Je vaste besturingssysteem is Windows 11, maar je wilt evengoed ook geregeld met Linux aan de slag. Er zijn verschillende mogelijkheden, zoals virtualisatie of containers, maar in dit artikel focussen we ons op een heuse fysieke installatie via een dualboot-configuratie, op een UEFI-systeem met Secure Boot.

Toegegeven, een dualboot-configuratie heeft een paar nadelen. Allereerst is de opzet technisch een stuk lastiger, zeker bij bepaalde Linux-distributies die je op een Windows-pc met UEFI en ingeschakelde Secure Boot-functie wilt installeren. Een dualboot-configuratie vereist tevens een aparte partitie of schijf, wat kan leiden tot minder efficiënt gebruik van de opslagruimte, waarbij je eigenlijk ook moet opletten dat je niet ongewild de data van het andere besturingssysteem beschadigt. Daarnaast moet je het systeem telkens opnieuw opstarten om naar het andere besturingssysteem over te schakelen, omdat het niet mogelijk is systeembronnen simultaan tussen beide systemen te delen.

Voordelen zijn er uiteraard ook. Beide systemen kunnen namelijk hun volledige hardware-capaciteiten benutten zonder overhead, wat optimale prestaties mogelijk maakt. Bovendien heb je niet te maken met eventuele beperkingen van virtualisatie (zoals met een hypervisor zoals VirtualBox of het ingebouwde WSL2 of het gebruik van containers (zoals met Docker Desktop for Windows, dat onderhuids ook WSL2 gebruikt).

Lees ook: Instapcursus Docker Desktop: geen gedoe met losse applicatiebestanden

1 Scenario

In dit artikel gaan we uit van een UEFI-computer waarop al Windows 11 is geïnstalleerd (Home of Pro maakt weinig uit) en waar je later ook een Linux-distributie op wilt installeren. Hoe lastig zo’n dualboot-configuratie is, hangt in de praktijk vooral af van de Secure Boot-functie in combinatie met de gekozen Linux-distributie. We focussen ons op de installatie van Ubuntu, maar besteden uiteraard ook aandacht aan de nodige voorbereidingen en hoe je de Linux-installatie kunt verwijderen als je deze niet langer nodig hebt.

2 Windows-instellingen

Welke Linux-distributie je ook in een dualboot-configuratie installeert, het is verstandig om eerst enkele Windows-instellingen te controleren en eventueel aan te passen. Schakel bijvoorbeeld de functie Snel opstarten uit. Deze functie zorgt ervoor dat Windows niet volledig wordt afgesloten, maar een hybride slaapstand gebruikt. Dit kan leiden tot gegevensverlies wanneer je vanuit Linux de Windows-partitie benadert.

Om deze functie uit te schakelen, klik je met rechts op de Windows-startknop en open je Energiebeheer. Kies vervolgens Het gedrag van de aan/uit-knoppenbepalen en klik op Instellingen wijzigen die momenteel niet beschikbaar zijn. Verwijder het vinkje bij Snel opstarten inschakelen (aanbevolen) en bevestig de aanpassing met Wijzigingen opslaan. Start daarna Windows op.

Als je BitLocker-schijfversleuteling gebruikt, is het ook verstandig om deze uit te schakelen voordat je de partities aanpast (zie ook stap 6 'Partitioneren’). Start de module BitLocker beheren (Windows Pro) of ga naar Instellingen / Privacy en Beveiliging /Apparaatversleuteling (Windows Home, indien beschikbaar), schakel de functie uit en volg de instructies.

3 Secure Boot

Vaak wordt ook aanbevolen om de functie Secure Boot in je UEFI/BIOS uit te schakelen. Hoewel Windows normaal gesproken goed blijft functioneren als je dit doet, verwijder je hiermee wel een beveiligingslaag die je systeem tijdens de opstartfase tegen rootkits en andere malware beschermt. We raden je daarom aan om het eerst te proberen met ingeschakelde Secure Boot.

Doorgaans is er een speciale sneltoets waarmee je bij het opstarten van je computer in het setupvenster van het UEFI/BIOS komt. Raadpleeg desnoods je systeemhandleiding. Vanuit Windows 11 kom je er als volgt: ga naar Instellingen / Systeem / Systeemherstel. Klik bij Geavanceerde opstartopties op Nu opnieuwopstarten (2x). Na de herstart selecteer je Problemen oplossen / Geavanceerde opties /Instellingen voor UEFI-hardware.

4 Dezelfde systeemtijd

Het kan gebeuren dat de systeemtijd in je Linux- en Windows-installaties niet gelijk loopt. Dit komt doordat Windows verwacht dat de hardwareklok is ingesteld op lokale tijd en geen tijdzonecorrecties toepast om de actuele tijd te berekenen. De meeste Linux-distributies daarentegen gaan er standaard van uit dat de hardwareklok op UTC (Universal Time Coordinated) is ingesteld en passen daarom een tijdzonecorrectie toe. Er zijn twee methoden om dit probleem aan te pakken, vanuit Linux of vanuit Windows.

In Linux voer je eerst het commando timedatectl uit in de terminal. Verschijnt hier RTC in local TZ: no, dan pas je dit aan met deze opdracht:

Linux waarschuwt dat hierdoor mogelijk aanpassingen aan tijdzones en de zomertijd niet langer correct worden toegepast en dat de RTC-tijd niet langer up-to-date wordt gehouden. Daarom is het wellicht toch beter om Windows aan te passen. Om dit te doen, start je de Registor-editor en navigeer je naar HKEY_LOCAL_MACHINE\System\CurrentControlSet\Control\TimeZoneInformation. Maak hier een nieuwe DWORD (32bits)-waarde aan met de naam RealTimeIsUniversal en stel deze in op 1.

5 Systeemback-up

Zodra je alle benodigde instellingen hebt aangepast, ben je bijna klaar om je dualboot-configuratie te starten. Bijna, want het is verstandig om eerst een systeemherstelpunt en -back-up te maken. Start in Windows de module Een herstelpunt maken en zorg je ervoor dat de functie voor je station(s) is ingeschakeld (via Configureren). Klik vervolgens op Maken en geef het herstelpunt een naam.

Voor het maken van een systeemback-up zijn er verschillende externe tools beschikbaar, waaronder EaseUS Todo Backup Free. Download en installeer dit programma, en start deze op. Klik op Create Backup en selecteer Disk. Plaats een vinkje bij de juiste harde schijf, zodat alle partities worden geselecteerd. Bevestig met OK, selecteer een geschikte bestemming en klik op Backup Now.

Om zo’n gemaakte back-up in te zien of daadwerkelijk te herstellen zelfs als je systeem niet meer zou opstarten, maak je een herstelmedium op een usb-stick. Hiervoor druk je rechtsboven in EaseUS Todo Backup op de optie Tools en kies je Create Emergency Disk. Overigens is de optie Enable PreOS in principe ook een optie, maar bij een dualboot-configuratie raden we dit af. Stop een (lege) usb-stick in je pc en klik op het stickicoontje bij Boot Disk Location. Bevestig met Create. Voor alle zekerheid start je na afloop je systeem van deze usb-stick op om te controleren of de gemaakte back-up echt bereikbaar is. Mocht er naderhand iets misgaan, dan kun je de situatie wellicht nog herstellen via systeemherstel of desnoods met je herstelmedium.

6 Partitioneren

Je moet ervoor zorgen dat er voldoende vrije ruimte is op je harde schijf om ook Linux te installeren. Hoeveel ruimte je nodig hebt, hangt ook af van de Linux-distributie, maar 30 GB lijkt ons een praktisch minimum.

Controleer de beschikbare ruimte eerst via het Schijfbeheer van Windows. Druk op Windows-toets+R en voer diskmgmt.msc uit. Mogelijk zie je in het grafische overzicht een blok Niet-toegewezen ruimte dat groot genoeg is. Als dit niet zo is, dan zit er weinig anders op dan een partitie zonder gegevensverlies te verkleinen.

Klik met rechts op de gekozen partitie in Schijfbeheer en kies Volume verkleinen. Geef in MB aan hoeveel ruimte je wilt vrijmaken (bijvoorbeeld 40000). Zorg dat er op de Windows-partitie minstens 20 GB overblijft om Windows goed te laten functioneren. Als dit niet genoeg ruimte oplevert, probeer het dan opnieuw nadat je alle overtollige databestanden en/of geïnstalleerde programma’s hebt verwijderd. We gaan ervan uit dat je weet hoe dit moet. Een handige tool om snel inzicht te krijgen in je schijfruimtegebruik is het gratis WizTree.

Als het partitioneren niet lukt vanuit Schijfbeheer, bijvoorbeeld omdat je hiervoor eerst een bestaande partitie moet verplaatsen, gebruik dan een krachtigere partitioneringstool, zoals MiniTool Partition Wizard Free. Let erop dat je in dit programma de operaties pas kunt uitvoeren na je bevestiging met Apply.

7 Live stick

Voordat we Linux daadwerkelijk gaan installeren, moeten we een installatiestick maken. Hiervoor gebruiken we een iso-schijfkopiebestand van de gewenste Linux-distributie, die je kunt vinden op de website van de makers. Wij downloaden het gebruiksvriendelijke Ubuntu Desktop.

Er zijn verschillende betrouwbare en gratis tools beschikbaar om zo’n iso-bestand om te zetten naar een opstartbaar medium, zoals Ventoy en Rufus. We nemen Rufus als voorbeeld: download de (draagbare versie van) de tool en start deze op. Selecteer een (lege) usb-stick als Apparaat, kies in het keuzemenu Opstartselectie de optie Schijf of ISO-image (selecteren), klik op Selecteren en wijs het gedownloade iso-bestand aan. Je kunt hier verder alle opties ongewijzigd laten. Klik op Starten, kies Schrijven in ISO-image-modus (aanbevolen) en antwoord met Ja op de eventuele vraag voor extra Linux-systeembestanden. Zodra je op OK klikt, begint de operatie en wanneer de groene balk Klaar verschijnt, kun je op Sluiten klikken.

8 Opstart

Sluit nu Windows af, bij voorkeur terwijl je de Shift-toets ingedrukt houdt, zodat je zeker de functie Snel opstarten vermijdt. Je kunt nu je systeem opstarten vanaf de live-installatiestick. Mogelijk moet je bij het opstarten meteen op een toets(combinatie) drukken om het UEFI-bootmenu te openen, waar je vervolgens de usb-stick als opstartmedium selecteert.

We beginnen met Ubuntu, omdat je over het algemeen hierbij weinig problemen zult ondervinden met je UEFI-systeem. Als alles goed gaat, verschijnt even later het menu van de GRUB-opstartlader, waar je Try or Install Ubuntu selecteert. In het volgende menu kies je de taal waarin Ubuntu gestart moet worden en klik je daarna op de knop Ubuntu installeren. Of je kiest eerst de knop Ubuntu uitproberen om te controleren of de distributie goed werkt op je systeem. Daarna kun je de distributie alsnog daadwerkelijk installeren.

9 Installatie

Vervolgens selecteer je de gewenste toetsenbordindeling, bijvoorbeeld Dutch of Belgian. In het volgende venster is het raadzaam om de opties Normale installatie en Haal bijgewerktepakketten binnen tijdens het installeren van Ubuntu geselecteerd te laten. Hier kun je ook aangeven of je third-party-drivers wilt gebruiken, zoals voor multimedia- of wifi-hardware. In dit geval schakel je de optie Configure secure boot in en voer je (2x) een wachtwoord in. Dit wachtwoord voer je na de installatie en herstart van Ubuntu opnieuw in, zodat de betreffende drivers of modules kunnen worden ondertekend en de functie Secure Boot ze toelaat (zie ook stap 10 en het kader ‘SHIM en MOK’).

In het volgende venster is het raadzaam om de optie Installeer Ubuntu naast WindowsBoot Manager geselecteerd te laten, tenzij je liever zelf de locatie voor de opstartlader bepaalt en de benodigde partities als Root, Swap en Home maakt (in dat geval selecteer je Iets anders). Vermijd in elk geval de optie Wis schijf en installeer Ubuntu.

Vervolgens selecteer je de schijf waarop Ubuntu moet worden geïnstalleerd en kun je indien nodig de partitiegrootte voor Ubuntu aanpassen met de muisaanwijzer. Bevestig met Installeer nu en klik op Verder. Selecteer je tijdzone op de kaart, vul je naam, gebruikersnaam en computernaam in en klik nogmaals op Verder.

10 MOK-beheer

Na afloop klik je op Nu herstarten. Verwijder de usb-stick en druk op Enter. Als je Configure secure boot hebt gekozen, verschijnt nu het blauwe venster van de MOK-manager. In dit geval kies je achtereenvolgens Enroll MOK / Continue / Yes. Typ je wachtwoord en kies Reboot.

Als het goed is, verschijnt nu de GRUB-opstartlader en kun je hier kiezen tussen Windows (Boot Manager) en Ubuntu, of je gebruikt hiervoor het UEFI-bootmenu. Je dualboot-configuratie is nu compleet.

11 Partities verwijderen

Als je op een gegeven moment toch liever je dualboot-configuratie met Linux wilt verwijderen op je UEFI-systeem, zorg er dan wel voor dat Windows na de verwijdering nog steeds correct opstart. Je doet dit als volgt: maak eerst een (systeem)back-up voor het geval er iets fout gaat. Hoewel dit niet strikt nodig is, stel je in het UEFI/BIOS de bootvolgorde zo in dat Windows (BootManager) als eerste opstart. Doorgaans vind je dit bij een onderdeel als Boot Configuration / Boot Sequence.

Start Windows vervolgens en open Schijfbeheer (bijvoorbeeld via Windows-toets+R / diskmgmt.msc). Klik met rechts op de Linux-partitie in het grafische overzicht, kies Volume verwijderen en bevestig je keuze. Herhaal dit voor eventueel andere Linux-partities. Dit zijn doorgaans partities zonder stationsletter. Bij twijfel kun je ook Opdrachtprompt als administrator openen en daar het commando diskpart uitvoeren. Achter de DISKPART-prompt voer je deze opdrachten uit:

Vervang <n> door het schijfnummer met je Linux-partities, bijvoorbeeld:

Typ daarna de volgende opdrachten:

Vervang weer <n> door het nummer van de gewenste partitie. Extra informatie over een geselecteerde partitie vraag je op met:

Je krijgt dan onder meer het bijbehorende Type-GUID te zien waarmee je een (Linux-)partitie kunt identificeren. Hiervan vind je een nagenoeg compleet overzicht op deze Wikipedia-pagina.

Nu je precies weet welke partitie(s) je moet verwijderen in Schijfbeheer, kun je de extra niet-toegewezen ruimte terugwinnen. Dit doe je bijvoorbeeld door deze aan een bestaande partitie te koppelen (kies Volume uitbreiden in het contextmenu) of door er een extra datapartitie van te maken.

12 Bootingang verwijderen

Tot slot dien je nog de Linux-ingang uit de bootmanager te verwijderen. Start de Opdrachtprompt opnieuw als administrator en voer deze opdracht uit:

Hier zie je onder meer de Linux-ingang, met een identifier (bijvoorbeeld {e3a9eb6a-db0S-11ee-adc3-806e6f6e6963}. Voer vervolgens deze opdracht uit:

Vervang <{identifier}> door de echte identifier, bijvoorbeeld:

Als het goed is, staat Windows nu weer alleen op je systeem.

Arch Linux

Bij een meer uitdagende distributie zoals Arch Linux zul je veel meer handmatig moeten doen. Niet alleen de installatie, maar ook de samenwerking met Secure Boot. Je installeert Arch Linux eerst met (tijdelijk) uitgeschakelde Secure Boot. Meteen na de installatie configureer je dan Secure Boot vanuit Arch Linux. Dit werkt het makkelijkst met de tool sbctl (Secure Boot Control), die je kunt installeren met deze commando’s:

Met sbctl kun je dan de nodige operaties uitvoeren, zoals het creëren van een nieuwe set secure boot-sleutels met:

Die sleutels voeg je vervolgens aan het UEFI/BIOS toe met:

Verder dien je nog de bootloaders en de Linux-kernel te ondertekenen. Welke dit zijn, ontdek je met deze opdracht:

De eigenlijke ondertekening gebeurt dan met commando’s als:

Met deze opdracht check je of de nodige bestanden nu wel correct zijn ondertekend:

En hiermee krijg je een overzicht van de huidige secure boot-configuratie en sleutelstatus:

Hierna kun je Secure Boot in het UEFI/BIOS weer inschakelen. Meer informatie hierover vind je in de wiki van Arch Linux, specifiek in sectie 3.1.3.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).