Over de basics van Mac OS X is genoeg te vinden. Daarom focussen we hier op wat geavanceerdere tips voor je Mac, zoals toetsenbord-shortcuts uit Linux en het gebruik van Terminal om je Mac niet te laten sluimeren. Zo haal je alles uit OS X.

In dit artikel gaan we ervan uit dat je de basics van je Mac onder de knie hebt. We zullen standaard acties als kopiëren en plakken daarom ook niet uitleggen. Vind je jezelf een echte Mac Power User? Of wil je er graag een worden? Dan gaan deze tips je zeker helpen. Lees ook: 9 tips om je Mac volledig te beveiligen.

Tip 1: Muziek en video's automatisch aan iTunes toevoegen

Wanneer je software van derden gebruikt voor het rippen of downloaden van audio- of videobestanden, kan het toevoegen aan iTunes lang duren. Je moet iTunes starten, de juiste bestanden in Finder zoeken, en ze vervolgens naar iTunes slepen om ze toe te voegen. Dit kan een stuk eenvoudiger.

In Finder bevind zich een verborgen map die je kunt gebruiken om deze bestanden direct aan iTunes toe te voegen. Als je deze map als opslaan-locatie gebruikt bij het rippen of downloaden van je media, worden deze bestanden direct aan iTunes toegevoegd. Zelfs als iTunes niet geopend is.

©PXimport

Om de map te vinden, open je Finder en gebruik je Shift + Command + G om naar de map te zoeken. Vul nu ~/Music/iTunes/iTunes Media in en klik op Ga. In de map die je nu ziet staan, staat een map met de naam Voeg automatisch toe aan iTunes. Zoals de naam suggereert, wordt alles in deze map automatisch aan iTunes toegevoegd (er vanuit gaande dat iTunes voor het grootste deel de standaard instellingen heeft behouden).

Je kunt een snelkoppeling van de map op bijvoorbeeld je Bureaublad plaatsen om snel toegang te krijgen tot de map. Hou hiervoor Alt(Option) + Command ingedrukt wanneer je de map naar je bureaublad sleept. Als je bestanden naar deze snelkoppeling sleept, worden ze ook automatisch aan iTunes toegevoegd.

Als de map leeg is kan dat kloppen, want bestanden die al aan iTunes zijn toegevoegd worden automatisch uit de map gehaald.

Tip 2: Een alternatieve sneltoets voor knippen en plakken

Gebruikers van Unix/Linux zijn er misschien wel mee bekend: knippen en plakken met Control + K en Control + Y. In Mac OS X werken deze sneltoetsen ook. Let op: het gaat hier om Control, en dus niet om Command zoals de standaard is in OS X.

Deze sneltoetsen zijn handig, omdat ze alleen kale tekst knippen en plakken. Alle mogelijk opmaak, zoals italic en bold, gaat verloren. Als je Control + K gebruikt om te knippen, wordt de tekst opgeslagen op een alternatief klembord. Dat wil zeggen dat dat deze alternatieve sneltoetsen geen invloed hebben op de normale manier van knippen en plakken via de Command-toets.

In de meeste apps werkt deze alternatieve manier prima, alleen merkten we op dat het lastig is om tekst tussen apps uit te wisselen. Iedere app lijkt een apart alternatief klembord te hebben waar de tekst wordt opgeslagen. De enige manier om erachter te komen welke apps met elkaar werken, is door het uit te proberen.

Tip 3: Links naar apps aan een Mailtje toevoegen

Hoe je een link naar een wegpagina kunt toevoegen aan een mailtje is bekend: via Wijzig > Voeg koppeling toe kun je een stuk tekst naar een bepaalde url laten linken. Met http:// kun je linken naar een website. http://macworld.nl opent macworld.nl in je browser. Maar wist je dat je ook naar bepaalde apps of zelfs acties kunt linken?

Deze links voeg je op dezelfde manier toe. Met imessage:// kun je een gesprek in iMessage beginnen met een bepaald mailadres of telefoonnummer. Bijvoorbeeld, als je imessage://0612345678 gebruikt (geen spaties en speciale tekens), opent iMessage een nieuw bericht aan 0612345678 en kun je meteen beginnen met typen. Als je Handoff hebt ingesteld, kun je zelfs een SMS versturen. Je kunt ook IM handles specificeren als je iMessage hebt geconfigureerd met je Yahoo account. Zo kun je bijvoorbeeld imessage://johnsmith gebruiken om een bericht naar John Smith te sturen.

©PXimport

facetime:// start een FaceTime gesprek in de FaceTime app. Door facetime://johnsmith@tardis.com te gebruiken, wordt er een FaceTime gesprek gestart met johnsmith@tardis.com. Omdat FaceTime ook werkt met telefoonnummers, kun je deze ook invullen na facetime://.

Ook het woordenboek is zo te gebruiken. Met dict:// zoek je een bepaald woord op in het woordenboek. Zo zoekt dict://gallifrey bijvoorbeeld het woord Gallifrey op in het woordenboek, op dezelfde manier als wanneer dit in de zoekbalk was ingevuld.

Je kunt ook je scherm delen door vnc:// te gebruiken. Na het klikken op de link moet de gebruiker de sessie nog wel accepteren. vnc://macbook zal een schermdeel-sessie starten met de computer die macbook heet.

x-man-page:// opent de man-page van een bepaalde term in Terminal. Bijvoorbeeld, x-man-page://sharing opent de man-page voor het sharing commando.

Je kunt de links ook gebruiken zonder een specificatie. Dat wil zeggen: imessage:// in plaats van imessage://0612345678. Dan opent de app, maar gebeurt er verder niets.

Wat bekendere URL's die ook werken op websites, zoals mailto:// (om een nieuwe mail te beginnen), ssh:// en telnet://, zijn ook gewoon te gebruiken.

Tip 4: Laat je Mac niet sluimeren of het beeldscherm dimmen met Terminal

Als je je Mac een tijdje alleen achter moet laten, maar niet wilt dat hij slaapmodus (stand-by) inschakelt of het beeldscherm dimt, kun je een Terminal venster openen en caffeinate -di invullen en op Enter te tikken. Zo lang het Terminal venster geopend is, zal je Mac volledig actief blijven.

©PXimport

Je kunt ook een tijdslimiet specificeren, waarna de fucntie zich automatisch uitschakelt. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat je Mac twee uur actief blijft. Je moet hier wel het aantal seconden weten, dus dat moeten we even uitrekenen. 2 uur x 60 minuten x 60 seconden geeft 7200 seconden. Dit vullen we in: caffeinate -dt 7200.

Uiteraard kun je je dit command ten alle tijden stoppen door simpelweg het Terminal venster te sluiten.

Tip 5: Bewaar stukken tekst voor later

Als je een stuk tekst wilt bewaren, kun je dit natuurlijk kopiëren naar Notities of een document in Pages of Word. Wat wellicht handiger is, is om de tekst op te slaan op je bureaublad. Als je, bijvoorbeeld in Safari, een stuk tekst selecteert, kun je dit slepen naar je Bureaublad (of een andere willekeurige map in Finder). Hier slaat je Mac deze tekst nu op als een bestandje. Deze bestanden heten text clippings, en baseren hun naam op de eerste paar woorden van de geselecteerde tekst.

Als de tekst is opgemaakt, met italic of bold bijvoorbeeld, blijft dit ook bewaard. Je kunt de opgeslagen tekst heel eenvoudig zien, door het bestand simpelweg te openen of op de spatiebalk te drukken als je het bestand hebt geselecteerd. De tekst in bijvoorbeeld een document plakken gaat helemaal eenvoudig; hiervoor hoef je het bestand niet eens te openen. Zet je cursor op de plek waar je de tekst wilt hebben en sleep het bestand naar de tekstverwerker waar je op dat moment je document in maakt. De tekst zal nu geplakt worden op de plek waar je je cursor had gezet.

©PXimport

Text clippings zijn stukjes tekst die je hebt opgeslagen als bestand.

Als je de text clippings gebruikt hebt, worden ze niet verwijderd. Je kunt ze dus gewoon blijven gebruiken.

Tip 6: Neem het scherm van je iPhone of iPad op

Sinds OS X Yosemite kun je het scherm van een iPhone, iPad of iPod Touch opnemen met Quicktime. Er is dus geen gedoe meer met software van derden en AirPlay.

Sluit je device aan met de USB kabel en open Quicktime. Ga naar Archief > Nieuwe filmopname. Quicktime opent nu waarschijnlijk een venster om op te nemen met je iSight camera, maar naast de rode opneem-knop die je een pijltje naar beneden; klik hierop. Selecteer nu bij Camera de naam van je apparaat, in mijn geval is dit iPhone van Jelle.

©PXimport

Nu kun je door op de rode opneem-knop te klikken het scherm van je iDevice opnemen. Je kunt ook nog kiezen welke microfoon je wilt gebruiken, en hoe hoog je de kwaliteit van de video wilt hebben.

Tip 7: Verander je Facetime- en meldingstoon

Vanaf OS X Yosemite kunnen gesprekken die binnenkomen op je iPhone doorgestuurd worden naar je Mac. De ringtone die je hoort kun je heel eenvoudig veranderen, net als het geluid dat je hoort wanneer je meldingen krijgt.

Open hiervoor FaceTime en ga naar FaceTime > Voorkeuren... > Instellingen. Onderaan het venster vind je de optie Beltoon. Hier kun je elke ringtone kiezen die ook in iOS zit.

Om de meldingstoon aan te passen, open je Berichten en ga je naar Berichten > Voorkeuren... > Algemeen. Bij Geluid voor nieuw bericht kun je je meldingstoon aanpassen. Alle tonen die ook in iOS zitten.

Tip 8: Onderteken documenten met je Trackpad

Voor het ondertekenen van een document op je Mac heb je maar twee dingen nodig: een trackpad en een vinger. Als je beide hebt, kun je PFD bestanden ondertekenen in Voorvertoning. Toegegeven, de handtekening is wellicht slechts een representatie van het origineel, maar het is wellicht genoeg.

Open de PDF in Voorvertoning en open de toolbar door op het gereedschapskistje links van het zoekveld te klikken. Nu zie je bovenaan het document een handtekening staan (de zesde optie van links).

Klik op Trackpad en dan op Klik hier om te beginnen. Teken nu je handtekening op het trackpad, zoals je dat in het echt ook zou doen. Je hoeft het trackpad niet in te drukken, je vinger eroverheen laten gaan is genoeg. Als je klaar bent, druk dan een willekeurige toets op je toetsenbord in.

Als je het wat professioneler aan wilt pakken kun je altijd een stylus gebruiken, zo kun je meer precies tekenen.

Tip 9: Verbinding maken met andere Mac's of Windows pc's

Een tip voor iedereen die een Mac gebruikt die een netwerk deelt met een Windows pc, of met andere Mac's bestanden uit kan wisselen (Systeemvoorkeuren > Delen).

Sinds OS X Yosemite, Finder gaat er vanuit dat je bestanden wilt delen met Windows pc's. Met andere woorden: alles wat je hoeft te doen om gedeelde bestanden van een andere computer te bekijken, is Finder openen en Command + K in te toetsen. Typ hier het serveradres in en klik op Verbind.

©PXimport

In tegenstelling tot vroeger, hoef je nu dus niet meer te beginnen met smb:// (als je een AFP verbinding wilt maken, begin je het adres simpelweg met afp://).

Tip 10: Overschakelen naar Donkere Modus met een sneltoets

Donkere Modus maakt je menubalk en je Dock donker, zodat je je wellicht beter kunt focussen op wat je aan het doen bent. Om de donkere modus aan te zetten moet je naar Systeemvoorkeuren > Algemeen > Gebruik donkere menubalk en donker Dock. Dit kan veel makkelijker en sneller.

Open Terminal, voeg de volgende zin in en druk op Enter:

defaults write -g _HIEnableThemeSwitchHotKey 1

Log jezelf nu uit ( > Log [naam] uit) en weer in. Nu kun je switchen tussen de normale- en donkere modus door Control + Alt(Option) + Command + T te gebruiken.

©PXimport

Mocht je dit willen uitzetten, open dan Terminal weer, vul de volgende zin in en druk op enter: defaults delete -g _HIEnableThemeSwitchHotKey. Log jezelf nu uit en weer in. De sneltoets zou nu niet meer moeten werken.

We hebben de tips gebaseerd op OS X 10.11 El Capitan. Heb je zelf tips om productiever te werk te gaan op je Mac? Laat het weten in een reactie! We updaten dit artikel regelmatig.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).