U hebt vast meerdere agenda's: bijvoorbeeld op uw werk in Outlook, thuis in Thunderbird met Lightning en uw sportclub gebruikt Google Agenda. En dan hebt u ook nog dat papieren boekje. Hoe weet u nu wanneer u welke afspraak hebt? Is het niet veel makkelijker om overal dezelfde agenda te kunnen raadplegen en bewerken, of minstens toch uw gegevens synchroon te houden? In deze workshop komen verschillende mogelijkheden aan bod, zodat u zelf het scenario kunt kiezen dat het beste bij u past. We maken hierbij gebruik van Google Agenda.

De cirkel rond

In deze workshop komen diverse mogelijke synchronisatiescenario's aan bod. De afbeelding maakt duidelijk welke mogelijkheden u in dit artikel terugvindt. Het is uiteraard aan u om te belissen wat en hoe u synchroniseert:

(1) stappen 1 t/m 4: u brengt alle gegevens van uw desktop-agenda (Outlook, Lightning) over naar uw online (Google) agenda;

(2) stappen 5 t/m 10: wilt u alsnog uw desktop-agenda (Outlook, Lightning) behouden dan kunt u die met uw online (Google) agenda synchroniseren;

(3) stappen 11 t/m 15: u kunt vervolgens uw online agenda synchroon houden met uw mobiele toestel (Android, iOS);

(4) stappen 16 t/m 19: het is eveneens mogelijk uw desktop-agenda rechtstreeks te synchroniseren met uw mobiel, zonder tussenstap van een online service.

©PXimport

1. Online agenda's

Er zijn veel digitale agenda's waarmee u lokaal kunt werken. Populaire toepassingen zijn Micosoft Outlook, Mozilla Thunderbird (in combinatie met Lightning) en Windows Live Mail. Dat werkt prima, tot u uw agenda overal synchroon wilt houden. Overstappen naar een online agenda is dan best handig, zeker omdat u waarschijnlijk op alle plekken over internet beschikt. Wij tonen u allereerst (stap 2 tot en met 4) hoe u een Google-agenda opzet en hoe u de gegevens van uw eigen desktop-agenda naar de online variant kopieert.

©PXimport

2. Google agenda creëren

Surf naar Google Calendar, waar u zich met uw Google-account aanmeldt. Wanneer u nog geen account hebt, kunt u er een aanmaken. Als alles goed is, krijgt u nu al meteen uw eigen - nog lege - agenda te zien. Om een nieuwe afspraak toe te voegen selecteert u de gewenste periode en vult u een korte omschrijving in. Via de link Afspraak bewerken komen nog meer opties ter beschikking: u laat de gebeurtenis herhalen, voorziet hem van een herinnering, voegt gasten toe enzovoort.

©PXimport

3. Agenda exporteren

U kunt de gegevens in uw desktop-agenda overzetten naar uw online agenda. In Outlook (2007/2010) kan dat als volgt. Open de agenda, kies Bestand en klik op Agenda opslaan. Klik onderaan op Meer opties, en er verschijnt een dialoogvenster waar u het gewenste datumbereik aangeeft. Bij Detail wilt u waarschijnlijk Alle gegevens in de uitvoer stoppen. Klik op OK, navigeer naar de juiste opslaglocatie, en klik op Opslaan om het ics-bestand (iCalendar-formaat) lokaal op te slaan.

©PXimport

Gebruikt u Outlook 2003, dan zoekt u vergeefs naar een ics-exportfunctie. In dat geval kunt u nog rekenen op een gratis plug-in als OutlookExport2 of een VB-macro als Outlook to iCal Export Utility. Werkt u het met duo Thunderbird en Lightning, dan hoeft u alleen het menu Gebeurtenissen en taken te openen en de optie Exporteren te kiezen. Tot de standaard exportmogelijkheden horen htm, csv en ics. Met het oog op een import in Google Agenda kiest u voor ics.

©PXimport

4. Agenda importeren

U hebt zojuist de gegevens van uw desktop-agenda naar een ics-bestand geëxporteerd. Die moet u natuurlijk in uw nieuwe online Google agenda zien te integreren. Over dus naar Google Calendar, waar u in het linkerpaneel het pijltje naast Andere agenda's aanklikt. Hier kiest u de optie Agenda importeren en via de knop Bladeren verwijst u naar het zonet gecreëerde ics-bestand. Bij Agenda stelt u eventueel eerst nog de agenda in waarin u die gegevens wilt integreren. Bevestig met Importeren. Een statusrapportje vertelt u wat er is geïmporteerd.

©PXimport

5. Desktop én online

U voelt zich misschien toch comfortabeler met uw eigen, vertrouwde desktop-agenda. Maar misschien ziet u wel graag dat deze automatisch synchroniseert met uw online (Google-) agenda. Zo kunt u ook onderweg nog de afspraken raadplegen die u in uw desktop-agenda had ingevoerd. Het is mogelijk om uw Google Agenda in de populaire desktop-agenda's Outlook en Thunderbird & Lightning te integreren. Hoe u dat doet, leest u stap 6 tot en met 9.

©PXimport

6. Google Agenda in Outlook

Om Google Agenda in Outlook te integreren gebruikt u Google Calendar Sync (Outlook 2003 en hoger). Open het exe-bestand, vul aan het einde van de installatie uw accountgegevens van Google in en geef het gewenste synchronisatietype aan. Dat kan in twee richtingen, maar u kunt ook kiezen voor eenrichtingsverkeer (van Outlook naar Google of omgekeerd). Leg ook de synchronisatiefrequentie vast, en druk op Save. De instellingen kunt u nog wijzigen via het icoon in het Windows-systeemvak.

©PXimport

7. Google Agenda in ­Lightning

Om Google Agenda in het duo Thunderbird & Lightning op te nemen, kunt u gebruikmaken van de gratis plug-in Provider for Google Calendar. Sla de extensie lokaal op, start Thunderbird, ga naar het menu Extra en selecteer Add-ons. Klik op het tandwiel-icoontje en kies Add-on installeren via bestand. Blader naar het gedownloade xpi-bestand, selecteer de add-on, bevestig met Nu installeren en herstart Thunderbird.

©PXimport

Ga naar Google Calendar. Klik links in beeld op het zwarte pijltje naast uw agenda en kies hier Agenda-instellingen. Klik op het oranje xml-icoontje bij Privé-adres. Kopieer de link. Ga nu naar Lightning, selecteer Gebeurtenissen en taken en klik op Agenda. Klik met de rechtermuisknop in het linkerpaneel en kies Nieuwe agenda. Stip Op het netwerk aan, kies Google Calendar en vul uw Google-gegevens in. Na afloop verschijnen uw afspraken in Lightning. Een dubbelklik op de naam van de agenda past de verversingsfrequentie aan.

©PXimport

8. Google Agenda in Thunderbird

Er is nog een andere mogelijkheid om Google Agenda in Thunderbird/Lightning te integreren. Nou ja, integreren ... de plug-in Google Calendar Tab zorgt er eigenlijk alleen voor dat er in Thunderbird een extra tabblad tevoorschijn komt, waarmee u Google Agenda oproept. U integreert dus een browser-tabblad in uw agenda. Handig, want op die manier hoeft u uw favoriete e-mailclient niet te verlaten om uw (online) agenda te raadplegen.

©PXimport

9. Google offline

Met Chrome kunt u uw online Google-agenda ook als 'desktop-agenda' gebruiken. Dus ook offline, waarbij alles gesynchroniseerd wordt wanneer de pc weer online is. Surf naar Chrome webstore, druk op Launch App en meld u aan. Klik vervolgens op Aan de slag en op Inschakelen. Via het tandwielwiel-icoontje kunt u de offline-modus snel in- en uitschakelen. Deze offline modus is in andere browsers mogelijk met Gears, maar dit wordt vanaf december 2011 niet meer ondersteund. Een alternatief is bij ons nog niet bekend.

©PXimport

10. Google Agenda op Mac

Op een Mac synchroniseert u uw Google Agenda met Apples agenda iCal. Start iCal op, ga naar Voorkeuren / Accounts. Druk op het plusje voor een nieuw account. Afhankelijk van uw Mac OS X-versie selecteert u hier eerst CalDAV bij Type account. Vul ook uw Google-ID in. Als serveradres vult u https://www.google.com/calendar/dav/[uwadres@domein.com]/user in, waarbij u [uwadres@domein.com] vervangt door het e-mailadres waarmee u zich bij Google Agenda aanmeldt. Bevestig met Maak aan. Nog even de juiste agenda selecteren en klaar bent u.

©PXimport

11. Online en mobiel

Wanneer u gebruikmaakt van een online agenda (zoals die van Google), of een agenda met een Exchange-server (bijvoorbeeld op uw werk), dan kunt u uw afspraken ook vanaf uw mobiele apparaat beheren. Hier bestaan verschillende mogelijkheden voor, mede afhankelijk van het type toestel waarover u beschikt. We bekijken in de stappen 12 tot en met 15 een paar mogelijkheden voor Android-telefoons en tablets, en voor iOS: het besturingssysteem van de iPhone, iPod touch en iPad.

©PXimport

12. Mobiele versie gebruiken

Om Google Agenda op uw mobiel te gebruiken, kunt u simpelweg met uw mobiel surfen naar Google Calendar. Google voorziet dan automatisch in een aangepaste versie van de agenda voor uw mobiele toestel. Van hieruit kunt u via het plus-knopje ook nieuwe afspraken toevoegen. Een nog minimalistischer alternatief is Google Calendar Mobile, waarin u nauwelijks meer dan een opsomming van uw afspraken krijgt. Wanneer uw Agenda-taal op Engels is ingesteld, kunt u op een zeer basale manier nog afspraken toevoegen.

©PXimport

13. Android synchroniseren

Het zal u niet verbazen dat Android-telefoons vlekkeloos met Google-diensten samenwerken. Zodra u zich met uw Android bij uw Google-account hebt aangemeld, kunt u via Instellingen / Accounts en synchronisatie aangeven welke synchronisaties u op de achtergrond wilt laten uitvoeren. Ook kunt u hier een ander agenda-account toevoegen. Wanneer u op Google drukt, kunt u Agenda synchroniseren aanvinken. Hier is tevens een knop om een synchronisatie onmiddellijk te laten uitvoeren. Via de agenda-app kunt u uw afspraken opvragen en beheren.

©PXimport

Het is feest!

Veel online agenda's maken gebruik van de iCalendar-standaard (ook wel iCal), met het bestandsformaat ics. Hierdoor is het mogelijk kalendergegevens in uw eigen agenda te importeren. Bijvoorbeeld van een lijst met de officiële feestdagen of een lijst schoolvakanties. Vaak is zo'n lijst wel in het ics-formaat te vinden, bijvoorbeeld op iCalShare. De kalenders integreert u vervolgens in uw standaardagenda via de knop Subcribe to Calendar, na uw bevestiging met Toestaan en met Ja. Ook in andere agenda's kunt u het bijhorende ics-bestand importeren.

©PXimport

14. Synchroniseren met GooCal

Er zijn verschillende mogelijkheden om uw iPhone met Google Calendar te synchroniseren, zodat u ook offline nog toegang hebt tot uw afspraken. Een ervan is de gratis app GooCal. Na installatie gaat u in op de vraag of u een Google-account wil instellen. Zodra u de ID-gegevens hebt ingevuld, verschijnt de kalender, waarbij u zelf aangeeft tot hoeveel dagen in het verleden en de toekomst de synchronisatie moet gebeuren. U kunt meerdere agenda's en accounts toevoegen in GooCal.

©PXimport

15. Synchroniseren met Google Sync

Vanaf iOS 3.0 is het mogelijk uw iPhone via Google Sync te synchroniseren met Google Agenda, met wat hulp van Microsoft Exchange ActiveSync. Open op uw iPhone Instellingen / Mail, Contacten, Agenda. Kies Voeg Account toe en selecteer Microsoft Exchange. Vul de gegevens van uw Google ID in, waarna u in het volgende venster m.google.com invoert in het server-veld. Vergeet niet de schuifknop bij Agenda's op 1 te zetten en bewaar de aanpassingen. Hebt u Push ingeschakeld op uw iPhone, dan gaat de synchronisatie geheel automatisch.

©PXimport

16. Desktop en mobiel

Tot nu toe gebruikten we Google Agenda als 'tussenapplicatie'. Gebruikt u deze online applicatie liever niet, bijvoorbeeld omdat u bezorgd bent om uw privacy, dan is het uiteraard ook mogelijk uw desktopagenda direct met die op uw mobiele toestel te synchroniseren. Er komt dan geen derde partij aan te pas. Ongeveer alle mobiele toestellen voorzien daarvoor in een eigen tool, gewoonlijk via een usb-connectie, waardoor u kunt synchroniseren met o.a. Outlook. Wij bekijken in stap 17 tot 19 mogelijke oplossingen voor Android, iOS en meer.

©PXimport

17. MyPhoneExplorer

Met MyPhoneExplorer kunt u uw agenda met uw Android synchroniseren. U moet wel de USB-foutopsporing activeren op uw Android (via Instellingen / Applicaties / Ontwikkeling) en de juiste drivers voor uw pc installeren (Android Debug Bridge). MyPhoneExplorer kan via wifi, bluetooth of usb verbinding maken met uw Android. U bepaalt zelf wat (contacten, kalender), waarmee (Outlook, Thunderbird, Google) en in welke richting(en) u wilt synchroniseren. Ook kunt u filters activeren, zodat bepaalde categorieën wel/niet worden meegenomen.

©PXimport

18. Synchroniseren met iTunes

U kunt uw iPhone en iPad met behulp van iTunes synchroniseren met de agenda van Outlook. Verbind de iPhone met uw pc en start iTunes. Selecteer uw iPhone in de lijst met apparaten, in het linkerpaneel. Open het tabblad Info en zet een vinkje bij Agenda's synchroniseren met Outlook. Eventueel beperkt u de synchronisatie tot een of meer agenda's en geeft u aan hoe lang de synchronisatieperiode moet zijn. Desgewenst synchroniseert u ook contactgegevens en e-mailaccounts. Klik tenslotte op Toepassen.

©PXimport

19. Nog meer synctools

Google Sync laat u toe de gegevens van uw Google-account met verschillende mobiele apparaten te synchroniseren. Naast iPhone hoort daar ook nog BlackBerry, Nokia S60 en Windows Mobile bij. Verder is GooSync het vermelden waard. De Lite-versie van deze app kost 8,99 pond per jaar (ca. 10,30 euro), de Premium-versie 19,95 pond per jaar (ca. 22,85 euro) of 39,95 voor 'levenslang' gebruik (ca. 45,80 euro). De precieze verschillen vindt u op GooSync Features.

©PXimport

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).