Er is de laatste tijd sprake van een ware explosie aan nieuwe toepassingen gebaseerd op kunstmatige intelligentie (AI). In dit artikel laten we je kennismaken met nieuwe tools die voor iedereen gratis beschikbaar zijn.

We hebben de afgelopen tijd flink wat aandacht besteed aan ChatGPT en de verschillende modellen waarmee je met AI plaatjes kunt maken. Het aantal terreinen waarop je van kunstmatige intelligentie kunt profiteren is alleen nog veel groter en neemt bovendien in rap tempo toe. Meer en meer toepassingen worden ook aangeboden op een manier waardoor ze voor iedereen toegankelijk zijn, bijvoorbeeld als app of online. We hebben een aantal interessante nieuwe ontwikkelingen voor je op een rijtje gezet.

Lees ook: Prompt engineering: zo maak je precies het beeld dat je voor ogen hebt

Muziek

Waar sinds een jaar of drie de AI-modellen om plaatjes mee te maken ons om de oren vliegen, is nu het genereren van muziek een terrein dat volop in beweging is. We hebben eerder al een artikel geschreven over AIVA: Muziek maken? Iedereen kan het met AIVA: de Artificial Intelligence Virtual Artist

De AI van dat systeem zat toen vooral in het slim toepassen van allerlei wetmatigheden op het gebied van compositie. Inmiddels werken de nieuwe modellen meestal op basis van hetzelfde principe als bij de plaatjesmakers. Dat wil zeggen dat allerlei muziek met woorden is beschreven. De AI is vervolgens is getraind met combinaties van geluid en beschrijving.

Plaatjes kun je alleen veel eenduidiger beschrijven dan muziek. De laatste kun je vooral technisch beschrijven, zoals toonsoorten en modulaties, of op basis van instrumentatie. Ook kun je muziek beschrijven op basis van sfeer of stijl. Voor al deze varianten en combinaties daarvan is wel nieuwe AI te vinden. Overigens heeft AIVA (Artificial Intelligence Virtual Artist) zeer recent ook iets dergelijks toegevoegd voor technische beschrijvingen onder de naam text-to-harmony.

MusicGen

Het eerste model dat we willen noemen, is MusicGen van Meta. Met dit programma kun je verschillende soorten beschrijvingen gebruiken. We geven als voorbeeld de prompt Epic power chords in the sequence C, F, C, F minor, G and C in a slow heavy metal ballad. Na ongeveer anderhalve minuut krijgen we dertig seconden muziek die daar keurig aan voldoet. Deze muziek kunnen we bovendien downloaden als wav-bestand.

Alhoewel de geluidskwaliteit best aardig is, missen we wel een kop een staart. Het is muziek die nergens heen gaat. Je kunt wel eerder gemaakte muziek als input gebruiken en het systeem vragen er meer aan vast te breien. Daarnaast kun je MusicGen gebruiken om muziek te arrangeren. Daarvoor upload je een monofoon melodietje dat je bijvoorbeeld maakt op een piano of gitaar. Vervolgens geef je aan voor welke instrumentatie je dat wilt laten arrangeren.

Fragment

Mocht je de muziekjes van MusicGen wat aan de korte kant vinden, dan geldt dat helemaal voor Riffusion. Een riff is de benaming voor een korte passage in popmuziek, dus dat is hier ook de bedoeling. Aan de hand van een of twee stilistische beschrijvingen (bijvoorbeeld spanish guitar solo en 50s latin) maakt Riffusion een fragment van zo’n vijf seconden. Dat lijkt weinig, maar als je dat downloadt en slim knipt, kun je dat fragment als bouwsteen gebruiken in muziekeditors die met audio werken.

MusicGen en Riffusion zijn voorbeelden van toepassingen die werken basis van text-to-music. Er zijn ook diensten die kant-en-klare muziekjes voor je maken waarbij jij alleen de criteria kiest. Hier een SoundRaw een voorbeeld van. Dit model maakt muziek volgens de door jou ingestelde instellingen, zoals genre, stemming, gebruiksdoel en instrumentatie. Of je keuzes ook strikt worden opgevolgd, is de vraag.

Enigszins vergelijkbaar is Boomy. Hiermee wordt muziek gemaakt op basis van genre en instrumentatie. Je hebt ook de mogelijkheid om een songtekst toe te voegen, maar daarvoor hebben we een interessanter alternatief in de vorm van Suno AI.

Liedjesbakker

Waar de eerder genoemde tools zich (voornamelijk) richten op instrumentale muziek, is Suno AI een echte liedjesbakker. Via een prompt geef je om te beginnen aan wat voor soort nummer je wilt maken. Een voorbeeld: a cheerful uptempo tune with the feel of summer about a man walking on the beach. Vervolgens krijg je binnen een minuut twee varianten van (het begin van) een nummer dat aan die omschrijving voldoet. Daarbij maakt het systeem zelf een Engelse tekst over het gevraagde onderwerp. De muziek kun je, compleet met zang, downloaden. Je kunt Suno AI ook vragen om meer muziek toe te voegen, al zijn we van die functie nog niet echt onder de indruk.

Echt interessant wordt het wanneer je kiest voor Custom Mode. Het systeem kan daarin een willekeurige tekst voor je genereren, waarbij je zelf een geschikte prompt bedenkt om de muzikale stijl te bepalen. Je kunt ook een eigen tekst invoeren. Dat kan in verschillende talen, ook in het Nederlands. Je kunt je uiteindelijk creatie als audio- en videobestand downloaden. In het videobestand wordt de tekst getoond, zodat je ook buiten Suno kunt meezingen.

Ruimtelijk

Een ander gebied waar de ontwikkelingen elkaar in rap tempo opvolgen, is dat van 3D-weergave. We hadden al langere tijd toepassingen die foto’s iets driedimensionaals konden geven, zoals www.leiapix.com. Dat valt alleen in het niet bij de nieuwe mogelijkheden die je bijvoorbeeld vindt bij Luma AI.

Luma AI bestaat uit twee onderdelen. Het eerste heet Genie en kun je omschrijven als text-to-3d. Door het ingeven van een prompt, zoals A statue of a werewolf made of honey, kan de webtoepassing een heus 3D-object voor je maken. Dat kun je vervolgens van alle kanten bekijken.

Voor elke prompt maakt Genie vier objecten. Zit er iets bij dat je bijzonder geslaagd vindt, dan kun je een meer gedetailleerde versie laten maken. Dat kost wel enkele minuten. Eenmaal klaar kun je dit model in verschillende formaten downloaden. Daarna kun je het bijvoorbeeld verder bewerken in het bekende gratis 3D-programma Blender.

Scanner

Het maken van 3D-objecten op basis van een prompt is handig, maar het is vooralsnog minder ver ontwikkeld dan het maken van plaatjes. Luma AI kent nog wel een ander kunstje: het scannen van bestaande objecten en ruimtes en deze omtoveren tot een interactieve 3D-scène. Hier gaven de Hollywood-studio’s tot voorkort miljoenen aan uit.

Dat scannen gebeurt met een video van het object. In de opnamen bekijk je het object of de ruimte van alle kanten. Daarna maakt Luma er een interactieve scène van die je vrij kunt roteren. Op de site vind je volop voorbeelden, zelfs van complete gebouwen en stadscentra op basis van dronebeelden.

Je kunt dit onderdeel van Luma AI gebruiken via een iOS-app en je kunt je video’s via de website uploaden. Het interactieve formaat van Luma AI gebruikt WebGL. Speciaal voor webontwikkelaars is er de Luma WebGL Library. Daarmee kunnen scènes aan websites worden toegevoegd.

In beweging

Waar je bij de voorgaande tools alleen het gezichtspunt kon bewegen, gaan de makers van Animated Drawings nog een stapje verder. Met dit online speelgoed maakt AI in hoog tempo allerlei animaties voor je op basis van een enkele tekening van een figuurtje. Dat hoeft geen meesterwerk te zijn, want de toepassing herkent moeiteloos wat kleine kinderen tekenen. Als grootouder kun je ze ongetwijfeld met Animated Drawings vermaken.

Je begint met het uploaden van een foto van de tekening. Daarna identificeert de AI zelf het figuurtje. Er wordt onder meer vastgesteld waar de gewrichten voor de armen en benen zitten. Maakt de AI een fout, dan kun je die handmatig corrigeren. Daarna kan de AI tientallen animaties voor je maken met het figuurtje in de hoofdrol. Deze kun je downloaden als video of delen via mail of sociale media.

Ook leuk: Laat je kinderen creatief kliederen met Tux Paint

Video

Animaties op basis van een tekening zijn natuurlijk leuk, maar je kunt alleen uit voorgebakken bewegingen kiezen. De veelzijdigheid van Pika gaat een stuk verder. Met Pika maak je korte (drie seconden in de gratis versie) videoclips op basis van een tekstprompt.

Alhoewel de resultaten zeker niet tegenvallen, kun je nog meer uit de AI halen door te beginnen met een startafbeelding. Dat kan een foto zijn, een (gescande) tekening of een plaatje dat je met een andere AI hebt gemaakt. Vervolgens geef je in de prompt aan wat voor beweging je wilt zien. Je video’s zijn in een minuutje klaar.

In de gratis versie blijft het bij drie seconden per prompt, maar met een abonnement (vanaf 8 dollar per maand) kun je daar segmenten van vier seconden aan vastplakken. Ook kun je dan de resolutie van video’s vergroten.

Vraagbaak

Na al dat audiovisuele geweld zouden we bijna vergeten dat er op het gebied van tekst ook heel veel gebeurt. Iedereen kan inmiddels profiteren van het aan ChatGPT verwante Bing Chat, maar waarom zou je je beperken tot één bron? Een interessant alternatief is Perplexity. Hier kun je allerlei vragen stellen, ook in het Nederlands.

Perplexity doet vergelijkbare dingen als Bing Chat. Het kan allerlei vragen beantwoorden, waarbij ook actuele informatie van internet wordt opgehaald. Het kan bekende boeken voor je samenvatten, computercode schrijven en nog veel meer. Ook kan het plaatjes en video vinden die bij je vraag passen.

Professor

Waar Perplexity een vraagbaak is voor algemene onderwerpen, is SciSpace dat specifiek voor wetenschappelijke kennis. Hier kun je vragen stellen over wetenschappelijke onderwerpen, ook in het Nederlands. Vervolgens citeert SciSpace toonaangevende bronnen over dat onderwerp in de vorm van Engelstalige wetenschappelijke publicaties. Als je dat zware kost vindt, kan SciSpace je ook helpen. Je kunt er namelijk pdf-bestanden (tot 100 MB) uploaden en vervolgens vragen stellen over de inhoud daarvan.

Een andere manier om moeilijke Engelse tekst te bevatten is de functie Paraphrase. Deze kan teksten tot honderdvijftig woorden (vijfhonderd na gratis registratie) herformuleren. Dat kan overigens ook tussen verschillende talen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).