Nieuwere generaties processors zijn sneller en zuiniger dan hun voorgangers. Je kunt er een eenvoudige pc mee bouwen, maar ook een prima thuisserver. Het verbruik ligt gemiddeld rond 10 watt, met wat optimalisaties is dat zelfs nog verder naar beneden te brengen. In deze basiscursus geven we tips voor het samenstellen van je server én voor het terugbrengen van het verbruik. Dat kan zelfs zonder de server uit de meterkast te halen.

Er zijn tegenwoordig heel veel mini-pc’s te koop met extra zuinige processors van recente generaties als Jasper Lake en Alder Lake. Deze zijn in de regel krachtig genoeg voor een eenvoudige pc met Windows. Maar ze zijn ook heel interessant als thuisserver. Het verbruik in rust van deze systemen ligt veelal rond 10 watt of minder.

Met wat optimalisaties kun je vaak tot een nóg lager verbruik komen. Daar geven we in dit artikel tips voor. We richten ons vooral op servers met x86-processor van Intel of AMD met verwisselbaar geheugen. Voor opslag hebben de meeste systemen één of twee SATA-poorten of een NVME-aansluiting.

Afhankelijk van je doel kan een op de zuinige ARM-architectuur gebaseerde Raspberry Pi ook een goede optie zijn. Al zijn de verschillen niet heel groot meer. De Pi 4 verbruikt in rust ongeveer 2,7 watt, maar in de praktijk is 3,8 watt realistischer. Vol belast verbruikt deze Pi ongeveer 6,4 watt. De Pi 5 is wat krachtiger en efficiënter. Maar met een zuinige Intel-processor kun je deze waarden zeker benaderen. En je hebt ook nog extra kracht achter de hand voor de momenten dat je dat nodig hebt.

©Kasidis Arunruangsirilert

1 Zuinige mini-pc’s

Een mini-pc is vaak een goede en zuinige optie voor een server. De NUC (vroeger van Intel, nu van ASUS) is een bekend voorbeeld, maar er zijn ook steeds meer varianten van andere fabrikanten. Ze gebruiken een zuinige processorvariant die je ook vaak in laptops ziet. In de regel is bij gebruik als server vooral het rustverbruik (ook wel idle-verbruik genoemd) van belang, niet de pieken die je af en toe ziet. Een goede indicatie is een lage TDP (Thermal Design Power) voor de processor. Bij de Intel N100 is dat bijvoorbeeld 6 watt en voor de N5105 ligt dat op 10 watt.

Er zijn veel goedkope en zuinige mini-pc’s met deze processors. Je hoeft er alleen nog één of twee geheugenbankjes en een ssd voor opslag aan toe te voegen. Merk op dat je vaak meer geheugen kunt gebruiken dan Intel aangeeft. In de Odroid H3 met de N5105-processor kan bijvoorbeeld tot 64 GB, terwijl Intel 16 GB als maximum noemt.

Nog een voordeel van de lage TDP is dat er weinig eisen aan de koeling worden gesteld. De meeste mini-pc’s hebben alleen hun metalen behuizing als koeling of een eigen passief koellichaam en zijn dus volledig stil. Ga je ze wat zwaarder belasten, dan kun je daar altijd nog een externe ventilator bovenop zetten.

2 Barebone

Wil je een zuinige compacte server, maar wel zelf de processor kiezen? Een systeem als de ASRock DeskMini 310 voor de achtste en negende generatie Intel-processors of de DeskMini H470 voor de tiende en elfde generatie kan een aantrekkelijke optie zijn. Deze systemen staan bekend als zuinig, terwijl ze ook extra desktopkracht bieden op momenten dat dit gewenst is. Bij zowel de H310 als de H470 kun je het rustverbruik onder de 10 watt krijgen en met optimalisaties valt nog ongeveer veertig procent te winnen. Al hangt het ook van de werklast en gekozen componenten af.

3 Zelfbouw

Bij zelfbouw moet je uiteraard goed op het stroomverbruik van alle individuele onderdelen letten. In moederborden zie je veel verschillen. Een klein systeem is vaak zuiniger. Probeer gamemoederborden in ieder geval te vermijden.

Bij het kiezen van een processor wordt vaak schromelijk overschat hoeveel verwerkingskracht nodig is. Twijfel je tussen Intel en AMD? Doorgaans ligt het rustverbruik bij Intel-processors lager. Processors van AMD zijn daarentegen wel vaak efficiënter als er veel werk verzet wordt. Het lagere rustverbruik zal meestal doorslaggevend zijn bij de keuze van een server. Geef je een server veel te doen, dan kan AMD weer interessant worden.

Wat opslag betreft is een NVME-ssd vaak het zuinigst. Als je niet veel opslag nodig hebt, probeer dan 3,5inch-schijven te vermijden. Zo’n harde schijf kan zomaar 8 watt aan je verbruik toevoegen. Ook snellere multigigabit-netwerkpoorten kun je vaak beter vermijden als het systeem zeer zuinig moet zijn.

Let ook op de keuze van de voeding en kies een efficiënt exemplaar. Bouw je een kleine server, dan is een PicoPSU om die reden aantrekkelijk. Heb je een mini-pc gekocht? Dan kun je eventueel overwegen de stroomadapter te vervangen door een efficiënter model.

©Ruslan Ropat

4 Optimalisaties

Er zijn vaak wat aanpassingen nodig aan de BIOS-instellingen om een server zuiniger in te stellen. De standaardinstellingen zijn vaak geoptimaliseerd voor prestaties, niet voor een lager stroomverbruik. Daar geven we in paragraaf 9 tips voor.

We zien de laatste jaren een groot aanbod van mini-pc’s uit China. Merk op dat zulke systemen door een mager BIOS niet altijd goed zijn te optimaliseren. Een systeem van Topton met N5105-processor met de software Proxmox VE en pfSense erop verbruikt 13 watt en dat blijkt maar lastig omlaag te brengen. Al hebben de vier 2,5Gbit/s-netwerkpoorten en het gebruik als router ook invloed op het verbruik. Een Odroid H3 met diezelfde processor is ook soms wat nukkig, maar wel zuiniger en beter te optimaliseren. Het is in ieder geval raadzaam om bij aanschaf ook op de mogelijkheden van het BIOS te letten.

5 Processor ontlasten

Sommige taken vragen extra veel van de processor. Soms kun je die op een of andere manier temmen. Het transcoderen van video kun je bijvoorbeeld vrijwel volledig vermijden door een goede mediaspeler bij de pc te gebruiken, zoals een Nvidia Shield. Wil je het toch door de server laten doen? Dat hoeft niet altijd softwarematig (en daarmee via de processor). Plex en Jellyfin kunnen prima de geïntegreerde gpu van de processor benutten voor hardwarematig transcoderen. Die geïntegreerde gpu (igpu) is in de laatste generaties processors behoorlijk krachtig en de meeste kunnen met recente formaten als HEVC/H.265 goed overweg.

Lees ook: Stappenplan: zelf een mediaserver maken op je pc of NAS met Jellyfin

Er zijn ook andere manieren om de processorbelasting te beperken, waar je qua verbruik zeker mee kunt winnen. Een goed voorbeeld is de geavanceerde videobewakingssoftware Frigate. Een tpu zoals de Google Coral is voor het rekenwerk enorm veel efficiënter dan de processor. De Google Coral gebruikt ongeveer 1 tot 2 watt. Laat je de processor het werk doen, dan is ongeveer 10 watt extra nodig. Dit hebben we gemeten met de al heel zuinige Intel Celeron N5105-processor in ons testsysteem. Op jaarbasis bespaar je dan ongeveer 30 euro. De tpu biedt natuurlijk meer voordelen, in het bijzonder een veel snellere detectie van personen of dieren.

6 Verbruik handmatig meten

Bij het optimaliseren van de instellingen is het natuurlijk noodzakelijk dat je weet wat het systeem verbruikt en wat je wint met de aanpassingen. Daarom raden we een goede verbruiksmeter aan die de RMS-waarde van de stroom meet (een true-RMS-meter). Een voordelige optie is de Brennenstuhl PM 231 E. Op het kleine en wat lastig af te lezen display zie je het verbruik in watt. Ook kun je het totale energieverbruik en de energiekosten over langere periode bijhouden. Drie batterijen zorgen voor gegevensopslag bij stroomuitval.

7 Meten op afstand

In plaats van een handmatige meter die je ter plaatse voor de voeding van de server zet, kun je ook een meetstekker gebruiken. Bij dit artikel hebben we een exemplaar van HomeWizard voor wifi gebruikt, de Energy Socket. Het voordeel van deze optie is dat je het verbruik op afstand kunt monitoren via de app van de fabrikant.

Bovendien kun je Home Assistant gebruiken, waardoor je het verbruik in je energiedashboard op kunt nemen. Zo’n meetstekker is trouwens ook handig om een harde reset te geven, voor als de server is vastgelopen. Stel je server dan wel zo in, dat deze na een stroomonderbreking weer aangaat.

De meetstekker van HomeWizard zou individueel zijn geijkt voor heel precieze metingen, al hebben we dit niet gecontroleerd. Let er op dat zulke meters een klein eigen verbruik hebben. Bij de Energy Socket is dat overigens minder dan 1 watt.

8 Beheer op afstand

Diverse duurdere servers beschikken over een mogelijkheid om muis, monitor en toetsenbord op afstand over te nemen, via het netwerk. Dit maakt het beheer van een server veel eenvoudiger, al vraagt deze functie wel wat extra stroom.

Op eenvoudige en zuinige systeempjes ontbreekt zoiets uiteraard. Je kunt het wel eenvoudig toevoegen met PiKVM, een voordelige zelfbouwoplossing rondom de Raspberry Pi. Deze vangt het beeld van de server op via de HDMI-uitgang, en zorgt voor de emulatie van muis en toetsenbord. Op een andere pc kun je via een browser inloggen, het beeld van de server bekijken en deze bedienen met muis en toetsenbord. Hierdoor kun je ook prima de BIOS-instellingen aanpassen of een besturingssysteem installeren.

Heb je PiKVM na gebruik niet meer nodig? Verwijder de kabels naar de server. Het scheelt vaak iets in het verbruik als er geen monitor aan de server hangt. Je leest meer over PiKVM in het artikel Zo beheer je een pc op afstand met KVM.

9 BIOS-instellingen

Wil je het stroomverbruik van je server optimaliseren, dan zijn zowel de instellingen van het BIOS als het besturingssysteem van belang. Voordat je aan de slag gaat, is het raadzaam het BIOS bij te werken: nieuwe versies lossen soms problemen met bijvoorbeeld energiebeheer op.

Verder is het een beetje maatwerk. Elk systeem is anders. Wel is de processor verantwoordelijk voor een groot deel van het energieverbruik. De grootste winst boek je door het aanzetten van C-states. Deze C-states zijn een soort spaarstand voor de processor. Bij de DeskMini H470 kun je het verbruik daarmee ongeveer veertig procent terugbrengen. Je kunt hiervoor in het BIOS alleen C3 tot en met C10 en de Package C-state-support op Enabled in plaats van op Auto zetten.

Een andere besparende optie is ASPM (Active-State Power Management). Bij de Odroid H3 pas je deze optie aan via Chipset / PCH-IO Configuration. Ga dan naar PCI Express Configuration en kies voor PCIe 1, 2 en 5 bij ASPM de optie Auto.

10 Besturingssysteem

In het besturingssysteem zijn vaak ook wat optimalisaties mogelijk. Zo is Powertop een handig programma om details over het energieverbruik van je computer te zien. Je krijgt suggesties voor het besparen van energie. Je installeert het onder Ubuntu of Debian met het commando:

Vervolgens kun je de tool starten met de opdracht:

Statistieken zijn verdeeld over zes schermen, waar je met Tab en Shift+Tab doorheen bladert. Onder Overview zie je welke processen en componenten de meeste stroom verbruiken en de processor het vaakst ‘wakker’ maken. Deze processen voorkomen vaak dat dat de zuinigere C-states worden benut.

Onder Tunables zie je met welke instellingen je nog kunt besparen. Je kun dit automatisch vanaf de opdrachtregel regelen met de opdracht:

Dit moet je wel na elke herstart opnieuw doen. Houd het ook af en toe in de gaten, want een update van de kernel kan zomaar, door veranderde drivers, effect hebben op het verbruik en nieuwe maatregelen nodig maken.

11 Slaapstand monitor

In Debian kun je een instelling gebruiken om de monitor in de slaapstand te zetten en de igpu in lagere verbruiksstand. Bewerk daarvoor GRUB met deze opdracht:

Zorg dat onderstaande regel als volgt in de configuratie staat (of pas deze aan):

Bewaar het bestand met Ctrl+O en verlaat de editor met Ctrl+X. Voer de veranderingen dan door met de opdracht update-grub en herstart het systeem.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).