Spotlight, Apple's zoektechnologie, is sinds Mac OS X 10.4 in 2005 op Macs beschikbaar. Jarenlang is het relatief stabiel gebleven, zonder nieuwe functies te bieden. Maar met OS X Yosemite heeft Apple een hoop nieuwe zoekresultaten aan Spotlight toegevoegd.

Als je Spotlight gebruikt, kan het zijn dat je er alleen beroep op doet om bijvoorbeeld naar contactpersonen of e-mails te zoeken - of af en toe een bestand. Maar Spotlight kan veel meer dingen opzoeken: het kan het web doorzoeken, informatie op Wikipedia vinden, ponden naar grammen omzetten (of naar euro's), definities van woorden geven en meer. Lees ook: Zo beheer je je bestanden in Apple's Finder.

Het is tijd voor een opfriscursus. Hier bespreek ik het zoeken met Spotlight op OS X. Ik begin met de basis en ga daarna wat dieper in op geavanceerd zoeken met Spotlight.

Eerste stappen met Spotlight

Zoeken met Spotlight is eenvoudig. Om de Spotlight zoekbalk tevoorschijn te halen hoef je alleen maar op Command-Spatie te drukken of op het vergrootglasicoontje aan de rechterkant van je menubalk te klikken. Typ één of meer woorden en Spotlight zal live updates van resultaten geven.

©PXimport

Spotlight doorzoekt vele soorten bestanden en inhoud.

In het voorbeeld hierboven heb ik naar spotlight gezocht en het eerste resultaat was het Spotlight-instellingenpaneel in System Preferences. Als ik dat wil openen kan ik gewoon op Enter drukken. Maar ik kan ook in de lijst omlaag scrollen, waarbij ik een Bing-zoekopdracht te zien krijg, een muzieknummer op iTunes, een café in de buurt dat door Maps gevonden is, een artikel op Wikipedia, een definitie van het woord "spotlight" en een aantal artikelen die ik over Spotlight geschreven heb die op mijn computer zijn opgeslagen. Als ik blijf scrollen krijg ik veel andere bestanden op mijn Mac te zien die het woord "spotlight" bevatten.

Zoals je al kunt zien, kan Spotlight een heleboel zoekresultaten leveren. Hoe kun je ze sorteren zodat je de gewenste resultaten krijgt? Je zou kunnen beginnen door naar het Spotlight instellingenpaneel te gaan door op Return te drukken nadat je naar spotlight gezocht hebt. (Of open System Preferences en klik op het Spotlight-icoontje.) Op het tabblad Search Results in dit paneel kun je kiezen welke categorieën in Spotlight zoekresultaten worden weergegeven en in welke volgorde.

©PXimport

Pas de Spotlight-instellingen aan zodat je de soorten bestanden die je gebruikt te zien krijgt.

Zoals je hierboven kunt zien, heb ik niet alle categorieën aangevinkt: Ik heb ervoor gekozen om geen presentaties of spreadsheets in mijn zoekresultaten weer te geven. Ik heb de resultaten ook een beetje door elkaar gehusseld; documenten staan ergens bovenaan, gevolgd door applicaties. (De volgorde van deze categorieën zal op jouw Mac waarschijnlijk anders zijn.) Om de volgorde aan te passen kun je de categorieën in de lijst verslepen.

Afhankelijk van de bestandstypen die je op je Mac hebt staan en wat je uit je zoekresultaten wilt halen, kun je de categorieën die je het meest gebruikt kiezen en deze instelling later aanpassen om de volgorde te kiezen die het beste bij je past.

Waar je naar kunt zoeken

Wat kun je met Spotlight vinden? Begin met iets eenvoudigs, zoals een applicatie die je vaak gebruikt. Typ bijvoorbeeld SAF om Safari tevoorschijn te halen en druk op Return om het programma te laden. (Uiteraard zal Safari niet verschijnen als je er in het instellingenpaneel van Spotlight voor gekozen hebt om geen applicaties weer te geven.) Ben je op zoek naar een bestand met informatie over een cliënt, maar je weet niet meer hoe het bestand heet? Geen probleem. Spotlight kijkt naar de bestandsnaam plus de inhoud van een bestand. Als je documenten wilt vinden waarin de Acme Corporation vermeld wordt, hoe je alleen maar deze naam in te typen en de zoekresultaten te controleren.

Vergeet niet dat Spotlight alleen de topresultaten in het venster zal weergeven; als je alle resultaten wilt zien, moet je omlaag scrollen en op Show All-in Finder klikken. Je krijgt dan een nieuw Finder-venster te zien met daarin alle bestanden die met je zoekopdracht overeenkomen.

Spotlight indexeert niet alleen de inhoud van documenten - het kan ze ook laten zien. Zoek ergens naar en gebruik vervolgens de pijltjestoetsen om een item te selecteren. Het paneel aan de rechterkant laat een voorbeeld zien en je kunt er zelfs doorheen scrollen en links aanklikken. (Tip: Maak het venster wat groter zodat je meer van het voorbeeld kunt zien.)

©PXimport

Met Spotlight kun je een voorbeeld van je bestanden bekijken en live informatie van het web, de Maps app en meer bekijken.

Je kunt in het voorbeeldpaneel ook muzieknummers of video's afspelen. En als je naar een contactpersoon zoekt, kun je de cursor over zijn of haar e-mailadres bewegen en op een knop klikken om een iMessage of e-mail te sturen, een telefonische of FaceTime oproep te verzenden of de website van die persoon te bezoeken (als er eentje is ingevoerd).

Spotlight gaat veel verder dan dat. Naast documenten op je Mac, kan het ook het web doorzoeken (helaas alleen met behulp van Bing), Wikipedia en de online winkels van Apple (iTunes Store, App Store, iBooks Store). Typ movie theater in om je lokale bioscoop te vinden, plus de locatie ervan in Maps.

En Spotlight kan ook informatie aanbieden. Je kunt het gebruiken om eenheden om te zetten; typ bijvoorbeeld 100 kg om het equivalent in ponden, ounces en tonnen te zien. Typ 100 GBP om het equivalent in dollars, euro's, yen of Canadese dollars te zien. Gebruik Spotlight als rekenmachine: typ bijvoorbeeld (6*8)/4 om het resultaat van deze berekening te zien. En je kunt definities van woorden vinden: typ een woord dat je niet kent en zoek naar de categorie Definition voor een definitie uit de Dictionary app.

Spotlight zoekresultaten inperken

Als je Spotlight met de standaardinstellingen gebruikt, kan het zijn dat je teveel categorieën hebt, wat voor een overvloed aan resultaten zorgt. Ik heb hierboven al uitgelegd hoe je kunt bepalen welke categorieën er worden weergegeven, maar misschien wil je ook bepaalde mappen uitsluiten. Als je het Spotlight paneel opent in System Preferences en op het tabblad Privacy klikt, kun je mappen - of schijven - toevoegen die je niet wilt laten indexeren.

©PXimport

Verwijder mappen en schijven om ervoor te zorgen dat je Spotlight zoekresultaten je niet overweldigen.

Om dit te doen, moet je een map of schijf naar het venster slepen of op de + knop drukken, een item selecteren en op Choose klikken.

Spotlight is een krachtige tool en het is een goed idee om het te tweaken zodat het beter voor je werkt. Niet iedereen heeft dezelfde soorten bestanden, dus kies de categorieën die bij je zoekopdrachten passen en zet ze in de juiste volgorde. Spotlight is enorm veelzijdig.

Amazon heeft afgelopen oktober al een forse ontslagronde doorgevoerd, en doet dat nu weer: zo'n 16.000 mensen verliezen hun baan.

Volgens het bedrijf zijn de ontslagen een noodzakelijk kwaad om zo "bureaucratie te verminderen" en "lagen te verminderen". Vooral mensen in leidinggevende posities worden schijnbaar dan ook getroffen bij het bedrijf.

Ontslagen van afgelopen oktober

Amazon ontsloeg in oktober vorig jaar al zo'n 14.000 mensen, en hintte toen al naar de mogelijkheid dat er spoedig meer ontslagen zouden vallen. Dat is nu dus gebeurd.

Er vielen afgelopen oktober ook ontslagen binnen de gamedivisie van het bedrijf, waarbij gemeld werd dat Amazon zich minder op mmo's zou richten. Wel blijft het bedrijf de aankomende nieuwe Tomb Raider-games uitbrengen.

Hulp voor ontslagen werknemers

Amazon zou er alles aan doen om de mensen die getroffen worden te helpen. Zo krijgen de meeste Amerikaanse werknemers drie maanden de tijd om intern een nieuwe functie te vinden. Mocht dat niet lukken, dan ontvangt men ontslagvergoeding en begeleiding bij het vinden van nieuw werk.

Het is al geruime tijd bekend dat Amazon minder werknemers in dienst wil. Hoewel het bedrijf nog meer producten wil verkopen via diens webwinkel, is het de bedoeling dat er steeds meer gerobotiseerd wordt.

Een hybride back-up combineert lokale opslag met een back-up naar een clouddienst. Goed ingericht zorgt het ervoor dat digitale gegevens zoals documenten en foto's niet alleen altijd veilig zijn, maar ook altijd weer snel zijn te herstellen. Een hybride back-up is hiermee de volgende stap in de bescherming tegen digitale rampen. Een NAS is een waardevolle schakel in de hybride back-up. We laten zien hoe dat werkt en wat de grote merken te bieden hebben.

Hoe we onze fysieke bezittingen moeten beschermen, dat weten we wel. Daarom staat in elk huis wel een brandblusser, hangen er rookmelders en hebben we de risico's die te groot zijn om zelf te dragen met verzekeringen afgedekt. De honderden jaren waarin we dit hebben geleerd en verfijnd, hebben we in dit digitale tijdperk niet. Binnen zeer korte tijd moeten we bepalen hoe we onze snel groeiende hoeveelheid digitale gegevens (zoals documenten, foto's en video's) beschermen tegen technische fouten en agressieve handelingen van hackers en ransomware. En of dit al niet complex genoeg is, roepen de experts dat wat we ook doen 'het zeker een keer misgaat' en 'beschermen alleen daarom ook niet voldoende is'. Digitale weerbaarheid is gevraagd. Back-ups zijn onverminderd een onmisbaar onderdeel van de inzet op digitale weerbaarheid, maar wel alleen als we de manier van back-uppen aanpassen aan de veranderende wereld met méér data en méér dreiging. 

De cloud als offsite back-up

De afgelopen jaren is de hoeveelheid digitale gegevens die ieder van ons heeft en gebruikt flink toegenomen. Maar niet alleen de hoeveelheid is veranderd, ook het belang van die gegevens. Waren het eerst vooral digitale kopieën van analoge documenten en foto's, inmiddels is de digitale versie veelal de enige versie. Daarom is de regel voor een goede back-up ook aangepast. Stelde die eerder dat je minimaal 3 kopieën van de data moet hebben, die je op 2 verschillende media bewaart waarvan 1 op een andere locatie wordt opgeslagen (de 3-2-1-regel). Vanwege de dreiging en vernietigende impact van ransomware zijn daar 1 kopie op onveranderlijke opslag én zeker weten dat de back-up zich met 0 fouten laat herstellen aan toegevoegd. Kortom: 3-2-1-1-0. Niet elk aspect hiervan is even gemakkelijk te realiseren. Onveranderlijke opslag is lastig, evenals opslag buiten het eigen huis. Althans, tot de komst van cloud. Want door een kopie van de gegevens juist daar op te slaan, is de veilige opslag buiten het eigen huis voor iedereen haalbaar. Daar is bovendien de beveiliging op hoog niveau, inclusief versiebeheer, wat dit een acceptabel alternatief maakt voor het wegschrijven op een onveranderlijk medium. Wel zijn zowel de snelheid van de back-up als het herstel afhankelijk van de snelheid van de internetverbinding. Bij herstel gaat het doorgaans wel om individuele bestanden waardoor dat nadeel minder zwaar weegt.

©BS | ID.nl

Rol van de NAS

Hoewel een NAS op zichzelf geen back-up is, kan een NAS wel een belangrijke rol vervullen in een back-upstrategie. Dit komt door een aantal kenmerkende voordelen van een NAS. Zo ontstaat, door documenten en foto's van andere apparaten naar de NAS te kopiëren, direct al een eerste kopie van die gegevens op een ander medium. Beschikt de NAS over twee of meer schijven, dan kan de opslagcapaciteit van de NAS bovendien zo worden ingericht dat deze niet alleen de opslagcapaciteit van de schijven combineert, maar belangrijker, de gegevens beschermt tegen fouten van de hardware. Gaat er dan een harde schijf stuk, dan zijn er geen gegevens verloren. Een groot verschil met de kwetsbare opslag op pc, laptop of mobiele apparaten. Tot slot kan een NAS zelfstandig taken uitvoeren. Wil je de gegevens behalve op de NAS ook in de cloud hebben staan, dan kan de NAS dit op elk willekeurig moment uitvoeren. Daarbij is de NAS energiezuiniger dan een pc en werkt ook prima als deze op zolder of in de meterkast staat. Een stabiele internetverbinding is voldoende.

©BS | ID.nl

Back-up met Synology Drive

Back-up is altijd een belangrijk verkoopargument geweest van een Synology-NAS. Belangrijk is wel dat niet elke Synology-NAS dezelfde software biedt om te gebruiken. Voor de back-up van gegevens naar de NAS is er keuze uit Synology Drive, dat voor alle apparaten beschikbaar is, en Active Backup for Business, dat een Plus-, XS- of XS+-model vereist.

De manier waarop Synology Drive werkt, is vergelijkbaar met hoe Microsoft OneDrive of Google Drive werkt. Synology Drive kopieert de bestanden en mappen op een Windows-pc, Mac, smartphone of tablet naar een NAS en omgekeerd, zodat op alle apparaten dezelfde bestanden en mappen staan. Hiervoor is op alle apparaten de Synology Drive-software nodig en op de NAS de Synology Drive Server-package. Al deze software is gratis te downloaden en te gebruiken. Eenmaal verbonden kunnen wijzigingen in bestanden en mappen direct worden gesynchroniseerd met de andere apparaten. Het is ook mogelijk om een back-up te maken, handmatig of via een zelf te kiezen schema. Alle configuratie gebeurt bij Synology Drive op de verschillende apparaten. Centraal op de NAS levert de Admin Console vooral inzicht in de status van de verbonden apparaten, maar ook enkele geavanceerde opties zoals het werken met teammappen voor gedeelde documenten en versiebeheer. Dit laatste gaat tot maximaal 32 eerdere versies.

Back-up met Active Backup for Business

Naast Synology Drive beschikken Synology NAS-apparaten uit de Plus-, XS- of XS+-serie met Active Backup for Business over een tweede back-upoplossing. Deze kan behalve de data ook de bijbehorende systemen veiligstellen en herstellen. Het is dus data én bare-metal. Een ander belangrijk verschil met Synology Drive is dat bij Active Backup for Business (SABB) alle configuratie op de NAS gebeurt. De software is alleen een service die op de verbonden Windows-, Linux- en Mac-systemen wordt geïnstalleerd; deze werkt onzichtbaar voor de gebruiker. SABB kan een te back-uppen systeem opstarten, back-uppen en weer uitschakelen. Elk systeem met de SABB-agent wordt zichtbaar in het SABB-dashboard op de NAS. Een back-up instellen gebeurt door in het dashboard een policy te kiezen of te maken en die aan een apparaat te koppelen. Voor het systeemherstel biedt SABB de mogelijkheid een SABB Recovery Media te maken en daarmee het defecte systeem te starten en te herstellen.

Cloudsynchronisatie met Synology

Met de data verzameld op de NAS is het tijd om de back-up naar de cloud te realiseren. Synology biedt hiervoor Hyper Backup. Hiermee kunnen bestanden en mappen op de NAS naar een andere NAS ergens ter wereld of een externe schijf worden geback-upt, maar voor echte zekerheid ook naar een cloudopslagdienst. Hyper Backup ondersteunt een groot aantal cloudservices zoals Dropbox, Strato HiDrive, Microsoft Azure, Google Drive en ook de C2-cloud van Synology. De laatste biedt de keuze tussen opslag in Duitsland of de Verenigde Staten en tussen Basic met standaardinstellingen of Advanced waarbij je zelf zaken als retentie en deduplicatie kunt configureren. In beide gevallen is er een 30-dagen proefperiode, daarna moet voor de opslag worden betaald. Versleutelen van de back-up is bij beide opties mogelijk. Om data terug te zetten of de back-up te controleren is er Hyper Backup Explorer. Deze desktopapplicatie maakt vanaf elk apparaat direct verbinding met een back-up in de C2-cloud.

Back-up bij QNAP

Ook QNAP biedt software om data eerst naar de NAS en daarna de cloud te back-uppen. Kenmerkend voor het bedrijf is de veelheid aan opties en keuzes, wat het niet per definitie eenvoudiger maakt. Helaas is veel van de QNAP-software niet Nederlandstalig. Wel is deze, net als bij Synology, gratis, wat het eenvoudiger maakt meerdere oplossingen te verkennen en pas daarna een definitieve keuze te maken.

Voor een back-up van bestanden en mappen naar een NAS is er NetBak Replicator. De Engelstalige software laat zich eenvoudig installeren en komt dan met een wizard om het doel van de back-up en de te back-uppen mappen en bestanden te kiezen. Het kent een Simple en een Advanced modus en een optie om na afronden van de back-up de computer uit te schakelen. Automatisch inschakelen om een back-up te maken ontbreekt, evenals versies voor Mac of Linux. Voor de Mac adviseert QNAP gebruik van Apple Time Machine en de bijbehorende service op de NAS te activeren. Dit werkt prima, maar is natuurlijk geen QNAP-oplossing en wijkt dan ook geheel af van de werking van NetBak Replicator.

Back-up met Hyper Data Protector

Een tweede back-upmogelijkheid bij QNAP is de combinatie van Hyper Data Protector met NetBak PC Agent. Het verschil met NetBak Replicator is dat hiermee behalve de data ook hele schijven kunnen worden geback-upt, inclusief de systeemdisk. Voor systeemherstel kan met NetBak PC Agent een usb-opstartdisk worden gemaakt waarmee de pc kan worden herstart en hersteld. Hoewel QNAP het een agent noemt, werkt NetBak PC Agent toch vooral als een Windows-programma. De gebruiker kan het zelf starten en stoppen en ook handmatig acties uitvoeren. Voor de samenwerking met de NAS is op de NAS de installatie van Hyper Data Protector vereist. Dit is een QNAP-package die bij de installatie ook het Container Station virtualisatieplatform van QNAP installeert. Wie de Hyper Data Protector start op de NAS, schakelt dan ook over naar de eigen webinterface van dit onderdeel. Daar is, door de directe verwijzingen naar back-up en herstel van Microsoft Hyper-V en VMware-virtualisatieplatformen, te zien dat de insteek van het programma, ondanks dat het ook back-up en herstel van gegevens biedt, vooral ook gericht is op de professionele omgeving. Een voordeel hiervan is wel dat ook herstel zich laat plannen. Handig voor wie regelmatig zijn pc wil resetten.

Cloudsynchronisatie met QNAP

Staan de gegevens eenmaal op de QNAP-NAS, dan is Hybrid Backup Sync (HBS) de manier om de gegevens naar de cloud te back-uppen. HBS is een zeer complete oplossing voor zowel back-up, synchronisatie als herstel tussen een QNAP-NAS en een van de vele ondersteunde clouddiensten. Tot de laatste behoren Microsoft OneDrive, Google Drive, Dropbox, Strato HiDrive en ook QNAP's eigen myQNAPcloud One. De laatste is een betaalde dienst, maar komt met 16 GB gratis voor elk account, ideaal om het eens te proberen. HBS verbinden met elk van de ondersteunde cloudservices gaat erg eenvoudig.

Hybride back-up zonder NAS of NAS-software

Wil je je gegevens veiligstellen zonder NAS of ingewikkelde NAS-software, dan biedt Acronis True Image een gebruiksvriendelijk alternatief. Deze combinatie van antimalware en back-upsoftware maakt offline images van schijven of volledige systemen, zodat je bij problemen kunt terugkeren naar een veilig moment. De desktopversie (voor Windows en Mac) maakt volgens een eigen schema automatische, volledige of incrementele back-ups. Die kunnen worden opgeslagen op een andere schijf, pc, NAS of in de Acronis-cloud, die fysiek in Duitsland staat en onder Europese privacywetgeving valt. De cloudopslag is afhankelijk van de gekozen versie en uitbreidbaar tot 5 TB. Back-ups zijn eenvoudig te beheren via de software of webbrowser.

Acronis True Image combineert antimalware met back-up en systeemherstel en bewaart back-ups zowel lokaal, op de NAS als in de cloud.

Laat je niet verrassen

Hoewel het ook zonder kan, biedt een NAS een mooie manier om back-up naar de cloud te vereenvoudigen. Het ontlast de overige apparatuur en het netwerk en kan deze en andere taken helemaal zelfstandig uitvoeren op momenten dat het jou goed uitkomt. Dat de NAS de back-up bijna onzichtbaar uitvoert, is mooi, maar ook een risico. Word je niet goed geïnformeerd over het slagen en zeker het mislukken van back-ups, dan kan dit voor onaangename verrassingen zorgen. Zowel Synology als QNAP bieden uitgebreide logmogelijkheden op de NAS én voorzien in de optie via bijvoorbeeld e-mail over gebeurtenissen te worden geïnformeerd, zoals ook de voortgang van de back-ups. Hetzelfde geldt voor de opties van de back-up in de cloud. Zeker wanneer je een echte back-updienst gebruikt, is er alle mogelijkheid specifiek via de browser te zien wat de voortgang is en of bijvoorbeeld aanvullende opslag nodig is.