Tips & Trucs voor het werk op de PC

Register importeren Ik heb mijn complete register in Windows XP Professional geëxporteerd, voordat ik een nieuw programma uittestte. Daarna heb ik dat programma weer verwijderd, maar omdat er toch altijd nog sporen achterblijven in het register, dacht ik slim te zijn door mijn geëxporteerde register weer te importeren. Windows geeft echter een foutmelding, ook als ik dat vanuit veilige modus probeer. Hoe los ik dat op? Marcel de Jong De foutmelding die u te zien krijgt, luidt wellicht 'sommige sleutels worden gebruikt door het systeem of door andere processen'. Zo ja, dan is het direct duidelijk waar de schoen wringt: u kunt het register niet importeren omdat bepaalde onderdelen (sleutels) zich niet laten overschrijven, aangezien ze effectief in gebruik zijn. In principe zou u dat wel via de Herstelconsole kunnen doen, maar daar is geen 'reg-import' mogelijk. Een alternatief is dat u het regbestand in een teksteditor opent en daar alle overtollige sleutels weghaalt voordat u met dit bestand een nieuwe import probeert, maar zo'n operatie is wel bewerkelijk. Microsoft adviseert een andere methode voor het creëren en terugzetten van het volledige register, namelijk via het ingebouwde backup-programma. XP Professional-gebruikers vinden dit bij Alle programma's, Bureau-accessoires, Systeemwerkset (gebruikers van XP Home moeten deze tool zelf opzoeken op de Windows-cd: \ValueAdd\Msft\Ntbackup). Binnen deze tool roept u dan de geavanceerde modus op, waarna u het tabblad Backup maken opent. Links vindt u een overzicht van de stations die u kunt laten backuppen, maar in uw geval volstaat een vinkje naast System State. Klikt u System State zelf aan, dan ziet u rechts de onderdelen die meegaan naar de backup, waaronder Registry (het is niet mogelijk selectief bepaalde onderdelen te schrappen). Via de knop Back-up starten zet u de procedure in gang. Met dezelfde tool (tabblad Media terugzetten en beheren) kunt u de backup naderhand terugzetten – de tool maakt dan automatisch eerst een herstelpunt aan. In het menu Extra vindt u overigens ook de Wizard Automatisch Systeemherstel terug: die maakt een backup van uw hele schijf – inclusief de systeemstatus met het volledige register – en zorgt meteen voor een hersteldiskette, van waaruit u in geval van nood de hele terugzetprocedure kunt activeren. Handig om weten is dat bij zulke backups van de systeemstatus automatisch ook een kopie van alle registerbestanden wordt weggeschreven naar de map %SYSTEMROOT%\repair (met name in de bestanden system, software, default, SAM, en SECURITY). Vanuit de Herstelconsole kunt u – als de hierboven beschreven terugzetprocedure problemen oplevert – deze backupbestanden dan per stuk handmatig terugzetten. Hoe u dat precies aanpakt, leest u in artikel 307545 van Microsoft's Knowledge Base (support.microsoft.com). Localhost Ik werk met een proxyserver voor mijn internetverkeer, en met Outlook voor e-mail. Hiervoor gebruik ik een gedeeld bestand op de server zodanig dat alle clients hetzelfde bestand gebruiken voor Postvak In, het adresboek, etc. Dit werkte perfect tot ik Windows XP Professional op een client installeerde. Na elke herstart wijzigt XP namelijk mijn e-mailaccount naar de waarde 'localhost' in plaats van het handmatig ingestelde ip-adres van de server voor de pop3-waarde. Daarnaast krijgt mijn gebruikersnaam de vorm naam/ip-adres van mijn proxyserver in plaats van alleen naam. Zet ik beide waarden handmatig terug, dan werkt alles weer prima, maar bij een volgende herstart duiken de problemen weer op. Wat is er aan de hand? Ronald de Houwer Dit is een typisch scenario voor enkele persoonlijke firewalls, anti-virus- en anti-spamtools zoals SpamPal, K9, SAProxy Pro, PC-cillin, oudere versies van Norton Antivirus (2001 en eerder). Deze tools installeren zich namelijk als een lokale, niet-transparante proxy voor uw e-mail. Wellicht hebt u ook een van deze tools geïnstalleerd en ligt daar het probleem. Afhankelijk van de tool kunt u deze scanfunctie voor uw mail uitschakelen (bij PC-cillin bijvoorbeeld kunt u dat doen door het vinkje te verwijderen naast Enable POP3 Scan). In het slechtste geval kunt u nog altijd de bewuste tool verwijderen – of wellicht bestaat er een update mét transparante proxy (zoals de meer recente versies van Norton Antivirus) die de accountgegevens van uw e-mail niet meer (hoeven te) wijzigen. Dvd als harde schijf Ik zoek een manier om mijn cd-rw's of dvd-rw's als een soort harde schijf te kunnen gebruiken, zodat ik bestanden bijvoorbeeld van de ene pc naar de andere kan kopiëren, en bestanden veilig kan stellen door ze op zo'n schijfje te zetten. Volgens mij bestaan er wel tools die zo'n schijfje op een bepaalde manier (via een of andere standaard) formatteren. Kunt u mij verder helpen? Ik gebruik Windows XP. Fred en Tineke van Dalum Dat kan inderdaad. U doelt hier op het udf-formaat (universal disk format), dat zeer goed werkt in combinatie met het zogenoemde 'packet writing', een alternatieve schrijfmethode waarmee u gegevensbestanden stuk voor stuk naar zo'n schijfje kunt branden. Nadeel bij cd-rw's – niet zozeer op dvd-rw's – is echter wel dat allerlei administratieve gegevens flink wat schrijfruimte opslokken. Welke tools kunt u nu inzetten? Goed nieuws is dat de meeste brandprogramma's al zo'n packet writing-module aan boord hebben, die bovendien vaak wordt meegeïnstalleerd. Bekende voorbeelden zijn Ahead Nero met InCD, Roxio Easy CD/DVD Creator met Drag-to-Disc, NTI CD & DVD Maker met FileCD en Pinnacle InstantCD/DVD met InstantWrite. De meeste packet writers komen bovendien terecht in de systeembalk, zodat u na de installatie meteen al bestanden kunt verslepen naar de cd of dvd. Lukt dat niet, dan kan dat normaal gesproken wél via een speciale opdracht vanuit het contextmenu van de Verkenner. Voorwaarde is echter wel dat het schijfje geformatteerd is; ook dat kunt u met deze tools doen (een proces dat aardig wat tijd kan kosten, in sommige gevallen zelfs meer dan een uur). Sommige media kunt u echter veel vlugger wissen via een snelformattering (duurt meestal maar een paar seconden). Tot slot: zo'n packet writer kan aardig conflicteren met de ingebouwde brandfunctie in XP. Ga bij problemen dan ook na of die brandfunctie wel goed is uitgeschakeld (roep het eigenschappenvenster van het station op, en verwijder op het tabblad Opnemen het vinkje naast Op dit station mogen opnames op cd worden gemaakt). Partities aanpassen Ik heb mijn harde schijf van 40 GB in drie partities ingedeeld (c, d en e). Windows XP heb ik op mijn c-partitie geïnstalleerd, maar jammer genoeg heb ik die slechts 5 GB groot gemaakt, terwijl mijn d-partitie zo goed als leeg is gebleven. Kan ik op een of andere manier enkele GB's van mijn d-partitie naar mijn c-partitie overhevelen? Hoe doe ik dat? Sebastiaan Kirsenstein De beste methode om dit te doen is eerst een backup te maken van al uw gegevens en vervolgens – bijvoorbeeld via de Windows XP-cd, waarmee u uw pc hebt opgestart – alle partities te verwijderen. Daarna kunt u een nieuwe én grotere c-partitie maken en ook de andere partities in een iets afgeslankt formaat opnieuw creëren. Na de herpartitionering en de formattering kunt u dan Windows XP opnieuw installeren en vervolgens uw backups netjes terugzetten. Uiteraard is dat een vrij omslachtige procedure. Er is een kortere weg, maar daarvoor moet u wel een beroep doen op een externe partitioneringstool die zonder gegevensverlies een bestaande partitie kan verkleinen/vergroten. Het ingebouwde schijfbeheer (diskmgmt.msc) van XP kan dit niet, maar bekende tools die hier wel mee overweg kunnen zijn PartitionMagic (www.powerquest.com/partitionmagic, ca. € 59) en Acronis PartitionExpert (www.acronis.com/download, ca. € 42). We bespreken in het kort de procedure binnen Acronis PartitionExpert; hiervan kunt u namelijk een gratis demoversie downloaden (11,8 MB). Jammer genoeg laat deze demo u geen schrijfacties toe, zodat u uiteindelijk toch moet betalen. Kies bij View voor Automatic mode en selecteer in het taakvenster Increase Free Space. In het volgende venster duidt u de uit te breiden c-partitie aan en nog een venster verder selecteert u de in te krimpen d-partitie. Vervolgens bepaalt u de grootte van de uitbreiding (in MB) en even later rondt u het proces via de knop Finish af. McAfee Antivirus verwijderen Ik heb het programma VirusScan van McAfee geïnstalleerd. Normaal gesproken moet dat 365 dagen blijven draaien, maar al na elf dagen verscheen het bericht dat mijn licentie was verlopen en dat ik het product opnieuw moest aanschaffen. Ik probeerde het te verwijderen en te herinstalleren, maar dat lukt me op geen enkele manier. Ook laten verschillende delen van McAfee zich blijkbaar niet verwijderen via het register. Ik werk met Windows XP Professional. Wat moet ik doen? Jules Heere Soms laat VirusScan van McAfee zich inderdaad niet zonder slag of stoot verwijderen, maar via een handmatige ingreep moet het toch lukken, desnoods vanuit de veilige modus (druk net voor het opstarten van Windows op de F8-toets en kies Veilige modus uit het opstartmenu). Om alle sporen van VirusScan uit het register te verwijderen heeft McAfee zelfs een speciaal bestandje ter beschikking gesteld (VirusScan.reg) dat u in gezipte vorm kunt downloaden op http://download.mcafee.com/products/licensed/cust_support_patches/VirusScan.zip (34,8 KB). Via een dubbelklik op dit bestand kunt u alle registersleutels van VirusScan in één keer wegwerken. Het is wel verstandig om eerst een kopie van het register te maken (bijvoorbeeld via het ingebouwde Systeemherstel van XP). In de online vraagbaak van McAfee (http://ts.mcafeehelp.com) vindt u verdere instructies om ook alle VirusScan-bestanden en snelkoppelingen handmatig te verwijderen. De juiste pagina roept u op door in stap 1 bij Product VirusScan 7 Home Edition, en bij Categorie Install/Uninstall te selecteren. In stap 2 klikt u ten slotte de link 'Uninstall: VirusScan 5.x, 6.x, and 7.x (all Windows versions)' aan. Succes! Help! Een kaper! Tijdens het surfen ben ik op de volgende site beland: http://searchcentral.cc. Sindsdien staat deze site permanent als startpagina van mijn browser ingesteld en krijg ik die op geen enkele manier verwijderd. Ook Ad-aware 6.0 blijkt hiertegen niks te kunnen ondernemen. Hoe kan ik die site weer weg krijgen? Freek Beemsterboer Searchcentral is inderdaad een hardnekkige 'browser hijacker'. Meestal kunt u dergelijke vormen van malware wel wegwerken met (gratis) anti-spyware-tools als Ad-aware (www.lavasoft.usa) of Spybot Search & Destroy (www.safer-networking.org). Zorg wel dat u van deze tools eerst de nieuwste updates hebt binnengehaald. Lukt het daarmee toch niet, zoals in uw geval, dan zit er weinig anders op dan de boosdoener handmatig te verwijderen. Enig speurwerk op internet leverde op dat deze hijacker heimelijk gebruik maakt van een javascript (gewoonlijk %SYSTEMROOT%\update12.js) waar vanuit het register naar verwezen wordt. In dit geval moet u dus dit bestand verwijderen en bij voorkeur ook alle verwijzingen naar update12.js in het register. Dat doet u met de tool Regedit, waarna u via de ingebouwde zoekfunctie de verwijzingen kunt opsporen. Eventueel kunt ook gebruikmaken van de gratis tool HijackThis, die verdachte registersleutels en dergelijke voor u opspoort, zodat u ze vanuit de tool zelf kunt uitschakelen. Wees daar wel voorzichtig mee, want een vergissing kan u in het slechtste geval een corrupt systeem opleveren! Deze tool, evenals tal van andere freeware anti-spyware-tools, kunt u downloaden op www.spychecker.com/software/freeware_antispy.html. Usb-problemen Ik heb onlangs een digitale camera aangeschaft, maar mijn pc kan deze hardware blijkbaar niet vinden of installeren. Hetzelfde probleem doet zich voor met een kaartlezer. Beide apparaten kan ik echter wel probleemloos aansluiten op de pc van een collega, met hetzelfde besturingssysteem, maar met een ander moederbord. Ik heb in het bios wel de optie 'Usb enabled' geactiveerd en de nodige stuurprogramma's voor usb zijn geïnstalleerd. De hardware handmatig installeren lukt ook niet. Weet u een oplossing? Mijn pc is een ECS K7S5A met Windows XP Home en SP 1, AMD Athlon XP 2400+, AMI bios, 1 GB ddr-sdram. Marc Van Ursel Vreemd, want uit uw gegevens kunnen we opmaken dat u over alle nodige ingrediënten beschikt om met usb aan de slag te kunnen. We vermoeden dan ook dat het probleem zit bij het bios van uw moederbord. Na wat speurwerk blijkt namelijk dat er maar liefst drie verschillende versies zijn van hetzelfde bord, met telkens een andere revisie (K7S5A, V1.1 – V3.1 – V.3.1B) – zie ook www.ecs.com.tw/download/dw_list.asp?submenu_id=26&function_id=4. Er zijn blijkbaar ook nogal wat bios-updates voor die borden uitgekomen. We raden u dus aan de meeste recente (correcte!) bios-versie voor uw moederbord te downloaden en te installeren. Uit nieuwsgroepen blijkt overigens dat de combinatie van usb met uw type moederbord doorgaans geen problemen geeft onder Windows 98SE. U gebruikt echter Windows XP en het zou ons niet verbazen als die versie een meer recente biosversie vereist. In theorie kan uw usb-probleem echter ook aan verkeerde biosinstellingen te wijten zijn. Een te hoog ingestelde fsb bijvoorbeeld, of te agressieve geheugeninstellingen, of het bios – en niet Windows - dat instaat voor het stroombeheer/acpi. Standaardlocatie 'Opslaan als' in register wijzigen Dank zij een van uw tips weet ik nu hoe ik de locatie van de archiefmap in Outlook Express kan wijzigen! Ik vraag mij echter af of er een vergelijkbare procedure bestaat voor Internet Explorer. Als ik namelijk een webpagina wil opslaan via het menu Bestand, Opslaan als, verschijnt altijd de map Mijn documenten, terwijl al mijn gegevens op een andere schijf worden bewaard. Vincent Kortleven U kunt inderdaad de standaardlocatie wijzigen, maar het ligt wel iets complexer dan bij Outlook Express. U schrijf echter dat al uw gegevens op een andere schijf worden bewaard en daarom is het wel een beetje vreemd dat de map Mijn documenten bij u blijkbaar naar de verkeerde schijf verwijst. Dat kunt u eenvoudig aanpassen: open de Verkenner, klik linksboven met de rechtermuisknop op Mijn documenten en kies Eigenschappen. Op het tabblad Doel klikt u op Verplaatsen en bladert u naar de gewenste (schijf en) locatie. Wilt u echter vasthouden aan de huidige locatie van de map Mijn documenten, maar (enkel) Internet Explorer toch standaard naar een andere plaats laten verwijzen, dan kunt u niet buiten een registeringreep. Start Regedit op, en blader naar de volgende twee sleutels: HKEY_USERS\Default\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer\Shell Folders en HKEY_USERS\Default\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer\User Shell Folders. Zodra u een van beide sleutels opent, ziet u rechts de waarde Personal verschijnen. Die moet u aanpassen (normaal krijgt u daar of niets, of %USERPROFILE%\Mijn documenten te zien) via een dubbelklik, en naar de gewenste lokatie laten verwijzen. Geef hier het volledige pad op (zoals: D:\MIJN GEGEVENS\Internet Explorer\Mijn webpagina's). Sluit Regedit af en meldt u opnieuw aan. De eerste keer dat u nu via Bestand, Opslaan als een webpagina opslaat in Internet Explorer moet u alsnog handmatig naar de juiste plek bladeren. Vanaf dan onthoudt uw browser echter vanzelf die locatie. Cd-rom boot in bios Een tijdje terug testte uw blad vijf imaging-programma's. Naar aanleiding daarvan installeerde ik True Image 7.0, waarmee ik een rescue-cd aanmaakte. Het programma gaf me vervolgens deze melding: 'You should enable booting from CD-ROM drive in BIOS'. Mijn pc weigert inderdaad van de cd op te starten, en ik zou niet weten hoe ik iets in het bios moet instellen. Kunt u mij een handje helpen? Roberto Koster Probeer eerst eens of u de cd op een andere pc (die wel met boot-cd's overweg kan) aan de praat krijgt. Is dat het geval, dan ligt de oplossing inderdaad in de instelling van uw bios. Hoe bij het bios-setupscherm komt, hangt af van het bios in uw pc. In veel gevallen doet u dat door net na het opstarten van de pc een tijdlang de Delete-toets ingedrukt te houden, maar dat kan eventueel ook een andere toets(combinatie) zijn, zoals Esc, F1 of F2. Wellicht vermeldt het opstartscherm van uw pc om welke toets het gaat, desnoods raadpleegt u uw verkoper of de handleiding bij de pc. Welk setupvenster u precies te zijn krijgt, hangt eveneens af van het bios, maar normaal gesproken verschijnt er een keuzemenu, waarin u onder meer een item als Boot of (Advanced) BIOS Features Setup te zien krijgt. Blader naar dat item met de pijltjestoetsen en druk op Enter. U komt nu in een submenu terecht, waar u alweer een reeks items ziet. Hier gaat u op zoek naar Boot Sequence (of iets vergelijkbaars als Boot Device Priority) en normaal kunt u nu via Page Up/Down de opstartvolgorde van uw pc wijzigen. Zorg in dit geval dat cd-rom vooraan staat. Verlaat het submenu (met Esc) en bevestig de vraag of u de wijzigingen aan het bios wilt bewaren. Nu zou uw pc wél vanaf cd moeten starten.

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.