Wil je een andere pc bedienen met jouw eigen beeldscherm, toetsenbord en muis, dan is een KVM-switch een vertrouwde oplossing. Maar wat als dat systeem op een andere locatie staat? Dan is een netwerk-KVM heel praktisch. Een nadeel: de kastjes zijn duur en de software vaak gedateerd. Maar je kunt ook zélf een netwerk-KVM bouwen. Hou je van tech-knutselen, dan is dit ID.nl-project écht iets voor jou!

Om een andere pc of een server te bedienen vanaf je bureau met maar één beeldscherm, toetsenbord en muis, is een KVM-switch een praktische oplossing (waarbij KVM staat voor keyboard, video, mouse). Gebruik je bijvoorbeeld in de regel een Windows-pc, maar wil je ook af en toe op een MacBook werken, dan schakel je gewoon om met een druk op een knop. De meeste ‘schakelkastjes’ zullen ook usb en audio doorgeven. Vooral Delock heeft een breed aanbod. De gangbare KVM-switches werken alleen lokaal. Je sluit alle ‘kabelspaghetti’ rechtstreeks aan. Dat is lastig als een server bijvoorbeeld in de meterkast staat. Daarom zijn er ook oplossingen voor KVM over het netwerk. Je kunt de pc dan gewoon op afstand via software besturen. Een nadeel is dat zulke hardware prijzig is (zie kader ‘Hardware voor KVM over IP?’).  

Daarom gaan we zoiets met eenvoudige hardware nabouwen. De basis is een Raspberry Pi met PiKVM. Je kunt eenvoudigweg via een browser inloggen om de bewuste pc of server op afstand over te nemen. Je kunt zelfs het BIOS aanpassen of een compleet besturingssysteem installeren. Dat is een groot voordeel ten opzichte van bijvoorbeeld VNC dat altijd een besturingssysteem nodig heeft. Handig als je vaker op afstand moet helpen met allerlei problemen en/of installatieperikelen (bijvoorbeeld omdat je de IT-beheerder bij je lokale vereniging bent), als je niet fysiek aanwezig kunt zijn. We richten ons vooral op het overbrengen van beeld en de besturing met toetsenbord en muis. Maar je kunt het ook uitbreiden om bijvoorbeeld een reset op afstand te kunnen doen. 

Wat gaan we bouwen? 

Een Raspberry Pi heeft enorm veel in- en uitvoermogelijkheden en vormt dan ook een logische basis voor een netwerk-KVM. Het doel is zoals gezegd vooral het overnemen van een andere pc op afstand. We zijn geïnteresseerd in het op afstand meekijken met het beeld van de bewuste pc en natuurlijk het besturen met muis en toetsenbord. De basis hiervoor is een Raspberry Pi 4 en de opensource-software PiKVM. Het werkt onafhankelijk van de pc die we besturen. PiKVM verwerkt immers zelf steeds videobeeld van de grafische kaart. Via het netwerk kun je dit op een tweede systeem bekijken waarop alleen een recente webbrowser hoeft te draaien. Je muis- en toetsenbordacties worden teruggestuurd via het netwerk. Dit stelt je in staat om bijvoorbeeld een Windows-pc te bedienen, maar je kunt ook de BIOS-instellingen wijzigen of een besturingssysteem op afstand installeren. 

Wat kost het om zelf een netwerk-KVM te bouwen? 

Je hebt voor dit project nog wat keuze in hardware. Om te beginnen is er de uitbreidingsmodule van PiKVM zelf, de V3 HAT. Dit is kwalitatief een goede optie. Maar de module is tegenwoordig wel erg prijzig. Bij Elektor (momenteel de enige leverancier in de buurt) betaal je 189,95 euro. Dat is alleen de module, dus zonder de Raspberry Pi 4 zelf. In deze masterclass bouwen we een voordelig alternatief dat ook goed werkt. Enkele verschillen ten opzichte van die uitbreidingsmodule zullen we benoemen. Naast de Raspberry Pi 4 hoef je verder alleen enkele accessoires aan te schaffen voor in totaal zo’n 25 euro. Extra opties kun je eventueel later toevoegen, bijvoorbeeld de mogelijkheid een reset op afstand uit te voeren. 

Wat heb je nodig 

Zoals gezegd vormt een Raspberry Pi 4 de basis en die geeft de beste prestaties. Helaas is de kleine singleboardcomputer nog altijd niet goed leverbaar, vanwege wereldwijde chiptekorten. Een Raspberry Pi Zero 2 W is een alternatief, maar niet veel beter leverbaar. Gelukkig zijn er naast de Pi geen lastige onderdelen nodig. Je hebt een usb-framegrabber nodig (ongeveer 15 euro) of een HDMI-naar-CSI2-adapter (ongeveer 40 euro) nodig om het beeld van de HDMI-uitgang op te vangen. We lichten de verschillen toe in paragraaf 4 en het kader ‘Adapter voor HDMI naar CSI2’. Bij de Pi Zero 2 W is zo’n adapter overigens de enige optie. Verder heb je een microSD-kaart van 16 GB of groter nodig. Plus een voeding en kabeltjes (zie gelijknamige kader). 

Lees ook: Wat is een Raspberry Pi en wat kun je ermee?

Uiteraard moet je de Pi ook op je netwerk aansluiten. Gebruik liefst een vaste netwerkverbinding en geen wifi. Een kabel is betrouwbaarder en geeft minder vertraging. Op de Pi Zero 2 W is wifi overigens de enige mogelijkheid.  Tot slot kun je nog een passende behuizing voor de Pi zoeken. 

©Daniel CHETRONI

Voeding en kabeltjes 

We zullen de Raspberry Pi van voeding moeten voorzien via de usb-c-poort. Diezelfde poort moeten we gebruiken voor de usb-kabel richting de doel-pc. Voor de Pi geldt namelijk de beperking dat alleen de poort die voeding krijgt als usb-hostapparaat kan fungeren. Deze hostfunctie is nodig voor het emuleren van muis en toetsenbord. Er zijn meerdere manieren om dat op te lossen. Op de GitHub-pagina van PiKVM zie je enkele voorbeelden. Wij gebruiken een Y-splitter kabel die usb-c splitst naar een voeding- en datakabel. De datakabel gaat dan uiteraard naar de usb-poort van de pc. Afhankelijk van het gebruikte kabeltje kun je een zogenoemde power-blocker gebruiken om de Pi te beschermen tegen spanning van de server en andersom. 

Beeld opvangen 

We gaan ervan uit dat de pc of server die je gaat overnemen een HDMI-uitgang heeft. Om het beeld over te brengen naar de Raspberry Pi gebruiken we zoals gezegd een voordelige usb-framegrabber. Je vindt ze op onder andere Amazon onder de noemer ‘usb capture card’. Het is een soort usb-dongel met HDMI-poort. Een beperking van deze budgetkeuze is dat de vertraging ongeveer twee keer zo groot is, waardoor de bediening iets minder soepel is. In de praktijk vonden wij deze optie zeer werkbaar. Zelfs op Full-HD-resolutie (1920 × 1080 pixels) met een relatief hoge framerate is de muis alleen wat stroperig. We zien dat meer als luxeprobleem, zolang het maar betrouwbaar werkt. Als het in jouw situatie niet betrouwbaar werkt, is een HDMI-naar-CSI2-adapter altijd nog een optie. Merk op dat, bij gebruik van een usb-framegrabber, nog geen H.264 wordt gebruikt. Als je via internet inlogt bij een systeem kunnen de prestaties daardoor nog wat lager zijn, afhankelijk van de beschikbare bandbreedte. 

Software voorbereiden 

Voordat we alles gaan bouwen bereiden we een microSD-kaartje voor met de software van PiKVM. Gebruik zoals aangegeven een kaartje van 16 GB of groter. Via de link https://docs.pikvm.org/flashing_os/ ga je naar de documentatie van PiKVM en daar zie je images van de verschillende versies van PiKVM. Zoek het image voor de versie die je hebt gemaakt. In deze workshop bouwen we versie 2. Je ziet dat er aparte downloads zijn de Raspberry Pi 4 en Pi Zero 2 W. Ook zijn er aparte downloads voor de versie met hdmi naar csi-adapter (Pi 4 en Zero 2 W) en de usb-dongle (alleen Pi 4). Na het downloaden van het juiste image kun je de officiële Raspberry Pi Imager gebruiken om het geheugenkaartje te maken. Installeer en open dit programma, druk op Selecteer OS, kies dan in het menu voor Gebruik eigen bestand. Blader naar het zojuist gedownloade bestand en selecteer het. Wijs ook je geheugenkaart aan onder Opslagapparaat. Daarna kun je het kaartje beschrijven. 

Alles aansluiten 

Als je alles klaar hebt liggen, is het aansluiten niet lastig. Via de splitser zorg je dat je een voeding op de usb-c-poort kunt aansluiten én een kabeltje hebt om op de usb-poort van de pc aan te sluiten. Verder verbind je een HDMI-kabel tussen de HDMI-uitgang van de pc en de HDMI-poort op de usb-framegrabber. Let er goed op dat je de usb-framegrabber in precies de juiste usb-poort op de Pi moet steken! Dat is op de Raspberry Pi 4 de zwartgekleurde usb-poort (usb 2.0) die het dichtst tegen de print aanzit. Zorg uiteraard ook dat je de netwerkkabel hebt aangesloten. In ons project gebruiken we overigens een powerbank als voeding. Dat is net wat praktischer en ook heel handig als je geen vrij stopcontact in de buurt hebt. De Raspberry Pi 4 gebruikt ongeveer 800 mA waardoor een eenvoudige powerbank ook voor langere tijd volstaat. 

©PETER PIKE

Eerste stappen 

Als je de Raspberry Pi met PiKVM hebt aangezet moet je het apparaat even de tijd geven om op te starten en enkele onderhoudstaken uit te voeren. De Pi zal automatisch een ip-adres ontvangen van je router. Je kunt het ip-adres opzoeken in de verbindingslijst van je router of met een programma als Angry IP Scanner gebruiken. Voor toegang tot PiKVM kun je een willekeurige browser gebruiken, zoals Chrome, Edge, Firefox of Safari. Heb je een probleem, wat incidenteel voorkomt, probeer dan je extensies uit te schakelen of gebruik een andere browser. Verwijs je browser naar https://pikvm of het ip-adres dat de Pi heeft gekregen. Je kunt hier inloggen met de standaard gebruikersnaam admin en ook het standaard wachtwoord is admin. Hierna kies je tussen KVM om het beeld van de bewuste pc te zien of Terminal om het terminalscherm van de Raspberry Pi te openen. 

BIOS-toegang 

Als je KVM kiest, zie je als het goed is direct het beeld van de bewuste pc. De usb-framegrabber wordt automatisch herkend en gebruikt. De bewuste pc is comfortabel te bedienen en de voordelige usb-framegrabber geeft een goed beeld. We hebben voor Full HD gekozen en dat gaat soepel over het lokale netwerk. Als test hebben we het systeem ook herstart en het BIOS geopend, wat eveneens probleemloos gaat. Het menu ATX is overigens bedoeld voor een uitbreiding waarmee je een pc op afstand kunt herstarten en aan- of uitzetten. 

Opslag koppelen 

PiKVM geeft je de mogelijkheid van virtuele schijven die een usb-stick of cd-rom kunnen emuleren. Daardoor kun je op afstand opslag koppelen aan de bewuste pc. Handig als je bijvoorbeeld een Linux-besturingssysteem wilt installeren. Als je in het menu op Drive klikt, zie je de opties voor het koppelen van opslag. Je bladert in feite naar het lokale bestand met Bestand kiezen en klikt dan op Upload. Hiermee wordt het bestand naar de Raspberry Pi geüpload. Achter Storage zie je hoeveel ruimte op de Raspberry Pi beschikbaar is. Als het uploaden voltooid is, kun je achter Image het bewuste bestand kiezen en daadwerkelijk koppelen als cd-rom of flashdrive. Wil je een iso-bestand als cd-rom koppelen, dan mag dat bestand maar 2,2 GB groot zijn. Daarom ‘past’ een iso-bestand voor de Windows-installatie niet. Je kunt dat eventueel wel op een andere manier voor elkaar krijgen. Maar je kunt natuurlijk ook gewoon een usb-flashdrive in de bewuste pc zelf prikken. 

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).