Er duiken steeds meer (web)winkels op die ‘refurbished’ producten verkopen – van notebooks tot smartphones. Ze zijn zo goed als nieuw, door de fabrikant gereviseerd en worden geleverd met garantie. En dat voor een fractie van de nieuwprijs! Dat klinkt te mooi om waar te zijn en dat is het soms ook. In dit artikel bespreken we de voor- en nadelen, verschillende interpretaties van ‘refurbished’ en zaken om op te letten voor je tot aankoop overgaat.

Wat is refurbished?

In letterlijke zin betekent het Engelse woord refurbished het ‘oppoetsen’ of renoveren van een bepaald product. Denk aan een antieke kast die helemaal geschuurd en gelakt wordt en waarbij al het hang- en sluitwerk vervangen wordt. Iets vergelijkbaars gaat op voor bijvoorbeeld smartphones en notebooks. Winkels en fabrikanten krijgen redelijk wat retouren en zelfs als er geen sprake is van een defect, kan het product niet meer als nieuw verkocht worden. Deze producten worden dan nagekeken, onderdelen worden indien nodig gerepareerd of vervangen en het besturingssysteem wordt naar de oorspronkelijke staat teruggezet. In zo’n geval is het product niet of nauwelijks gebruikt en wordt het als ‘refurbished’ product aangeboden – zo goed als nieuw, tegen een gereduceerd tarief. Lees ook: 10 tips om een tweedehands smartphone of tablet te kopen.

Verschil met tweedehands

Dat is een aanmerkelijk verschil met een tweedehands product gedurende langere tijd gebruikt is en in die staat verkocht wordt. De behuizing en het scherm kunnen gebruikssporen zoals krassen bevatten en de accu is voor een deel versleten. Toch kan ook zo’n tweedehands product alsnog inclusief garantie verkocht worden, ook als de officiële termijn verlopen is. Als het door de fabrikant zelf nagekeken is en onderdelen vervangen zijn, heet dat ‘gereviseerd’ en dan krijg je vaak dezelfde fabrieksgarantie als bij nieuwstaat. Als er geen sprake is van officiële garantie, dan verzorgt de (web)winkel de garantie, meestal via een eigen reparatiecentrum. Het risico dat het apparaat daadwerkelijk gedurende die periode door een fabrieksfout kapot gaat, is relatief klein. Garantie bieden is een verkoopargument voor webshops en dat benadrukken ze maar al te graag. Bij een tweedehands aankoop via een particulier krijg je immers geen garantie, tenzij die er nog deels is.

©PXimport

Onduidelijke definitie

De definitie van refurbished is vaak onduidelijk. Het kan betekenen dat het om een zo goed als nieuw product gaat dat zorgvuldig is nagekeken door de fabrikant, maar ook om een tweedehands product dat, los van het even aan- en uitzetten, niet is gecontroleerd en dat gebruikssporen en andere (onzichtbare) slijtage bevat. Wat ons betreft is dat dan simpelweg een tweedehands product. Bij de term ‘refurbished’ verwachten wij dat het product uitvoerig is nagekeken en schoongemaakt en dat eventueel onderdelen zijn vervangen, alvorens het de verkoop ingaat.

Doordat de term refurbished beter klinkt dan tweedehands of opgeknapt, schermen veel bedrijven – naar onze mening onterecht – met deze term. Het is daarom als potentiele koper belangrijk om niet blind af te gaan op woorden als ‘refurbished’ en ‘gereviseerd’. Zoek op de betreffende site uit wat hier precies mee bedoeld wordt.

Iedere (web)winkel gaat overigens anders om met refurbished producten. Soms gebruikt men een sterrensysteem om de staat aan te geven, maar soms ook simpelweg tekst als ‘zo goed als nieuw’, ‘lichte gebruikssporen’ en ‘zware gebruikssporen’. Je weet dan als mogelijke koper min of meer waar je aan toe bent, al zul je de verkoper wel moeten vertrouwen in zijn oordeel. Wat de één ‘lichte gebruikssporen’ noemt, kan de ander als ernstig ervaren.

Voordelen van refurbished

Waarom zou je overgaan tot aanschaf van gereviseerde producten? Ten opzichte van een nieuw product is het grootste voordeel dat de prijs wat lager ligt. Vaak is het product zo goed als nieuw en bevat het minimale of zelfs helemaal geen gebruikssporen. Het enige verschil is dan dat de verpakking geopend is geweest en iemand anders het product in handen heeft gehad. Op de werking heeft dit geen negatief effect. Als je hier genoegen mee neemt, ben je dus wat goedkoper uit dan wanneer je het nieuw zou kopen.

Het grote voordeel van echt refurbished artikelen ten opzichte van een tweedehandsje is dat het product gecontroleerd is en eventuele defecten zijn verholpen. Ook krijg je vaak garantie, al moet je er wel goed op letten wat de voorwaarden daarvoor zijn (hierover later meer). Een ander groot voordeel ten opzichte van tweedehands kopen via particulieren (via bijvoorbeeld Marktplaats) is dat je niet naar de verkoper toe hoeft te gaan om het product zelf te inspecteren en af te halen (om te voorkomen dat je grote bedragen moet overmaken). Je bestelt het op dezelfde manier als nieuwe items bij webshops: met een paar muisklikken. Meestal wordt het product gratis verstuurd en je hebt bovendien altijd nog de mogelijkheid om het terug te sturen als het niet bevalt dankzij de wet Kopen op afstand.

Een laatste voordeel is dat je echt goede deals kunt hebben, zeker als je het refurbished-aanbod goed in de gaten houdt.

Nadelen van refurbished

Maar nadelen zijn er ook. Wellicht is er sprake van verborgen verbreken, zoals val- of waterschade. Ook al is er garantie, het is nooit fijn om een product te moeten opsturen en enkele weken kwijt te zijn. Bovendien heb je alleen garantie als het om een fabrieksfout gaat en niet als het veroorzaakt is door menselijk handelen, en dat is soms lastig te bewijzen. Verder is het van tevoren vaak onduidelijk hoe zichtbaar de gebruikssporen zijn. Webwinkels nemen zelden de moeite om foto’s te maken van het product, zodat je pas na bezorging weet waar je aan toe bent. Het recht van retour is prettig, maar terugsturen is nooit een leuke bezigheid en je moet de kosten van het terugzenden zelf betalen.

Een praktisch nadeel is dat het aanbod van refurbished producten beperkt is. Je moet soms geluk hebben dat de kleur of de capaciteit die jij wilt ook in gereviseerde vorm beschikbaar is. Upgraden is er vaak niet bij, dus bijvoorbeeld bij de aankoop van een laptop kiezen voor een SSD in plaats van een harde schijf is geen optie. Het kan dus zijn dat je genoegen moet nemen met een kleur die je minder mooi vindt of iets andere specificaties.

In bepaalde gevallen is particulier tweedehands kopen alsnog interessanter dan refurbished. Wellicht is er iemand in de buurt die zeer zuinig met zijn of haar spullen is omgegaan waardoor ze niet van nieuw te onderscheiden zijn. Of de prijs is nog een stuk lager en je kunt er bovendien ook nog over onderhandelen. En als het product niet ouder is dan twee jaar, is er waarschijnlijk ook nog sprake van fabrieksgarantie.

©PXimport

Staat van een artikel

Er is een simpele methode om de staat van een item te tonen: door middel van foto’s van het betreffende product. Vreemd genoeg zie je dit zelden. Meestal staan er de standaard productfoto’s van de fabrikant bij, waarop een product in nieuwstaat en in de mooist mogelijke vorm wordt afgebeeld. Bij een gebruikt product zegt dat dus helemaal niets. De reden dat webshops geen echte productfoto’s plaatsen is overigens vrij simpel: het is te veel werk. Refurbished producten worden vaak in grote hoeveelheden ingekocht, en dan is het natuurlijk nogal wat werk om ze allemaal als afzonderlijk product in een webshop te plaatsen, inclusief foto’s. Soms zijn de producten ook helemaal niet op voorraad bij de webshop zelf, maar liggen ze bij een tussenleverancier. Vandaar dat er vaak een simpel classificatiesysteem gebruikt wordt, waarbij de staat kort wordt omschreven. Even bellen of mailen om te vragen naar de exacte staat en kleur is natuurlijk altijd een optie.

Wat soms ook onduidelijk is, betreft de meegeleverde accessoires zoals de laadkabel, lader of voeding, software en bijvoorbeeld een koptelefoon. Veel refurbished smartphones bevatten alleen het broodnodige. Het kan ook zijn dat er een niet-originele lader wordt meegeleverd. Ook dit staat niet altijd duidelijk vermeld. Tot slot kan het zijn dat er onderdelen vervangen zijn, zoals een gebarsten scherm van een smartphone, maar dat dit niet door de fabrikant is gedaan maar door een eigen reparatiecentrum. Deze kan prima werk leveren, maar ook slordig zijn geweest (bijvoorbeeld dat er wat speling zit tussen het scherm en de behuizing). Voor een leek is dat soms lastig te zien, net zoals het eventuele gebruik van niet-originele onderdelen. Dat laatste hoeft niet erg te zijn, mits de prijs ernaar is en het goed functioneert.

Garantie

Zoals gezegd is één van de grote voordelen van refurbished producten dat fabrikanten, winkels en webshops vaak garantie bieden. Je hebt daarmee meer zekerheid dan wanneer je iets van een particulier koopt, tenzij daar nog fabrieksgarantie op zit. Gaat een door jou gekochte gerefurbished smartphone na twee maanden ernstig haperen, dan kun je je beroepen op garantie. Zoek altijd voor aankoop goed uit wat voor garantie er geboden wordt en of er uitzonderingen gelden. Soms wordt bijvoorbeeld een beperkte termijn voor de accu gehanteerd of wordt deze zelfs uitgesloten van garantie. In andere gevallen is de accu bij de revisie juist vervangen door een nieuw exemplaar en valt hij wel onder de garantie. Onderzoek vooraf bij wie je moet zijn als er problemen zijn. In principe is de winkel waar je het product gekocht hebt, altijd het aanspreekpunt. Let verder ook op een eventueel keurmerk en beoordelingen van de webshop, zodat je vooraf weet hoe (on)tevreden bestaande klanten zijn. En bedenk ook dat je je product enige tijd kwijt bent als het onder garantie wordt gerepareerd.

“Het aanschaffen van een tweedehands computer is enerzijds een risico”, zegt Linda Kooistra van TweedehandsNotebook en iUsed, “maar onze technische specialisten zorgen ervoor dat alle apparatuur volledig is getest, gereinigd en voorzien van een schone installatie van het besturingssysteem, voordat het in de webshop beschikbaar komt. Daardoor bieden refurbished producten dezelfde zekerheid als nieuw, maar dan voor een lagere prijs. We zien een groeiende behoefte aan refurbished apparatuur.”

©PXimport

Recht op retour

Een belangrijke troef van de consument is het recht op retour indien de aankoop online wordt gedaan. De Wet Koop op Afstand biedt een bedenktermijn van veertien dagen en dat geldt ook voor refurbished producten. Je kunt dus een product bestellen en het weer terugsturen als het om wat voor reden dan ook niet bevalt. Opgaaf van reden is daarbij niet nodig. Dus als de gebruikssporen ernstiger zijn dan verwacht of als het apparaat niet naar wens functioneert, kun je het terugsturen. Ruilen is soms ook een optie, neem in dat geval contact op met de webshop. De kosten voor het terugsturen zijn meestal wel voor de koper.

Gemarchandeer met btw

©PXimport

Wat leent zich voor refurbished?

Een flink deel van de ‘refurbished’ producten betreft Apple-apparatuur. Daar is een simpele verklaring voor. In tegenstelling tot veel andere producten, staan de prijzen gedurende het hele jaar vast, omdat Apple winkels verbiedt om met de marge te spelen (op enkele uitzonderingen na). Als gevolg daarvan verschillen de nieuwprijzen nauwelijks van elkaar. Maar deze regels gelden niet voor producten die niet als ‘nieuw’ verkocht worden, laat staan tweedehands. Veel winkels kopen deze producten dan ook via andere partijen in, meestal in bulk. Zij zijn dan veel vrijer om met de prijzen van producten van Apple te spelen, dan wanneer zij deze via de formele weg zouden inkopen. Bovendien zijn de nieuwprijzen best fors, dus is tweedehands aantrekkelijk. Het verklaart de opmars van webshops die tweedehands Apple-producten verkopen.

“iPhones gaan in de praktijk wel vier tot vijf jaar mee” zegt Marcel Schaareman van Mobieltekoop.nl. “Omdat het besturingssysteem nog lang up-to-date blijft, is een iPhone van twee of drie jaar oud voor de meeste mensen nog prima geschikt voor dagelijks gebruik. Het prijsverschil met nieuw is erg aantrekkelijk. Bovendien blijft de restwaarde hoog en kun je hem dus altijd weer kwijt op Marktplaats als je een nieuwer model aanschaft.” Mobieltekoop koopt de smartphones, naast Apple overigens ook Samsung, voornamelijk in bij groothandels, vertelt Schaareman. “Maar soms bieden klanten ook hun oude toestel aan. Als de kwaliteit goed is, zetten we deze ook weer in, vaak als koopje. Overigens met dezelfde garanties, met kosteloze reparaties en gratis verzending.”

Smartphones en notebooks

Los van Apple-producten zijn vooral high-end producten van circa één generatie terug erg populair. Denk bijvoorbeeld als hippe smartphones als de Galaxy S6 (Edge), de LG G3 en de Nokia 930. Iets meer dan een jaartje geleden nog het topmodel en nu kun je ze voor een prikkie kopen, zeker als je ze refurbished koopt. Maar ook laptops zijn populair. “Zakelijke notebookmodellen hebben een langere technische levensduur”, zegt Linda Kooistra van TweedehandsNotebook.nl. “De gebruikte onderdelen zijn van een hogere kwaliteit. Hierdoor heb je een high-end product met vergelijkbare zekerheid als een nieuwe notebook, maar dan voor een veel lagere prijs.” Sven van Zalingen van Laptops4all bevestigt dat. “Het zijn vooral de zakelijke modellen van de A-merken zoals HP, Lenovo en Dell. Dit zijn machines die veel geleased worden en na afloop daarvan als refurbished verkocht worden, uiteraard na een grondige inspectie en het wissen van de harde schijf.”

Door Apple of derden?

©PXimport

Niet het nieuwste

Waar kopen

Refurbished producten zijn op steeds meer plekken te koop. Allereerst zijn er gespecialiseerde sites die zich grotendeels of geheel richten op het verkopen van tweedehands laptops, smartphones en andere apparatuur. Daarnaast hebben ook reguliere (web)winkels steeds vaker een hoekje met speciale aanbiedingen, waaronder producten die niet meer als nieuw verkocht worden zoals retouren en demomodellen. Ook fabrikanten als Canon, Apple, Samsung en ASUS hebben op hun site een speciale afdeling met gereviseerde producten. Internationaal bestaat dit fenomeen al veel langer en het aanbod is in grotere Europese landen en de VS nog een stuk groter. Canon heeft bijvoorbeeld in de VS een grote refurbished-sectie, maar in Nederland en België nog niet. Met enige regelmaat wordt refurbished apparatuur ook op sites als eBay verkocht.

Links

Wat moet je doen vòòr aankoop

©PXimport

Conclusie

Het kopen van gereviseerde producten kan zowel voor nieuwe aankopen als voor tweedehands aankopen een interessant alternatief zijn. Je kunt tegen een mooie deal aanlopen van product dat zo goed als nieuw is, maar toch een stuk voordeliger. Je moet hierbij wel accepteren dat het aanbod wat beperkt is, waardoor je niet altijd keus hebt voor een bepaalde kleur of versie. Ook betreft het vrijwel altijd wat oudere producten.

Helaas zijn de termen ‘refurbished’ en ‘gereviseerd’ wel aan interpretatie onderhevig, waardoor er grote verschillen bestaan. De exacte staat en de ernst van de gebruikssporen is lang niet altijd duidelijk, temeer omdat er zelden foto’s beschikbaar zijn. Lees goed op de betreffende website wat er precies bedoeld wordt en wat je aan garantie krijgt. Gelukkig is het risico dat je loopt vaak beperkt dankzij de wet Kopen op afstand.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Philips introduceert de Baristina Plus Stainless Steel, een semi-automatische koffiemachine met een roestvrijstalen design en iced coffee-functie. Dit derde apparaat in de Baristina-lijn combineert een robuuste uitstraling met veel gebruiksgemak. Kan er echt niks verkeerd gaan? ID.nl testte het uit.

Ontwerp & specificaties

De Baristina Plus Stainless Steel is een matte, zilverkleurige koffiemachine waarmee je espresso, lungo en cold brew kunt maken van je eigen gewenste soort koffiebonen. In het apparaat zit een grinder die de bonen maalt, de gemalen koffie komt in het portafilter terecht en daarmee zet de Baristina een kop koffie in de gewenste sterkte. De machine is met zijn 5,8 kilo makkelijk te verplaatsen en niet overdreven groot: 35 centimeter hoog, 38 centimeter diep en 15 centimeter breed. De buitenzijde is uitgevoerd in RVS. Smaakvol, maar wel gevoelig voor vingerafdrukken (zoals alle apparaten van roestvrij staal).

©Versuni

Plaats in de Baristina-lijn & techniek

Deze machine is de derde variant in de Baristina-lijn. De eerste, de Baristina, bood in vergelijking met dit apparaat geen ice koffie en was eenvoudiger uitgevoerd. De tweede, de Baristina met Bean swap, bood de gebruikers de keuze om bij elke bak koffie te kiezen tussen twee soorten bonen, of een mix van beide. Dit derde, nieuwe apparaat is een premium-machine die naast een luxe uitstraling de kwaliteit van versgemalen koffie combineert met gebruiksgemak. Als extraatje vergeleken met het instapmodel is er dus de ice coffee-optie. Voor het koffiezetten zet de machine 16 bar pompdruk in voor optimale extractie.

Uitpakken & installatie

De machine zit deugdelijk verpakt in een grote doos met kartonnen bescherming. Er zit geen handleiding bij, alleen een sticker met iconen die aangeven wat er ongeveer moet gebeuren. We vinden dat echt een minpunt; wie nieuw is 'in de koffie' heeft toch wat meer informatie nodig over wat de machine precies kan.

Monteren is een groot woord voor wat je zelf nog moet doen om je eerste kop koffie te zetten. Je pakt het portafilter uit, spoelt het goed om en vult het waterreservoir van 1,2 liter. Dat kan door het reservoir los te halen uit de machine en onder de kraan te vullen. Handiger is het om het klepje bovenaan even open te doen en dan met een kan of maatbeker het water aan te vullen. Bovenin zit een reservoir voor koffiebonen. Ook dit open je met een klepje en vul je tot de rand. Dat is alles!

Bediening & functies

Dit apparaat is duidelijk ontwikkeld voor de koffieliefhebber die houdt van gemak en kwaliteit. De kwaliteit heb je natuurlijk deels zelf in de hand door het type koffiebonen dat je gebruikt. Het gemak uit zich in de bediening van de machine. Aan de bovenzijde zitten verschillende knoppen: een voor espresso, een voor lungo, een voor koffie waar je een ijskoffiedrank mee wilt maken, en een knop voor extra sterke koffie, voor als de standaardinstelling niet voldoende voor je is. Voor de ice coffee wordt de koffie eerst warm gebouwen waarna het doorstroomproces traag verloopt zodat de koffie langzaam afkoelt tijdens het zetten.

De instelling van de molen is niet aanpasbaar, het volume van de koffie in het kopje wel. Hier uit zich het gemis aan een handleiding, deze functie ontdekten we pas toen we op het YouTube-kanaal van Philips wat filmpjes bekeken over de bediening en functies. HIER vind je de betreffende video.

©Versuni

Workflow: van boon tot kop

Je duwt het portafilter in de gleuf links tot deze vastklikt. Dan kies je de gewenste drank, en beweegt (swipet) het portafilter helemaal naar rechts, waar de grinder zit. Het filter zit dan vast en de machine maalt de koffiebonen. Dat maakt uiteraard geluid, vergelijkbaar met andere koffiezetapparaten. Het filter spring terug naar de beginpositie, en de machine zet de gewenste hoeveelheid koffie. Stopt de keuzeknop met knipperen, dan is je 'bakkie' klaar. Het portafilter kun je dan loshalen, ondersteboven boven de vuilnisbak houden en met een druk op de knop de koffiedrab eruit werpen. Dat is alles.

Hier zie je in een Duitstalige video precies hoe dit werkt:

Praktijktest

Koffiemachines moeten natuurlijk getest worden en het liefst door veel verschillende mensen. Ons testexemplaar beleefde de vuurdoop tijdens een drukke verjaardagsvisite, waarbij alle koffiedrinkende bezoekers een kopje Baristina kregen. De vraag was of de machine snel genoeg zou zijn om mensen niet nodeloos lang te laten wachten, en of het geluid van het malen de gesprekken niet zou overstemmen. Voor beide aspecten slaagde de machine met vlag en wimpel. Iedereen was erg te spreken over de smaak van de koffie. Het waterreservoir van 1,2 liter is natuurlijk na enige tijd leeg, dus moet tijdens zulke bijeenkomsten tussentijds wel worden bijgevuld.

Aandachtspunt

Wel dook er een klein aandachtspunt op. Na enige tijd kwam er nogal waterige koffie met een raar kleurtje uit de machine en klonk het malen ook een beetje gek. De koffiebonen bleken op te zijn. Daar komt verder geen signaal of melding van, maar is iets om in de gaten te houden. Het deksel van het koffiebonen-reservoir is semi-transparant, dus normaliter zou je dat wellicht snel zien. Echter, de machine wordt niet geleverd met een handleiding, maar... met een paarse sticker precies op die plek! Als je die er niet afhaalt, zie je dus niet hoe het gesteld is met de voorraad koffiebonen.

Onderhoud & schoonmaak

De machine heeft verder weinig nodig aan energie van de gebruiker. Het lekbakje is afneembaar en kun je periodiek schoonmaken. Als je zorgt voor voldoende water en bonen en het portafilter elke keer leegmaakt na het zetten van een kopje koffie, kun je een tijd vooruit. Overigens: als je vergeet de drab weg te gooien en aan een nieuwe bak koffie wilt beginnen, kun je het portafilter niet naar de grinder bewegen, dan zit 'ie vast. Je kunt dus nooit verse koffie gemaald krijgen over de drab van een eerdere sessie.

©Versuni

Eindoordeel & alternatieven

Deze machine blinkt uit in gebruiksgemak en het robuuste design zal zeker een grote groep koffiedrinkers aanspreken. Het reservoir bevat genoeg water om de dag door te komen, en er kan eigenlijk niets misgaan tijdens het gebruik. De prijs is stevig vergeleken met de eerder uitgebrachte Baristina Bean Swap, die geen optie heeft voor ice koffie, maar wel weer de keuze biedt uit twee soorten koffiebonen. Ben je erg prijsbewust en wil je wel de genoemde functies voor espresso, lungo en ice koffie, maar geef je niks om verse bonen, dan is de L'OR Barista Absolu zeker een optie. Die werkt met cups maar is in functionaliteit identiek. Kies je voor je eigen bonen, stijl en gebruiksgemak, dat is de Baristina Plus Stainless Steel een goede keuze.

☕ Bekijk alle koffieapparaten van Philips op Kieskeurig.nl