besturingssysteem Windows XP, dat daardoor kwetsbaar wordt voor aanvallen van criminelen die het hebben gemunt op mensen die internetbankieren. Met gebruikmaking van de gaten in Windows XP is het na 8 april prijsschieten voor die fraudeurs. De financiële gevolgen zijn waarschijnlijk voor de consument en niet meer voor de bank.

Lees verder over het risico van internetbankieren met Windows XP.

Windows XP-nostalgie: 'Dit is het einde van een tijdperk'

Toegevoegd op 4 februari 2014

Toen XP eind 2001 uitkwam, maakte dat besturingssysteem een einde aan het tijdperk MS-DOS. Windows was eindelijk los van die legacy. Nu is XP de legacy, die Microsoft vanaf april afkapt.

Toenmalig Microsoft-CEO Bill Gates licht Windows XP toe. "Dit is het einde van een era. Microsoft en de oorspronkelijke pc zijn prominent geworden op basis van het MS-DOS product. En zelfs toen Windows kwam - Windows 3.1, Windows 95, Windows 98 - draaide daaronder MS-DOS." Aan dat tijdperk is in oktober 2001 een einde gekomen.

Lees verder en zie meer over het einde van het Windows XP-tijdperk.

5 oplossingen voor Windows XP

Toegevoegd op 29 januari 2014

Na 8 april 2014 staakt Microsoft de ondersteuning van Windows XP. Dit houdt in dat beveiligingslekken en andere problemen niet meer opgelost worden via Windows Update. Het risico van hacking of gegevensdiefstal is dan veel groter als je online gaat met je oude XP-machine. Er zijn echter oplossingen.

1. Upgraden

Een voor de hand liggende oplossing is je pc upgraden naar Windows 7 of Windows 8. Let op of je hardware de betreffende Windows-versie aankan. Een nieuwe pc kopen kan, maar loopt ook in de kosten en biedt geen oplossing voor incompatibele randapparatuur.

Lees verder over de oplossingen voor Windows XP.

Einde Windows XP-tijdperk: Hoe stap je over?

Toegevoegd op 24 januari 2014

Microsoft staakt op 8 april 2014 de ondersteuning voor Windows XP. Dit betekent dat je pc geen nieuwe updates meer ontvangt. Vind je het gebruik van XP zonder updates te gevaarlijk, dan kun je lezen hoe je het beste kunt overstappen.

h]Tip 01: Over op Windows 8

Ondanks alle beveiligings- en onderhoudstips die we eerder bespraken, is het mogelijk dat XP vanwege het gebrek aan updates op termijn niet meer prettig werkt. Het is ook nog maar de vraag hoe lang hardware-fabrikanten nog geschikte drivers leveren voor XP. Als je printer bijvoorbeeld defect raakt, is het heel goed mogelijk dat een nieuw exemplaar niet meer goed samenwerkt met XP.

©PXimport

lees verder over overstapopties vanaf Windows XP.

Windows XP gebruiken zonder Microsoft-ondersteuning

Toegevoegd op 20 januari 2014

Microsoft staakt op 8 april de ondersteuning voor Windows XP. Dit betekent dat je pc geen nieuwe updates meer ontvangt. Wil je XP graag nog een tijdje zo veilig mogelijk gebruiken? Dankzij deze slimme tips stel je het afscheid van dit mooie besturingssysteem nog een tijdje uit.

Tip 01: XP met pensioen

Via het onderdeel Windows Update zorgt Microsoft ervoor dat het besturingssysteem actueel en stabiel blijft. De meeste pc's staan zo ingesteld dat ze via internet automatisch nieuwe updates binnenhalen. Microsoft dicht op deze manier beveiligingslekken en voegt verbeteringen toe. Windows XP kun je dankzij de updates al ruim twaalf jaar veilig gebruiken. Hoewel het bejaarde besturingssysteem nog altijd een groot marktaandeel heeft, trekt het Amerikaanse softwarebedrijf op 8 april 2014 de stekker eruit. Het besturingssysteem gaat definitief met pensioen. Na deze datum ontvangt je computer geen nieuwe updates meer.

Lees verder over het gebruiken van Windows XP zonder ondersteuning van Microsoft.

Einde Windows XP stuwt pc-verkoop

Toegevoegd op 20 januari 2014

West-Europese bedrijven hebben in het vierde kwartaal van 2013 meer pc's gekocht. Oorzaak: het naderende einde van de ondersteuning van Windows XP.

Het einde van de XP-support stimuleert de verkoop van nieuwe pc's, stelt marktonderzoeker IDC. Bedrijven in West-Europa kochten in het vierde kwartaal 1,9 procent meer pc's, terwijl consumenten juist 8,3 procent minder pc's kochten. De totale pc-markt daalde in 2013 met 10 procent, aldus IDC.

Lees verder over toename pc-verkopen door einde Windows XP.

Zo blijf je Windows XP ook in 2014 gebruiken

Toegevoegd op 7 oktober 2013

In juli 2014 zal Microsoft de ondersteuning voor Windows XP Service Pack 3 stopzetten. Hier leggen we uit wat dat betekent, en hoe je Windows XP toch nog relatief veilig kunt blijven draaien nadat Microsoft de ondersteuning beëindigt.

De beëindiging van de ondersteuning voor Windows XP betekent dat Microsoft niet langer beveiligingsupdates voor het besturingssysteem zal produceren of bugs zal repareren. Het betekent ook dat je geen (gratis of betaalde) hulp of technische ondersteuning meer kunt krijgen.

XP is een gerijpt OS

Met zijn twaalf jaar is XP een gerijpt besturingssysteem, maar dat betekent niet dat het tegen toekomstige aanvallen beschermd is. Exploits die in nieuwere versies van Windows gevonden worden, zullen waarschijnlijk getest worden om te zien of ze gebruikt kunnen worden om Windows XP aan te vallen, en als dat lukt hoef je niet op de hulp van Microsoft te rekenen om het probleem op te lossen. Er kunnen andere manieren zijn om zo'n exploit te voorkomen, maar dan zal je afhankelijk zijn van derden om ze te vinden.

Lees verder over hoe je Windows XP ook in 2014 kunt blijven gebruiken.

Moet je Windows XP blijven gebruiken?

Toegevoegd op 13 augustus 2013

Op 8 april 2014 stopt Microsoft met de ondersteuning van Windows XP. Dat is over minder dan acht maanden. Wordt het dan inmiddels tijd om je oude pc met Windows XP te vervangen voor een nieuw systeem met Windows 8? Of kan je nog prima met het degelijke XP blijven werken?

Het einde van de ondersteuning voor Windows XP betekent feitelijk het einde van updates - zelfs beveiligingsupdates. Als er na die datum nog een groot digitaal gevaar ontdekt wordt, heb je dus pech gehad; er komt geen patch. Geleidelijk zal Windows XP dus steeds minder veilig worden.

©PXimport

Kom er achter of je Windows XP moet blijven gebruiken.

Windows XP heeft nog 1 jaar te leven

Toegevoegd op 8 april 2013

Windows XP heeft vanaf vandaag nog één jaar 'te leven'. Microsoft beëindigt op 8 april 2014 de support voor het nog altijd veelgebruikte besturingssysteem.

Eerder is de support voor Windows XP al verlengd: in 2007 voor de consumentenvariant. Tussentijds is het voortbestaan van deze Windows-versie nog opgerekt wat betreft verse installaties op netbooks en op desktopvariant nettops. Opvolger Vista was namelijk te zwaar voor die lichtere pc's. Sinds april 2009 krijgt XP alleen nog maar updates voor beveiligingsproblemen, niet voor nieuwe functies.

Lees verder over de eerste tekenen die het einde van Windows XP inluiden.

Google laat Windows XP met IE8 vallen

Toegevoegd op 17 september 2012

Google schrapt support van zijn clouddiensten voor gebruikers die nog IE8 draaien. Die versie van Microsofts webbrowser is de hoogste voor het nog altijd in gebruik zijnde Windows XP.

De omslag komt zodra Internet Explorer 10 uitkomt, op 26 oktober tegelijk met Windows 8. Ruim twee weken daarna laat Google de eervorige IE-versie vallen. Gebruikers van IE8 krijgen bij gebruik van Google's clouddiensten na 15 november de melding voorgeschoteld dat ze moeten upgraden naar een nieuwere browser. Voor IE-aanhangers betekent dat een Windows-upgrade: XP-opvolger Vista draait ook IE9 (dat in maart 2011 is uitgekomen) en Windows 7 krijgt straks nog IE10.

Lees verder over de eerste updateproblemen voor Windows XP.

Lees alles over het einde van Windows XP

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).