Werk je nog steeds veel vanuit huis, dan wil je je werkplek zo comfortabel mogelijk inrichten. Een extra monitor kan dan een welkome toevoeging zijn. Hoe sluit je meerdere beeldschermen aan en welke opties heb je verder? Wij geven 8 tips.

Werken met twee beeldschermen?

©PXimport

Tip 01: Extra mogelijkheden

Met een extra monitor of door het aansluiten van een computer op een televisie, krijg je veel meer ruimte om de mogelijkheden van Windows, Mac OS, of zelfs iOS en Android te gebruiken. Zo kun je op elk scherm een ander document geopend hebben, of op het ene scherm een website en op het ander een video. Ook het werken met foto's en video's gaat een stuk overzichtelijker.

Door bijvoorbeeld in het optiemenu van Adobe Lightroom een tweede scherm in te schakelen, kan monitor 1 het bewerkingsmenu tonen, terwijl monitor 2 de foto op volledig formaat toont. Een extra scherm geeft ook extra mogelijkheden bij het spelen van games. Denk aan een spel als Flight Simulator, waarbij extra monitoren dienst doen als de ramen van de cockpit.

©PXimport

Tip 02: Type monitor

Als je een extra monitor wil aanschaffen, dan moet je voor jezelf nagaan wat het doel is van de extra beeldruimte. Zo kunnen sommige schermen gedraaid worden in portretstand, zodat je bijvoorbeeld een document in zijn geheel kunt lezen, zonder te hoeven scrollen.

De hoogte is soms ook verstelbaar, maar lang niet bij elke monitor. Een Full-HD-scherm met een HDMI-aansluiting is al verkrijgbaar voor tussen de 100 en 200 euro, afhankelijk van het merk, de kwaliteit en de mogelijkheden van het beeldscherm. Twee identieke beeldschermen naast elkaar, met een zo dun mogelijke rand, geven een optimale kijkervaring. Zo zet je ze mooi naast elkaar. Heb je twee monitoren van verschillende resoluties en beeldkwaliteit, zorg dan voor enige ruimte tussen de schermen, dan lijken de verschillen minder groot.

Een groot scherm (of zelfs een televisie als scherm) is enorm handig wanneer je veel werkt met videobewerkingssoftware of spreadsheets. Deze schermen worden vaak geleverd met speciale software, die het beeld kan indelen in bijvoorbeeld vier kleine schermen voor handigere multitasking.

©PXimport

Tip 03: Aansluitingen

Een extra monitor aansluiten is zeer eenvoudig, mits je computer de juiste videopoorten heeft. Een desktopcomputer beschikt in de meeste gevallen over een VGA- en/of DVI-poort. Een poort is waarschijnlijk al ingenomen door je hoofdmonitor, terwijl de tweede poort vrij is voor een extra scherm. Het is mogelijk dat je hiervoor een adapter nodig hebt, die bijvoorbeeld een DVI-signaal omzet naar een VGA-signaal. Zo'n adapter wordt vaak met het scherm meegeleverd, maar is ook los aan te schaffen.

Op een vrije HDMI-poort is een moderne HD-monitor aan te sluiten. Toch is HDMI nog altijd niet standaard op elke monitor aanwezig. Controleer daarom altijd de specificaties van het scherm dat je wil aanschaffen. De aanschaf van een nieuwe videokaart kan ook oplossing bieden: sommige kaarten hebben ingangen voor wel tien monitoren. Een laptop heeft al een ingebouwde monitor, maar heeft vaak wel een poort om een extra scherm aan te sluiten.

De modernste aansluiting is usb-c. Deze is ook in staat een beeldsignaal van de pc (of laptop) naar de monitor te krijgen. Deze universele stekker wordt inmiddels ook gebruikt voor het opladen van onder meer smartphones, tablets en koptelefoons. Ben je op zoek naar een nieuwe monitor of laptop, dan kunnen we aanbevelen om een uitvoering mét usb-c-aansluiting(en) te kiezen. Sommige smartphones en tablets kun je door middel van een usb-c-stekker ook direct aansluiten op je monitor om het scherm uit te breiden. Samsung-smartphones bijvoorbeeld.

Er bestaan ook splitters, waarmee je twee schermen op één poort aansluit, maar het beeld is dan op beide schermen precies hetzelfde.

©PXimport

Kabelmanagement

Bij het plannen van het gebruik van meerdere monitoren moet je ook rekening houden met de ruimte op je bureau. Zorg ervoor dat je voldoende ruimte hebt voor je monitoren, toetsenbord, muis en eventuele andere benodigdheden.

Het hebben van meerdere monitoren betekent ook meer kabels op je bureau. Besteed tijd aan kabelmanagement om ervoor te zorgen dat je werkplek schoon en georganiseerd blijft. Je kunt kabelbinders, kabelklemmen, of kabelorganisatoren gebruiken om je kabels netjes en georganiseerd te houden.

Als je meer dan één monitor hebt, kan een monitorstandaard nuttig zijn om ruimte op je bureau te besparen en ervoor te zorgen dat je schermen op de juiste hoogte en hoek zijn ingesteld. Er zijn verschillende typen standaards beschikbaar, zoals vrijstaande, bureaubevestigde, of wandbevestigde standaards.

Tip 04: Hoofdscherm Windows

Windows 10 en Windows 11 herkennen een tweede beeldscherm automatisch en schakelen deze in. Het tweede bureaublad ziet er in eerste instantie uit als een lege ruimte, met een verlengde taakbalk. Het kan zijn dat Windows z'n hoofdscherm op de (voor jou) verkeerde monitor weergeeft. Dit verander je eenvoudig. Bijvoorbeeld door het wisselen van de kabels tussen de monitoren.

Is dit niet mogelijk, dan regel je dit softwarematig: rechtsklik op het bureaublad en kies Schermresolutie. Beide schermen worden in het optiemenu weergegeven met de cijfers 1 en 2. De monitoren zijn met de muis te verslepen, naar een opstelling die exact overeenkomt met hoe het op je bureau staat. Door op Identificeren te klikken, verschijnt een groot cijfer, waarbij nummer 1 het hoofdbeeldscherm is.

Je verandert het hoofdbeeldscherm door een ander scherm te activeren en een vinkje te plaatsen voor de optie Dit beeldscherm instellen als hoofdbeeldscherm.

©PXimport

Tip 05: Taakbalk weergeven

De Windows-taakbalk wordt standaard alleen weergegeven op het hoofdbeeldscherm, het scherm waartoe nummer 1 is toegewezen in het venster Schermresolutie. 

In Windows 10 kun je dit aanpassen. Rechtsklik op de taakbalk en kies Eigenschappen. Je vindt in het tabblad Taakbalk het optiemenu Meerdere beeldschermen. Plaats een vinkje voor de optie Taakbalk weergeven op alle beeldschermen. De taakbalkknoppen zijn naar wens weer te geven (zoals losse knoppen, gestapeld, met of zonder tekst). Kies je gewenste optie bij Taakbalkknoppen weergeven op. Sla de wijzigingen op met Toepassen / OK.

In Windows 11 ga je naar Taakbalkinstellingen, door met de rechtermuisknop te klikken op de taakbalk. Scrol naar beneden tot je de optie Gedrag van taakbalk ziet. Zet hier een vinkje bij Mijn Taakbalk weergeven op alle schermen. Deze optie is alleen beschikbaar als je daadwerkelijk meerdere monitoren hebt ingeschakeld. 

©PXimport

Tip 06: Welk scherm tonen?

In het menu Schermresolutie geef je aan wat er met het hoofdbeeldscherm gedaan moet worden. Waarschijnlijk wil je het scherm uitbreiden, waarmee je meerdere bureaubladen krijgt, maar je kunt het ook kopiëren (dupliceren) of een van de schermen uitzetten. Je roept deze functies ook op met de toetscombinatie Windows-toets + P. In Windows 11 opent een overzichtelijke zijbalk met deze combinatie.

Wanneer je een computer, zoals een laptop, aansluit op een televisie, komt Windows-toets + P veelvuldig van pas. Wil je bijvoorbeeld een film kijken, dan is het hinderlijk dat je laptop een fel Windows-startscherm toont. Kies in dergelijke gevallen voor de optie Alleen tweede scherm (in Windows 10 en 11).

©PXimport

Tip 07: Aansluiten op tv

Het aansluiten van een desktop of laptop op een televisie is erg eenvoudig, maar je moet eerst weten welke type kabels je nodig hebt. Een laptop zal waarschijnlijk een S-Video-, composiet-, VGA-, DVI-, usb-c, of HDMI-poort hebben. Hoe de kabel er aan de andere kant moet uitzien, ligt aan de televisie. Composiet en S-video zijn vrijwel altijd standaard aanwezig op 'oude' televisies, terwijl HDMI op elke HD-televisie te vinden is.

Wanneer de poorten van de computer en televisie verschillen, dan heb je een adapterkabel nodig. Voor het geluid heb je een standaard audiokabel nodig, die je aansluit op de hoofdtelefoonpoort, hoewel je met een HDMI-kabel geen losse audiokabel meer nodig hebt. Zijn de kabels aangesloten, kies dan op de televisie het juiste videokanaal. Op de computer kun je met de toetsencombinatie Windows + P of via het menu Schermresolutie de correcte weergave kiezen.

Op een HD-televisie zal de hoge resolutie zorgen dat de computerpictogrammen erg klein zijn. Verander daarom desgewenst de resolutie in Windows.

Problemen

Loop je na het aansluiten van je tweede beeldscherm tegen problemen aan? Probeer de monitor eens uit te zetten of start je computer opnieuw op. Het is mogelijk dat een probleem met het besturingssysteem de oorzaak is van de vreemde weergave, en een eenvoudige reboot kan het probleem zomaar oplossen. Controleer ook de kabels goed. In een ander artikel leggen we uit wat je nog meer kunt doen als je monitor het beeld niet goed weergeeft.

©PXimport

Tip 08: Extern bureaublad

Het gratis programma Splashtop laat je je Windows- en Mac-computer volledig gebruiken op een tablet of smartphone. Kies voor de Personal-editie. Klik helemaal onderaan de pagina op Download Streamer. Dit is het programma dat een smartphone of tablet toegang verleent tot de computer (Windows, Mac en Linux).

Download via je mobiele apparaat de app voor iOS, Android. De app scant daarna het lokale netwerk naar beschikbare computers (de computer waarop Splashtop is geïnstalleerd moet aan staan) en opent daarna het computerscherm in een voor de smartphone of tablet aangepaste resolutie. Sluit een muis en/of toetsenbord aan om het mobiele toestel om te toveren in een mini-laptop!

Niet elke Windows-editie heeft de beschikking over een extern bureaublad. Als je Windows 10 Home hebt, kun je daar niet mee verbinden. Je kunt wel Windows 10 Home gebruiken om verbinding te maken met een ándere pc. Ook TeamViewer is een optie. TeamViewer is speciaal bedoeld om vanaf een apparaat buiten je netwerk verbinding met je pc te maken. In een ander artikel gaan we uitgebreid in op de mogelijkheden om een extern bureaublad in te stellen.

©PXimport

Bonustip: Tablet als tweede scherm

Je tablet is ook prima in te zetten als een tweede scherm. De term 'tweede scherm' wordt op televisie vaak gebruikt om aan te geven dat je tijdens het kijken van een tv-programma kunt meedoen via een speciale website of via sociale media. Maar met bijvoorbeeld Netflix heb je aan een tablet echt een tweede scherm. Je kunt hiermee de Netflix-applicatie op een gameconsole of smart-tv bedienen, ondertussen een andere Netflix-film kijken of de huidige video doorstarten op de tablet. Zo kun je gewoon in de slaapkamer verder kijken, zonder de film opnieuw te hoeven starten.

Afhankelijk van het type tablet kun je deze ook aansluiten op een monitor of televisie. Dat kan met een speciale videokabel van Apple of draadloos met Apple TV voor de iPad, of met een microHDMI-kabel voor veel Android-tablets. Sommige nieuwe televisies en monitoren beschikken over MHL, een techniek waarmee een smartphone of tablet eenvoudig is aan te sluiten op het beeldscherm, waarbij het toestel tegelijkertijd opgeladen wordt. Met al deze methoden is het kijken van foto's en video's in HD een stuk aangenamer.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).