Je wilt een eigen webwinkel opzetten maar je hebt weinig tijd, je hebt nauwelijks of geen kennis van enige programmeertaal en je wilt niet bezig zijn met technische aspecten zoals (veiligheids)updates en het vinden van een hostingprovider? Shopify beantwoordt uitstekend aan al deze criteria.

Tip 01: Systeem kiezen

Er zijn verschillende oplossingen om een eigen webwinkel online te krijgen. Welke optie je kiest, hangt onder andere af van hoeveel je ervoor wilt betalen, hoeveel tijd je in de webwinkel wilt investeren, de technische kennis die je hebt, de mogelijkheden en flexibiliteit die je beoogt en de grootte van de webwinkel.

Denk het liefst ook gelijk aan de langere termijn. Ruwweg onderscheiden we twee grote webwinkelsystemen. Bij het eerste systeem maak je je webwinkel compleet op maat (of laat je deze maken), gewoonlijk op basis van openbronsoftware. Een van de bekendste en krachtigste programma's is Magento Community Edition. Een ander populair product is PrestaShop dat iets gebruiksvriendelijker is dan Magento.

De tweede optie is een zogenoemde hosted oplossing, oftewel SaaS (Software as a Service). Hierbij sluit je een abonnement af bij een aanbieder van webwinkels. Dat is heel wat makkelijker maar het geeft je wel iets minder vrijheid. Hier vind je een degelijke vergelijking tussen beide systemen. Met name het stroomschema op blz. 41 van deze pdf kan je helpen bij het maken van een onderbouwde beslissing.

©PXimport

Tip 01 Denk goed na voor je aan je webwinkel begint!

Tip 02: Shopify

In dit artikel gaan we aan de slag met het Canadese, Engelstalige Shopify en tonen we je stap voor stap hoe je met deze SaaS-service een eigen webwinkel opzet. Shopify is erg populair. Niet gek, want het systeem blijkt gebruiksvriendelijk, is veilig en wordt continu doorontwikkeld met tal van extensies.

Shopify is ook best betaalbaar. Voor een bedrag van 29 dollar (circa 21 euro) beschik je over onbeperkte bandbreedte en kun je een ongelimiteerd aantal producten in je winkel plaatsen. Je bent wel beperkt tot 1 GB opslagruimte, maar dat zal niet zo snel een probleem vormen. Houd er wel rekening mee dat er bovenop dit abonnementsbedrag transactiekosten van 2% op elk verkocht product wordt aangerekend.

Bij de duurdere abonnementen (79 en 179 dollar per maand) vermindert dit percentage zich tot respectievelijk 1% en 0%. Wie het echt kleinschalig wil houden (tot 25 producten), kan nog de Starter-formule overwegen: die kost 14 dollar (ca. 10 euro) per maand, met hierbij opgeteld nog 2% transactiekosten.

©PXimport

Tip 02 Van circa 10 tot 130 euro per maand: voor elke portemonnee wat wils.

Tip 03: Gratis proefaccount

Je kunt geheel gratis en zonder verplichtingen veertien dagen met Shopify aan de slag. De grootste beperking is dat je winkel tijdens deze proefperiode alleen bereikbaar is voor wie het wachtwoord kent. Surf naar de website en vul bij Start your free 14-day trial today de naam van je winkel, evenals je e-mailadres en een wachtwoord in. De winkelnaam kun je naderhand nog wel wijzigen, maar onthoud alvast dat een aantrekkelijke en makkelijk te onthouden naam belangrijk is. Klik vervolgens op Create your store now: Shopify gaat meteen aan de slag en even later kun je al Take me to my store aanklikken. Shopify vraagt je vervolgens een aantal details in te vullen, waaronder je adresgegevens en de aard van je winkel.

Klik op I'm done wanneer je daarmee klaar bent. Vervolgens beland je automatisch in de 'backend' (achterzijde), alias het Dashboard van je winkel. In ons voorbeeld is dat https://tipstrucs.myshopify.com/admin.

©PXimport

Tip 03 Zo ziet het 'dashboard' van je webwinkel eruit, twee minuten na het aanmaken van je account.

Tip 04: Nieuw product

Rechtsbovenaan brengt de knop View your store je naar de 'frontend' (voorzijde). Dit is de webwinkel zoals je bezoekers die te zien zullen krijgen. Noteer meteen het wachtwoord dat je rechtsboven ziet verschijnen: dat zul je nodig hebben indien je (niet langer aangemeld) de winkel wilt bezoeken. Je winkel is nu nog compleet leeg, op een voorbeeldproduct na.

Daar brengen we dadelijk verandering in, maar daarvoor moeten we natuurlijk wel weer naar ons dashboard. Dat doe je door bovenaan View your admin aan te klikken. Vervolgens selecteer je Products in het paneel aan de linkerkant en klik je op Add a product. Merk trouwens op dat je hier ook Import products kunt kiezen: dat is vooral handig wanneer je al een productenlijst klaar hebt in csv-formaat. Via de link sample CSV template krijg je een aardig idee hoe dit bestand eruit hoort te zien. Wij houden het hier op een beperkte en manuele invoer.

©PXimport

Tip 04 Geen webwinkel zonder producten! Producten toevoegen is dus een van de eerste stappen.

Tip 05: Productopties

Je krijgt nu de gelegenheid allerlei details voor je (eerste) product in te vullen. Dat zijn onder meer een titel, beschrijving, type, producent, prijs en gewicht. Je bent niet verplicht alle items in te vullen. Interessant is in elk geval wel de optie This product has multiple options. Plaats je hier een vinkje, dan kun je diverse productopties toevoegen, zoals Color, Size, Material en Style. Via Add another option en Create a new option is het ook mogelijk eigen opties toe te voegen.

Vervolgens kun je aan elke gekozen optie verschillende waarden toekennen. Die vul je in het bijhorende veld in, telkens gescheiden door een komma. Het is bovendien mogelijk je productaanbod aan een rudimentaire inventaris te koppelen. Bij Inventory policy kies je dan Shopify tracks this products' inventory, waarbij je meteen aangeeft hoeveel stuks er voorradig zijn. Plaats een vinkje bij Allow users to purchase this item, even if it is no longer in stock, als je ook bestellingen wilt laten uitvoeren bij (tijdelijke) uitputting van de voorraad.

©PXimport

Tip 05 Zo kan een product eruit komen te zien op de startpagina van je webwinkel.

Tip 06: Productcollecties

Een bijpassende afbeelding maakt het product meteen aantrekkelijker. Voeg bij het onderdeel Images een geschikt plaatje toe. Andere interessante rubrieken zijn nog Tags (handig om je product te categoriseren) en Search Engines. Bij deze laatste vul je informatie in die het voor zoekmachines makkelijker moet maken om je product terug te vinden (paginatitel, metatags en url van de webpagina).

Ook handig is de rubriek Visibility, waarin je aangeeft of het product al dan niet al zichtbaar moet zijn in je winkel. Je kunt hier ook een specifieke publicatiedatum invullen, zodat het product pas vanaf dan effectief te koop staat. Het is tevens mogelijk je producten in collecties onder te brengen via de knop Add to collections. Die moet je dan wel eerst aanmaken en dat doe je door in het linkse paneel Collections te openen. Vergeet niet je wijzigingen vast te leggen met Save.

Ben je van plan een tweede, derde etc. product aan te maken dat op het vorige product lijkt, maak dan gebruik van de knop Duplicate om het product veel sneller toe te kunnen voegen.

©PXimport

Tip 06 Met collecties kun je producten overzichtelijker neerzetten.

Tip 07: Thema installeren

Je hebt je winkel nu al van enkele producten voorzien, maar je wilt natuurlijk zoveel mogelijk verkopen. Dan moet je winkel er wel aantrekkelijk uitzien, en dat kan dankzij kant-en-klare thema's. Open de rubriek Themes in het paneel aan de linkerkant. Je krijgt nu een overzicht van de geïnstalleerde thema's. Dat blijkt er vooralsnog maar één te zijn: het standaardthema launchpad. We tonen je eerst hoe je nog meer thema's installeert en vervolgens hoe je het uiteindelijk gekozen thema nog meer aan je wensen aanpast. Klik rechtsboven op Visit the Theme Store.

Je belandt nu op een site waar je uit tientallen thema's kunt kiezen. Wij verkiezen het gratis te houden en klikken dus Free aan. Eventueel kun je nog verder inzoomen met bijkomende criteria als Filter by industry en Filter by features. De combinatie van Free en Electronics bijvoorbeeld leverde twee (bruikbare) thema's op. Wij opteerden voor het thema Kickstand (met twee stijlen). Klik het thema aan en klik vervolgens op Get Theme waarna je ofwel Publish as my shop's theme ofwel install as an unpublished theme aanklikt. Wij kiezen voor dit laatste: je kunt het op elk moment nog effectief in je winkel 'publiceren'.

©PXimport

Tip 07 Met een paar muisklikken ziet je webwinkel er compleet anders uit!

Tip 08: Thema publiceren

In de rubriek Themes krijg je nu ook het zojuist geïnstalleerde thema te zien. Je hoeft maar op Publish te klikken om het te activeren, waarbij je normaliter de keuze krijgt je huidige thema te vervangen of dit nieuwe thema als je mobiele thema te installeren zodat bezoekers het alleen te zien krijgen vanaf een mobiel apparaat.

Keer terug naar je Dashboard en kies View your store om het resultaat te bekijken. Deze 'controle' is niet onbelangrijk, gezien er afhankelijk van het gekozen thema mogelijk onverwachte wijzigingen kunnen opduiken. Zo bijvoorbeeld kregen we bij het thema Kickstand onze testproducten niet langer op de openingspagina te zien. We moesten die blijkbaar eerst in een Collection onderbrengen en verder een korte beschrijving toevoegen bij de Theme settings.

Dat komt eigenlijk goed uit, want dat is precies de pagina die je nodig hebt om een thema nog meer naar eigen hand te zetten.

©PXimport

Tip 08 Een ander thema voor je website gebruiken kan in een paar klikken.

Tip 09: Thema bewerken

Ga dus naar Themes en klik op Theme Settings. Wat je precies kunt aanpassen, is afhankelijk van het geselecteerde thema. Handig is in elk geval de knop Preview in new window: je krijgt dan meteen het resultaat van je wijzigingen te zien zonder telkens naar het 'echte' frontend te moeten overschakelen.

In de meeste gevallen kun je in het Header-gedeelte een eigen logo uploaden: houd wel rekening met de aangegeven optimale grootte en formaat (druk eerst even op de Save-knop om het resultaat in het Preview-venster te zien). We raden je in elk geval aan om alle thema-onderdelen even door te lopen. Mogelijk tref je hier ook de rubriek Translations aan waar je specifieke tekst snel door hun Nederlandstalige variant kunt vervangen (als je dat zo verkiest).

Vertalingen bespreken we verder in tip 15. Overigens kun je een thema nog veel doortastender bewerken, via de link Template Editor. Deze aanpak vereist echter wel een grondige kennis van HTML en CSS.

©PXimport

Tip 09 Kijk goed alle instellingsmogelijkheden van het gekozen thema na!

Tip 10: Webpagina's

In een winkel draait natuurlijk alles rond de producten die je verkoopt, maar je kunt niet zonder een paar vaste webpagina's, waarin je bijvoorbeeld je winkel aan de bezoekers voorstelt en de verkoopvoorwaarden meedeelt. Navigeer hiervoor naar de rubriek Pages. De kans is groot dat je thema al een of meer standaardpagina's heeft ingebouwd. Die pagina's kun je hier aanklikken om ze te bewerken, bijvoorbeeld om de teksten Nederlandstalig te maken. Dit doe je in een uitgeklede HTML-editor.

Die maakt het mogelijk tekst te formatteren (vet of cursief, bijvoorbeeld), uit te lijnen, op te sommen of van links en kolommen te voorzien. Je kunt zelfs een foto- of videobestand uploaden. Verder kun je, net als bij productpagina's, informatie voor zoekmachines invullen en aangeven of je de pagina meteen al zichtbaar wilt maken aan je bezoekers. Via de knop Preview Page krijg je een handige voorbeeldweergave te zien.

©PXimport

Tip 10 Ook een webwinkel kan niet zonder een paar 'vaste' webpagina's.

Tip 11: Basisinstellingen

Je hebt de lay-out mooi voor elkaar, je hebt enkele informatieve pagina's klaar en de bezoekers kunnen in je productengamma zoeken. Mooi, maar je bent er nog niet echt: er staan je namelijk nog een paar instellingen van meer 'administratieve' aard te wachten. Een paar belangrijke opties vind je terug bij Settings, onderaan het Dashboard-paneel. Allereerst controleer je de gegevens die je in de rubriek General aantreft, zoals de titel van je openingspagina, je e-mailadres, het fysieke adres (niet onbelangrijk met het oog op facturatie).

Verder vul je de tijdzone (GMT+01:00 Amsterdam), de meeteenheid (Metric system) en de munteenheid (Euro) in. Je vult aan wat je zelf nodig acht. Hier kun je tevens de koppeling maken met je Google Analytics-account, mocht je daarover beschikken. Helemaal onderaan lees je nog het wachtwoord van je webwinkel af. Echter, zolang je bij een gratis proefabonnement blijft, laat dit wachtwoord zich niet verwijderen.

©PXimport

Tip 11 Controleer of de (basis)instellingen wel correct zijn ingevuld.

Tip 12: Verzending & btw

Je ontkomt er wellicht niet aan ook de juiste btw-tarieven in te vullen voor de landen waar je je producten te koop wilt aanbieden. Die landen voeg je eerst toe via de rubriek Shipping. Eigenlijk is deze rubriek bedoeld om per land aangepaste verzendkosten in rekening te kunnen brengen.

Het is zelfs mogelijk via de knop Add shipping rate verschillende verzendkosten te voorzien, naargelang van de verkoopprijs of het gewicht van het pakket. Goed om weten is dat je voor elk land dat je hier toevoegt, vervolgens in de rubriek Taxes ook een aangepast btw-tarief kunt opnemen. Je geeft hier dan meteen aan of de btw al automatisch in je prijzen moet verrekend worden en of je ook btw op de verzendkosten wilt laten verrekenen. Nuttig is ook de mogelijkheid om per land voor bepaalde productcollecties een ander btw-tarief aan te rekenen. Je klikt dan op Add tax override, kiest het beoogde land en de collectie en geeft het gewenste btw-percentage aan. Bevestig je aanpassingen met Save changes.

©PXimport

Tip 12 Per land kun je aangepaste verzendkosten en btw-tarieven voorzien.

Tip 13: Betaalmethodes

Uiteraard moeten je klanten de bestelde producten ook betalen. Je zult dus in één of meer betaalmethodes moeten voorzien. Die vind je terug in de rubriek Checkout. Standaard kun je onder meer al PayPal gebruiken, maar willen je klanten ook met creditcards of een betaalsysteem als iDeal betalen, dan moet je aansluiten bij een zogeheten payment gateway. Shopify verwijst hiervoor naar payment service provider Skrill. Zodra je account is geactiveerd hoef je maar het uitklapmenu bij Select a Credit Card Gateway te openen en daar Skrill (Moneybookers) te selecteren, waarna je het bijhorende Merchant Email en Secret Word invult.

Daartoe klop je eerst bij Skrill zelf aan. Surf naar de website, open het menu Business, klik op het pijltje bij Industry Sector en kies eCommerce Solutions. Helemaal onderaan open je de rubriek eCommerce Solutions en klik je Shopify aan. In de rubriek Payment Processing open je de link payment options in een nieuw tabblad: bij Europe kies je dan Netherlands. Je verneemt hier dat Skrill onder meer Visa, MasterCard, American Express, Diners Club en iDeal ondersteunt. De implementatie kost je zo'n 2,5% + 0,25 dollar per transactie.

©PXimport

Tip 13 In Nederland is het verstandig om het mogelijk te maken om met iDeal te betalen.

Tip 14: Domein koppelen

Standaard krijgt je winkel een webadres als https://.myshopify.com mee. Dat volstaat wellicht om een en ander uit te testen, maar wil je het professioneel aanpakken, dan moet je een eigen domeinnaam hebben. Beschik je nog niet over een (geschikte) domeinnaam dan kun je die vanuit Shopify registreren.

Alles wordt dan nagenoeg automatisch geregeld. Open de rubriek Domains en klik rechtsboven op Buy domain. Vul de gewenste domeinnaam in en kies een extensie (.com of .nl bijvoorbeeld). Je leest direct de jaarlijkse kosten af. Een .nl-domein kost je 9 dollar, dus circa 7 euro per jaar. Wanneer je domeinnaam nog beschikbaar blijkt, hoef je de verdere instructies maar te volgen.

Heb je al een eigen domeinnaam, dan is het mogelijk om deze aan je webshop te koppelen. Hoe je dat precies aanpakt, hangt af van de hostingpartij, maar veelal komt het erop neer dat je het CNAME- en A-record naar Shopify moet laten verwijzen. Meer informatie vind je hier, maar voor specifieke informatie klop je uiteraard het beste bij je eigen hostingpartij aan.

©PXimport

Tip 14 Een gloednieuwe domeinnaam kun je direct vanuit Shopify regelen.

Tip 15: Nederlands vertalen

In tip 9 hebben we het al even gehad over de mogelijkheid om bepaalde items van je webwinkel naar het Nederlands te vertalen. Wil je je site echter compleet in die taal, dan heb je wel nog wat werk voor de boeg. Nu kun je de hulp inroepen van een betaalde app (zie volgende tip), maar het kan ook handmatig.

Een belangrijk onderdeel zijn alvast de check-outpagina's. Gelukkig laten die zich makkelijk in de gewenste taal omzetten: open de rubriek Checkout en stel helemaal onderaan de Checkout Language in op Nederlands (er zijn diverse vertaalsets beschikbaar). Bevestig je keuze met (View this translation en met) Save changes. Of je kiest ervoor de vertaling zelf te maken met create a new one.

Hoe het met de overige pagina's moet (de statische pagina's die je zelf van inhoud hebt voorzien vallen hier uiteraard buiten) hangt grotendeels af van het gekozen thema (zie ook tip 9). Je zult in elk geval via de ingebouwde Template Editor moeten werken en in de pagina's op zoek moeten gaan naar te vertalen tekstonderdelen. Via het uitklapmenu naast de paginatitel bovenaan kun je desnoods nog naar een vorige versie terugkeren, mocht je een pagina verhaspeld hebben.

©PXimport

Tip 15 De rubriek Checkout voorziet in kant-en-klare vertaalsets.

Tip 16: Apps installeren

Shopify heeft veel van zijn flexibiliteit en functionaliteit te danken aan de vlotte integratie van 'apps' oftewel plug-ins. Open hiervoor in je Dashboard de rubriek Apps en klik op Visit the App Store. Er zijn enkele honderden apps beschikbaar, ingedeeld in categorieën als Marketing, Shipping en Accounting. Je kunt snel filteren op diverse criteria, zoals Category, Price en Collections en er is ook een zoekfunctie. Ongeveer de helft van de apps is (ook) gratis. We nemen één voorbeeld: Facebook store - Easy Social Shop, die je Shopify-winkel ook vanuit Facebook toegankelijk maakt.

Open deze gratis app en klik op Get App en vervolgens op Install App. Meld je aan met je Facebook-account en kies de pagina's waarop je de shop wilt toevoegen. Bevestig met Add page tab: even later is je webwinkel ook via Facebook beschikbaar.

Uiteraard heeft elke app zijn eigen mogelijkheden en opties die je zelf moet ontdekken. En voor wie zwaar worstelt met het omzetten van zijn winkel naar het Nederlands: er is een betaalde app (8,50 dollar per maand) die je daarbij kan helpen: Shop Translator. Je kunt hem 20 dagen gratis proberen. Niet alle gebruikers zijn echter even tevreden over deze app.

©PXimport

Tip 16 Wat Shopify standaard niet aan boord heeft, voeg je er gewoon met een 'app' aan toe.

De OnePlus Watch 3 is een van de fijnste smartwatches die je in 2025 kunt kopen. Althans, als je een geschikte smartphone hebt. Zo ja, dan haal je met de Watch 3 een slim horloge in huis dat niet alleen veel functies biedt, maar ook dagen achter elkaar meegaat op een accubeurt. Lees er alles over in onze OnePlus Watch 3 review.

Fraai ontwerp

Met de Watch 3 brengt OnePlus een opvolger uit van de Watch 2, die ons vorig jaar goed beviel. Die had echter ook enkele verbeterpunten, en het is mooi om te zien dat OnePlus geluisterd heeft naar feedback. De Watch 3 voelt verfijnder aan. Dat begint bij het ontwerp.

De OnePlus Watch 3 voelt premium aan, heeft een mooi oledscherm dat scherp oogt en lekker fel kan, zodat je het scherm ook buiten goed kunt aflezen. OnePlus verkoopt het horloge in het groen (getest) en zwart. Het bandje is verwisselbaar. Op de rechterzijkant vind je een kroonwieltje om door de software te navigeren. Dat werkt prettig, maar je kunt natuurlijk ook op het scherm drukken.

©Rens Blom

Eronder zit een knop waaraan je een eigen snelle actie kunt koppelen, bijvoorbeeld het starten van een fitnesstraining, timer voor het eieren koken of Google Wallet. Google Wallet ja, want dankzij de ingebouwde NFC-chip kun je contactloos pinnen met het horloge. Houd de smartwatch bij een geschikt pinapparaat en klaar ben je. Handig!

Na drie weken met het horloge om de pols kunnen we over de buitenkant maar één nadeel aanstippen. De OnePlus Watch 3 is namelijk fors. Dat merk je niet als je een wat bredere pols hebt, maar om een smallere pols kan het horloge lomp aanvoelen. OnePlus heeft overigens gehint later dit jaar met een kleinere smartwatch te komen.

©Rens Blom

Werkt niet met een iPhone

Goed om te weten is dat de OnePlus Watch 3 alleen werkt in combinatie met een moderne Android-smartphone – van welk merk maakt niet uit. Maar met een iPhone heb je pech en moet je op zoek naar een andere smartwatch.

De OnePlus Watch 3 koppelen gaat via een smartphone-app en werkt soepel. In de app kun je ook kiezen uit allerlei wijzerplaten, instellingen aanpassen en uitgebreide gezondheidsstatistieken – verzameld door het horloge – bekijken.

©Rens Blom

Zo ziet de smartphone-app eruit.

Veel functies

Met de smartwatch kun je veel slimme functies gebruiken. Van onder meer het bijhouden van je stappen, slaap en hartslag tot specifieke monitoring van een sport die je uitoefent. De meeste verzamelde data is lekker nauwkeurig, maar soms zit de OnePlus Watch 3 er even naast. Stilstaan op hoge roltrappen ziet hij bijvoorbeeld regelmatig aan voor wandelen.

Omdat het horloge op Google's WearOS draait, kun je veel apps gebruiken. Van Spotify en Google Maps tot Google Agenda en WhatsApp: heel veel bekende apps werken prima om je pols. Je bepaalt zelf welke apps je op het horloge wilt gebruiken, en welke apps (geen) meldingen mogen sturen. Zo hebben wij socialmediadiensten en Gmail uitgezet, anders blijft het horloge bij wijze van spreken maar trillen.

©Rens Blom

Geweldige accuduur

Een groot pluspunt van de OnePlus Watch 3 ten opzichte van concurrerende smartwatches is zijn accuduur. Wij kunnen het horloge circa vijf volle dagen gebruiken voordat hij aan de oplader moet. Bij ons gebruik staat het scherm standaard uit, en activeert hij als we onze pols optillen om naar het scherm te kijken. Met het scherm altijd aan in een energiebesparende modus lever je anderhalf tot twee dagen accuduur in. Bij ons type gebruik rent de OnePlus Watch 3 – dankzij een extra processor en aangepaste software – rondjes om even dure smartwatches van onder meer Apple en Samsung. Die moeten we elke ochtend opladen. De OnePlus Watch 3 laadt overigens in vijf kwartier volledig op. Dat is lekker rap.

©Rens Blom

Wat helaas ook rap gaat, is de softwareondersteuning. OnePlus belooft maar twee jaar updates voor het horloge. Aangezien een smartwatch daarna in principe nog prima werkt en de Watch 3 niet goedkoop is, vinden we het updatebeleid te kort.

Conclusie: OnePlus Watch 3 kopen?

De OnePlus Watch 3 is een doordachte smartwatch die over het algemeen een erg prettige indruk achterlaat. Houd er rekening mee dat het horloge wel fors om je pols kan zijn, en niet werkt in combinatie met een iPhone. De adviesprijs van 349 euro is vrij hoog, maar naar onze mening gerechtvaardigd.

Ondanks de opkomst van sociale media blijven e-mails een populair communicatiemiddel, en het kan een uitdaging zijn om al die berichten efficiënt te beheren. Met enkele gerichte technieken kun je echter snel weer orde scheppen in de mailmassa. We richten ons op zowel de desktopversie van Outlook als Gmail.

De tips en technieken uit dit artikel draaien eigenlijk allemaal om ‘Inbox Zero’. Dit is een bekende strategie voor het minimaliseren van e-mailafleiding door je inbox (zo) leeg (mogelijk) te houden. Je doet dit door binnenkomende berichten snel, maar bij voorkeur op geplande momenten, te verwerken, zodat je overzicht behoudt en je aandacht kunt richten op belangrijkere taken.

Maar zelfs wanneer je je inbox alleen op vaste tijden controleert, kan dit nog steeds tijd kosten. Daarom richten we ons in dit artikel op functies en technieken in Outlook (classic) en Gmail die je helpen deze taak, zo niet volledig te automatiseren, dan toch aanzienlijk te optimaliseren.

Regels (Outlook)

Een van de beste technieken om je mailflow met minimale inspanning te verbeteren, is inkomende mails automatisch te sorteren, bijvoorbeeld door nieuwsbrieven naar een aparte map te verplaatsen of op een andere manier te markeren. Dit kan in Outlook met e-mailregels.

Een voorbeeld van zo’n regel is het automatisch doorsturen van specifieke mails naar een map, met een automatische reactie op basis van de inhoud of afzender. Ga naar Bestand en kies Regels en waarschuwingen beheren. Klik op Nieuwe regel maken en selecteer onder Beginnen met een lege regel de optie Regel toepassen op berichten die ik ontvang. Klik op Volgende om de voorwaarden in te stellen, waar je bijvoorbeeld afkomstig van personen of openbare groep of met specifieke tekst in het onderwerp kunt aanvinken. Klik in het onderste paneel op de onderstreepte tekst om afzenders of trefwoorden toe te voegen. Kies Volgende om acties te bepalen, zoals verplaats het bericht naar naam map en beantwoord het bericht met een specifieke sjabloon. Klik vervolgens op naam map en selecteer de gewenste map. Klik daarna op een specifieke sjabloon en kies een passend mailsjabloon. Heb je nog geen sjabloon, maak dan eerst een geschikte berichttekst aan, klik op Bestand / Opslaan als en kies Outlook-sjabloon (*.oft) in het uitklapmenu.

Klik vervolgens op Volgende, stel eventuele uitzonderingen in (bijvoorbeeld behalve als mijn naam in het vak CC voorkomt), geef je regel een naam en rond af met Voltooien.

Je kunt in Outlook uit veel voorwaarden kiezen voor je e-mailregels.

Filters (Gmail)

Ook Gmail biedt diverse voorwaarden bij het instellen van e-mailregels, hoewel deze minder krachtig en uitgebreid zijn dan in Outlook. We tonen je kort hoe je vanuit de browser in Gmail met zogeheten filters werkt. Klik op het tandwielpictogram en kies Alle instellingen bekijken. Ga naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen en selecteer Nieuw filter maken. Vul in het pop-upvenster de gewenste criteria in: bij Van kun je bijvoorbeeld specifieke afzenders opgeven, en bij Onderwerp en/of Met de woorden kun je trefwoorden invoeren. Bevestig met Filter maken en kies vervolgens acties voor de gefilterde e-mails. Zo kun je Het label toepassen aanvinken, een bestaand label kiezen of via Nieuw label een nieuw label aanmaken – dit werkt vergelijkbaar met een mailmap in Outlook. Sluit af met Filter maken.

Jammer genoeg kun je niet zomaar een automatische reactie instellen voor een specifiek filter. Gmail biedt namelijk alleen een algemene automatische antwoordoptie die geldt voor alle inkomende berichten, eventueel beperkt tot je contacten. Dit stel je in via het tandwielpictogram bij Alle instellingen bekijken, onderaan het tabblad Algemeen. Wil je toch een automatische reactie koppelen aan een specifiek filter, dan moet je Google Apps Script gebruiken met een tijdgestuurde trigger. Meer hierover kun je lezen in het artikel Van handmatig naar automatisch: scripts voor Gmail en Google Agenda.

Je kunt in Outlook uit heel wat voorwaarden kiezen voor je e-mailregels.

Zoekfilters (Outlook en Gmail)

Als je specifieke e-mailberichten zoekt, zoals ongelezen berichten of mails met bijlagen, biedt Outlook handige ingebouwde filteropties. Deze vind je op het tabblad Start in de sectie Zoeken bij E-mail filteren, met keuzes als Ongelezen, Met bijlagen of Belangrijk. Je kunt ook filters combineren; in het zoekveld bovenaan verschijnen dan de zoekfilters als urgentie:hoog of heeftbijlagen:waar. Bekijk hier een volledig overzicht van deze zoekfilters.

Gmail heeft ook een krachtige zoekfunctie met zoekoperatoren zoals label:<label>, from:<e-mailadres> of is:unread. Deze zoekopdrachten kun je direct intikken in de zoekbalk bovenaan, ook meerdere tegelijk. Op deze pagina vind je een mooie aanzet met voorbeelden. Je kunt deze zoekfilters bovendien invullen in hetzelfde dialoogvenster als bij Nieuw filter maken (zie boven), waarbij je deze keer klikt op Zoeken in plaats van op Filter maken.

Zoekfilters: gewoon selecteren of zelf aan de slag gaan met zoekoperatoren.

Zoekmappen (Outlook)

Gebruik je vaak dezelfde zoekopdrachten, dan kun je hier beter zoekmappen van maken. Deze virtuele mappen verzamelen automatisch e-mails op basis van je ingestelde criteria. Zoekmappen zijn dynamische verzamelmappen: ze slaan berichten niet opnieuw op, maar verwijzen naar alle berichten in je postvak die aan de criteria voldoen. Ze worden ook continu bijgewerkt, zodat nieuwe berichten die aan je criteria voldoen direct in de zoekmap verschijnen.

Een zoekmap maak je in Outlook door onderaan de mappenlijst met rechts te klikken op Zoekmappen en te kiezen voor Nieuwe zoekmap. Je kunt kiezen uit ongeveer 13 vooraf ingestelde zoekmappen, zoals Ongelezen e-mail, E-mail die rechtstreeks aan mij is verzonden, Oude e-mail, enzovoort. Onderaan vind je ook de optie Een aangepaste zoekmap maken. Klik dan op Kiezen en vervolgens op Voorwaarden om de zoekcriteria precies af te bakenen, op diverse tabbladen. Na bevestiging met OK verschijnt de zoekmap onder Zoekmappen onderaan de mappenlijst. Klik met rechts op zo’n zoekmap en kies Deze zoekmap aanpassen om de zoekcriteria te wijzigen.

Een zoekmap kan uit verschillende gecombineerde zoekcriteria zijn opgebouwd.

Labels (Gmail)

Gmail heeft geen echte zoekmappen, maar je kunt vergelijkbare functionaliteit bereiken door slimme filters en labels te combineren.

Stel dat je alle werkgerelateerde e-mails met bijlagen automatisch wilt organiseren. Begin dan met het aanmaken van een filter door iets als info@<bedrijf>.nl bij Van: in te vullen en Bevat bijlage aan te vinken. Bevestig met Filter maken, vink Het label toepassen aan, kies Nieuw label en geef dit bijvoorbeeld de naam WerkBijlagen. Na bevestiging worden alle e-mails die aan de ingestelde criteria voldoen automatisch onder dit label geplaatst. Een belangrijk verschil met Outlook-zoekmappen is dat Gmail-labels niet virtueel zijn; het zijn echte mappen waar de e-mails fysiek in terechtkomen.

Daarnaast kun je altijd nieuwe labels creëren door in het linkerpaneel op de +-knop bij Labels te klikken en een naam in te voeren. E-mails kun je ook altijd handmatig selecteren (door een vinkje te plaatsen) en deze vervolgens naar het gewenste label te verslepen.

Categorieën (Outlook)

In Outlook kun je ook orde scheppen in je berichten met categorieën. Selecteer een of meer berichten (houd Ctrl of Shift ingedrukt) en klik met rechts op je selectie. Kies vervolgens Categoriseren; standaard verschijnen dan zes kleurcategorieën, waarmee je een gekleurd blokje toevoegt aan de geselecteerde e-mails. De eerste keer dat je een vooraf ingestelde categorie selecteert, krijg je de optie om de Naam en Kleur aan te passen. Daarnaast kun je een Sneltoets (van Ctrl+F2 tot Ctrl+F12) toewijzen aan een categorie voor snellere toewijzing.

In het snelmenu kies je Alle categorieën om zelf categorieën te maken, zoals Dringend (rood), Minder dringend (geel of groen) of ProjectX, voor snelle toegang tot mails rond hetzelfde project. Met de pijlknop bovenaan de maillijst kun je berichten eenvoudig rangschikken op Categorie, maar je kunt ook zoekmappen creëren om berichten van dezelfde categorie automatisch samen te brengen.

Je kunt ook eigen categorieën (met een aparte kleur en sneltoets) maken in Outlook.

Vlaggen en herinneringen (Outlook)

Outlook biedt naast categorieën ook vlaggen aan, ideaal om e-mails op te volgen zonder ze uit het oog te verliezen.

Klik met de rechtermuisknop op een mail(selectie) en kies Opvolgen in het menu. Selecteer een optie zoals Vandaag, Morgen, Deze week, Volgende week of Geen datum, en er verschijnt een vlaggetje bij de mails. Outlook koppelt standaard een herinnering aan deze vlaggen, met een pop-upnotificatie en eventueel een geluidsmelding, meestal rond 17 uur aan het einde van de periode. In Bestand / Opties, in de sectie Geavanceerd, bij de rubriek Herinneringen, kun je deze meldingen verder instellen. Om zeker te zijn dat je geen herinneringen mist, kun je het best de vier beschikbare opties aanvinken. Via Bladeren kun je een wav-bestand voor meldingen selecteren (via deze website kun je eventueel eerst audio omzetten naar wav).

Als geen van de standaardperiodes bij Opvolgen voldoet, kies dan Aangepast (beschikbaar wanneer je slechts een bericht hebt geselecteerd) en stel zelf een Begindatum en Vervaldatum in, eventueel met een vinkje bij Herinnering. Ook hier is het mogelijk een zoekmap te creëren die nog op te volgen mails mooi samenbrengt: kies bij Nieuwe zoekmap de optie E-mail gevlagd voor opvolgen.

Kies ‘Aangepast’ om zelf het tijdstip voor opvolgen van een bericht te bepalen.

Opvolgen (Gmail)

Gmail biedt geen exacte vervanger voor de categorieën en opvolgfuncties met herinneringen, zoals in Outlook, maar met enkele slimme trucs kun je toch een vergelijkbare workflow creëren.

Labels dienen als alternatief voor categorieën. Je kunt een label een specifieke kleur geven door op de drie puntjes naast een label te klikken en Labelkleur en Aangepast kleur toevoegen te kiezen. Voor het uitstellen van berichten gebruik je het klokpictogram Snoozen rechts van de e-mail. Hiermee kun je een moment instellen waarop de e-mail weer zichtbaar wordt in je inbox: Later vandaag, Morgen, Volgende week of een eigen datum en tijd via Kies datum en tijd. Het bericht wordt dan tijdelijk verplaatst naar de map Gesnoozed en keert terug op het gekozen tijdstip. Voor een visuele melding schakel je meldingen in via het tandwielpictogram, waar je Alle instellingen bekijken selecteert. Op het tabblad Algemeen scrol je naar Desktopmeldingen en vink je Nieuwe e-mailmeldingen aan.

Wil je een specifieke herinnering koppelen, voeg dan de e-mail toe aan Google Taken. Klik met rechts op de mail, kies Toevoegen aan Tasks en stel in het deelvenster Taken een naam, datum en tijd in. Op het ingestelde moment stuurt Google Taken een melding voor deze taak.

Via een ‘taak’ kun je een herinnering koppelen aan een specifiek e-mailbericht.

Snelle stappen (Outlook)

In Outlook kun je ook taken die bijdragen aan ‘Inbox Zero’ verregaand automatiseren met behulp van Snelle stappen. Stel dat je aan een project werkt en regelmatig updates ontvangt die je in een specifieke map wilt opslaan en automatisch naar een collega wilt doorsturen. Open hiervoor het tabblad Start en klik op Snelle stappen. Kies Nieuwe snelle stap en selecteer Aangepast. In het dialoogvenster kies je de actie Naar map verplaatsen en selecteer je de gewenste map. Klik daarna op Actie toevoegen, selecteer Doorsturen en voer het gewenste e-mailadres in. Je kunt ook een Sneltoets aan deze snelle stap koppelen. Bevestig met Voltooien om de stap toe te voegen aan de lijst met Snelle stappen, zodat je deze eenvoudig kunt activeren met een druk op de knop of via de sneltoets.

In Gmail bestaat geen directe tegenhanger voor Snelle stappen, maar je kunt wel filters instellen, sneltoetsen inschakelen (via Alle instellingen bekijken, op het tabblad Algemeen bij Sneltoetsen aanzetten en Meer informatie), of Google Apps Script inzetten voor complexere automatiseringen.

Automatiseer bepaalde acties in Outlook met behulp van Snelle Stappen.

Archiveren (Outlook en Gmail)

Inbox Zero omvat ook het verwijderen van berichten die niet langer relevant zijn uit je Postvak IN. Dit kun je handmatig doen, maar er zijn functies die het proces deels automatiseren. Berichten kunnen linea recta naar Verwijderde items of Prullenbak worden verplaatst, maar een minder rigoureuze aanpak is archiveren.

In Outlook selecteer je een of meer berichten, klik je met rechts op de selectie en kies je Archiveren. Deze e-mails worden standaard naar de map Archief verplaatst, waar je ze later nog kunt raadplegen en doorzoeken.

In Gmail werkt archiveren vergelijkbaar: kies Archiveren in het contextmenu van geselecteerde berichten. De e-mails verdwijnen nu uit je inbox en worden opgeslagen in de map Alle e-mail (in het navigatievenster, mogelijk onder Meer). Als iemand reageert op een gearchiveerd bericht, verschijnt het bericht automatisch opnieuw in je inbox.

Archiveren: minder ingrijpend dan opschonen en naar de prullenbak verwijzen.