ID.nl logo
Veilig Google Docs en Sheets delen met anderen
Huis

Veilig Google Docs en Sheets delen met anderen

Googles online tekst- en spreadsheet-bewerkers zijn een fijne, gratis alternatief voor Microsofts Office-suite. De mogelijkheden zijn vrijwel net zo uitgebreid. Het delen en samenwerken in bestanden is misschien nog wel makkelijker dan bij Word en Excel, maar er zijn wel wat dingen waar je op moet letten voor je ongebreideld je bestanden gaat delen.

In dit artikel lees je:

  • Hoe je Google Docs en Sheets deelt met anderen
  • Waar je op moet letten
  • Hoe je je documenten beveiligt

Ook interessant: Repetitief werk? Met templates maak je het jezelf zo veel makkelijker

Google Docs en Sheets

Google Docs, ook wel Documenten, is Googles tegenhanger van Microsoft Word, terwijl Sheets een concurrent voor Excel is. Anders dan bij Office-programma's werken Googles diensten in de cloud. De offline-functies zijn echter ook prima, en je kunt de tools prima gebruiken zonder internetverbinding. Het fijne aan dit cloud-first-idee is dat je in principe altijd en overal bij je bestanden kunt, en je niet vooraf hoeft te plannen wanneer en waar je je bestanden wilt openen. 

Back-up maken van bestanden

Voor je bestanden gaat delen, is het handig om eerst een back-up te maken van het te delen bestand, helemaal als je van plan bent om bepaalde mensen - of iedereen met de deellink - bewerkingsrechten te geven. 

Kopieer altijd eerst het bestand als back-up voor je de originele versie gaat delen.

Een back-up maken van een Docs- of Sheets-bestand is simpel genoeg. Open het document, ga in de menubalk bovenaan naar Bestand en klik op Kopie maken. Geef je kopie een naam, of laat de huidige naam staan. Het vinkje bij Delen met dezelfde mensen kan handig zijn, maar die wil je nu juist uit laten, als je het bestand al met iemand hebt gedeeld. Klik op Een kopie maken, en het bestand staat nu als los document in je map. 

Werk je veel met teksten en spreadsheets?

Investeer in een fijne muis: je pols is je dankbaar!

Bestand delen

Nu kun je originele bestand daadwerkelijk gaan delen. Klik op de grote Delen-knop rechtsboven. Standaard staat een bestand op Alleen voor jou, met de dropdown op Beperkte toegang. Via de adresbalk bovenaan kun je specifieke mensen uitnodigen - ze hoeven niet per se een Google-account te hebben, je kunt elk e-mailadres invullen. 

Via de dropdown onderaan kun je het bestand ook openstellen voor iedereen die de link heeft. Vanzelfsprekend moet je hier voorzichtig mee omspringen, want je hebt zelf weinig invloed op waar de link allemaal terechtkomt. 

Kies welke rol je degene met wie je het document deelt wil geven.

Heb je iemand toegevoegd of heb je de link opengesteld, dan zie je een extra dropdown verschijnen, die standaard op Kijker staat. Zet je die op Reageerder, dan kunnen mensen reacties achterlaten in het document; met Bewerker krijgen ze volledige edit-rechten. Vandaar de back-up die we eerder hadden gemaakt: iemand kan per ongeluk (of expres!) het hele document wissen, zonder dat je er zelf nog veel aan kunt doen. 

Docs.new

Werk je veel met documenten, spreadsheets en presentaties, dan heeft Google een handige shortcut ingebouwd die je op de lange termijn veel tijd kan schelen. Je kunt namelijk direct een nieuw bestand openen zonder eerst naar de homepage van Google Docs te gaan. Dat doe je door docs.new in je adresbalk te typen en op Enter te drukken. Nu opent direct een nieuw Google-document. Hetzelfde geldt voor Sheets (sheets.new), Presentaties (slide.new) en Formulieren (form.new). 

Wachtwoord instellen?

Vreemd genoeg biedt Google geen optie om bestanden te beveiligen met een wachtwoord, al kan een wachtwoord natuurlijk net zo makkelijk gedeeld worden als een link. Wat je wel kunt doen, is een bestand maken in Word en Excel, daar een wachtwoord op zetten, en dat bestand vervolgens importeren in Google Docs of Sheets. 

Het is een wat omslachtige manier, en veel meer beveiliging dan een downloadlink biedt het niet, maar het is een optie. 

Tot slot

Bestanden delen via Google Docs of Sheets is nog makkelijker dan via Microsoft Word of Excel, je moet alleen wel even weten wat je doet. Zorg ervoor dat je niet meer mensen toegang geeft dan nodig, deel de openbare link alleen als je de mensen met wie je samenwerkt vertrouwt, geef niet zomaar iedereen bewerkingsrechten, en vergeet vooral geen back-up te maken, zodat je altijd een originele versie van het bestand in je persoonlijke Drive hebt staan.


▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 draagbare bluetooth-speakers voor minder dan 90 euro
© Olga Demina | stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 draagbare bluetooth-speakers voor minder dan 90 euro

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Een paar keer per week speuren we daarom binnen een bepaald thema naar zulke deals. Ben je op zoek naar een goede bluetooth-speaker voor mee op vakantie? Wij zochten vijf modellen voor je uit voor minder dan 90 euro.

Een draagbare bluetooth-speaker is superhandig als je graag muziek luistert, waar je ook bent. Je koppelt ze in een paar seconden aan je telefoon of tablet, en je kunt meteen je favoriete playlist afspelen – zonder gedoe met kabels of ingewikkelde installatie. Gewoon aanzetten, verbinden en gaan met die beat. Wij zochten vijf modellen voor buiten voor je op, voor minder dan 90 euro.

JBL FLIP 6

Deze Flip 6 van JBL neem je makkelijk overal mee naartoe, maar produceert ondanks zijn compacte formaat toch flink wat geluid. Hij is klein genoeg om in je tas te gooien, maar als je hem aanzet, komt er verrassend veel bas en helderheid uit. Perfect voor op het strand, in het park of gewoon thuis op de keukentafel. Hij kan tegen een stootje – letterlijk – en is helemaal waterdicht. Dus regen of zwembad? Geen probleem. De batterij gaat zo'n 12 uur mee, dus je komt wel een dagje door. En heb je een vriend die ook een JBL-speaker heeft? Dan kun je ze koppelen voor dubbel zoveel geluid.

💪 Gewicht: 941 gram
🌊 Waterdicht: IP67
🔊 RMS-vermogen: 10 watt
🔋 Speelduur: 12 uur

Marshall Willen

De Marshall Willen valt op: niet alleen qua geluid, maar ook door z'n iconische rock-'n-roll-uiterlijk. Hij past makkelijk in je jaszak en maakt indruk met z'n kraakheldere geluid. Ondanks z'n formaat krijg je verrassend veel punch. De accu gaat gerust een hele dag mee en je kunt 'm gewoon meenemen onder de douche of in de regen – hij is namelijk waterdicht. Wat ook fijn is: hij heeft een handige clip waarmee je 'm ergens aan kunt hangen. Ideaal voor onderweg of op de fiets.

💪 Gewicht: 476 gram
🌊 Waterdicht: IP67
🔊 RMS-vermogen: 10 Watt
🔋 Speelduur: 15 uur

Sony ULT Field 1

De Sony ULT Field 1 is compact, makkelijk te dragen en zit verrassend goed in elkaar. Wat echt opvalt is de bas: lekker diep en vol. En als je dat niet genoeg vindt, zet je gewoon de ULT-knop aan voor nog wat extra power. Hij is water- én stofdicht, dus je hoeft 'm niet te sparen. De batterij houdt het een uur of 12 vol, wat prima is voor een dagje buiten. Gewoon een fijne, robuuste speaker die doet wat je nodig hebt.

💪 Gewicht: 650 gram
🌊 Waterdicht: IP67
🔊 RMS-Vermogen: 30 Watt
🔋 Speelduur: 12 uur

Ultimate Ears WONDERBOOM 4

De WONDERBOOM 4 is klein, rond en vrolijk, maar klinkt alsof-ie twee keer zo groot is. Zet hem in het midden van de kamer of je picknickkleed en iedereen hoort even goed wat er speelt, dankzij 360° geluid – en dat werkt verrassend goed. Hij is waterdicht én kan drijven, dus hij mag mee in bad of op een bootje, zolang je 'm maar niet lang onder water houdt. De batterij gaat ongeveer 14 uur mee, en als je er twee hebt, kun je stereo afspelen. Kortom: klein ding, groot geluid, nul zorgen.

💪 Gewicht: 420 gram
🌊 Waterdicht: IP67
🔊 Vermogen: niet opgegeven
🔋 Speelduur: 14 uur

Denver BTG-615

Denver is misschien nog niet zo bekend als de grote merken, maar deze 15 Watt BTG-615 verrast zeker. Voor een speaker onder de 50 euro krijg je een stevig geluid en een leuke lichtshow dankzij de ingebouwde leds. Perfect voor feestjes in je woonkamer of buiten op het balkon. Hij is spatwaterdicht, dus een beetje regen overleeft-ie wel. De batterij gaat zo'n 5 uur mee - dat is wel een stuk minder dan de andere hier besproken modellen, maar in principe voldoende voor een middagje muziek. En met een handvat bovenop neem je hem zo mee. Geen poespas, gewoon een leuke speaker die doet wat je verwacht.

💪 Gewicht: 2 kg
🌊 Waterdicht: IPX5
🔊 RMS-Vermogen: 15 Watt
🔋 Speelduur: 5 uur

▼ Volgende artikel
SwitchBot introduceert nieuw slim deurslot met gezichtsherkenning en Hub 3
Zekerheid & gemak

SwitchBot introduceert nieuw slim deurslot met gezichtsherkenning en Hub 3

SwitchBot - bekend van onder meer automatische gordijnsystemen - heeft twee nieuwe producten aangekondigd die het smart home-aanbod van het bedrijf verder uitbreiden. Het gaat om de SwitchBot Lock Ultra Vision Combo en de SwitchBot Hub 3.

De SwitchBot Lock Ultra Vision Combo is volgens het bedrijf het eerste slimme deurslot dat achteraf geïnstalleerd kan worden en beschikt over 3D-gezichtsherkenning. Het systeem gebruikt meer dan 30.000 infraroodpunten om een gedetailleerde gezichtskaart te maken voor identificatie. De herkenning gebeurt binnen één seconde en is zeer veilig met een foutpercentage van minder dan 0,0001%. De gezichtskaarten worden lokaal opgeslagen met AES-128 encryptie.

Het deurslot biedt in totaal 18 verschillende manieren om de deur te openen, waaronder gezichtsherkenning, automatische ontgrendeling, NFC-kaarten, vingerafdrukherkenning, app-bediening en spraakcommando's. Het is ontworpen voor vrijwel universele compatibiliteit en past op 99,9% van de bestaande deursloten zonder dat er geboord of verbouwd hoeft te worden.

Met het FastUnlock-systeem zorgt het slot voor een snelle ontgrendeling door een permanente Bluetooth-verbinding met het Keypad Vision te onderhouden. De motor is 122,2% sneller en heeft 10,5% meer kracht dan de vorige versie, terwijl het geluidsniveau laag blijft met slechts 20 dB. Er zijn verschillende modi beschikbaar, waaronder een speciale Nachtmodus die zorgt voor een stillere werking tijdens de nachtelijke uren.

Het slot is voorzien van een driefasig batterijsysteem met een grote oplaadbare hoofdbatterij die tot 9 maanden meegaat, een back-up CR123A-batterij en een elektrolytisch noodontgrendelingssysteem voor situaties waarin de hoofdbatterij leeg is.

Naast de Lock Ultra Vision Combo heeft SwitchBot ook de Hub 3 gepresenteerd. Deze hub dient als centraal besturingspunt voor het slimme huis en ondersteunt Matter. De Hub 3 kan meer dan 100.000 infrarood-apparaten, streamingdiensten en andere SwitchBot-producten integreren. Het apparaat kan tot 30 programmeerbare commando's versturen om automatiseringsscenario's te activeren met Matter-compatibele producten van andere merken die al zijn geïntegreerd in Apple Home.

De Hub 3 heeft een Dial Master draaiknop voor de bediening van volume van verbonden apparaten zoals televisie en hifi, temperatuur en andere functies. Ook biedt het apparaat aanpasbare scèneknoppen en real-time monitoring van binnen- en buitenomgevingsgegevens. Het kan daarnaast aangepaste automatiseringsroutines maken die energiebesparend gedrag ondersteunen.

SwitchBot kondigt aan dat er binnenkort meer nieuwe producten onthuld zullen worden via hun YouTube-kanaal, waaronder de SwitchBot AI Hub, Smart Video Doorbell, K20+ Pro, Garage Door Opener, Plug Mini (EU), Safety Alarm, Smart Radiator Thermostat en een nieuwe lichtserie.

Beschikbaarheid en prijzen

De SwitchBot Lock Ultra Vision Combo is verkrijgbaar via de officiële website van SwitchBot en Amazon voor een adviesprijs van 299,99 euro. Er is ook een Lock Ultra Touch Combo beschikbaar voor een adviesprijs van 249,99 euro. De SwitchBot Hub 3 is vanaf nu verkrijgbaar voor een adviesprijs van 129,99 euro.


Bekijk andere SwitchBot-producten op Kieskeurig.nl: