Je huis ‘slimmer’ maken is op zich niet zo moeilijk. Koop een slimme thermostaat en slimme verlichting en je kunt je verwarming en lampen met je smartphone bedienen. Maar of je dan een slim huis hebt? Doorgaans heb je dan voor ieder slim apparaat een eigen app en is het niet altijd mogelijk om apparaten op een handige manier te koppelen. Dat moet toch slimmer kunnen?

Zoals de meeste consumenten, begon ik mijn ‘slimme huis’ met een Nest-thermostaat en Philips Hue-verlichting. Via IFTTT en een koppeling vanuit de fabrikanten konden deze producten wel enigszins met elkaar communiceren, maar van één systeem was zeker geen sprake. Dus of het geheel nu echt slim is?

Slimme verlichting?

De verlichting in mijn woonkamer bestaat naast plafondlampen ook uit lampen die zijn aangesloten op stopcontacten. Dankzij Philips Hue kan ik alle lampen in één keer via een app in- en uitschakelen. Ook maakt Hue het instellen van scènes mogelijk. Handig, want ik heb bepaalde lampen die reflecteren in de televisie en die schakel ik zo in één keer uit als ik televisiekijk. Ik kwam er al wel snel achter dat het niet altijd handig is om steeds je smartphone te moeten pakken. De oplossing bleek een afstandsbediening, maar die was er nog niet voor Hue toen ik hiernaar op zoek ging. Philips had wel al eerder draadloos bedienbare LivingWhites-spaarlampen op de markt gebracht en de bijbehorende afstandsbediening bleek compatibel te zijn met Hue-lampen. Tegenwoordig kun je wel een echte Hue-afstandsbediening kopen in de vorm van de Hue Dimmer. Hoe handig Hue ook is, uiteindelijk moest ik nog steeds handmatig de verlichting in een andere stand zetten als ik televisie ging kijken … Dus mijn verlichting was iets slimmer, maar niet echt slim.

©PXimport

Controller

Wat ik nodig had, was een systeem dat al mijn apparatuur zo aan elkaar knoopt dat ik het op één centraal punt kan programmeren. Om dit mogelijk te maken zijn er kant-en-klare oplossingen te koop zoals Homey, HomeWizard, Zipato ZipaBox, Fibaro en VeraEdge. Vaak bevatten deze kant-en-klare controllers naast een (web)interface en apps ook ingebouwde radio’s voor bijvoorbeeld Z-Wave-, ZigBee- en 433MHz-producten als KlikAanKlikUit. Door die ingebouwde radio’s zijn ze relatief duur, zonde als je die draadloze radio’s niet per se nodig hebt. Philips Hue heeft ook een eigen Bridge die de draadloze communicatie met de lampen verzorgt. Een goedkopere optie is om zelf een controller te maken op basis van bijvoorbeeld een Raspberry Pi.

©PXimport

Welke domoticasoftware?

Ik koos ervoor aan de slag te gaan met die goedkope optie: de Raspberry Pi 2. Met alleen de Raspberry Pi ben je er natuurlijk niet. De belangrijkste keuze is het softwarepakket dat je gaat gebruiken. Je kunt kiezen voor onder andere Domoticz, Home Assistant of OpenHAB. Aanvankelijk wilde ik de ultieme interface bouwen die de bediening van mijn slimme apparatuur aan elkaar zou knopen.

Na wat experimenteren besloot ik dat Home Assistant de beste interface bood. Dit pakket is namelijk erg flexibel qua indeling en ziet er in vergelijking met bijvoorbeeld Domoticz lekker modern uit. Het nadeel van Home Assistant ten opzichte van Domoticz is dat het systeem geprogrammeerd wordt in scrips die je moet uploaden naar de Pi; via de webinterface kun je geen veranderingen of instellingen doorvoeren. Maar ik was met Home Assistant in m’n thuisnetwerk niet tevreden. Het eerdere nadeel van de app bleef bestaan: ik vond het nog steeds onhandig om de verlichting met een smartphone in te schakelen. Ik bleek dus eigenlijk helemaal geen behoefte te hebben aan een mooie interface, en besloot daarom Domoticz een tweede kans te geven. Domoticz kun je geheel instellen via de webinterface en naast scripts kun je ook visueel programmeren in Blockly. Hierdoor kun je snel nieuwe ideeën uitproberen.

©PXimport

Niet als ‘app’

Slimmere verlichting

Uiteindelijk bleek het helemaal niet zo moeilijk om het systeem te laten achterhalen of de televisie aan staat. Zoals vrijwel alle moderne televisies is mijn televisie een smart-tv. Op het moment dat de televisie wordt ingeschakeld, krijgt deze een ip-adres dat ik via de router heb gereserveerd. In Domoticz draait een script dat één keer per minuut dit ip-adres pingt. Het mooie van Domoticz is dat het systeem door veel mensen wordt gebruikt; het benodigde ‘pingscript’ was al door iemand geschreven. Wordt de televisie gedetecteerd, dan wordt binnen Domoticz een virtuele schakelaar aangezet. Vervolgens had ik via Blockly al snel een script in elkaar gezet dat de verlichting juist schakelde op het moment dat de televisie was ingeschakeld. De gewenste lampen gingen aan en de andere lampen uit. Probleem opgelost, toch? Al snel bleek dat ik over één ding niet goed had nagedacht: het bleek ook overdag onmogelijk om nu televisie te kijken zonder dat de (juiste) lampen aangingen. Door in het script op te nemen dat de verlichting alleen van stand veranderd moet worden als een bepaalde lamp al is ingeschakeld, is dat ook opgelost. Een tweede script doet precies het omgekeerde en schakelt de verlichting weer in als de televisie uit staat.

©PXimport

Automatische verlichting

De automatische televisieverlichting smaakte naar meer en het leek me leuk om nooit meer een afstandsbediening, wandschakelaar of app nodig te hebben om de verlichting in te schakelen. De verlichting moet vanzelf inschakelen op het moment dat ik aanwezig ben en weer uitgaan als ik er niet ben. Een bewegingssensor in de betreffende ruimte leek me de beste oplossing. Philips verkoopt zelf bewegingssensoren voor het Hue-systeem, maar het leek me handiger om een bewegingssensor te hebben die direct met Domoticz communiceert. Zo kan de aanwezigheidsdetectie eventueel ook voor andere dingen gebruikt worden. Er zijn diverse manieren om een bewegingssensor te koppelen. Zo kun je KlikAanKlikUit- of ZWave-sensoren koppelen, mits je de Raspberry Pi van de juiste radio’s voorziet. Omdat ik niet wist of een bewegingssensor écht handig is, heb ik vooralsnog gekozen voor een veel goedkopere oplossing. Ik heb een voor Arduino bedoelde bewegingssensor van zo’n twee euro gekoppeld aan een NodeMCU: een op Arduino lijkende microcontroller van zo’n vier euro met wifi. Door op de NodeMCU de gratis firmware ESP Easy te zetten, koppel je sensoren eenvoudig met Domoticz.

Dankzij een Blockly-script wordt er bij beweging een virtuele schakelaar geactiveerd die een x-aantal minuten aan blijft staan. Is er geen beweging meer, dan gaat de verlichting dus na een x-aantal minuten uit. Bij iedere nieuwe beweging wordt de schakelaar als het ware gereset en is de verlichting dus de volledige x-aantal minuten weer actief. Het is niet de bedoeling dat de verlichting overdag vanzelf inschakelt, vandaar dat in het script de status van een virtuele schakelaar is opgenomen die is gekoppeld aan de zonsonder- en opgang is gekoppeld. Blockly bevat overigens ook blokken waarin je bijvoorbeeld de zonsondergang kunt opnemen, maar dat bleek om onbekende redenen niet te werken. De virtuele schakelaar is dus een soort omweg.

©PXimport

Onverwachte problemen

Toen ik de verlichting handmatig uitschakelde met de Hue-wandschakelaar liep ik wel tegen een probleem aan. Want de verlichting spring vrijwel direct weer aan. Logisch: er was immers beweging gedetecteerd. Omdat de Hue-schakelaars niet direct met Domoticz communiceren, moest ik een omweg verzinnen om Domoticz te laten weten dat de wandschakelaar gebruikt werd. Uiteindelijk heb ik dit probleem opgelost met een extra virtuele schakelaar die wanneer de verlichting aanstaat ook door de bewegingssensor wordt getriggerd. Na iedere beweging blijft deze schakelaar vijf minuten aan staan. Zolang deze virtuele schakelaar aan staat, kan de verlichting niet nogmaals ingeschakeld worden. Oftewel als ik de verlichting nu dus handmatig uitzet, dan staat de virtuele schakelaar nog aan, waardoor de lamp niet direct weer aan springt. Dat zou betekenen dat de verlichting vijf minuten lang niet ingeschakeld kan worden. Een script houdt daarom de status van de lampen in de gaten en wanneer de verlichting is uitgeschakeld terwijl de virtuele schakelaar nog aan staat, wordt na tien seconden de virtuele schakelaar gereset. Die extra tien seconden zijn nodig doordat de Hue Bridge de uitgeschakelde status van de lampen niet altijd direct aan Domoticz doorgeeft. Zou ik lichtknopjes hebben die direct met Domoticz communiceren, bijvoorbeeld via Z-Wave of KlikAanKlikUit, dan was de oplossing simpeler én sneller geweest. Scripts die de bewegingssensor tijdelijk bevriezen hadden dan immers direct met de wandschakelaar geactiveerd kunnen worden. Natuurlijk: na een tijdje zonder beweging gaat het licht vanzelf uit en ik had er dus voor kunnen kiezen om dit hele probleem te negeren. Maar ik vind het wel prettig dat ook de traditionele bediening blijft werken.

©PXimport

Relatieproblemen

©PXimport

Conclusie

Slimme apparatuur wordt wat mij betreft pas echt leuk als ‘je huis’ je helpt. Zo blijft het voor mij magie dat na het aanzetten van de televisie bepaalde lampen automatisch uitschakelen. Wanneer je je domoticasysteem stapje voor stapje opbouwt, maak je vast keuzes die achteraf niet handig zijn: zo had ik beter voor lichtknopjes kunnen kiezen die direct met Domoticz communiceren. Je bent ook nooit klaar. Nu de bewegingssensor blijkt te werken, is het tijd voor een esthetisch fraaiere oplossing, het liefst ook draadloos via bijvoorbeeld Z-Wave. Ik heb mijn oog laten vallen op de Chinese Xiaomi Smart Home Kit, waarvan het basisstation gekoppeld kan worden met Domoticz en waarvoor relatief goedkope draadloze bewegingssensoren beschikbaar zijn. Als de verlichting voor elkaar is, is het integreren van Sonos de volgende stap. Het lijkt me bijvoorbeeld handig dat wanneer de televisie wordt aangezet, de muziek gepauzeerd wordt. En dan is er nog altijd iets te doen met de thermostaat en data van de slimme meter die ook op Domoticz zijn aangesloten. Het zal dus nog wel even duren voordat mijn huis echt slim is.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).