Heb je – online of bij de winkel - een nieuwe notebook, ultrabook, 2-in-1 of desktop aangeschaft? Maak dan direct een vliegende start met je nieuwe machine. Met dit artikel zorg je ervoor dat je nieuwe pc vanaf dag één probleemloos werkt en dat de komende jaren blijft doen.

Tip 01: Aankoop inspecteren

Of je nu een nieuwe computer koopt bij een fysieke winkel of eentje online, als het goed is krijg je er een pakbon bij waarop precies staat wat je besteld hebt. Heb je zelf een computer samengesteld uit losse componenten, dan is deze pakbon waarschijnlijk zeer gedetailleerd.

De eerste controle die je dient uit te voeren, is of je daadwerkelijk hebt gekregen wat je hebt besteld. Dat doe je door de verschillende typeaanduidingen van het geleverde te vergelijken met je oorspronkelijke bestelling en de pakbon. Dit is ook een goed moment om te checken of je nieuwe computer netjes is gemonteerd, geen krassen of deuken heeft en of het beeldscherm geen dode pixels heeft.

Uiteraard is het wat lastig om te zien of ‘onder de motorkap’ wel alles conform je bestelling is geleverd. Komen type processor, hoeveelheid opslaggeheugen, grootte ssd, type grafische kaart en andere zaken wel overeen met wat je besteld had? Met het gratis Speccy wordt je pc helemaal doorgelicht en krijg je een gedetailleerd rapport waarop alle onderdelen en hun specificaties zijn terug te vinden.

©PXimport

Tip 02: Werk Windows bij

Uiteraard wil je zo snel mogelijk met je nieuwe aankoop aan de slag gaan, maar je zult nog wat geduld moeten hebben. De kans is groot dat je binnen enkele minuten na het maken van een verbinding met je thuisnetwerk de melding zult krijgen dat er updates voor Windows beschikbaar zijn. Afhankelijk van hoelang je pc van de fabriek naar je huis onderweg is geweest, zullen eerst honderden MB’s aan updates moeten worden gedownload en zal je computer één of meerdere malen herstarten. Ons devies: hoe minder je met je computer doet tijdens dit proces, hoe sneller het bijwerken is afgerond.

©PXimport

Tip 03: Stuurprogramma’s

Tijdens het bijwerken van Windows worden vaak ook de standaard Microsoft stuurprogramma’s voor onderdelen in je pc bijgewerkt. In veel gevallen zijn er echter op de website van de fabrikant van je nieuwe pc ook nieuwe stuurprogramma’s terug te vinden die – niet zelden – allerlei grote en kleine problemen oplossen. Het is goed om die sites een bezoekje te brengen en te checken of het misschien een goed idee is om de drivers te installeren. Veel fabrikanten voorzien computers tegenwoordig van een tooltje waarmee dit kan worden gecontroleerd.

Er zijn tal van programma’s die automatisch kunnen checken of er nieuwe stuurprogramma’s beschikbaar zijn. Veel daarvan bevatten echter adware. Uitzondering daarop is Snappy Driver Installer (SDI Lite), dat je hier kunt vinden. Check wel eerst de handleiding en maak een herstelpunt voordat je nieuwe stuurprogramma’s installeert.

Zeker wanneer je een computer met een zogeheten ‘dedicated’ videokaart hebt gekocht, is het verstandig om te kijken of er voor dit onderdeel inmiddels nieuwe drivers beschikbaar zijn. Kijk welke chipset je grafische kaart heeft (via de pakbon of Speccy) en haal deze vervolgens op bij AMD of Nvidia.

In sommige gevallen is er ook een update beschikbaar voor het bios van het moederbord of de ssd. We raden aan om eerst de toelichting te lezen en te checken of deze update problemen oplost waarmee je mogelijkerwijs te maken krijgt. Installeer een bios-update alleen als deze meerwaarde biedt – bijvoorbeeld omdat je computer kwetsbaar is voor Meltdown en Spectre - en pas nadat je een image back-up (volgende stap) hebt gemaakt.

©PXimport

Tip 04: Schijfkopie maken

Na de vorige stap is Windows helemaal up-to-date maar heb je nog geen andere software geïnstalleerd. Dit is dus een goed moment om een schijfkopie of image-back-up van je computer te maken, zelfs als je nieuwe computer al een herstelpartitie bevat. Deze kan namelijk verloren gaan als je ssd het loodje legt.

Stel dat je in de toekomst door een crash de pc naar de oorspronkelijke instellingen zou moeten terugbrengen, dan ben je naderhand - door het werk dat je onder stap 02 en 03 hebt verricht – niet meer zoveel tijd kwijt aan het bijwerken van het besturingssysteem.

In Windows 10 kun je hiervoor het onderdeel Back-up maken en terugzetten (Windows 7) gebruiken. Belangrijk daarbij is dat de kopie die je maakt op een andere schijf terechtkomt dan die waarop je besturingssysteem is geïnstalleerd.

Het is ook mogelijk om hiervoor een gratis programma te gebruiken als Clonezilla of EaseUS Todo Back-up Free. Vergeet niet om een boot-cd of opstart-usb-stick te maken waarmee je de computer toch nog kunt opstarten als het misgaat en waarmee je de schijfkopie kunt terugzetten.

©PXimport

Tip 05: Bloatware weg

Veel nieuwe computers zijn gratis voorzien van wat wel crapware of bloatware wordt genoemd. Denk hierbij aan allerlei hulprogramma’s waarop je niet zit te wachten, ongewenste snelkoppelingen op het bureaublad of 30dagen-versies van programma’s die je helemaal niet wilt gebruiken. Veel bloatware start bovendien automatisch op wanneer Windows wordt geladen en maakt je computer onnodig langzaam.

Een eerste stap is ervoor te zorgen dat deze software niet langer opstart. Dat doe je door middels Shift+Ctrl+Esc het onderdeel Taakbeheer te starten en vervolgens het tabblad Opstarten te kiezen. Door met de rechtermuisknop op de verschillende programma’s te klikken kun je ervoor kiezen om die al of niet uit te schakelen. Een meer permanente oplossing is het onderdeel Programma’s installeren en verwijderen starten en deze plaaggeesten permanent te verwijderen.

Zit je nieuwe computer echt boordevol met dit soort ongevraagde software of weet je niet wat je wel of niet kunt verwijderen? Gebruik dan het handige Bulk Crap Uninstaller dat je pc scant en een helder overzicht geeft van wat er allemaal aan gewenste en ongewenste software is geleverd.

Tot slot: wanneer je zeker weet dat je bepaalde bloatware echt nooit gaat gebruiken, kun je ervoor kiezen om deze stap uit te voeren voordat je een schijfkopie maakt van je systeem.

©PXimport

Tip 06: Systeem beveiligen

Je nieuwe pc is nu helemaal opgeschoond en bijna klaar voor gebruik. Voordat je je favoriete programma’s en games gaat installeren, is het belangrijk om eerst de beveiliging op orde te hebben. De eerste stap is het aanmaken van accounts voor andere gebruikers wanneer meerdere mensen van deze pc gebruik gaan maken.

Wens je geen gebruik te maken van het standaard Windows Defender om je computer tegen virussen te beschermen, dan is dit het moment om je favoriete – al of niet gratis – beveiligingsoplossing of security suite te installeren.

Tot het beveiligen van de pc rekenen we ook programma’s voor het beheren van je wachtwoorden, zoals KeePass of LastPass of uitbreidingen voor je browser waarmee je bijvoorbeeld voorkomt dat je wordt gevolgd. Ook een programma voor het terughalen van per ongeluk verwijderde bestanden zoals bijvoorbeeld Recuva hoort standaard op elke pc aanwezig te zijn. Daarnaast is dit ook het moment om te besluiten of je persoonlijke bestanden versleuteld wilt bewaren, bijvoorbeeld middels BitLocker (Windows Pro) of een oplossing als VeraCrypt.

©PXimport

Tip 07: Software

Hoewel we steeds meer in de browser doen, is een pc zonder programma’s niet erg bruikbaar. Tijdens deze stap is dan het ook zaak dat je je favoriete kantoorpakket, browser, mailprogramma, grafische software en andere dagelijkse apps installeert en eventueel van updates voorziet.

Grote stappen, snel thuis? Eén van onze favoriete hulpjes bij het inrichten van een nieuwe computer is het slimme Ninite. Dit programma stelt je in staat om met het simpelweg plaatsen van wat vinkjes veel handige gratis softwareprogramma’s in één keer te installeren en daarmee heel veel tijd te besparen.

Start vervolgens na de installatie het onderdeel Standaard programma’s om aan te geven welke programma’s je wenst te gebruiken voor bijvoorbeeld het versturen van mail en surfen of kies onderaan eventueel voor Standaard-apps per bestandstype.

Tot slot is het nu ook tijd om documenten, foto’s, bestanden en instellingen over te zetten, bijvoorbeeld door deze via een back-up terug te zetten of vanuit een cloudopslag te downloaden dan wel te synchroniseren.

©PXimport

Tip 08: Back-ups inregelen

Tijdens stap 04 heb je al een schijfkopie gemaakt van je systeem; de kans is groot dat je dit periodiek wilt doen. Daarnaast is het goed om ook van je documenten, foto’s en andere (werk)bestanden – liefst dagelijks – een reservekopie te maken.

In Windows 10 heb je hiervoor de beschikking over het onderdeel Back-ups maken met bestandsgeschiedenis, al moeten we hierbij opmerken dat dit alleen werkt wanneer je de beschikking hebt over extra stations.

Gratis alternatieven zijn er in overvloed, al zien we wel dat steeds meer titels voorzien worden van reclame of beperkte functionaliteit bieden, tenzij een betaalde versie wordt aangeschaft. Cobian Backup 11 wordt weliswaar niet langer onderhouden maar is nog steeds prima te gebruiken. Ook fijn maar wel wat ingewikkelder is Areca Backup. Wie liever periodiek back-ups wil maken naar online opslag kan terecht bij het handige Duplicati. Daarmee kun je reservekopieën op onder meer Google Drive en OneDrive bewaren en op je systeem terugzetten.

©PXimport

Tip 09: Stresstest doen

Je nieuwe computer is nu feitelijk klaar om je de komende jaren van dienst te zijn. Interessant is echter om te checken hoe het met de prestaties is gesteld. Professionals gebruiken hiervoor het zeer uitgebreide Pcmark maar voor thuis volstaat SiSoftware Sandra Lite of Performance Test 9. Zo’n test stelt je in staat om de geklokte waarden te vergelijken met andere systemen.

Maar het uitvoeren van een benchmark is ook om een andere reden belangrijk dan alleen te zien hoe je nieuwe pc presteert. Tijdens dit proces worden de verschillende componenten in je pc tot het maximale belast. Componenten die niet goed functioneren of niet helemaal correct zijn gemonteerd, zijn onder stress eerder geneigd om het loodje te leggen. Wanneer dit aan het licht komt, is dat een reden om eventueel stuurprogramma’s te vervangen of contact op te nemen met de leverancier. Zeker wanneer je een klacht hebt binnen de bedenktermijn waarin je producten zonder opgaaf van reden kunt terugsturen, zullen ze je erg graag willen helpen.

©PXimport

Tip 10: Personaliseren

Wanneer dit niet je eerste Windows 10-computer is en je gebruikmaakt van een Microsoft-account, dan is de kans groot dat een groot deel van de instellingen, kleuren, achtergronden en andere persoonlijke zaken automatisch naar je nieuwe computer worden overgezet. Windows 10 zorgt er zo voor dat je op al je apparaten min of meer dezelfde ervaring hebt.

Zo niet, dan is dit het moment om Windows 10 helemaal naar je hand te zetten en te personaliseren. Voor wat betreft het uiterlijk klik je met de rechtermuisknop op het bureaublad. Kies in het menu voor Aan persoonlijke voorkeur aanpassen om zaken als achtergrond, kleuren en taakbalk meer naar je hand te zetten. Het is ook mogelijk om – net als bij voorgaande versies van Windows – kant en klare thema’s te downloaden.

Wie nog een stap verder wil gaan kan met Classic Shell het startmenu aanpassen en gebruikt hulpjes als Winaero Tweaker of Ultimate Windows Tweaker 4 om het gedrag van Windows 10 te veranderen. Groot voordeel van deze laatste tool is dat die je ook in staat stelt om een aantal zaken op het gebied van privacy te veranderen.

©PXimport

Check garanties en verzekeringen

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).