Artificiële intelligentie (AI) is een term die je dagelijks hoort en leest, en die bij veel mensen uiteenlopende, soms wonderlijke of zelfs angstaanjagende, beelden oproept. In dit artikel leggen we uit wat artificiële intelligentie is, wat het niet is en wat je er zoal mee kunt doen.

Tip 01: Logisch

In de afgelopen jaren hebben computerprogramma’s veel processen geautomatiseerd. Deze programma’s waren gebaseerd op regels (rule based), en hadden dus een logische opbouw. De mens leverde de regels en de input, en het programma deed de rest. Zelfs als je niet kunt programmeren, kun je voor eenvoudige taken de regels zelf wel bedenken. Neem bijvoorbeeld pseudocode (een beschrijving van de logica van een algoritme, zonder de strikte syntax van een programmeertaal) voor het berekenen van een gemiddelde. Deze kan er als volgt uitzien:

Klassieke, regelgebaseerde software is dus effectief voor taken die een vaste logica volgen, maar er is sowieso één domein waar zulke programma’s slecht presteren: het herkennen van patronen. Schrijf maar eens de pseudocode uit voor een programma dat moet herkennen of er een hond of kat op een afbeelding staat, zonder uiteraard specifieke diernamen in je code te gebruiken. Met de regel ‘als het dier twee ogen, twee oren, vier poten en een staart heeft, dan […]’ kom je er helaas niet.

Lees ook eens de 5-delige cursus over programmeren in Python met ChatGPT

Tip 02: Neuraal netwerk

Dit verklaart bijvoorbeeld ook waarom het bijvoorbeeld veel eenvoudiger is een robot te programmeren die volgens een geijkt patroon deksels op potjes plaatst dan een robot die peren plukt en het patroon van rijpe, volgroeide peren moet zien te herkennen in de boomgaard. Zo’n robot ontwikkelen blijkt behoorlijk complex. Mensen zijn hierin veel vaardiger, vooral omdat menselijke hersenen heel goed zijn in patroonherkenning, eigenlijk al vanaf de geboorte.

Bij patroonherkenning volgen de hersenen geen strikte regels, zoals ‘Als hij blauwe ogen, een bril en een stompe neus heeft, is het oom Ben’, maar reageren ze direct op het herkennen van het patroon: ‘Dit is oom Ben’. Dit is mogelijk doordat onze hersenen ongeveer 85 miljard neuronen bevatten, die via uitlopers of vertakkingen elektrische verbindingen (synapsen) kunnen maken met andere neuronen. Deze kunnen zich op hun beurt weer met andere neuronen verbinden, wat automatisch tot patroonherkenning leidt (zie ook het kader ‘Koekjes bakken’).

©whitehoune - stock.adobe.com

Tip 03: Lagen

Computerwetenschappers begrepen al snel dat klassieke, regelgebaseerde programma’s niet geschikt waren voor patroonherkenning. Ze zagen in dat ze neurale netwerken moesten proberen na te bootsen in software, geïnspireerd door de werking van de menselijke hersenen.

Laten we een voorbeeld van een neuraal netwerk bekijken zoals dit wordt gebruikt om te bepalen of een foto een hond of een kat wordt getoond. De invoerlaag van het netwerk vertegenwoordigt het startpunt. Het bestaat uit wiskundige functies, hier neuronen genoemd, die elk een specifiek stukje informatie van de foto (met een hond of een kat) representeren, zoals kleur of helderheid van een pixel.

Na de invoerlaag komen de tussenliggende lagen. Elke laag bestaat opnieuw uit meerdere neuronen die informatie ontvangen van de voorgaande laag. Binnen elke neuron worden wiskundige berekeningen uitgevoerd om te bepalen hoe belangrijk de ontvangen informatie is, vergelijkbaar met hoe neuronen in het menselijk brein informatie ontvangen, verwerken en doorgeven. In deze tussenliggende lagen proberen de neuronen specifieke patronen in de gegevens te herkennen, zoals de vorm van de oren of de textuur van de vacht. Elke laag kan zich specialiseren in het herkennen van steeds complexere kenmerken. Deze lagen fungeren als de ‘denkende’ delen van het netwerk.

Uiteindelijk bereikt de informatie de uitvoerlaag. Het neuron in deze laag dat het meest actief is – dus met de hoogst gewogen waarde na alle berekeningen – geeft aan of de foto een hond of een kat toont.

 Tip 04: Deep learning

Er is nu wel een structuur van een neuraal netwerk om honden en katten te onderscheiden, maar hoe weet de computer welke neuronen moeten worden geactiveerd en hoe sterk bepaalde verbindingen tussen neuronen moeten worden voor de correcte uitvoer? Daarvoor moet dit netwerk worden getraind. Dat gebeurt door vele duizenden foto’s van honden en katten aan het netwerk te tonen en telkens aan te geven of het om een hond of een kat gaat. De computer stuurt dan de verbindingen binnen het neurale netwerk bij, tot dit hopelijk uiteindelijk zelf het juiste antwoord geeft bij nieuwe foto’s. We geven dus als het ware de input en de output en laten de computer zelf het optimale netwerk vormen.

De binnenste lagen worden vaak ‘verborgen lagen’ genoemd, omdat we als mens nauwelijks zicht hebben op hoe de verbindingen binnen deze lagen precies worden gevormd. Een soort ‘black box’ dus, wat veel mensen ongerust maakt (zie ook tip 7). Op YouTube toont Andrej Karpathy uitgebreid hoe je neurale netwerken kunt trainen. Dit proces, een vorm van machine learning, staat bekend als ‘deep learning’ vanwege van de vele lagen in zulke netwerken.

Tip 05: Patronen genereren

Neurale netwerken zijn dus effectief voor het detecteren en herkennen van patronen, maar ze kunnen ook worden gebruikt om patronen te genereren. Hiervoor werden oorspronkelijk twee complementaire netwerken gebruikt: de Generative Adversarial Networks (GAN’s), bestaande uit een discriminator en een generator.

De generator maakt afbeeldingen die de discriminator beoordeelt. Aanvankelijk vertelt een menselijke operator de discriminator welke afbeeldingen, bijvoorbeeld van menselijke gezichten, echt zijn en welke door de generator zijn gemaakt. De generator leert vervolgens van de discriminator welke afbeeldingen het beste waren en waarom. Zo verbeteren beide netwerken elkaar tot de creaties van de generator bijna perfect zijn. Het resultaat van zo’n GAN zie je op www.thispersondoesnotexist.com (druk telkens op F5).

Er zijn ook andere technieken voor het genereren van patronen, zoals ‘diffusionmodellen’. Hierbij begin je met bijvoorbeeld 10% van een afbeelding om te zetten in ruis en geef je als opdracht deze beschadigde input naar een acceptabele output te transformeren, uiteraard met de nodige trainingsdata. Dit netwerk koppel je vervolgens aan een tweede netwerk dat afbeeldingen met 20% ruis omzet in afbeeldingen met 10% ruis, en zo verder, tot uiteindelijk ook een inputafbeelding met 100% ruis (of: niets) een degelijke output oplevert. Voorbeelden van dergelijke modellen zijn Stable Diffusion, Dall-E en Midjourney.

Lees ook de vergelijkende test: Dall-E of SDXL: wie maakt betere plaatjes?

Tip 06: Menselijke taal

Beeldpatronen genereren bleek dus mogelijk, maar de uitdaging van menselijke taal is nog groter. Aanvankelijk werd er geëxperimenteerd met regelgebaseerde programma’s, zoals de chatbot ELIZA uit 1966, maar deze bleken al snel compleet ontoereikend. Ongeveer 10 jaar geleden kwam Word2Vec uit, gebaseerd op Natural Language Processing (NLP). Hierbij worden woorden die vaak in vergelijkbare contexten voorkomen, dicht bij elkaar in een vectorruimte – een soort getallenlijst – geplaatst. Dit helpt bij het ontdekken van taalkundige patronen en relaties tussen woorden, nuttig bij onder meer automatische vertaling en tekstanalyse.

De ontwikkeling ging nog een flinke stap verder met Large Language Models (LLM’s), zoals GPT (Generative Pre-trained Transformer). Terwijl NLP-modellen zich richten op het begrijpen van relaties tussen individuele woorden, kan men bij LLM’s hele tekstfragmenten laten interpreteren en ook genereren via een neuraal netwerk dat getraind is op ‘next word prediction’. Dus wanneer een AI-chatbot als ChatGPT of Gemini een woord genereert, dan is dit woord eigenlijk weinig meer dan een gegevenselement dat volgens het netwerk vaak volgt op voorgaande elementen. In de Playground van OpenAI (betaald met tokens geen onderdeel van ChatGPT) en bij Hugginface kun je experimenteren met een parameter als Temperature. Hoe hoger deze waarde, hoe groter de lijst met mogelijke volgende woorden waaruit GPT zal kiezen en dus hoe onvoorspelbaarder de tekst wordt.

Ook interessant om te lezen: Je creativiteit kent geen grenzen met Playground AI

Tip 07: Risico’s

Je hoeft nauwelijks tussen de regels door te lezen om te begrijpen dat AI risico’s met zich meebrengt, op verschillende vlakken. Om te beginnen zijn er voor neurale netwerken vaak enorm veel trainingsdata nodig, zoals teksten en afbeeldingen. Niet alleen roept dit vragen op met betrekking tot onze privacy (het Amerikaanse bedrijf ClearView verkoopt gezichtsherkenningstechnologie op basis van AI aan overheden en zelfs privé-instanties), ook op het vlak van auteursrecht zijn er heel wat bedenkingen. Mag bijvoorbeeld een LLM zomaar al die data gebruiken en verwerken tot ‘eigen’ content? Bovendien valt het niet uit te sluiten dat deze trainingsdata al dan niet bewust incompleet of bevooroordeeld zijn, wat tot gekleurde uitkomsten kan leiden, de zogeheten bias. Ook het feit dat we eigenlijk niet goed weten hoe een neuraal netwerk tot een bepaalde uitkomst komt, kan ongemerkt bias introduceren. Het gebeurt bovendien geregeld dat een AI-chatbot zomaar dingen verzint en die doodleuk mixt met correcte feiten, het zogeheten hallucineren.

Verder is er ook een groter risico op deepfake, waarbij audio, foto’s of video’s bewust worden gemanipuleerd met behulp van AI, zoals voor het verspreiden van nepnieuws.

Tip 08: Verdere evolutie

Het risico bestaat ook dat AI-toepassingen aanzienlijke verschuivingen op de arbeidsmarkt zullen veroorzaken, waardoor sommige beroepen overbodig worden. Zoeken naar AI and <beroepsgroep> laat vaak al zien hoe(zeer) AI invloed heeft op verschillende sectoren. Anderzijds is het realistischer dat je baan niet door AI zelf, maar door iemand die AI gebruikt, wordt overgenomen. AI heeft namelijk nog geen ‘bewustzijn’ ontwikkeld, maar de snelheid en richting van de evolutie van AI-technologie blijft een groot vraagstuk. Terwijl GPT-3 over 175 miljard parameters beschikte (elementen die tijdens de trainingsfase kunnen worden aangepast om datapatronen te herkennen), heeft GPT-4 er al tien keer zoveel (zo’n 1,7 biljoen).

Hoewel dit aantal nog steeds veel minder is dan het menselijke brein heeft, geloven sommigen dat zulke netwerken zo breed inzetbaar zullen worden dat we kunnen spreken van Artificial General Intelligence (AGI); AI die een breed scala aan taken beter kan uitvoeren dan mensen. Er heerst zelfs de vrees dat zo’n netwerk zelfstandig een nieuw AI-netwerk kan ontwerpen. Zeg maar een GPT-6, ontwikkeld door GPT-5. Zo’n moment wordt de ‘singulariteit’ genoemd, waarbij zelfversterkende AI-systemen buiten menselijke controle exponentieel slimmer worden, waardoor de toekomst volledig onvoorspelbaar wordt.

Tip 09: Laagdrempelig

Hoewel veel mensen zich misschien niet bewust zijn van de vele toepassingen van AI, hebben ze er waarschijnlijk al vaak ongemerkt mee te maken (gehad). Zo is het ontgrendelen van je smartphone met gezichtsherkenning al een mooi voorbeeld van AI. De software herkent je gezicht, ondanks verschillende hoeken, belichting en gezichtsuitdrukkingen. Ook gebruikers van Google Foto’s zullen hebben gemerkt dat de software uitstekend personen herkent, zelfs over verschillende leeftijden heen. Apps als Google Translate of Microsoft Translator, die tekst uit foto’s herkennen en direct vertalen, maken eveneens gebruik van AI. Ook voor het vertaalproces zelf blijken AI-technieken trouwens beter te werken dan een regelgebaseerde aanpak.

Ook natuurliefhebbers kunnen er baat bij hebben met de populaire, gratis app Obsidentify. Richt je camera op een dier of wilde plant, en de app identificeert de soort dankzij duizenden gelabelde foto’s, door gebruikers geüpload naar websites als www.waarneming.nl en www.waarnemingen.be. En met de gratis app Merlin Bird ID kun je vogels herkennen op basis van hun gezang.

Tip 10: Tekst

AI is al jaren bekend, maar werd vooral populair door de ontwikkeling van generatieve AI-chatbots zoals ChatGPT van OpenAI. Eind 2022 brak ChatGPT echt door en inmiddels is LLM GPT-4 gelanceerd, met binnenkort mogelijk de integratie van GPT-5 in ChatGPT. ChatGPT is gratis te gebruiken via https://chat.openai.com of via de officiële mobiele app, waarmee ook gesproken dialogen mogelijk zijn. De gratis versie biedt toegang tot LLM GPT-3.5, die beperkter is dan GPT-4 (zie ook tip 8). De Plus-versie (ongeveer 23 euro per maand), biedt toegang tot GPT-4 en enkele extra’s, zoals geen wachttijden, toegang tot beeldgenerator Dall-E (zie ook tip 11), recentere kennis, het uploaden van eigen documenten (zoals docx en pdf) ter analyse, het installeren van extensies en het ontwerpen van eigen ‘persona’s’ (GPT’s genoemd). Sinds kort kun je ook gepubliceerde GPT’s van medegebruikers zoeken en gebruiken.

Maar er zijn nog andere, gratis chatbots die GPT-4 gebruiken, zoals Microsoft Copilot, dat steeds meer in Windows wordt geïntegreerd (zie ook het kader ‘In het nieuws’), of Gemini, de chatbot van Google. Voor wie geïnteresseerd is in nog meer AI-chatbots, via deze webpagina vind je een overzicht van zo’n twintig andere bots.

Lees ook: Alles over Google Gemini, Googles antwoord op ChatGPT

Tip 11: Beeld

OpenAI heeft niet alleen de bot ChatGPT ontwikkeld, maar ook de beeldgenerator Dall-E. Deze is inmiddels aan versie 3 toe en is geïntegreerd in ChatGPT Plus, maar je kunt het ook gratis gebruiken via het al eerder vermelde Copilot. Daarnaast zijn er nog heel wat andere generatoren die je gratis kunt gebruiken (of uitproberen). We denken aan Craiyon, Midjourney, DreamStudio, Canva AI en Firefly van Adobe (je kunt gratis 25 beelden per maand laten maken of bewerken). De meeste van deze beeldgeneratoren ondersteunen ook outpainting: je kunt het canvas dan vergroten en hier allerlei objecten aan toevoegen, gebaseerd op patronen en kenmerken van de bestaande afbeelding.

Tip 12: Audio

In ChatGPT kun je tegenwoordig gesproken dialogen voeren met AI, maar er zijn meer interessante AI-toepassingen in audio. Bijvoorbeeld radiostations die volledig op AI draaien. Luister bijvoorbeeld naar listen.streamon.fm/radiogpt. RadioGPT selecteert op basis van GPT en TopicPulse muziek en produceert scripts, gecombineerd met AI-spraaktechnologie, door socialmedia- en nieuwsbronnen te scannen.

Voor spraaktechnologie is Adobe Podcast een aanrader. Upload een audiobestand en de dienst verwijdert storende achtergrondgeluiden en optimaliseert het geluid met AI. Je kunt het resultaat als wav-bestand downloaden.

Whisper, een opensource-spraakherkenningssysteem, is beschikbaar als app of API en herkent spraak in verschillende talen en dialecten, zelfs met achtergrondgeluiden en variabele spreeksnelheden, en zet dit om naar tekst.

Soundraw is een AI-audiogenerator, handig voor muziek bij video’s of presentaties. Selecteer lengte, genre, stemming en thema en beluister verschillende tracks. Downloaden is helaas alleen mogelijk met een betaald account.

Een stap verder gaat Suno. Vul een uitvoerige beschrijving in van het gewenste muziekstuk en even later krijg je de gevraagde muziek, inclusief songtekst en gezongen tekst. We vonden dit behoorlijk indrukwekkend.

Tip 13: Video

Het lijdt geen twijfel dat beeldgeneratoren zoals Dall-E en Midjourney binnenkort worden uitgebreid met de mogelijkheid om videobeelden te genereren op basis van een beschrijving of eventueel een voorbeeldfoto of -video. Maar je hoeft hier niet eens op te wachten, want met HeyGen is dit tot op zekere hoogte al mogelijk. Deze dienst is primair bedoeld voor het creëren van natuurlijk klinkende menselijke stemmen, maar biedt ook de optie om deze stemmen te combineren met animaties en video, waardoor het lijkt alsof de persoon echt aan het praten is.

Microsoft Clipchamp, geïntegreerd in Windows, benut AI dan weer op een andere manier voor video’s. Met de knop Een video met AI maken kun je media zoals audio, video en foto’s toevoegen en nadat je informatie over de titel, stijl en gewenste lengte hebt verstrekt, genereert Clipchamp automatisch een bijpassende video.

Tot slot vermelden we ook graag Channel1, dat mogelijk tegen de tijd dat je dit leest al actief is. Channel1 is namelijk een gepersonaliseerd tv-nieuwskanaal dat volledig wordt samengesteld op basis van generatieve AI.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).