Je web-applicatie verdient een betrouwbaar en snel platform met een onberispelijke internetverbinding, maar je zit vast niet te wachten op de zorgen die het beheer van fysieke machines met zich meebrengt. Zie daar de reden van de populariteit van hosting. In dit artikel gaan we wat dieper in op de verschillende soorten hosting.

Het draaien van web-applicaties kun je natuurlijk helemaal op eigen locatie doen, bijvoorbeeld op je nas, een speciaal daarvoor ingerichte computer, of echte server(s) die je thuis of op je bedrijfslocatie hebt staan. In al die gevallen heb je te maken met hardwarebeheer, maar dat laten we in dit artikel buiten beschouwing, want dan spreken we niet meer over hosting in de gebruikelijke zin des woords. In dit artikel gaan we ervan uit dat de server op een andere locatie staat en je tegen betaling op afstand die server (of deel daarvan) kunt gebruiken.

Co-locatie

Een stap verder dan letterlijk je eigen fysieke server beheren is het plaatsen van een eigen server in een extern datacentrum. In de praktijk komt dat meestal neer op neer het kopen of leasen van een server of servers die zich al in een datacentrum bevinden. Het gebruik van een server in zo’n gedeeld datacentrum heet co-locatie. Fysiek staat je server dan misschien in Amsterdam, terwijl je bedrijf bijvoorbeeld in Apeldoorn staat.

Het ligt misschien natuurlijk voor de hand om een datacentrum in of dicht bij je vestigingslocatie te kiezen, maar in de praktijk zal het fysieke beheer meestal door de systeembeheerders van het desbetreffende datacentrum gedaan worden en dus doet de afstand tot je eigen locatie er niet toe. Als gewone klant krijg je standaard ook geen toegang tot het datacentrum.

Voor grote klanten met een flink aantal servers, zoals hostingproviders en grote bedrijven, kan dat anders liggen. Hun eigen systeembeheerders hebben vaak wel fysieke toegang tot een eigen afgesloten en beveiligd deel van het datacentrum. Het dagelijkse beheer gebeurt echter softwarematig op afstand via onder andere browser en terminalverbinding.

Er zijn vele honderden datacentra in Nederland, waarvan de meeste in Amsterdam. Hoewel er diverse sites zijn met overzichten van datacentra is het praktisch nut daarvan beperkt. Ze zijn onvolledig en bieden geen of beperkte selectiecriteria. Bovendien komt co-locatie meestal tot stand via tussenpartijen als hosting- en it-providers.

Shared en managed hosting

Als je je verdiept in hosting-mogelijkheden kom je onder andere de termen shared hosting, managed en unmanaged hosting en reseller hosting tegen. Shared hosting is de goedkoopste en simpelste vorm van hosting. Bij deze variant deel je een server met andere gebruikers. Op een shared server kunnen wel tientallen of zelfs honderden websites en web-applicaties staan. Hoewel je doorgaans geen overzicht krijgt van de sites die allemaal op ‘jouw’ server staan, kun je daar via een inverse ip-zoekopdracht wel achter komen, bijvoorbeeld via www.tcpiputils.com/reverse-ip.

Doordat er zoveel sites en klanten van dezelfde server gebruikmaken, is de kans op storingen, uitval of trage verbindingen relatief groot. Een of meer zware sites, vastgelopen serverprocessen, of bulkmail versturende medegebruikers zijn zomaar wat potentiële probleemveroorzakers. Het duurt soms lang voordat de provider de oorzaak van een storing of vertragende factor heeft gevonden en je site of applicatie kan dan minuten tot in extreme gevallen zelfs dagen offline zijn. En dat heb je bovendien niet altijd zelf door, als je je site niet monitort.

Om dit soort problemen te voorkomen hanteren hosters vaak beperkingen bij shared-hosting, bijvoorbeeld ten aanzien van de configuratie van je account en de software en scripts die je mag gebruiken. Alleen als het je niet uitmaakt of je site of toepassing af en toe platligt, je geen bijzondere software gebruikt en de prijs belangrijk is, dan is shared hosting aan te raden.

Bij shared hosting heb je geen toegang tot de systeembestanden van de server. Het technische beheer van je account wordt dus voor je gedaan. Dit wordt dan ook wel managed hosting genoemd. Soms kun je wel bepaalde php- en andere hosting-instellingen (laten) aanpassen.

©PXimport

Reseller en unmanaged hosting

Een bijzondere vorm van shared hosting is reseller hosting. Dit houdt in dat je een bepaald aantal sites of domeinen mag hosten en je de hosting-accounts hiervoor zelf kunt aanmaken in je ‘super-admin-account’. Het is toegestaan deze accounts te laten gebruiken door anderen, en je mag hier ook aan verdienen. Je kunt deze accounts dus als het ware doorverkopen.

Dit kan interessant zijn voor bijvoorbeeld webdesigners die sites bouwen voor klanten en de hostingaccounts voor die klanten willen beheren zonder zelf de technische kant op te hoeven gaan. Reseller hosting is ook geschikt als je zelf meerdere sites of applicaties wilt hosten. Het is handiger en goedkoper dan meerdere losse hosting-accounts.

Naast managed hosting is er ook unmanaged hosting en dat betekent dat je een kale server huurt waarop je zelf alle serversoftware moet installeren. Je krijgt bij het inrichten en beheren geen support, je moet het zelf uitzoeken, hoewel er vaak wel informatie gegeven wordt over de basisinrichting. Maar kom je er niet uit, dan ben je op jezelf aangewezen.

De meeste hosters bieden bij unmanaged hosting wel allerlei installatiewizards voor de basissoftware en control panels. Daarmee heb je zonder veel moeite een gebruiksklare hosting-server tot je beschikking. Maar ook dan zul je je toch moeten verdiepen in de techniek en mogelijkheden om bepaalde keuzes te kunnen maken. En dan hebben we het nog niet gehad over de configuratie en installatie van aanvullende software.

Unmanaged hosting heeft altijd de vorm van een zelfstandig draaiende serveromgeving die je niet deelt met andere gebruikers. Dit kan een zogenaamde dedicated ofwel private server zijn, waarbij je een eigen fysieke server tot je beschikking hebt. Maar het gaat vaker om een vps (virtual private server), een softwarematige simulatie van een fysieke server. Je hebt dan net als bij een echte server de volledige technische controle over de omgeving, inclusief root-toegang via ssh.

Ook kun je de (virtuele) hardware-specificaties van je vps soms zelf op elk moment online upgraden als je dat wilt, bijvoorbeeld met meer ram, ruimere opslag, of een extra processorkern. Soms heb je ook de mogelijkheid om juist lagere specificaties in te stellen, waardoor de prijs omlaag gaat. Dit alles heeft een hoog cloud-gehalte. Je werkt volledig virtueel en op afstand, maar hebt de voordelen en de werkwijze die horen bij een fysieke server.

Wie onbekend is met deze vorm van hosting staat een aardig leertraject te wachten, het is wereld op zich en niet te vergelijken met gewoon computergebruik of het gebruik van shared hosting. Een betere optie is om eerst een tijd te testen, oefenen en ervaring op te doen.

Als je een goed onderlegde systeembeheerder in je team of bedrijf hebt die de server beheert is de situatie natuurlijk anders. Zeker in dat soort gevallen is een unmanaged server ideaal. Voor iedere unmanaged server is het wel zeer aan te bevelen direct na installatie van alle standaard serversoftware aanvullende veiligheidsmaatregelen te treffen en op zijn minst een goede firewall en antispam- en antivirussoftware toe te voegen.

©PXimport

Managed servers en speciale hosting

Daarnaast heb je ook managed servers, hetzij vps hetzij dedicated. Dat is dus wat anders dan de eerder besproken (shared) managed hosting, want je hebt in dit geval de beschikking over een hele server of meerdere servers in plaats van een of meerdere losse accounts. Bij managed servers wordt de techniek van je server beheerd door professionals, zodat je je niet hoeft bezig te houden met systeembeheer en je kunt focussen op het hosten van je site(s) of applicatie(s).

Een uitgebreide vorm van managed serverhosting kan vele honderden tot duizenden euro’s of dollars per maand kosten. Voor een summiere vorm moet je ook al rekenen op enkele tientjes per maand.

Als je hosting nodig hebt voor een speciale toepassing kan het prettig zijn als de aanbieder hier duidelijk verstand van heeft en de server of het account afstemt op dit gebruik. Het populairste cms van de laatste jaren is WordPress en rondom deze software is een heel ecosysteem ontstaan van toeleveranciers. Zo zijn er diverse hostingaanbieders die zich volledig richten op managed WP-hosting, waarvan WP Engine de bekendste is.

WordPress-hosting is relatief prijzig. Stel je zeer hoge eisen aan prestaties en support, en stel je grondige kennis van WordPress bij je hostingprovider op prijs dan kan het een goede keuze zijn. Er kunnen wel beperkingen van kracht zijn voor bijvoorbeeld het gebruik van bepaalde plug-ins. Voor doorsnee-sites voldoet goede shared hosting of een regulier vps echter ook prima en dat voor een lagere prijs.

Veel gewone hosters bieden overigens ook speciale WordPress-hostingpakketten aan. Het is lastig in te schatten wat de concrete voordelen daarvan in de praktijk zijn, vaak lijkt het vooral een marketing-trucje. Er zijn talloze plugins en tutorials waarmee je WordPress ook zelf gemakkelijk behoorlijk kunt optimaliseren.

Ook voor andere toepassingen wordt speciale hosting aangeboden, bijvoorbeeld voor de cms’en Joomla en Drupal, maar ook voor e-commerce en andere applicaties. Hiervoor gelden dezelfde overwegingen.

Beste hosting-providers

Het is ondoenlijk hier alle providers op een rijtje te zetten, je zult je zelf moeten verdiepen in deze markt en aan de hand van jouw eigen criteria tot keuzes moeten komen. Vergeet daarbij niet de contractuele zaken. Sommige providers hanteren bijvoorbeeld jaarcontracten met driemaandelijkse opzegtermijnen, terwijl er ook zijn waarbij je zelfs dagelijks kunt opzeggen. Flexibiliteit en vrijheid zijn erg fijn.

Ook kun je in je overweging meenemen hoe lang een bedrijf al bestaat en of de website er professioneel uitziet. En natuurlijk wat anderen zeggen. Er zijn talloze sites met ervaringen met hostingaanbieders. Check op zoveel mogelijk sites hoe de verschillende hosters scoren en let met name op de kritische geluiden. Een handig meta-overzicht vind je op hostingreview.nl. Pas trouwens op met zogenaamde review-sites waarin het stiekem gaat om het promoten van affiliate-links. De providers met hoge scores zijn vaak ‘toevallig’ net die met de hoogste affiliate-premies...

Test ook de communicatie van aanbieders door contact te leggen met sales- en supportafdelingen. En vergeet niet dat budget-hosters zullen bezuinigen op kwaliteit, snelheid en/of service. Goedkoop is vaak duurkoop, ook in de hosting-branche.

Tekst: Jurgen Nijhuis

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).