ID.nl logo
Repetitief werk? Met templates maak je het jezelf zo veel makkelijker
© 1st footage - stock.adobe.com
Huis

Repetitief werk? Met templates maak je het jezelf zo veel makkelijker

Maak je regelmatig dezelfde soorten brieven of documenten in Word of Google Docs? Of schrijf je vaak een vergelijkbare e-mail in Gmail? Wist je dat hiervoor bestaande sjablonen zijn die je kunt gebruiken? Je kunt zelfs je eigen templates ontwerpen. Maak het jezelf comfortabel en ga aan de slag.

Na het lezen van dit artikel weet je hoe je in de volgende programma's gebruik kunt maken van sjablonen:

  • Word
  • PowerPoint
  • Google Docs
  • Gmail

Lees ook: Sjablonen in Outlook: gemak dient de mens

Een sjabloon, ook wel een template genoemd, helpt je bij het snel opzetten van een document. Het bestaat uit een aantal vaste onderdelen die je als uitgangspunt kunt nemen. Populaire programma’s, zoals Microsoft Office en Google Docs, hebben aardig wat sjablonen aan boord. Bijvoorbeeld om snel een brief op te stellen met een vaste indeling, of een Excel-bestand met vaste formules.

Als je aan de slag gaat met sjablonen, heb je twee keuzes. Je maakt zelf een sjabloon en bouwt deze vanaf de basis op. Of je kiest voor een bestaand sjabloon dat je als basis neemt en verder aanpast naar je eigen wensen.

Goede sjablonen besparen je kostbare tijd.

Word

Je eigen Word-sjabloon

We beginnen met sjablonen voor Microsoft Word. Kies voor Bestand / Nieuw. In het rechterdeel van het venster vind je een aantal sjablonen, dat als miniatuur wordt getoond. Templates die je in de praktijk vaak gebruikt, kun je vastmaken: ze krijgen daarmee een prominente plek en zijn makkelijk te openen. Wil je dit? Klik er dan op met de rechtermuisknop en kies Aan lijst vastmaken. Zelfgemaakte sjablonen worden getoond in de sectie Privé. Waarschijnlijk is die lijst nu nog leeg. Om een sjabloon te gebruiken, klik je er twee keer op.

Wij kiezen ervoor om eerst zelf een sjabloon vanaf de basis op te bouwen. Open hiervoor een nieuw Word-document en maak dat op zoals je normaal ook doet bij een nieuw document. Dit houdt in dat je het lettertype kiest, eventueel een achtergrond en andere stijlen.

Een goed startpunt hiervoor is de tab Ontwerpen. Via de sectie Thema’s geef je het document in één keer een specifiek thema. Interessanter is de mogelijkheid om losse elementen te kiezen. Klik op Kleuren en kies de gewenste tint. Ga daarna naar Lettertype en maak ook hier je keuze. Via dezelfde tab heb je toegang tot opties om de alinea-afstand in te stellen. Ook kun je het document voorzien van andere specifieke kenmerken, denk aan een watermerk of een aangepaste paginarand.

De tab Ontwerpen bevat slimme opties om het sjabloon vorm te geven.

Aanvullende templates Niet tevreden met de standaardset sjablonen van Office? Gebruik het zoekvak bovenin om online naar aanvullende templates te zoeken. Typ de zoekterm in, bijvoorbeeld Uitnodigingen. Een nieuw venster met de resultaten opent.

Nog meer elementen

Neem nu een kijkje op de tab Invoegen. Hiermee voeg je interactieve elementen toe aan je document. Maak je een briefsjabloon, dan kan het bijvoorbeeld handig zijn om automatisch de actuele datum in te voegen. Kies voor de optie Datum en tijd en selecteer de notatie. Ga voor de optie Automatisch bijwerken als je wilt dat de datum (en eventueel de tijd) worden veranderd zodra je het document opslaat.

Er is nog veel meer mogelijk dan alleen de datum invoegen. Ga voor een completer overzicht naar Snelonderdelen / Veld. Links in het venster worden de beschikbare onderdelen opgesomd. Hier zie je de eerdergenoemde velden voor datum en tijd, maar je kunt ook kiezen om de auteur van het document op te nemen. Uiteraard wil je niet dat de opmaak van het sjabloon straks per ongeluk wijzigt als je er in de praktijk mee gaat werken. Zet daarom een vinkje bij Opmaak tijdens bewerken handhaven.

Geef je sjabloon dynamische onderdelen, zoals een automatische datum- of tijdsaanduiding.

Opslaan

Tevreden met je eigen creatie? Tijd om het op te slaan als sjabloon. Kies voor Bestand / Opslaan als. Geef het sjabloon een naam. In het vak Opslaan als selecteer je Word-sjabloon. Klik op Opslaan. Voortaan kun je je eigen sjabloon snel gebruiken: kies in Office voor Bestand / Nieuw. Het sjabloon vind je in de sectie Privé.

Aangepaste locatie Office bewaart de sjablonen in de map C:\Gebruikers<Gebruikersnaam>\Documenten\Aangepaste Office-sjablonen. Gebruik je liever een andere standaardlocatie? In Office kies je voor Bestand / Opties. In het onderdeel Opslaan geef je een nieuw pad op bij Standaardlocatie van persoonlijke sjablonen. Bevestig met een klik op OK.

Je kunt de standaardlocatie van je persoonlijke sjablonen aanpassen.

Nog eenvoudiger

Uiteraard hoef je bij het maken van een sjabloon niet altijd vanuit het niets te beginnen. Je kunt ook een stijl uit een bestaand document kopiëren en in je eigen sjabloon gebruiken. Open het document met de gewenste stijl en selecteer de tekst van het document mét de stijl. Klik met de rechtermuisknop op de selectie en kies Kopiëren.

Keer vervolgens terug naar het sjabloon waaraan je werkt en klik met de rechtermuisknop op het gedeelte waarnaar je de stijl wilt kopiëren. Kies Plakken.

Die gekopieerde tekst uit het vorige document heb je uiteraard niet nodig en verwijder je weer: het gaat erom dat we de bijbehorende stijl hebben meegenomen. Werp nu een blik op de sectie Stijlen op de tab Start: de stijl is nu beschikbaar en klaar voor gebruik.

Wil je een stijl vaker gebruiken of wil je kopiëren tussen meerdere sjablonen? Dan kun je ervoor kiezen om de stijl te exporteren en te importeren. Open het document met de betreffende stijl. Open de tab Start en klik in de sectie Stijlen op het knopje met de pijl. In het geopende venster klik je op de knop Stijlen beheren. Die herken je aan de letter A met een groen vinkje. Kies nu voor Importeren/exporteren. Aan de linkerzijde van het venster Beheer zie je de beschikbare stijlen, die afkomstig zijn uit het document. Kies de stijl die je graag gebruikt en klik op de knop Kopiëren.

Wil je meerdere stijlen kopiëren? Houd dan de Ctrl-toets ingedrukt als je deze selecteert. De stijlen zijn hierna beschikbaar in het sjabloon dat je rechts in het venster hebt geopend. Ook kun je de stijlen kopiëren naar een ander sjabloon. Klik op Bestand sluiten en dan op Bestand openen. Selecteer het sjabloon waarin je de stijl beschikbaar wilt maken en klik op Openen.

Je kunt je eigen stijlen exporteren, bijvoorbeeld naar andere sjablonen.

Nog meer sjablonen Microsoft heeft vooral de afgelopen jaren de collectie met kant-en-klare sjablonen uitgebreid. Het is de moeite waard om deze selectie te bekijken. Je bespaart er de kostbare tijd mee van het zelf maken van een sjabloon. Je vindt de collectie met gratis sjablonen op https://create.microsoft.com.

Microsoft zelf houdt er een flinke verzameling sjablonen op na.

Uit je je creativiteit in een bullet journal?

Dan heb je zeker wat aan deze sjablonen!

Bestaande sjablonen

Heb je in het verleden sjablonen gemaakt in een oudere versie van Microsoft Office? En ben je onlangs vol goede moed overgestapt naar Microsoft 365? Dan lijken je bestaande sjablonen niet meer beschikbaar. Goed nieuws: je kunt ze alsnog gebruiken en toegankelijk maken via de sjablonen op de tab Persoonlijk.

Open het Startmenu en typ %appdata%\Microsoft\Sjablonen\. Druk op Enter. Je ziet hiermee welke opslaglocatie wordt gebruikt voor eerdere sjablonen. Die locatie is afhankelijk van de eerder gebruikte Office-versie en de gebruikersinstellingen. Plak het adres van de locatie dat wordt getoond in de verkenner. Keer nu terug naar Microsoft 365, bijvoorbeeld naar Word. Kies Bestand / Opties en ga naar de sectie Opslaan. Plak de bestandslocatie in het vak bij Standaardlocatie van persoonlijke sjablonen.

PowerPoint

Eigen sjabloon

Ook Microsoft PowerPoint leent zich goed voor het maken van een sjabloon. Dat is handig als je snel presentaties in elkaar wilt draaien. Open PowerPoint en begin met een leeg document. Open vervolgens de tab Ontwerpen. Hier geef je de basiskenmerken van je PowerPoint op. Bepaal hoe groot je de dia’s wilt hebben: kies Diagrootte / Aangepaste diagrootte. Ga daarna naar de tab Beeld en kies Diamodel. Hier kun je het thema aanpassen en ook een achtergrondstijl kiezen.

Je kunt in je PowerPoint-sjablonen gebruikmaken van placeholders. Dit zijn de onderdelen die je pas tijdens het maken van de presentatie aanpast. Je kunt verschillende placeholders invoegen, zoals teksten, afbeeldingen en video’s. Open de tab Diamodel en kies voor Tijdelijke aanduiding invoegen. Kies het onderdeel, bijvoorbeeld Afbeeldingen. Plaats de placeholder op de gewenste plek en vergroot of verklein deze naar eigen inzicht.

Tevreden met het sjabloon? Tijd om op te slaan: kies Bestand / Kopie opslaan. Kies vervolgens voor Opslaan als en selecteer PowerPoint-sjabloon. Je kunt de sjablonen in de toekomst altijd gebruiken via Bestand / Nieuw. PowerPoint toont je vervolgens de beschikbare sjablonen.

Maak gebruik van placeholders die je pas later invult.

Delen maar Heb je een mooi sjabloon gemaakt en de behoefte om deze te delen? Je kunt de opgeslagen sjabloonbestanden delen via e-mail, zoals bij een normaal bestand. Open de map met opgeslagen sjablonen (eerder vertelden we je al hoe je hiervoor de locatie achterhaalt). Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen. De ontvanger plaatst het opgeslagen sjabloon in de juiste Office-map, waarna het direct beschikbaar is.

Google Docs

Template maken

Ook in Google Docs kun je sjablonen gebruiken, maar de functionaliteit is wel afhankelijk van de Google-diensten waartoe je toegang hebt. Wil je een sjabloon maken op basis van een bestaand sjabloon? Open Google Docs en maak een nieuw document. Bovenin vind je de sectie Een nieuw document starten. Google Docs toont al een aantal sjablonen, waaronder brochures, projectvoorstellen en cv’s.

Standaard worden niet alle sjablonen getoond. Klik rechtsboven op Templategalerij om ze allemaal te zien. Klik op een sjabloon om deze als basis te gebruiken. Heb je toegang tot Google Workspace, bijvoorbeeld via werk of school? Dan kun je zelf sjablonen maken. Kies bovenin het startscherm van Google Docs op Templategalerij en zoek naar Sjabloon verzenden. Klik hierop. Vervolgens kun je het gemaakte sjabloon selecteren (bij Document selecteren) en kies je voor Openen. Volg de stappen van de wizard om het sjabloon aan je persoonlijke collectie toe te voegen.

De galerij met templates van Google Docs.

En als particulier?

Niet iedereen beschikt over Google Workspace. Hoe ga je nu te werk als je geen zakelijk of schoolaccount hebt? De eerdergenoemde optie is dan niet beschikbaar. In dat geval heb je twee mogelijkheden. Maak eerst het document dat je wilt gebruiken als sjabloon. Vervolgens sla je het op in Google Drive. Klik erop met de rechtermuisknop en kies Kopie maken. Je gebruikt vervolgens de kopie om een nieuw bestand te maken.

Met een andere truc maak je dit proces iets minder omslachtig. Maak eerst het document dat je als sjabloon wilt gebruiken. Open dit vervolgens. In de adresregel van de browser zoek je het woord edit. Vervang dit woord door template/preview. Druk op Enter, zodat het document wordt geopend in een speciale sjabloonweergave. Rechtsboven vind je de knop Template gebruiken. Deze pagina voeg je vervolgens toe aan de lijst met internetfavorieten. Elke keer dat je het sjabloon wilt gebruiken, open je de lijst met favorieten.

Geen Google Workspace? Met een slimme truc maak je alsnog sjablonen.

Gmail

Eigen sjablonen

Als je vaak gebruikmaakt van dezelfde e-mails, kun je ook in Gmail een aantal sjablonen opslaan. In het hoofdvenster van Gmail klik je op Opstellen. Maak nu de e-mail zoals je deze normaal gesproken opstelt. Je kunt hierbij een eigen opmaak en onderdelen invoegen, zoals afbeeldingen. Als je klaar bent, klik je op de knop Meer opties (herkenbaar aan de drie puntjes). Selecteer Templates en kies Concept opslaan als template.

Kies nu voor Opslaan als nieuwe template. Een nieuw venster opent, waarin je een compacte en beschrijvende naam voor het sjabloon opgeeft. Bevestig met een klik op Opslaan. Om het sjabloon te gebruiken, kies je wederom voor Opstellen en klik je op Meer opties. Kies Templates: het zojuist gemaakte sjabloon wordt hier getoond. Klik erop om het sjabloon te gebruiken. Ben je op een sjabloon uitgekeken, dan kies je voor Meer opties / Templates / Template verwijderen. Selecteer het sjabloon dat je niet meer nodig hebt.

Ook Gmail biedt ondersteuning voor sjablonen in e-mailberichten.

Watch on YouTube
▼ Volgende artikel
Check je Google-account: wie heeft er toegang tot je gegevens?
© Bilal Ulker - stock.adobe.com
Huis

Check je Google-account: wie heeft er toegang tot je gegevens?

Normaal gesproken stuurt Google een waarschuwing wanneer vanaf een onbekend apparaat wordt ingelogd op je account. Maar het kan zeker geen kwaad om op regelmatig basis te controleren vanaf welke toestellen men toegang heeft tot je Gmail, Google Foto's en alle bestanden op je Google Drive.

Lees ook: Zo gebruik je meerdere e-mailaccounts in de Gmail-app

Controle via de pc

Wanneer iemand je Google-wachtwoord ontfutselt, heeft die ongeautoriseerd toegang tot je volledige Google-territorium. Je hoeft daarbij niet eens meteen aan een hacker te denken: ook een wantrouwige partner, een huisgenoot, een familielid of collega kunnen je op die manier bespioneren. Je kunt dit controleren zowel op de telefoon als op een pc. Wanneer je indringers ziet, kun je ze verwijderen en dat is trouwens ook hét moment om je wachtwoord te wijzigen. De snelle manier om dit op de pc te controleren, is door direct naar https://google.com/devices te gaan.

Of je volgt deze stappen door in te loggen en op je profielpictogram te klikken rechtsboven in het browservenster. Selecteer Je Google-account beheren. Klik dan op Beveiliging aan de linkerkant van de pagina. Scrol naar beneden tot je bij Je apparaten komt en klik op Alle apparaten beheren. Bekijk de lijst met apparaten die aangemeld zijn op je account. Bij de apparaten die je niet herkent, grijp je in. Klik erop en gebruik de knop Uitloggen in het infoscherm.

Hé, die Linux-computer is niet van ons en lijkt verdacht.

Controle via het mobiel toestel

Ook in de mobiele Google-app op Android of iOS klik je op de profielpictogram rechtsboven. Selecteer Je Google-account beheren. Kies Beveiliging uit de tabbladen bovenaan. Dan scrol je naar beneden tot je bij Je apparaten komt en ten slotte tik je op Alle apparaten beheren. Ook hier kun je de onbekende apparaten afmelden.

Ook op je telefoon kun je de ingelogde apparaten beheren.

Gekoppelde diensten

Als je ooit op een app bent ingelogd met je Google-account, dan is je account meteen gekoppeld aan de diensten van derden. Achtergelaten apps en diensten die onvoldoende worden onderhouden, kunnen overgenomen worden door hackers. Ze maken dan misbruik van de rechten die je ooit aan deze diensten hebt verleend.

In je Google-account selecteer je Gegevens en privacy. Selecteer onder Gegevens uit apps en services die je gebruikt de optie Apps en services van derden. Loop de lijst na. Er zullen waarschijnlijk diensten bij staan die je niet meer gebruikt. Door op het pijltje achter de naam van zo'n dienst te klikken kun je deze verbinding verwijderen.

We staan ervan te kijken hoeveel diensten gekoppeld zijn aan ons account.

Geen zin in pottenkijkers?

Met een privacyscreen op je laptop kunnen ze niet meekijken
▼ Volgende artikel
Nieuwe Philips Baristina Plus Stainless Steel combineert strak design met koffietrends
© Philips
Huis

Nieuwe Philips Baristina Plus Stainless Steel combineert strak design met koffietrends

Philips breidt zijn reeks halfautomatische koffiemachines uit met de Baristina Plus Stainless Steel. Het nieuwe model heeft een behuizing van roestvrij staal en een extra zetoptie voor iced coffee. Daarmee speelt het merk in op de groeiende populariteit van koude koffiedranken, ook buiten de zomer.

De Baristina Plus Stainless Steel is het nieuwste model binnen de Baristina-reeks. De machine heeft een volledig metalen ontwerp met houten accenten en voelt daardoor stevig aan. Volgens Philips draagt de constructie bij aan een langere levensduur en doet het ontwerp denken aan professionele espressomachines.

Net als eerdere modellen werkt de Baristina met versgemalen bonen, automatische dosering en een pompdruk van 16 bar. Nieuw is de mogelijkheid om iced coffee te zetten. Daarbij wordt de koffie eerst warm gebrouwen voor een volle smaak, waarna de doorstroom vertraagt om het drankje geleidelijk te koelen zonder dat de crema verdwijnt. De gebruiker hoeft alleen een glas met ijs te vullen, de iced coffee-optie te kiezen en te swipen om te beginnen.

©Philips

De Baristina Plus Stainless Steel is bovendien ontwikkeld met aandacht voor duurzaamheid. Omdat de machine werkt met verse bonen, ontstaat er geen afval van capsules of pads. Het apparaat gebruikt per kopje precies de benodigde hoeveelheid water en energie en is opgebouwd uit vervangbare onderdelen, wat de levensduur verlengt.

Hoe Nederland zijn koffie drinkt

Uit onderzoek dat Philips rond International Coffee Day liet uitvoeren, blijkt dat koffie voor ruim de helft van de Nederlanders onderdeel is van het ochtendritueel. Een kwart van de Nederlanders drinkt zijn eerste kop tussen zeven en acht uur ’s ochtends; bijna één op de vijf zelfs nog eerder. Voor veel mensen is dat eerste kopje onmisbaar: 62 procent wil liever geen gesprek aangaan vóór de eerste slok, terwijl de helft zich direct energieker voelt na het drinken.

Cappuccino blijft met 28 procent de populairste variant, maar iced coffee wint snel terrein. Koffie is daarmee niet alleen een bron van energie, maar ook van inspiratie. Veel Nederlanders experimenteren met nieuwe smaken en texturen. Naast iced coffee moet je dan bijvoorbeeld denken aan varianten met opgeschuimde melk of een vleugje chocolade.