Moet jij de komende weken ook thuiswerken vanwege de corona-uitbraak?Niet iedereen kan oproep geven aan het advies om zoveel mogelijk thuis te werken, maar voor een hoop mensen geldt dat in dit digitale tijdperk gelukkig wel. Werk je meestal op locatie, dan is de kans groot dat je nog geen ideale werkkamer hebt ingericht. Vanuit huis werken doe je met de volgende spullen comfortabel én efficiënt.

Zit-sta-bureau en bureaustoel

Hoewel we bijna allemaal liever een nieuwe monitor, muis of notebook kopen, wanneer de basis niet goed is zal het eindresultaat dat ook nooit zijn. Een goed bureau en een fijne bureaustoel zijn dan belangrijke afwegingen. Een zit-sta-bureau is in hoogte verstelbaar zodat je zitten en staan kunt afwisselen tijdens het werk. Wisselen van werkhouding is gezond en zorgt voor mentale fitheid gedurende de dag.

De Nederlandse Innodesk van ErgoDirect is elektrisch in hoogte verstelbaar en beschikt over een groot werkblad waarin alle kabels handig weggewerkt kunnen worden. Optioneel kun je het bureau koppelen aan de slimme Work & Move-software die je prestaties gedurende de dag monitort en ervoor zorgt dat je voldoende vaak wisselt tussen zitten en staan.

Alternatief voor een heel bureau is de (veel goedkopere) Adjustable Sit-Stand Desk Riser. Deze bestaat uit een plateau voor je muis en toetsenbord en een tweede voor het beeldscherm, die met één hand samen omhoog of omlaag kunnen worden gebracht. Zo maak je ook van je huidige bureau al een zit-sta-bureau.

©PXimport

Minstens zo belangrijk als een goed bureau is een goede stoel. Behalve comfort en goede ondersteuning van rug en benen moet de stoel ook stimuleren dat je in beweging blijft. Poten met wieltjes en een in hoogte en diepte verstelbare zitting zijn dan wel verplicht. Het aanbod aan bureaustoelen die maximaal comfort beloven en aan alle ARBO-eisen voor een goede werkplek voldoen is groot, wat het lastig maakt een goede keuze te maken. Kijk bijvoorbeeld eens naar het aanbod van Desko, een webwinkel die ook handelt in tweedehands kantoormeubelen.

In plaats van staand werken aan een hoog bureau, kun je er ook een DeskBike voorzetten en al fietsend werken. Dit zorgt voor een goede doorbloeding van de benen. Belangrijk is dat hoogte en weerstand instelbaar zijn. Met een aangesloten meter of slimme app weet je precies hoeveel kilometers je onder het werk hebt weggetrapt.

©PXimport

Licht en lucht

Er gaat niets boven natuurlijk daglicht, maar zelfs dan is aanvullende verlichting vaak nodig. Goed licht ondersteunt je tijdens werk en studie met de juiste lichtsterkte en lichtkleur. Dyson, bekend van de zakloze stofzuigers, maakt ook verlichting. De Dyson Lightcycle is een ultraduurzame ledlamp die zich automatisch aanpast aan het tijdstip op de dag, je leeftijd en je activiteit. De lamp weet waar je huis staat en gebruikt die informatie om op elk moment van de dag licht weer te geven met de voor dat moment ideale lichtsterkte en lichtkleur.

De Lightcycle laat zich zowel met knoppen op de lamp als via een app aansturen. Er zijn profielen voor bijvoorbeeld studie en ontspanning en je kunt zelf nieuwe toevoegen. Het ontwerp maakt het mogelijk de lamp van heel laag tot heel hoog en 360 graden rond te bewegen. En er zit ook nog een usb-oplader in.

©PXimport

Een ander belangrijk aspect van de ideale werkkamer is het klimaat. En behalve frisse lucht gaat het dan ook over de juiste temperatuur. Vooral warm weer zoals we steeds meer meemaken, maakt lekker werken of studeren lastig. Eveneens van Dyson is de Pure Cool Me. Een compacte éénpersoons airco die de lucht ook filtert met een anti-allergeen HEPA-filter. De luchtstroom laat zich eenvoudig met de hand sturen en is met de kleine afstandsbediening te regelen. Er is ook een timerfunctie, maar een slimme app zoals bij de duurdere Dyson-coolers ontbreekt.

©PXimport

Laptop en toebehoren

Centraal in de werkkamer staat natuurlijk de computer, en omdat de laptop de nieuwe pc is kiezen we daarvoor. Notebooks bieden namelijk doorgaans veel meer gebruiksopties dan een traditionele pc in een grote systeemkast. We gaan er voor dit artikel even vanuit dat je al een computer hebt. Maar ben je toch echt toe aan iets nieuws, lees dan zeker even onze koopgids laptops. Je weet dan waar je op kunt letten en je vindt er een overzicht van recente modellen die bij ons de afgelopen tijd in de smaak vielen.

Een laptop laat zich prima uitbreiden met tal van handige randapparaten, zeker als deze op een vaste werkplek gebruikt wordt. Dan kun je denken aan een ergonomisch toetsenbord en muis zoals de Microsoft Sculpt Ergonomic Desktop, of aan een innovatief en vooral ook creatief toetsenbord zoals de Logitech Craft. Ook een muis of trackbal maakt het bedienen van een laptop zoveel makkelijker. Op dit gebied is Logitech al vele jaren de enige die zeer hoogwaardige en innovatieve producten maakt voor kantoorgebruik, zoals de MX Master 2S en MX Vertical (75 euro) muizen en vooral de MX Ergo trackball, allen te vinden op eerdergenoemde site van Logitech.

De laatste is draadloos, oplaadbaar, en kan naar eigen voorkeur en comfort gekanteld worden. Daarbij zitten alle van de topmuizen bekende functies erop, met het verschil dat deze rustig op tafel ligt en zo het bedienen van de computer tot een uiterst rustige bezigheid maakt.

©PXimport

Gebruik je de laptop in combinatie met een los toetsenbord en muis, gebruik dan een standaard zodat het scherm van de laptop op de juiste hoogte komt. Er is een groot aanbod van dergelijke standaarden, waarvan sommige zeer stijlvol en andere vooral praktisch.

De flinterdunne Ultrastand is vooral interessant omdat deze vastgemaakt wordt aan de laptop. Je hebt deze dus altijd bij de hand. De Ultrastand is leverbaar voor verschillende merken en modellen laptops. Een andere standaard die algemeen bruikbaar is, opvouwbaar en voorzien van een documenthouder, is de Ergo-Q 260.

Tweede scherm

De beste uitbreiding voor een laptop op het bureaublad is een groter beeldscherm. Ook Windows 10 biedt steeds meer en betere ondersteuning voor het gebruik van meerdere beeldschermen. Behoefte aan écht veel en goed beeld, dan is Philips 499P9H de nieuwe norm. Dit 1,20 meter brede superwide lcd-scherm biedt maar liefst 49 inch onafgebroken beeld, dat zijn 5120 x 1440 beeldpunten. Zelfs het allergrootste spreadsheet past nu met nog een ander document ernaast, in één keer in beeld.

Verder is er een usb-c-hub, een netwerkpoort, geïntegreerde luidspreker en een wegklapbare webcam die compatibel is met Windows Hello en waarmee je dus kunt inloggen op je pc zonder een gebruikersnaam en wachtwoord in te hoeven typen. Dankzij de geïntegreerde kvm-switch kun je ook muis en toetsenbord rechtstreeks op het beeldscherm aansluiten en zo tussen twee aangesloten systemen wisselen.

Iets teveel van het goede? Het kan zeker minder overdreven en bovendien goedkoper. Neem een kijkje bij onze koopgids monitoren om een beeldscherm te vinden dat goed bij je wensen past.

©PXimport

Webcam en koptelefoon

Samenwerken is het nieuwe werken en een goede camera en headset zijn daarbij natuurlijk vereist. Heb je nog geen webcam of eentje met slecht beeld en geluid, dan is de Logitech Brio een echte upgrade. De Brio maakt haarscherp beeld in 4K-kwaliteit die weliswaar nog niet door elke communicatie-app wordt ondersteunt maar waarmee het mogelijk wordt echt te zoomen of met meer dan één persoon voor de camera te zitten.

Luister je graag naar muziek bij het werken dan is de draadloze hoofdtelefoon Bose QuietComfort 35 II een goede keuze. Je luistert muziek terwijl de uitstekende noise-cancelling alle storende omgevingsgeluiden wegfiltert. Wil je behalve luisteren ook communiceren, kijk dan eens naar de PLT Voyager 8200 van Plantronics. De Voyager 8200 is een noise-cancelling-headset met geïntegreerde microfoon die gelijktijdig kan verbinden met pc en smartphone zodat je geen gesprek hoeft te missen.

©PXimport

De bediening voor volume, het stoppen van de muziek of het starten van een gesprek, verloopt via de grote knoppen op de buitenkant van de oorschelpen.

Wil je meer weten over de beste headsets van het moment, neem dan onze koopgids beste koptelefoons eens rustig door.

Het Apple-aanbod

Een apparaat dat steeds meer ook zakelijk wordt gebruikt, is de tablet. Het aanbod is bovendien zeer overzichtelijk, voor Android-liefhebbers is er de Samsung Galaxy Tab, Windows-gebruikers hebben de Microsoft Surface Pro en Apple-gebruikers kiezen voor een iPad Pro. Deze laatste is misschien wel de beste keuze door zijn hoogwaardige materiaal en meer dan uitstekende scherm.

Extra aantrekkelijk is iPad OS, een speciale iPad-versie van Apple iOS met tal van nieuwe mogelijkheden die van de iPad een echt alternatief voor de notebook moeten maken. iPad OS biedt meer opties voor multitasken, virtuele desktops, een zakelijke Dark Mode en de mogelijkheid de iPad als tweede scherm naast een andere Mac te gebruiken.

De 11-inch iPad Pro komt vooral tot zijn recht in combinatie met Apple-producten als de Apple Pencil en een Smart Keyboard Folio. Maar ook de Slim Folio Pro-toetsenbordbeschermhoes van Logitech is een mooi accessoire.

©PXimport

De iPad is ook een prima kompaan naast een echte Mac zoals de iMac. Omdat een iMac Pro alleen echt voor professionals is, blijft de ‘gewone’ iMac voor de meeste werkkamers de beste keuze. De 27inch-iMac heeft een prachtig 5K-retinascherm, ingebouwde speakers met goed geluid en 802.11ac wifi (afbeelding 17). Waar Apple bij de Macbook’s onwerkbaar zuinig is met poorten, is dat op de iMac geen probleem en kan via een van de usb-c-poorten zelfs nog een tweede 5K-monitor worden aangesloten.

Stabiel netwerk

Wat vooral nodig is om lekker te werken en vrij te zijn om ook eens even ergens anders te zitten in de werkkamer, is goede wifi. Tegelijk wil je al die zoemende, knipperende en warmte producerende netwerkapparaten natuurlijk niet in je werkkamer hebben staan, die passen beter in de meterkast. Om toch overal een goede wifi-verbinding te hebben en zelfs enkele apparaten met een kabel te kunnen aansluiten is de AVM Fritz! Powerline 1260E een ideale oplossing.

De set bestaat uit twee eenheden die je in het stopcontact plaatst (een bij de router en een op de werkkamer), die automatisch een hogesnelheidsverbinding opbouwen via het stroomnet. Daarbij biedt de 1260E gigabit-netwerkpoorten en WiFi AC tot 866 MBit/sec, snel genoeg ook voor audio, video en gamen.

Meer tips voor een stabiel thuisnetwerk? Lees ook de artikelen In 14 stappen een optimaal thuisnetwerk en 15 oplossingen voor al je wifi-problemen.

Printen en scannen

©PXimport

De ideale werkkamer beschikt uiteraard ook over een printer die ook nog als scanner en kopieerapparaat kan dienen en dat voor alle apparaten in huis. De printer moet dus goed bereikbaar zijn via het netwerk via zowel lan als wifi en voor mobiele apparaten ook nfc. De keuze tussen een laser- of inktprinter is minder makkelijk te maken. Laser blijft ideaal voor drukwerk en grote volumes, maar inkt heeft nog steeds een voordeel bij foto’s afdrukken. Zwart-wit is daarbij duidelijk niet meer goed genoeg, printen in kleur is zoveel mooier.

Om de papierkosten te drukken kiezen we voor een printer die ook dubbelzijdig kan printen. De Canon i-SENSYS MF633Cdw biedt dit allemaal, print in uitstekende kwaliteit en ook de vervangende toners zijn betaalbaar. Vooral dit laatste is bij veel printers een verborgen kostenpost in het gebruik. Er bestaan natuurlijk veel meer printers. Lees daarom ook zeker even het artikel Zo vind je de beste printer.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).