ID.nl logo
In elke kamer van je huis energie besparen? Dat lukt met deze tips
© Ronstik
Energie

In elke kamer van je huis energie besparen? Dat lukt met deze tips

Zelfs met het nieuwe energie-prijsplafond wil je natuurlijk zo min mogelijk energie verspillen. Gelukkig zijn er allerlei slimme manieren om nét dat beetje extra te besparen. We maken een rondje door het huis en laten je zien hoe je in elke kamer wel íets kunt besparen. En al die kleine beetjes samen resulteren in … inderdaad: een lagere energierekening!

Dit artikel in vogelvlucht:

  • De woonkamer zuiniger maken door verlichting te verduuzamen
  • Keuken-apparatuur slimmer gebruiken
  • Extra besparen door 's nachts te wassen
  • Stand-byverbruik minimaliseren

Wil je nog meer energie besparen, lees dan ook het artikel Zo blijf je onder het energie prijsplafond

We beginnen uiteraard bij het begin: net na de voordeur. Door onderaan een tochtstrip te bevestigen, houd je koude lucht buiten. Heb je een deur van enkel glas of van gewoon dubbel glas? Dit zou het moment kunnen zijn om dat te vervangen door HR++ of triple glas. In sommige gevallen kun je daar subsidie voor krijgen (zie kader Isolatiesubsidie hieronder). Er zijn ook snellere en goedkopere oplossingen. Zo koop je voor een paar tientjes speciaal raamfolie (ook wel thermo cover genoemd), dat je op het glas kunt plakken en dat een isolerende werking heeft.

Raamfolie kopen?

Hier vind je het volledige assortiment

Controleer ook even je brievenbus: blijft deze weleens open staan nadat de postbode is geweest? Kijk dan of je de schroeven wat beter kunt aandraaien of dat je het veermechanisme kunt smeren, zodat de klep goed dicht valt. Een brievenbusborstel, die je in de opening plaatst, helpt ook. En ga je van de gang naar de woonkamer, dan doe je uiteraard de tussendeur goed dicht!

De woonkamer

Heb je nog halogeen- of gloeilampen? Snelle winst behaal je door die te vervangen door led-lampen. Stel dat je een lamp 550 uur per jaar laat branden. Dan verbruikt een ledlamp in dat jaar ongeveer 2,4 kWh, een halogeenlamp 15,4 kWh, en een gloeilamp 21,9 kWh. Vermenigvuldig dat met het aantal lampen dat je hebt en vermenigvuldig dat weer met de prijs die jij per kWh betaalt. Echt, de aanschafprijs van led heb je er heel snel uit! Bovendien kosten ze allang de wereld niet meer.

Laat verder je televisie en soundsystem niet op stand-by staan en kijk of je tv-decoder een eco-stand heeft. En staat je gameconsole ook hier, dan stel je die ook zo energiezuinig mogelijk in. Hoe je dat doet lees je in het artikel: Energie besparen met consoles en pc: zo doe je dat.

Heb je een ouderwetse thermostaat? Zet die dan een uurtje voor je naar bed gaat al lager. Of vervang hem door een slimme thermostaat en stel een tijdschema in. En heb je al gedacht aan radiatorfolie? Dit zilverkleurige folie plak je achter de radiator, waardoor warmte weer terug de kamer in wordt gestraald. Per vierkante meter radiatorfolie kun je ongeveer vijf tot tien kubieke meter gas per jaar besparen.

Isolatiesubsidie Heb je een koophuis en wil je dat verduurzamen? Dan kun je daarvoor subsidie aanvragen. Naast subsidie voor de aanschaf van een (hybride) warmtepomp, zonneboiler of aansluiting op een warmtenet kun je ook subsidie krijgen voor dakisolatie, gevelisolatie, spouwmuurisolatie, vloer- of bodemisolatie en hoogrendementsglas. Er zijn wel voorwaarden aan verbonden. Zo moet je bijvoorbeeld minimaal twee maatregelen nemen – dus bijvoorbeeld én gevelisolatie én een zonneboiler. Meer over de voorwaarden en aanvraagprocedure lees je op https://kwikr.nl/subsidie.

De keuken

Koelkast, vriezer, vaatwasser … juist in de keuken kun je veel besparen. Neem je koelkast. De ideale temperatuur om je etenswaren goed te houden, is tussen de 3 en 4 graden Celsius. Veel mensen hebben hun koelkast echter op een lagere temperatuur staan. Zonde. Voor een paar euro koop je een koelkastthermometer waarmee je dat zelf kunt meten. Zorg er verder voor dat je de koelkast niet naast je oven of je vaatwasser zet. Die geven warmte af, waardoor je koelkast harder moet werken. Zet hem ook niet helemaal tegen de muur, maar laat wat ruimte over, zodat hij zijn warmte kwijt kan. Controleer regelmatig de deurrubbers. Want als de deur niet goed sluit, kan er warme buitenlucht in de koelkast komen.

Dat geldt ook voor de vriezer. Die je verder natuurlijk regelmatig ontdooit. Zelfs een dun ijslaagje kan al zorgen voor een flink hoger energieverbruik. Doe dat ontdooien bij voorkeur in de winter. Je kunt alle etenswaren dan makkelijk een uurtje buiten neerzetten zonder dat je een (elektrische) koelbox nodig hebt. Zet er verder geen warm eten in en deel het eten op in kleinere porties. Die bevriezen sneller en ook dat scheelt energie. Stop de vriezer ook zo vol mogelijk. Hoe voller hij is, hoe minder kou hij verliest wanneer je de deur opent.

Dan je vaatwasser. Wacht tot die echt goed vol zit voordat je hem aanzet. Duurt dat bij jou een paar dagen, dan kun je misschien beter met de hand afwassen. Maak verder het filter regelmatig schoon en zet hem uit zodra hij klaar is. Veel mensen doen dat niet – die trekken hem alleen open wanneer de vaat klaar is. Daardoor blijven de statuslampjes constant branden. Sluipverbruik!

Tot slot in je keuken: water kook je beter in een waterkoker met een afgemeten hoeveelheid water dan in een fluitketel. En gebruik een magnetron niet om eten te ontdooien. Je kunt het beter een dag van tevoren uit de vriezer halen en in de koelkast zetten. Die wordt blij van de kou die ervan af komt.

De badkamer

Niets zo fijn als een lekker lange warme douche. Maar de kosten lopen flink op! Met een douchetimer sta je er al snel een paar minuten lang onder. Als je dan ook nog een waterbesparende douchekop aanschaft, verdien jij geld als (warm) water. O ja: heb je een bad én een douche? Dan liever douchen. Dat scheelt al snel 80 liter warm water per keer.

In de badkamer staan ook vaak de wasmachine en droger. Zorg dat je met een volle trommel wast en het eco-programma gebruikt. Moet je was na afloop in de droger? Door dan alvast op de hoogste stand te centrifugeren, is de droger veel sneller klaar. Doe ook de droger zo vol mogelijk en maak regelmatig het pluizenfilter schoon.

Wees je er verder van bewust dat echt niet alles in de droger hoeft. Voor beddengoed en handdoeken is het vaak handig, maar T-shirts en broeken kun je ook gewoon ophangen. Schijnt de zon en staat er wat wind, dan is het zo droog. Is het geen lekker weer? Binnen ophangen kan ook. Zorg er dan wel voor dat je goed ventileert.

Dagstroom en nachtstroom

In je contract staat welk tarief je energieleverancier hanteert. Dat kan enkeltarief zijn of dubbeltarief (ook wel daltarief en normaaltarief of dagstroom en nachtstroom genoemd). Bij enkeltarief betaal je altijd hetzelfde voor je stroom, ongeacht het moment van de dag of week. Bij dubbeltarief betaal je doordeweeks overdag tot 21.00 uur (als je in Limburg of Noord-Brabant woont) of 23.00 uur (de rest van Nederland) een iets hogere prijs. ’s Nachts, in het weekend en op feestdagen betaal je juist iets minder.

Of dubbeltarief iets voor jou is, hangt uiteraard af van je verbruik. Energieleverancier Vattenfall zegt dat je met dubbeltarief voordeliger uit bent wanneer minstens 45% van je verbruik in de daluren valt; Essent legt de grens bij 50%. Ook is het goed om te weten dat dubbeltarief alleen mogelijk is wanneer je een slimme meter hebt. Door je energieverbruik in kaart te brengen, zie je al snel of het voor jou loont om over te stappen, mocht je nu nog enkeltarief hebben.

Heb je al dubbeltarief? Ga je verbruik er dan op aanpassen. Draai bijvoorbeeld je was vooral in het weekend en zet de vaatwasser pas ’s avonds na elven aan. Je bespaart er geen honderden euro’s mee, maar toch al snel een paar euro per maand.

Ook lezen: Duurzaam Thuis: keuken verduurzamen? Zo doe je dat!

De slaapkamer

Ook in de slaapkamer kun je nog het nodige besparen. Heb je een waterbed en een airconditioning? Dan heb je meteen twee echte grootverbruikers te pakken. Volgens Milieu Centraal verbruikt een waterbed gemiddeld 750 kWh per jaar – bijna net zoveel als twee grote Amerikaanse koelkasten! Een airco verbruikt natuurlijk minder, omdat je die niet altijd aanzet, maar daarmee kun je toch ook uitkomen op zo’n 160 tot 430 kWh per jaar. Dat terwijl een ventilator jaarlijks maar ongeveer 15 kWh verbruikt. Zet je in de winter een elektrisch kacheltje naast het bed als bijverwarming? Neem er dan in ieder geval eentje met een thermostaat, zodat hij afslaat als de kamer op temperatuur is. Of schaf een infraroodpaneel aan. Of, nog beter: koop een extra dik winterdekbed en een kruik. Dat kun je ouderwets noemen, maar ook knus!

Watch on YouTube

Werkkamer

In je werkkamer staan vaak meer apparaten dan je denkt: naast je computer en je printer staat er ook vast een monitor. Of twee. Zorg ook hier dus dat je apparatuur niet onnodig op stand-by laat staan. Kijk in de handleiding van je monitor hoe je de energiebesparende functies kunt gebruiken. Denk daarbij aan het automatisch aanpassen van de helderheid aan het omgevingslicht of de instellingen voor de slaapstand. Denk na voordat je iets print: gemiddeld wordt één op de drie printjes binnen een week weggegooid. Inderdaad, dat is óók weggegooid geld!

Tip: gebruik de zon! Laad je in de werkkamer ook je telefoon op? Dat zou je ook kunnen doen met een powerbank die zelf weer oplaadt op zonne-energie.

Wil jij jouw huis verduurzamen?

Vraag een offerte aan voor zonnepanelen:

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.