Repetitief werk? Met templates maak je het jezelf zo veel makkelijker
Maak je regelmatig dezelfde soorten brieven of documenten in Word of Google Docs? Of schrijf je vaak een vergelijkbare e-mail in Gmail? Wist je dat hiervoor bestaande sjablonen zijn die je kunt gebruiken? Je kunt zelfs je eigen templates ontwerpen. Maak het jezelf comfortabel en ga aan de slag.
Na het lezen van dit artikel weet je hoe je in de volgende programma's gebruik kunt maken van sjablonen:
- Word
- PowerPoint
- Google Docs
- Gmail
Een sjabloon, ook wel een template genoemd, helpt je bij het snel opzetten van een document. Het bestaat uit een aantal vaste onderdelen die je als uitgangspunt kunt nemen. Populaire programma’s, zoals Microsoft Office en Google Docs, hebben aardig wat sjablonen aan boord. Bijvoorbeeld om snel een brief op te stellen met een vaste indeling, of een Excel-bestand met vaste formules.
Als je aan de slag gaat met sjablonen, heb je twee keuzes. Je maakt zelf een sjabloon en bouwt deze vanaf de basis op. Of je kiest voor een bestaand sjabloon dat je als basis neemt en verder aanpast naar je eigen wensen.
Word
Je eigen Word-sjabloon
We beginnen met sjablonen voor Microsoft Word. Kies voor Bestand / Nieuw. In het rechterdeel van het venster vind je een aantal sjablonen, dat als miniatuur wordt getoond. Templates die je in de praktijk vaak gebruikt, kun je vastmaken: ze krijgen daarmee een prominente plek en zijn makkelijk te openen. Wil je dit? Klik er dan op met de rechtermuisknop en kies Aan lijst vastmaken. Zelfgemaakte sjablonen worden getoond in de sectie Privé. Waarschijnlijk is die lijst nu nog leeg. Om een sjabloon te gebruiken, klik je er twee keer op.
Wij kiezen ervoor om eerst zelf een sjabloon vanaf de basis op te bouwen. Open hiervoor een nieuw Word-document en maak dat op zoals je normaal ook doet bij een nieuw document. Dit houdt in dat je het lettertype kiest, eventueel een achtergrond en andere stijlen.
Een goed startpunt hiervoor is de tab Ontwerpen. Via de sectie Thema’s geef je het document in één keer een specifiek thema. Interessanter is de mogelijkheid om losse elementen te kiezen. Klik op Kleuren en kies de gewenste tint. Ga daarna naar Lettertype en maak ook hier je keuze. Via dezelfde tab heb je toegang tot opties om de alinea-afstand in te stellen. Ook kun je het document voorzien van andere specifieke kenmerken, denk aan een watermerk of een aangepaste paginarand.
Aanvullende templates Niet tevreden met de standaardset sjablonen van Office? Gebruik het zoekvak bovenin om online naar aanvullende templates te zoeken. Typ de zoekterm in, bijvoorbeeld Uitnodigingen. Een nieuw venster met de resultaten opent.
Nog meer elementen
Neem nu een kijkje op de tab Invoegen. Hiermee voeg je interactieve elementen toe aan je document. Maak je een briefsjabloon, dan kan het bijvoorbeeld handig zijn om automatisch de actuele datum in te voegen. Kies voor de optie Datum en tijd en selecteer de notatie. Ga voor de optie Automatisch bijwerken als je wilt dat de datum (en eventueel de tijd) worden veranderd zodra je het document opslaat.
Er is nog veel meer mogelijk dan alleen de datum invoegen. Ga voor een completer overzicht naar Snelonderdelen / Veld. Links in het venster worden de beschikbare onderdelen opgesomd. Hier zie je de eerdergenoemde velden voor datum en tijd, maar je kunt ook kiezen om de auteur van het document op te nemen. Uiteraard wil je niet dat de opmaak van het sjabloon straks per ongeluk wijzigt als je er in de praktijk mee gaat werken. Zet daarom een vinkje bij Opmaak tijdens bewerken handhaven.
Opslaan
Tevreden met je eigen creatie? Tijd om het op te slaan als sjabloon. Kies voor Bestand / Opslaan als. Geef het sjabloon een naam. In het vak Opslaan als selecteer je Word-sjabloon. Klik op Opslaan. Voortaan kun je je eigen sjabloon snel gebruiken: kies in Office voor Bestand / Nieuw. Het sjabloon vind je in de sectie Privé.
Aangepaste locatie Office bewaart de sjablonen in de map C:\Gebruikers<Gebruikersnaam>\Documenten\Aangepaste Office-sjablonen. Gebruik je liever een andere standaardlocatie? In Office kies je voor Bestand / Opties. In het onderdeel Opslaan geef je een nieuw pad op bij Standaardlocatie van persoonlijke sjablonen. Bevestig met een klik op OK.
Nog eenvoudiger
Uiteraard hoef je bij het maken van een sjabloon niet altijd vanuit het niets te beginnen. Je kunt ook een stijl uit een bestaand document kopiëren en in je eigen sjabloon gebruiken. Open het document met de gewenste stijl en selecteer de tekst van het document mét de stijl. Klik met de rechtermuisknop op de selectie en kies Kopiëren.
Keer vervolgens terug naar het sjabloon waaraan je werkt en klik met de rechtermuisknop op het gedeelte waarnaar je de stijl wilt kopiëren. Kies Plakken.
Die gekopieerde tekst uit het vorige document heb je uiteraard niet nodig en verwijder je weer: het gaat erom dat we de bijbehorende stijl hebben meegenomen. Werp nu een blik op de sectie Stijlen op de tab Start: de stijl is nu beschikbaar en klaar voor gebruik.
Wil je een stijl vaker gebruiken of wil je kopiëren tussen meerdere sjablonen? Dan kun je ervoor kiezen om de stijl te exporteren en te importeren. Open het document met de betreffende stijl. Open de tab Start en klik in de sectie Stijlen op het knopje met de pijl. In het geopende venster klik je op de knop Stijlen beheren. Die herken je aan de letter A met een groen vinkje. Kies nu voor Importeren/exporteren. Aan de linkerzijde van het venster Beheer zie je de beschikbare stijlen, die afkomstig zijn uit het document. Kies de stijl die je graag gebruikt en klik op de knop Kopiëren.
Wil je meerdere stijlen kopiëren? Houd dan de Ctrl-toets ingedrukt als je deze selecteert. De stijlen zijn hierna beschikbaar in het sjabloon dat je rechts in het venster hebt geopend. Ook kun je de stijlen kopiëren naar een ander sjabloon. Klik op Bestand sluiten en dan op Bestand openen. Selecteer het sjabloon waarin je de stijl beschikbaar wilt maken en klik op Openen.
Nog meer sjablonen Microsoft heeft vooral de afgelopen jaren de collectie met kant-en-klare sjablonen uitgebreid. Het is de moeite waard om deze selectie te bekijken. Je bespaart er de kostbare tijd mee van het zelf maken van een sjabloon. Je vindt de collectie met gratis sjablonen op https://create.microsoft.com.
Uit je je creativiteit in een bullet journal?
Dan heb je zeker wat aan deze sjablonen!
Bestaande sjablonen
Heb je in het verleden sjablonen gemaakt in een oudere versie van Microsoft Office? En ben je onlangs vol goede moed overgestapt naar Microsoft 365? Dan lijken je bestaande sjablonen niet meer beschikbaar. Goed nieuws: je kunt ze alsnog gebruiken en toegankelijk maken via de sjablonen op de tab Persoonlijk.
Open het Startmenu en typ %appdata%\Microsoft\Sjablonen\. Druk op Enter. Je ziet hiermee welke opslaglocatie wordt gebruikt voor eerdere sjablonen. Die locatie is afhankelijk van de eerder gebruikte Office-versie en de gebruikersinstellingen. Plak het adres van de locatie dat wordt getoond in de verkenner. Keer nu terug naar Microsoft 365, bijvoorbeeld naar Word. Kies Bestand / Opties en ga naar de sectie Opslaan. Plak de bestandslocatie in het vak bij Standaardlocatie van persoonlijke sjablonen.
PowerPoint
Eigen sjabloon
Ook Microsoft PowerPoint leent zich goed voor het maken van een sjabloon. Dat is handig als je snel presentaties in elkaar wilt draaien. Open PowerPoint en begin met een leeg document. Open vervolgens de tab Ontwerpen. Hier geef je de basiskenmerken van je PowerPoint op. Bepaal hoe groot je de dia’s wilt hebben: kies Diagrootte / Aangepaste diagrootte. Ga daarna naar de tab Beeld en kies Diamodel. Hier kun je het thema aanpassen en ook een achtergrondstijl kiezen.
Je kunt in je PowerPoint-sjablonen gebruikmaken van placeholders. Dit zijn de onderdelen die je pas tijdens het maken van de presentatie aanpast. Je kunt verschillende placeholders invoegen, zoals teksten, afbeeldingen en video’s. Open de tab Diamodel en kies voor Tijdelijke aanduiding invoegen. Kies het onderdeel, bijvoorbeeld Afbeeldingen. Plaats de placeholder op de gewenste plek en vergroot of verklein deze naar eigen inzicht.
Tevreden met het sjabloon? Tijd om op te slaan: kies Bestand / Kopie opslaan. Kies vervolgens voor Opslaan als en selecteer PowerPoint-sjabloon. Je kunt de sjablonen in de toekomst altijd gebruiken via Bestand / Nieuw. PowerPoint toont je vervolgens de beschikbare sjablonen.
Delen maar Heb je een mooi sjabloon gemaakt en de behoefte om deze te delen? Je kunt de opgeslagen sjabloonbestanden delen via e-mail, zoals bij een normaal bestand. Open de map met opgeslagen sjablonen (eerder vertelden we je al hoe je hiervoor de locatie achterhaalt). Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen. De ontvanger plaatst het opgeslagen sjabloon in de juiste Office-map, waarna het direct beschikbaar is.
Google Docs
Template maken
Ook in Google Docs kun je sjablonen gebruiken, maar de functionaliteit is wel afhankelijk van de Google-diensten waartoe je toegang hebt. Wil je een sjabloon maken op basis van een bestaand sjabloon? Open Google Docs en maak een nieuw document. Bovenin vind je de sectie Een nieuw document starten. Google Docs toont al een aantal sjablonen, waaronder brochures, projectvoorstellen en cv’s.
Standaard worden niet alle sjablonen getoond. Klik rechtsboven op Templategalerij om ze allemaal te zien. Klik op een sjabloon om deze als basis te gebruiken. Heb je toegang tot Google Workspace, bijvoorbeeld via werk of school? Dan kun je zelf sjablonen maken. Kies bovenin het startscherm van Google Docs op Templategalerij en zoek naar Sjabloon verzenden. Klik hierop. Vervolgens kun je het gemaakte sjabloon selecteren (bij Document selecteren) en kies je voor Openen. Volg de stappen van de wizard om het sjabloon aan je persoonlijke collectie toe te voegen.
En als particulier?
Niet iedereen beschikt over Google Workspace. Hoe ga je nu te werk als je geen zakelijk of schoolaccount hebt? De eerdergenoemde optie is dan niet beschikbaar. In dat geval heb je twee mogelijkheden. Maak eerst het document dat je wilt gebruiken als sjabloon. Vervolgens sla je het op in Google Drive. Klik erop met de rechtermuisknop en kies Kopie maken. Je gebruikt vervolgens de kopie om een nieuw bestand te maken.
Met een andere truc maak je dit proces iets minder omslachtig. Maak eerst het document dat je als sjabloon wilt gebruiken. Open dit vervolgens. In de adresregel van de browser zoek je het woord edit. Vervang dit woord door template/preview. Druk op Enter, zodat het document wordt geopend in een speciale sjabloonweergave. Rechtsboven vind je de knop Template gebruiken. Deze pagina voeg je vervolgens toe aan de lijst met internetfavorieten. Elke keer dat je het sjabloon wilt gebruiken, open je de lijst met favorieten.
Gmail
Eigen sjablonen
Als je vaak gebruikmaakt van dezelfde e-mails, kun je ook in Gmail een aantal sjablonen opslaan. In het hoofdvenster van Gmail klik je op Opstellen. Maak nu de e-mail zoals je deze normaal gesproken opstelt. Je kunt hierbij een eigen opmaak en onderdelen invoegen, zoals afbeeldingen. Als je klaar bent, klik je op de knop Meer opties (herkenbaar aan de drie puntjes). Selecteer Templates en kies Concept opslaan als template.
Kies nu voor Opslaan als nieuwe template. Een nieuw venster opent, waarin je een compacte en beschrijvende naam voor het sjabloon opgeeft. Bevestig met een klik op Opslaan. Om het sjabloon te gebruiken, kies je wederom voor Opstellen en klik je op Meer opties. Kies Templates: het zojuist gemaakte sjabloon wordt hier getoond. Klik erop om het sjabloon te gebruiken. Ben je op een sjabloon uitgekeken, dan kies je voor Meer opties / Templates / Template verwijderen. Selecteer het sjabloon dat je niet meer nodig hebt.
