Thuiswerken met IFTTT: 15 slimme recepten
Met IFTTT kun je allerlei leuke en grappige dingen doen, maar laten we niet vergeten dat het aan elkaar koppelen van diensten vooral ook heel erg nuttig kan zijn. Ook thuiswerken met IFTTT is een aanrader en kan je leven een stuk makkelijker maken.
1 Lampen aan bij ontvangen mail
Ben je een thuiswerker en wil je het moment waarop je opstaat uitstellen tot het écht nodig is? Dat kan met Hue-verlichting. Log in op www.ifttt.com en klik op My Applets / New Applet. Klik op This en zoek op Gmail (of een andere maildienst). Kies voor Any new e-mail in inbox. Klik op That en zoek op Hue. Kies nu voor Turn on lights en geef aan voor welke lampen dit geldt. Nu gaan je lampen automatisch aan wanneer je mail ontvangt en weet je dat het écht tijd is om wakker te worden.
2 Stuur e-mail na gemist gesprek
Sliep je nog en heb je een oproep gemist? Dan val je door de mand. In Android kun je dat probleem afvangen. Maak een nieuwe applet aan, zoek voor This op Android en klik op Android Phone Call / Phone call missed from a specific number, waarna je het telefoonnummer van je werkgever/collega invoert. Bij That kies je je e-maildienst en vervolgens kun je precies aangeven naar wie de mail wordt gestuurd en wat er in moet komen te staan (bijvoorbeeld: druk bezig, ik bel je zo even terug!).
3 Log je uren in een spreadsheet
Het is belangrijk om je gewerkte uren bij te houden en dat kan heel eenvoudig met een bestaande applet en je smartphone. Installeer de IFTTT-app op je smartphone en zoek naar Press a button. Selecteer de app Press a button to track work hours in Google Drive en log in bij Google Drive om IFTTT toegang te geven. Je krijgt nu de melding dat je een widget moet configureren. Druk op Go en voeg de widget toe voor de applet die je zojuist hebt gemaakt. Je kunt nu eenvoudig vanuit je stand-byscherm aangeven wanneer je begint en stopt met werken, en dat wordt bijgehouden in een spreadsheet in Google Drive.
4 Log telefoongesprekken in een spreadsheet
Bijhouden met wie je belt is gedoe, maar niet met IFTTT. Het slechte nieuws? Dit kan alleen met een Android-toestel. Het goede nieuws, ook hiervoor is de applet al gemaakt. De applet heet Automatically log the calls you receive to your Android phone to a Google spreadsheet. Schakel deze in en koppel hem aan je Android-toestel en Google Drive. Er wordt dan automatisch bijgehouden welke telefoongesprekken je hebt gevoerd, hoelang die duurden enzovoort.
5 Niet storen
Die widget waar je je tijd mee in de gaten kunt houden is superhandig. Diezelfde knop kun je gebruiken om in één klap aan te geven in je (gedeelde) Google-agenda dat je het komende uur niet beschikbaar bent. Zoek in IFTTT op je smartphone op Quickly block off en kies voor Quickly block off the next hour as Do Not Disturb. Schakel de applet in, log in bij Google om toestemming te geven en voeg daarna de widget toe. Nu blokkeer je met één druk op de knop je Google-agenda.
6 Afleiding
Een tijdje pittig doorwerken is helemaal prima, maar af en toe heb je ook wat afleiding nodig. Muziek is daarbij wel zo fijn, maar die Spotify-playlist heb je na een tijdje wel gehoord. Met IFTTT en Google Play zorg je elke dag voor verse, gratis muziek. Zoek in IFTTT op Get an email every day with a link to the latest Google Play Music free song. Je ontvangt nu elke dag een e-mail met nieuwe, gratis muziek. Configureer de applet om de gewenste tijd voor de e-mail te selecteren.
7 Pauze inlassen
Wanneer je druk aan het werk bent, vergeet je soms pauze te nemen. Je kunt een alarm instellen, maar die veeg je zo weg. Met Hue-lampen kan dit effectiever. Voor dit recept kies je bij This voor Date & Time en vervolgens voor Every day of the week at. Kies de tijd waarop je pauze wilt nemen. Zoek nu voor That op Hue en kies voor Color loop. Wanneer het nu lunchtijd is, verandert je werkplek in een halve disco – en dat negeer je niet zomaar even.
8 Laten weten dat je weg bent
Net als dat je kunt aangeven dat je niet gestoord wilt worden, kun je ook aangeven dat je (even) niet aanwezig bent op de werkvloer. Bij This kies je (op je smartphone) voor Button widget bij That kies je voor een e-maildienst naar keuze. Stel nu een e-mail op waarin je zegt dat je even niet op je werkplek aanwezig bent, met je werkgever/collega’s als geadresseerde. Als je nu snel even weg moet, stuur je met één druk op de knop die mail.
9 Thermostaat uit bij afwezigheid
Als je thuis werkt en het wordt wat kouder, dan heb je waarschijnlijk de kachel aan. De kans is groot dat je die vergeet uit te zetten als naar buiten gaat. Heb je een Nest-thermostaat, dan los je dat op met een bestaande applet. Zoek in IFTTT op When you exit a specific area set your Nest Thermostat to. Log in op je Nest-account voor toegang. Geef nu aan welke temperatuur Nest moet instellen en welk gebied je precies moet verlaten om dat proces te starten. Activeer deze applet en stook nooit meer voor niets.
10 Herinnering voor belangrijke e-mail
Heb je belangrijke e-mail waarop je nu niet kunt reageren, maar wil je dat niet vergeten? Het is heel eenvoudig om voor jezelf een reminder te maken dat je op bepaalde mails moet reageren. Kies hiervoor bij This voor Gmail en klik op New starred e-mail in inbox. Bij That kies je vervolgens voor Reminders (iOS) of voor Google Calendar als je liever een agenda-item wilt toevoegen. De afzender en het onderwerp worden nu automatisch als reminder of agenda-item toegevoegd als je een bericht een ster geeft, en je wordt er automatisch aan herinnerd.
11 Geluid harder bij gemist gesprek
Het geluid van je smartphone uitzetten is fijn voor de concentratie, maar er zijn natuurlijk dingen die je niet mag missen. Heb je een Android-telefoon, dan is dat zo opgelost. De applet is al voor je gemaakt. Zoek in IFTTT op Automatically turn up the volume on your Android phone when you miss a call from a specific number. Schakel de applet in en kies het nummer waarvoor dit recept geldt. Wanneer deze persoon nu voor de tweede keer belt, zal de telefoon gewoon overgaan.
12 Belangrijke mails naar Todoist
Voor sommige e-mails is het handig om een item toe te voegen aan een to-do-app, maar uiteraard niet voor alle. Dat kun je eenvoudig afvangen met Gmail. Om alleen bepaalde mails toe te voegen aan je to-do-lijst kies je bij This voor Gmail en klik je vervolgens op New starred e-mail in inbox. Bij That zoek je je to-do-app (wij kiezen voor Todoist) en klik je vervolgens op Create task. Wanneer je vanaf nu een e-mail in Gmail een ster geeft, wordt deze automatisch toegevoegd aan Todoist (of de to-do-app van je keuze).
13 Google-agenda naar Todoist
Niet alleen mails, maar ook afspraken in je agenda kun je automatisch toevoegen aan je to-do-app (we nemen wederom Todoist als voorbeeld). In IFTTT zoek je de betreffende kalenderdienst (iOS, Google enzovoort) en klik je vervolgens op Any new event added. Voor That zoek je op Todoist, waarna je inlogt op je Todoist-account voor toestemming. Klik op Create task en klik bij Due date op Add ingredient en vervolgens op Starts (de begintijd van het agenda-item wordt nu als deadline gesteld). Alle nieuwe afspraken worden nu toegevoegd aan Todoist.
14 Bijlagen automatisch downloaden
Met deze tip hoef je nooit meer bang te zijn dat je een mailtje weggooit voordat je de bijlage hebt gedownload. Zoek in IFTTT op Download attachments en klik op de gewenste optie (bijvoorbeeld Automatically save your Gmail attachments to OneDrive). Log in dit geval in bij zowel Gmail als OneDrive voor de benodigde toestemming. Klik op het pictogram met het tandwiel om aan te geven in welke map je de bijlagen wilt neerzetten en voilà, voortaan zijn al je bijlagen veilig.
15 Licht uit, stoppen met werken
Als je thuiswerkt bestaat het risico dat je soms veel te lang doorgaat. Net als bij je pauze kun je een alarm instellen, maar ook hier bieden de Hue-lampen uitkomst (voornamelijk in de winter). Kies bij This voor Date & Time en kies een dagelijks tijdstip. Bij That selecteer je Hue en geef je aan dat de lampen uitgeschakeld moeten worden. Niets is zo effectief als ineens in het donker zitten en je realiseren dat het tijd is om te stoppen.