Met IFTTT kun je allerlei leuke en grappige dingen doen, maar laten we niet vergeten dat het aan elkaar koppelen van diensten vooral ook heel erg nuttig kan zijn. Ook thuiswerken met IFTTT is een aanrader en kan je leven een stuk makkelijker maken.

1 Lampen aan bij ontvangen mail

Ben je een thuiswerker en wil je het moment waarop je opstaat uitstellen tot het écht nodig is? Dat kan met Hue-verlichting. Log in op www.ifttt.com en klik op My Applets / New Applet. Klik op This en zoek op Gmail (of een andere maildienst). Kies voor Any new e-mail in inbox. Klik op That en zoek op Hue. Kies nu voor Turn on lights en geef aan voor welke lampen dit geldt. Nu gaan je lampen automatisch aan wanneer je mail ontvangt en weet je dat het écht tijd is om wakker te worden.

2 Stuur e-mail na gemist gesprek

Sliep je nog en heb je een oproep gemist? Dan val je door de mand. In Android kun je dat probleem afvangen. Maak een nieuwe applet aan, zoek voor This op Android en klik op Android Phone Call / Phone call missed from a specific number, waarna je het telefoonnummer van je werkgever/collega invoert. Bij That kies je je e-maildienst en vervolgens kun je precies aangeven naar wie de mail wordt gestuurd en wat er in moet komen te staan (bijvoorbeeld: druk bezig, ik bel je zo even terug!).

©PXimport

3 Log je uren in een spreadsheet

Het is belangrijk om je gewerkte uren bij te houden en dat kan heel eenvoudig met een bestaande applet en je smartphone. Installeer de IFTTT-app op je smartphone en zoek naar Press a button. Selecteer de app Press a button to track work hours in Google Drive en log in bij Google Drive om IFTTT toegang te geven. Je krijgt nu de melding dat je een widget moet configureren. Druk op Go en voeg de widget toe voor de applet die je zojuist hebt gemaakt. Je kunt nu eenvoudig vanuit je stand-byscherm aangeven wanneer je begint en stopt met werken, en dat wordt bijgehouden in een spreadsheet in Google Drive.

4 Log telefoongesprekken in een spreadsheet

Bijhouden met wie je belt is gedoe, maar niet met IFTTT. Het slechte nieuws? Dit kan alleen met een Android-toestel. Het goede nieuws, ook hiervoor is de applet al gemaakt. De applet heet Automatically log the calls you receive to your Android phone to a Google spreadsheet. Schakel deze in en koppel hem aan je Android-toestel en Google Drive. Er wordt dan automatisch bijgehouden welke telefoongesprekken je hebt gevoerd, hoelang die duurden enzovoort.

©PXimport

5 Niet storen

Die widget waar je je tijd mee in de gaten kunt houden is superhandig. Diezelfde knop kun je gebruiken om in één klap aan te geven in je (gedeelde) Google-agenda dat je het komende uur niet beschikbaar bent. Zoek in IFTTT op je smartphone op Quickly block off en kies voor Quickly block off the next hour as Do Not Disturb. Schakel de applet in, log in bij Google om toestemming te geven en voeg daarna de widget toe. Nu blokkeer je met één druk op de knop je Google-agenda.

6 Afleiding

Een tijdje pittig doorwerken is helemaal prima, maar af en toe heb je ook wat afleiding nodig. Muziek is daarbij wel zo fijn, maar die Spotify-playlist heb je na een tijdje wel gehoord. Met IFTTT en Google Play zorg je elke dag voor verse, gratis muziek. Zoek in IFTTT op Get an email every day with a link to the latest Google Play Music free song. Je ontvangt nu elke dag een e-mail met nieuwe, gratis muziek. Configureer de applet om de gewenste tijd voor de e-mail te selecteren.

7 Pauze inlassen

Wanneer je druk aan het werk bent, vergeet je soms pauze te nemen. Je kunt een alarm instellen, maar die veeg je zo weg. Met Hue-lampen kan dit effectiever. Voor dit recept kies je bij This voor Date & Time en vervolgens voor Every day of the week at. Kies de tijd waarop je pauze wilt nemen. Zoek nu voor That op Hue en kies voor Color loop. Wanneer het nu lunchtijd is, verandert je werkplek in een halve disco – en dat negeer je niet zomaar even.

©PXimport

8 Laten weten dat je weg bent

Net als dat je kunt aangeven dat je niet gestoord wilt worden, kun je ook aangeven dat je (even) niet aanwezig bent op de werkvloer. Bij This kies je (op je smartphone) voor Button widget bij That kies je voor een e-maildienst naar keuze. Stel nu een e-mail op waarin je zegt dat je even niet op je werkplek aanwezig bent, met je werkgever/collega’s als geadresseerde. Als je nu snel even weg moet, stuur je met één druk op de knop die mail.

9 Thermostaat uit bij afwezigheid

Als je thuis werkt en het wordt wat kouder, dan heb je waarschijnlijk de kachel aan. De kans is groot dat je die vergeet uit te zetten als naar buiten gaat. Heb je een Nest-thermostaat, dan los je dat op met een bestaande applet. Zoek in IFTTT op When you exit a specific area set your Nest Thermostat to. Log in op je Nest-account voor toegang. Geef nu aan welke temperatuur Nest moet instellen en welk gebied je precies moet verlaten om dat proces te starten. Activeer deze applet en stook nooit meer voor niets.

©PXimport

10 Herinnering voor belangrijke e-mail

Heb je belangrijke e-mail waarop je nu niet kunt reageren, maar wil je dat niet vergeten? Het is heel eenvoudig om voor jezelf een reminder te maken dat je op bepaalde mails moet reageren. Kies hiervoor bij This voor Gmail en klik op New starred e-mail in inbox. Bij That kies je vervolgens voor Reminders (iOS) of voor Google Calendar als je liever een agenda-item wilt toevoegen. De afzender en het onderwerp worden nu automatisch als reminder of agenda-item toegevoegd als je een bericht een ster geeft, en je wordt er automatisch aan herinnerd.

©PXimport

11 Geluid harder bij gemist gesprek

Het geluid van je smartphone uitzetten is fijn voor de concentratie, maar er zijn natuurlijk dingen die je niet mag missen. Heb je een Android-telefoon, dan is dat zo opgelost. De applet is al voor je gemaakt. Zoek in IFTTT op Automatically turn up the volume on your Android phone when you miss a call from a specific number. Schakel de applet in en kies het nummer waarvoor dit recept geldt. Wanneer deze persoon nu voor de tweede keer belt, zal de telefoon gewoon overgaan.

12 Belangrijke mails naar Todoist

Voor sommige e-mails is het handig om een item toe te voegen aan een to-do-app, maar uiteraard niet voor alle. Dat kun je eenvoudig afvangen met Gmail. Om alleen bepaalde mails toe te voegen aan je to-do-lijst kies je bij This voor Gmail en klik je vervolgens op New starred e-mail in inbox. Bij That zoek je je to-do-app (wij kiezen voor Todoist) en klik je vervolgens op Create task. Wanneer je vanaf nu een e-mail in Gmail een ster geeft, wordt deze automatisch toegevoegd aan Todoist (of de to-do-app van je keuze).

©PXimport

13 Google-agenda naar Todoist

Niet alleen mails, maar ook afspraken in je agenda kun je automatisch toevoegen aan je to-do-app (we nemen wederom Todoist als voorbeeld). In IFTTT zoek je de betreffende kalenderdienst (iOS, Google enzovoort) en klik je vervolgens op Any new event added. Voor That zoek je op Todoist, waarna je inlogt op je Todoist-account voor toestemming. Klik op Create task en klik bij Due date op Add ingredient en vervolgens op Starts (de begintijd van het agenda-item wordt nu als deadline gesteld). Alle nieuwe afspraken worden nu toegevoegd aan Todoist.

14 Bijlagen automatisch downloaden

Met deze tip hoef je nooit meer bang te zijn dat je een mailtje weggooit voordat je de bijlage hebt gedownload. Zoek in IFTTT op Download attachments en klik op de gewenste optie (bijvoorbeeld Automatically save your Gmail attachments to OneDrive). Log in dit geval in bij zowel Gmail als OneDrive voor de benodigde toestemming. Klik op het pictogram met het tandwiel om aan te geven in welke map je de bijlagen wilt neerzetten en voilà, voortaan zijn al je bijlagen veilig.

©PXimport

15 Licht uit, stoppen met werken

Als je thuiswerkt bestaat het risico dat je soms veel te lang doorgaat. Net als bij je pauze kun je een alarm instellen, maar ook hier bieden de Hue-lampen uitkomst (voornamelijk in de winter). Kies bij This voor Date & Time en kies een dagelijks tijdstip. Bij That selecteer je Hue en geef je aan dat de lampen uitgeschakeld moeten worden. Niets is zo effectief als ineens in het donker zitten en je realiseren dat het tijd is om te stoppen.

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.