U hebt vast meerdere agenda's: bijvoorbeeld op uw werk in Outlook, thuis in Thunderbird met Lightning en uw sportclub gebruikt Google Agenda. En dan hebt u ook nog dat papieren boekje. Hoe weet u nu wanneer u welke afspraak hebt? Is het niet veel makkelijker om overal dezelfde agenda te kunnen raadplegen en bewerken, of minstens toch uw gegevens synchroon te houden? In deze workshop komen verschillende mogelijkheden aan bod, zodat u zelf het scenario kunt kiezen dat het beste bij u past. We maken hierbij gebruik van Google Agenda.

De cirkel rond

In deze workshop komen diverse mogelijke synchronisatiescenario's aan bod. De afbeelding maakt duidelijk welke mogelijkheden u in dit artikel terugvindt. Het is uiteraard aan u om te belissen wat en hoe u synchroniseert:

(1) stappen 1 t/m 4: u brengt alle gegevens van uw desktop-agenda (Outlook, Lightning) over naar uw online (Google) agenda;

(2) stappen 5 t/m 10: wilt u alsnog uw desktop-agenda (Outlook, Lightning) behouden dan kunt u die met uw online (Google) agenda synchroniseren;

(3) stappen 11 t/m 15: u kunt vervolgens uw online agenda synchroon houden met uw mobiele toestel (Android, iOS);

(4) stappen 16 t/m 19: het is eveneens mogelijk uw desktop-agenda rechtstreeks te synchroniseren met uw mobiel, zonder tussenstap van een online service.

©PXimport

1. Online agenda's

Er zijn veel digitale agenda's waarmee u lokaal kunt werken. Populaire toepassingen zijn Micosoft Outlook, Mozilla Thunderbird (in combinatie met Lightning) en Windows Live Mail. Dat werkt prima, tot u uw agenda overal synchroon wilt houden. Overstappen naar een online agenda is dan best handig, zeker omdat u waarschijnlijk op alle plekken over internet beschikt. Wij tonen u allereerst (stap 2 tot en met 4) hoe u een Google-agenda opzet en hoe u de gegevens van uw eigen desktop-agenda naar de online variant kopieert.

©PXimport

2. Google agenda creëren

Surf naar Google Calendar, waar u zich met uw Google-account aanmeldt. Wanneer u nog geen account hebt, kunt u er een aanmaken. Als alles goed is, krijgt u nu al meteen uw eigen - nog lege - agenda te zien. Om een nieuwe afspraak toe te voegen selecteert u de gewenste periode en vult u een korte omschrijving in. Via de link Afspraak bewerken komen nog meer opties ter beschikking: u laat de gebeurtenis herhalen, voorziet hem van een herinnering, voegt gasten toe enzovoort.

©PXimport

3. Agenda exporteren

U kunt de gegevens in uw desktop-agenda overzetten naar uw online agenda. In Outlook (2007/2010) kan dat als volgt. Open de agenda, kies Bestand en klik op Agenda opslaan. Klik onderaan op Meer opties, en er verschijnt een dialoogvenster waar u het gewenste datumbereik aangeeft. Bij Detail wilt u waarschijnlijk Alle gegevens in de uitvoer stoppen. Klik op OK, navigeer naar de juiste opslaglocatie, en klik op Opslaan om het ics-bestand (iCalendar-formaat) lokaal op te slaan.

©PXimport

Gebruikt u Outlook 2003, dan zoekt u vergeefs naar een ics-exportfunctie. In dat geval kunt u nog rekenen op een gratis plug-in als OutlookExport2 of een VB-macro als Outlook to iCal Export Utility. Werkt u het met duo Thunderbird en Lightning, dan hoeft u alleen het menu Gebeurtenissen en taken te openen en de optie Exporteren te kiezen. Tot de standaard exportmogelijkheden horen htm, csv en ics. Met het oog op een import in Google Agenda kiest u voor ics.

©PXimport

4. Agenda importeren

U hebt zojuist de gegevens van uw desktop-agenda naar een ics-bestand geëxporteerd. Die moet u natuurlijk in uw nieuwe online Google agenda zien te integreren. Over dus naar Google Calendar, waar u in het linkerpaneel het pijltje naast Andere agenda's aanklikt. Hier kiest u de optie Agenda importeren en via de knop Bladeren verwijst u naar het zonet gecreëerde ics-bestand. Bij Agenda stelt u eventueel eerst nog de agenda in waarin u die gegevens wilt integreren. Bevestig met Importeren. Een statusrapportje vertelt u wat er is geïmporteerd.

©PXimport

5. Desktop én online

U voelt zich misschien toch comfortabeler met uw eigen, vertrouwde desktop-agenda. Maar misschien ziet u wel graag dat deze automatisch synchroniseert met uw online (Google-) agenda. Zo kunt u ook onderweg nog de afspraken raadplegen die u in uw desktop-agenda had ingevoerd. Het is mogelijk om uw Google Agenda in de populaire desktop-agenda's Outlook en Thunderbird & Lightning te integreren. Hoe u dat doet, leest u stap 6 tot en met 9.

©PXimport

6. Google Agenda in Outlook

Om Google Agenda in Outlook te integreren gebruikt u Google Calendar Sync (Outlook 2003 en hoger). Open het exe-bestand, vul aan het einde van de installatie uw accountgegevens van Google in en geef het gewenste synchronisatietype aan. Dat kan in twee richtingen, maar u kunt ook kiezen voor eenrichtingsverkeer (van Outlook naar Google of omgekeerd). Leg ook de synchronisatiefrequentie vast, en druk op Save. De instellingen kunt u nog wijzigen via het icoon in het Windows-systeemvak.

©PXimport

7. Google Agenda in ­Lightning

Om Google Agenda in het duo Thunderbird & Lightning op te nemen, kunt u gebruikmaken van de gratis plug-in Provider for Google Calendar. Sla de extensie lokaal op, start Thunderbird, ga naar het menu Extra en selecteer Add-ons. Klik op het tandwiel-icoontje en kies Add-on installeren via bestand. Blader naar het gedownloade xpi-bestand, selecteer de add-on, bevestig met Nu installeren en herstart Thunderbird.

©PXimport

Ga naar Google Calendar. Klik links in beeld op het zwarte pijltje naast uw agenda en kies hier Agenda-instellingen. Klik op het oranje xml-icoontje bij Privé-adres. Kopieer de link. Ga nu naar Lightning, selecteer Gebeurtenissen en taken en klik op Agenda. Klik met de rechtermuisknop in het linkerpaneel en kies Nieuwe agenda. Stip Op het netwerk aan, kies Google Calendar en vul uw Google-gegevens in. Na afloop verschijnen uw afspraken in Lightning. Een dubbelklik op de naam van de agenda past de verversingsfrequentie aan.

©PXimport

8. Google Agenda in Thunderbird

Er is nog een andere mogelijkheid om Google Agenda in Thunderbird/Lightning te integreren. Nou ja, integreren ... de plug-in Google Calendar Tab zorgt er eigenlijk alleen voor dat er in Thunderbird een extra tabblad tevoorschijn komt, waarmee u Google Agenda oproept. U integreert dus een browser-tabblad in uw agenda. Handig, want op die manier hoeft u uw favoriete e-mailclient niet te verlaten om uw (online) agenda te raadplegen.

©PXimport

9. Google offline

Met Chrome kunt u uw online Google-agenda ook als 'desktop-agenda' gebruiken. Dus ook offline, waarbij alles gesynchroniseerd wordt wanneer de pc weer online is. Surf naar Chrome webstore, druk op Launch App en meld u aan. Klik vervolgens op Aan de slag en op Inschakelen. Via het tandwielwiel-icoontje kunt u de offline-modus snel in- en uitschakelen. Deze offline modus is in andere browsers mogelijk met Gears, maar dit wordt vanaf december 2011 niet meer ondersteund. Een alternatief is bij ons nog niet bekend.

©PXimport

10. Google Agenda op Mac

Op een Mac synchroniseert u uw Google Agenda met Apples agenda iCal. Start iCal op, ga naar Voorkeuren / Accounts. Druk op het plusje voor een nieuw account. Afhankelijk van uw Mac OS X-versie selecteert u hier eerst CalDAV bij Type account. Vul ook uw Google-ID in. Als serveradres vult u https://www.google.com/calendar/dav/[uwadres@domein.com]/user in, waarbij u [uwadres@domein.com] vervangt door het e-mailadres waarmee u zich bij Google Agenda aanmeldt. Bevestig met Maak aan. Nog even de juiste agenda selecteren en klaar bent u.

©PXimport

11. Online en mobiel

Wanneer u gebruikmaakt van een online agenda (zoals die van Google), of een agenda met een Exchange-server (bijvoorbeeld op uw werk), dan kunt u uw afspraken ook vanaf uw mobiele apparaat beheren. Hier bestaan verschillende mogelijkheden voor, mede afhankelijk van het type toestel waarover u beschikt. We bekijken in de stappen 12 tot en met 15 een paar mogelijkheden voor Android-telefoons en tablets, en voor iOS: het besturingssysteem van de iPhone, iPod touch en iPad.

©PXimport

12. Mobiele versie gebruiken

Om Google Agenda op uw mobiel te gebruiken, kunt u simpelweg met uw mobiel surfen naar Google Calendar. Google voorziet dan automatisch in een aangepaste versie van de agenda voor uw mobiele toestel. Van hieruit kunt u via het plus-knopje ook nieuwe afspraken toevoegen. Een nog minimalistischer alternatief is Google Calendar Mobile, waarin u nauwelijks meer dan een opsomming van uw afspraken krijgt. Wanneer uw Agenda-taal op Engels is ingesteld, kunt u op een zeer basale manier nog afspraken toevoegen.

©PXimport

13. Android synchroniseren

Het zal u niet verbazen dat Android-telefoons vlekkeloos met Google-diensten samenwerken. Zodra u zich met uw Android bij uw Google-account hebt aangemeld, kunt u via Instellingen / Accounts en synchronisatie aangeven welke synchronisaties u op de achtergrond wilt laten uitvoeren. Ook kunt u hier een ander agenda-account toevoegen. Wanneer u op Google drukt, kunt u Agenda synchroniseren aanvinken. Hier is tevens een knop om een synchronisatie onmiddellijk te laten uitvoeren. Via de agenda-app kunt u uw afspraken opvragen en beheren.

©PXimport

Het is feest!

Veel online agenda's maken gebruik van de iCalendar-standaard (ook wel iCal), met het bestandsformaat ics. Hierdoor is het mogelijk kalendergegevens in uw eigen agenda te importeren. Bijvoorbeeld van een lijst met de officiële feestdagen of een lijst schoolvakanties. Vaak is zo'n lijst wel in het ics-formaat te vinden, bijvoorbeeld op iCalShare. De kalenders integreert u vervolgens in uw standaardagenda via de knop Subcribe to Calendar, na uw bevestiging met Toestaan en met Ja. Ook in andere agenda's kunt u het bijhorende ics-bestand importeren.

©PXimport

14. Synchroniseren met GooCal

Er zijn verschillende mogelijkheden om uw iPhone met Google Calendar te synchroniseren, zodat u ook offline nog toegang hebt tot uw afspraken. Een ervan is de gratis app GooCal. Na installatie gaat u in op de vraag of u een Google-account wil instellen. Zodra u de ID-gegevens hebt ingevuld, verschijnt de kalender, waarbij u zelf aangeeft tot hoeveel dagen in het verleden en de toekomst de synchronisatie moet gebeuren. U kunt meerdere agenda's en accounts toevoegen in GooCal.

©PXimport

15. Synchroniseren met Google Sync

Vanaf iOS 3.0 is het mogelijk uw iPhone via Google Sync te synchroniseren met Google Agenda, met wat hulp van Microsoft Exchange ActiveSync. Open op uw iPhone Instellingen / Mail, Contacten, Agenda. Kies Voeg Account toe en selecteer Microsoft Exchange. Vul de gegevens van uw Google ID in, waarna u in het volgende venster m.google.com invoert in het server-veld. Vergeet niet de schuifknop bij Agenda's op 1 te zetten en bewaar de aanpassingen. Hebt u Push ingeschakeld op uw iPhone, dan gaat de synchronisatie geheel automatisch.

©PXimport

16. Desktop en mobiel

Tot nu toe gebruikten we Google Agenda als 'tussenapplicatie'. Gebruikt u deze online applicatie liever niet, bijvoorbeeld omdat u bezorgd bent om uw privacy, dan is het uiteraard ook mogelijk uw desktopagenda direct met die op uw mobiele toestel te synchroniseren. Er komt dan geen derde partij aan te pas. Ongeveer alle mobiele toestellen voorzien daarvoor in een eigen tool, gewoonlijk via een usb-connectie, waardoor u kunt synchroniseren met o.a. Outlook. Wij bekijken in stap 17 tot 19 mogelijke oplossingen voor Android, iOS en meer.

©PXimport

17. MyPhoneExplorer

Met MyPhoneExplorer kunt u uw agenda met uw Android synchroniseren. U moet wel de USB-foutopsporing activeren op uw Android (via Instellingen / Applicaties / Ontwikkeling) en de juiste drivers voor uw pc installeren (Android Debug Bridge). MyPhoneExplorer kan via wifi, bluetooth of usb verbinding maken met uw Android. U bepaalt zelf wat (contacten, kalender), waarmee (Outlook, Thunderbird, Google) en in welke richting(en) u wilt synchroniseren. Ook kunt u filters activeren, zodat bepaalde categorieën wel/niet worden meegenomen.

©PXimport

18. Synchroniseren met iTunes

U kunt uw iPhone en iPad met behulp van iTunes synchroniseren met de agenda van Outlook. Verbind de iPhone met uw pc en start iTunes. Selecteer uw iPhone in de lijst met apparaten, in het linkerpaneel. Open het tabblad Info en zet een vinkje bij Agenda's synchroniseren met Outlook. Eventueel beperkt u de synchronisatie tot een of meer agenda's en geeft u aan hoe lang de synchronisatieperiode moet zijn. Desgewenst synchroniseert u ook contactgegevens en e-mailaccounts. Klik tenslotte op Toepassen.

©PXimport

19. Nog meer synctools

Google Sync laat u toe de gegevens van uw Google-account met verschillende mobiele apparaten te synchroniseren. Naast iPhone hoort daar ook nog BlackBerry, Nokia S60 en Windows Mobile bij. Verder is GooSync het vermelden waard. De Lite-versie van deze app kost 8,99 pond per jaar (ca. 10,30 euro), de Premium-versie 19,95 pond per jaar (ca. 22,85 euro) of 39,95 voor 'levenslang' gebruik (ca. 45,80 euro). De precieze verschillen vindt u op GooSync Features.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).