ID.nl logo
In 14 stappen een optimaal thuisnetwerk
© Reshift Digital
Huis

In 14 stappen een optimaal thuisnetwerk

De meeste thuisnetwerken laten wat te wensen over of zijn incompleet omdat niet alle apparaten die kunnen worden aangesloten ook zijn aangesloten. In dit artikel gaan we alles op elkaar aansluiten en verbinden met internet. Je leest wat het beste is voor jouw situatie.

Tip 1: Netwerkopstelling

In dit artikel gaan we uit van een basis-netwerkopstelling die bij bijna iedereen thuis te vinden is. Internet wordt verzorgd door een breedbandmodem via kabel, ADSL of anders. Er is een router aanwezig (al dan niet geïntegreerd in het breedbandmodem) waarop je apparatuur bedraad (via LAN-poorten) en draadloos (via wifi) kunt aansluiten. We gaan ervan uit dat je wifi-netwerk een veilig wifi-netwerk is. De beveiliging wordt geregeld door een speciale knop WPS-op je router (of modem) of door een sterk wifi-wachtwoord. Het is handig als je je wifi-wachtwoord kent, bijvoorbeeld als je de dekking wilt uitbreiden met een wifi-repeater (tip 8). Het wifi-wachtwoord en de beveiligingstechniek kun je eenvoudig achterhalen met WirelessKeyView. Voer dit programma uit op een computer die succesvol verbonden is met je wifi-netwerk.

©PXimport

Ben je je wifi-wachtwoord kwijt? Achterhaal het met WirelessKeyView.

Tip 2: Bedraad & draadloos

We krijgen regelmatig de vraag: "Wat is beter, bedraad of draadloos?". Het antwoord is volmondig: bedraad. Alles wat je bedraad aansluit op je thuisnetwerk werkt stabieler dan via een draadloos netwerk. Je hebt geen last van problemen met bereik, het vergeten van je wifi-wachtwoord of storingen van andere wifi-netwerken. Ook huishoudelijke apparaten kunnen je wifi-netwerk verknallen. Vaak wordt de magnetron genoemd, maar in de praktijk is er meer aan de hand. Echt problematisch zijn fysieke obstakels, bouw- en constructiematerialen in je huis en goedkope draadloze beveiligingscamera's (of andere apparaten die permanent zenden op dezelfde frequentie). Een ander argument voor een bedrade verbinding is de snelheid. Deze ligt meestal veel hoger als je je apparatuur aansluit met een netwerkkabel, zeker met een zeer snelle internetverbinding.

©PXimport

Een bedraad netwerk is bijna altijd sneller en stabieler dan een draadloos netwerk.

Tip 3: Wanneer wel wifi?

De voorkeur gaat uit naar bedraad, maar echt handig is dit soms niet. Voor tablet en smartphone is een ethernetkabel zelfs onmogelijk en voor de woonkamerlaptop bijzonder onpraktisch. Kies altijd voor een netwerkdraad als het ook praktisch haalbaar is, bijvoorbeeld voor de desktop-pc in de studeerkamer, netwerkprinter of netwerkschijf (NAS). Ook voor je tv, gameconsole of mediastreamer verdient een netwerkkabel de voorkeur boven gerommel met wifi-dongels. Meer hierover lees je bij tip 13. Gebruik je wifi-netwerk voor alle apparatuur waarbij een netwerkkabel geen optie is: smartphone, tablet, Chromecast 1 (hoewel zelfs daar sinds kort een kabel voor is), enzovoort. Of als het gewoon super-onhandig is, bijvoorbeeld je laptop die je op meerdere plekken gebruikt.

©PXimport

Voor je tablet is een ethernetkabel geen optie, maar je kunt wel je wifi verbeteren.

Tip 4: Te weinig poorten

De mogelijkheid om apparatuur bedraad aan te sluiten op je modem/router is meestal beperkt tot maximaal vier LAN-poorten. Als je hier te kort aan hebt, kun je het aantal poorten eenvoudig uitbreiden met een switch. Kies een snel exemplaar die voldoet aan de gigabit-standaard (1000 Mbit/s). Een switch schaf je aan voor een paar tientjes en heeft bijvoorbeeld 5 of 8 extra LAN-poorten. Aansluiten is eenvoudig, want instellingen zijn er niet. Sluit een LAN-poort van de switch aan op een LAN-poort van je modem/router met een standaard netwerkkabel en je hebt extra poorten om je thuisnetwerk bedraad uit te breiden.

©PXimport

Met een switch breid je het aantal LAN-poorten uit en geef je je thuisnetwerk extra bedrade aansluitmogelijkheden.

Tip 5: Snelheid onderling

Gigabit is de standaardsnelheid van dit moment voor bedrade thuisnetwerken. Het kan voorkomen dat je modem/router een lagere snelheid ondersteunt, bijvoorbeeld 10/100 Mbit. Dit kan ervoor zorgen dat bepaalde netwerkapparatuur niet optimaal functioneert. Goede voorbeelden zijn de NAS (netwerkopslag) en de mediastreamer op je tv: hierbij is het fijn om op een zo hoog mogelijke snelheid te werken. De aanschaf van een switch zoals besproken bij de vorige tip kan uitkomst bieden om bijvoorbeeld je desktop-pc en NAS sneller met elkaar te laten communiceren. Sluit beide apparaten bedraad aan op de gigabit-switch en verbind deze bedraad met je modem/router. Zo heb je onderling de hoogst haalbare snelheid. Benader je de NAS via wifi? Dan vervalt de snelheidswinst. De maximale snelheid is altijd afhankelijk van de langzaamste tussenschakel.

©PXimport

Kies altijd voor een bedrade gigabitverbinding voor apparaten waarbij een hoge snelheid wenselijk is.

Tip 6: Terugschakelen

Als je computer bedraad is aangesloten op een switch of modem/router, ben je misschien nieuwsgiering naar de maximale snelheid. Dit is de snelheid die de op elkaar aangesloten apparaten met elkaar 'afspreken' te gebruiken.

AdapterWatch toont deze gegevens in de kolom Interface speed. Er staat een lang getal. Als je de laatste zes nullen weghaalt, heb je de snelheid in Mbit (megabit). Bij een draadloze adapter kan de snelheid steeds verspringen omdat de verbinding afhankelijk is van allerlei externe factoren.

Als je bij een bedrade netwerkverbinding een lagere snelheid ziet dan verwacht, bijvoorbeeld 100 Mbit in plaats van 1000 Mbit, kan dit meerdere oorzaken hebben. Als je computer of switch slechts 100 Mbit aankan en het andere apparaat 1000 Mbit, wordt er automatisch teruggeschakeld naar een lagere snelheid. Als aan beide kanten 1000 Mbit mogelijk is, kan bij slechte bekabeling of ondeugdelijke aansluitstekkertjes de snelheid alsnog naar beneden worden bijgesteld om stabiliteit te behouden. Dit kun je uitdokteren door een kortere netwerkkabel te proberen.

Tip 7: Wifi verplaatsen

De beste oplossing om problemen met het bereik van je wifi-netwerk op te lossen, is door het wifi-toegangspunt fysiek te verplaatsen. Meestal is de beste plek een centrale plaats in je woning. Dit gaat het eenvoudigst als je modem en wifi-router gescheiden kastjes zijn, omdat een modem verplaatsen lastig is in de praktijk (die moet namelijk zo dicht mogelijk zitten bij de plek waar je internetverbinding je huis binnenkomt.

©PXimport

Voor het beste bereik verplaats je je wifi-modem of wifi-router naar een centrale plek huis.

Tip 8: Meer wifi-bereik

Als het fysiek verplaatsen van je wifi-netwerk niet mogelijk is of je wilt geen lelijke kabels trekken door je huis, dan kun je een wifi-repeater overwegen. Een wifi-repeater kost niet meer dan een paar tientjes en heeft alleen een stopcontact nodig. Het instellen is eenvoudig als je de handleiding van de fabrikant zo braaf mogelijk opvolgt. Kort door de bocht pakt een wifi-repeater je bestaande wifi-netwerk op en zendt het opnieuw uit. Voor de configuratie heb je mogelijk de beveiligingscode nodig van je wifi-netwerk nodig en moet je weten welke beveiligingstechniek (WPA, WPA2 of anders) er wordt gebruikt (zie tip 1). Het enige nadeel van een repeater is wel, dat je 'verlengde' wifi-netwerk maar de helft van de snelheid van je gewone wifi-netwerk is.

Tip 9: Bruggenbouwer

Er zijn wifi-repeaters te koop met een extra ethernetaansluiting. Door te kiezen voor een zogenaamde 'bridge mode' kun je op deze manier het draadloos netwerk 'omzetten' naar een ethernetaansluiting.

Samengevat wordt je wifi-netwerk opgepakt door de wifi-repeater in 'bridge mode' en is vanaf hier beschikbaar als bedrade netwerkaansluiting. Deze opstelling heeft geen voordelen voor hogere snelheid, maar biedt wel andere mogelijkheden. Als bijvoorbeeld een 'smart-apparaat' (controlecentrum van zonnepanelen, weerstation, dvd-speler etc.) geen wifi ondersteunt of slecht bereikbaar is voor een gewone netwerkkabel, kun je met deze truc het apparaat alsnog opnemen in je thuisnetwerk.

©PXimport

Dankzij een wifi-repeater in 'bridge mode' verbind je apparatuur met een netwerkkabel via wifi met je thuisnetwerk.

Tip 10: Usb-dongel

Als het wifi-bereik net niet optimaal is vanuit bijvoorbeeld de keuken en het verplaatsen van een je wifi-router of wiki-accesspoint geen opties zijn, kunnen pc- of laptop-gebruikers een trucje uithalen. Koop voor een tientje een usb-wifi-dongel. Sluit de dongel aan via een usb-verlengkabel en je hebt een soort 'verplaatsbare wifi-antenne'. Zo werk je toch via wifi en kun je een lastig bereikbaar draadloos toegangspunt beter oppikken. Deze truc werkt ook goed in een hotelkamer, op de camping of om vanuit een vakantie-appartement een hotspot op te pikken.

©PXimport

Wifi soms wel of niet bereikbaar? Gebruik een usb-wifi-dongel met usb-verlengkabel.

Tip 11: Homeplug

Voor elke situatie waarbij wifi niet mogelijk is of te veel stoort, en (extra) kabels trekken geen optie is, bestaat er een derde mogelijkheid: HomePlug (ook wel powerlan genoemd). Hierbij wordt een bedraad netwerk getransporteerd via het stopcontact en de elektriciteitskabels. Het werkt als volgt: een HomePlug heeft minimaal twee adapters (stekkers). De ene HomePlug-adapter sluit je aan op je modem/router via een netwerkkabel. De andere HomePlug-adapter sluit je met een netwerkkabel aan op het apparaat dat de netwerkverbinding nodig heeft. Door beide adapters in het stopcontact te steken en een eenmalige koppelprocedure (pairing) op te volgen, wordt de verbinding gelegd en je netwerksignaal semi-draadloos door je huis getransporteerd via het elektriciteitsnetwerk. Een HomePlug-setje kost circa zeventig euro.

©PXimport

HomePlug brengt je thuisnetwerk op plekken waar wifi niet toereikend is en kabels trekken geen optie is.

Tip 12: HomePlug-opties

De snelheid van HomePlug is afhankelijk van vele factoren en dat geldt ook voor de stabiliteit. Vermijd dubbelstekkers en stekkerblokken. Een HomePlug hoeft niet direct in de buurt aangesloten te worden van je modem/router, het kan op elke netwerkkabel. De HomePlug-techniek is een uitstekende aanvulling voor moeilijk bereikbare plekjes waar je apparatuur wilt aansluiten. Je kunt bijvoorbeeld dankzij HomePlug een netwerkprinter uit het zicht plaatsen (in de garage, schuur of op zolder) zonder dat je kabels hoeft te trekken. HomePlug-setjes zijn er in allerlei variaties, bijvoorbeeld met een geïntegreerde switch zodat je meer dan één apparaat kunt aansluiten of met een ingebouwde wifi-accesspoint.

Tip 13: Creatief aansluiten

De beste oplossing om je thuisnetwerk zo goed mogelijk aan elkaar te knopen begint bij het uitdenken van een plannetje. Veel scenario's hebben meer dan één oplossing, maar welke kies je? Wees creatief en zet stabiliteit altijd op de eerste plaats. Een voorbeeld: je hebt ooit één netwerkkabel getrokken naar de tv. Nu loopt je tegen deze beperking aan, want alle apparaten rond je tv hebben een netwerkaansluiting. In dit geval kun je een dure HomePlug-set aanschaffen met ingebouwde switch of je apparatuur via wifi-dongels of -repeaters aan de praat proberen te knutselen. Onnodig instabiel en foutgevoelig! De beste oplossing voor dit scenario is een goedkope switch (tip 4). Sluit deze aan op de netwerkkabel bij je tv en verbind alle apparatuur bedraad met de switch. Zo kun je via één netwerkkabel toch je smart-tv, gameconsole, Raspberry Pi, DVR, blu-ray-speler, Chromecast 2 en andere apparaten aansluiten.

©PXimport

Allerlei apparaten aansluiten op één netwerkkabel? Dankzij een simpele switch is het zo geregeld!

Tip 14: Oude router

Als afsluiting van dit artikel een tip die alleen geschikt is voor experts die ergens nog een oude router hebben liggen. Laat deze niet verstoffen, je kunt hier leuke dingen mee doen voor je thuisnetwerk. Door de DHCP-server en wifi uit te schakelen houd je een gratis switch over. Als je je wifi aan laat staan (DHCP wel uitschakelen!) en de oude router aansluit via een LAN-poort, heb je een extra wifi-toegangspunt. Verander eventueel de kanaalinstellingen van het extra wifi-netwerk om storingen te voorkomen.

Tot slot is er de 'superfirmware' van DD-WRT. Als je geluk hebt, kun je dit installeren op je router. DD-WRT is er voor veel populaire routers van verschillende fabrikanten. Met DD-WRT maak je van een router van 50 euro er eentje met de mogelijkheden van een router van 500 euro. Je netwerk krijgt allerlei extra functies, zoals een repeater, bridge, VLAN's en andere dingen waar experts verzot op zijn. Zoals je al leest aan de terminologie is DD-WRT absoluut niet geschikt voor beginners. Het updaten van je router firmware is altijd een risico. In het meest positieve geval levert het je een superrouter op met veel extra functies. De kans dat je van je router een baksteen maakt door een storing of verkeerde firmware-flash is helaas ook aanwezig.

©PXimport

DD-WRT maakt van een simpele router er één met heel veel mogelijkheden.

▼ Volgende artikel
Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen
© Zivica Kerkez | KerkezPhotography.com
Zekerheid & gemak

Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

Pakketfraude neemt rond december sterk toe

In december stijgt het aantal pakketstatusmeldingen en dat weten criminelen. Ze sturen berichten over gemiste bezorgingen, adresproblemen of extra kosten. Deze meldingen lijken vaak afkomstig van PostNL, DHL of DPD, maar sturen je in werkelijkheid naar een pagina waar je gegevens worden buitgemaakt. Wat deze vorm van fraude sterk maakt, is het moment waarop ze binnenkomen: precies als je zelf meerdere pakketten verwacht. Gebruik daarom altijd de officiële app van de pakketdienst om te zien of er echt iets speelt. Een bezorgdienst vraagt nooit via sms om betalingen of persoonlijke gegevens.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

▼ Volgende artikel
Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail
© Jakub Krechowicz
Huis

Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Dit artikel in het kort

Een goed ingerichte mailbox werkt bijna vanzelf. In dit artikel lees je hoe je e-mail slimmer inzet door filters, regels en sjablonen te gebruiken. Zo kun je berichten automatisch laten sorteren, mails op een later moment laten verzenden en herinneringen instellen voor antwoorden die nog uitblijven. Ook leer je hoe dynamische handtekeningen en slimme verzendvertragingen helpen om foutloze, professionele mails te sturen.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Met regels kun je automatisch bepaalde taken laten uitvoeren.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Perfecte regelstrategie

Het opzetten van e-mailregels vereist een strategische aanpak. Begin met het analyseren van je communicatiepatronen: welke soorten e-mails ontvang je regelmatig en hoe handel je deze normaal gesproken af? Identificeer terugkerende patronen en maak vervolgens regels die deze afhandelingsprocessen automatiseren. Een goede strategie is om te beginnen met slechts enkele basisregels en deze geleidelijk uit te breiden. Te veel regels tegelijk inzetten kan leiden tot onverwachte resultaten en verwarring.

Houd bij het ontwikkelen van je regelstrategie de volgende principes in gedachten: specifieke regels hebben voorrang op algemene regels, dus plaats de meest specifieke regels bovenaan je regellijst. Test nieuwe regels grondig voordat je ze permanent inschakelt, vooral regels die berichten verwijderen of doorsturen.

Evalueer regelmatig de effectiviteit van je regels om verouderde exemplaren te verwijderen. Als je met een team werkt, overweeg dan om regelsjablonen te delen zodat iedereen kan profiteren van dezelfde verbeteringen. Uiteindelijk moet je de regelstrategie verbeteren naarmate je werkprocessen veranderen. Een statische set regels verliest op termijn aan effectiviteit.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Ook onlinemaildiensten als Gmail bieden de mogelijkheid om (meerdere) handtekeningen toe te voegen.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

Mails inplannen is een goed idee als je vaak in het weekend of vanuit het buitenland mailt.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Sjablonen zijn handig om snel gelijksoortige e-mails op te bouwen zonder dat je alles handmatig hoeft in te voeren.

Verzendvertragingen

Het overkomt iedereen wel eens dat je na het versturen van een mail ontdekt dat er een fout in zat. Gelukkig bieden moderne e-mailprogramma's beschermingsmechanismen.

In Outlook kun je verzonden berichten terugroepen via Verzonden items. Open het bericht en klik op Acties / Dit bericht terugroepen. Deze functie werkt alleen binnen Exchange-netwerken én de ontvanger het bericht nog niet heeft geopend.

In Gmail ontbreekt een echte terugroepfunctie, maar je kunt wel een verzendvertraging instellen via Instellingen / Algemeen / Verzenden ongedaan maken. Dit geeft je een tijdvenster (maximaal 30 seconden) om verzending te annuleren.

Een betere benadering is het instellen van verzendregels die potentiële blunders voorkomen, bijvoorbeeld een regel die vraagt om bevestiging voordat je e-mails met het woord 'bijlage' verstuurt zonder daadwerkelijk een bijlage toe te voegen. Of een vertragingsregel die alle e-mails aan belangrijke klanten eerst twee minuten in de outbox houdt, zodat je tijd hebt om eventuele fouten te ontdekken.

Voor de meest gevoelige communicatie kun je zelfs een 'slaapregel' instellen: schrijf 's avonds belangrijke e-mails, maar laat ze automatisch in je concepten staan tot de volgende ochtend, wanneer je ze met frisse blik kunt nalezen voordat ze daadwerkelijk worden verzonden.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Snoozen, of opvolgen, is een goede manier om jezelf te herinneren aan een eerder verzonden mail.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.

📨 Je papieren post beter organiseren?

(ja, het bestaat nog!)