De muziekindustrie strijdt al jaren tegen het downloaden van muziek uit illegale bron. Legale alternatieven kwamen lange tijd maar niet van de grond, maar met Spotify lijkt hier verandering in te komen. Eindelijk is er een serieus legaal alternatief, waar zelfs veel 'hardcore downloaders' voor zullen betalen. Met Spotify downloadt u geen muziek meer, maar zoekt u nummers in de database die u vervolgens direct beluistert. En het programma kan nog meer, veel meer.

01. Account aanmaken

Om Spotify te kunnen gebruiken, hebt u een account nodig. Ga naar Spotify en klik bovenin op Get Spotify. U hebt de keuze uit drie accountsoorten: Open, Unlimited en Premium. Het is verstandig om eerst eens te bekijken wat Spotify is en wat u er mee kunt, dus kiest u voor (het gratis) Open account. U kunt dan twintig uur per maand onbeperkt gebruikmaken van de dienst, waarbij u overigens wel banners zult zien en af en toe een reclameboodschap zult horen. Klik op Get Spotify Open. Kies een gebruikersnaam en wachtwoord en vul alle velden in. Klik hierna op Continue.

©PXimport

02. Spotify installeren

Op de volgende pagina kunt u het benodigde programma downloaden, klik op Download. Klik hierna op Download now. Als u de vraag krijgt of u het bestand op wilt slaan of wilt openen, kiest u voor openen om de installatie direct na het downloaden te starten. Krijgt u deze vraag niet, dubbelklik dan na het downloaden op het bestand om met de installatie te beginnen. Klik op Install en binnen een halve minuut is de installatie voltooid. Spotify start vervolgens direct. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Sign in.

©PXimport

03. Het hoofdscherm van Spotify

Wanneer u voor de eerste keer inlogt, dient u akkoord te gaan met de gebruiksvoorwaarden. Klik op I Accept om door te gaan. Als u de Spotify voor de eerste keer ziet, zult u wellicht het gevoel hebben dat u iTunes geopend hebt. Dat is niet gek, de opbouw van het scherm doet er inderdaad wel wat aan denken. Net als bij iTunes hebt u aan de linkerkant een menubalk met daaronder de albumhoes van het nummer dat u afspeelt. Verschil moet er ook zijn: de muziekspeler bevindt zich aan de onderkant van het scherm, waar hij in iTunes aan de bovenkant is geplaatst.

©PXimport

Spotify

Spotify heeft een ongelooflijk uitgebreide muziekdatabase. Zo'n acht miljoen liedjes in alle denkbare genres zijn te beluisteren via deze online muziekdienst, inclusief een enorme collectie klassieke muziek. Spotify heeft dan ook met de vier grote platenlabels én met honderden kleinere maatschappijen afspraken gemaakt en deals gesloten.

De belangrijkste methode om muziek te vinden is natuurlijk door gebruik te maken van het zoekvak linksboven in het scherm. Vul (een gedeelte van) de naam van een artiest, liedje of een albumnaam in en druk op Enter. Binnen enkele seconden krijgt u in het rechtervenster alle zoekresultaten te zien. En in het linkerdeelvenster ziet u uw laatste zoekopdrachten terug.

Als we zoeken op 'Joe Cocker', ziet u aan de rechterkant bovenin de artiestnamen waarin de zoekopdracht voorkomt, daarnaast de albumnamen en in het onderste gedeelte ziet u alle liedjes. Dubbelklikt u op een van de nummers, dan speelt Spotify het betreffende liedje bijna direct af, alsof het nummer op uw harde schijf staat.

©PXimport

04. Muziek selecteren

Niet alleen de tracknaam is aanklikbaar, ook alle andere elementen linken naar andere pagina's, net als bij een website. Klikt u bijvoorbeeld op Joe Cocker, dan krijgt u de artiestpagina te zien, met een overzicht van alle beschikbare albums, singles en verzamelalbums waarop zijn muziek te vinden is. Klikt u op een albumnaam, dan krijgt u een pagina met alle tracks van dat album. Op de overzichtspagina ziet u aan de bovenkant de populairste (meest gedraaide) nummers van deze artiest op Spotify. De populariteit is trouwens achter elk nummer te zien aan het aantal streepjes.

©PXimport

05. Biografieën

Bovenin ziet u diverse tabbladen: Overview (de huidige overzichtspagina), Biography en Related artists. Van de twee laatste tabbladen ziet u ook op de overzichtspagina al een voorproefje. Klikt u op Biography, dan krijgt u een beknopte biografie van de artiest te zien. Het mooie is dat u via de blauwgedrukte namen direct door kunt klikken naar de pagina´s van andere artiesten, albums, platenmaatschappijen enzovoort. Zo is deze Biography-pagina eigenlijk een soort Wikipedia, maar dan voor muziek. Klik gewoon wat heen en weer en u ontdekt al snel nieuwe muziek.

©PXimport

06. Gerelateerde artiesten

Een andere, meer voor de hand liggende manier om in aanraking te komen met nieuwe muziek is via het tabblad Related artists. Hier ziet u de muziek die mensen die naar - in dit geval Joe Cocker - luisteren ook afspelen. Op deze manier vindt u snel muziek die - naar alle waarschijnlijkheid - ook uw goedkeuring kan wegdragen. In dit voorbeeld blijken mensen die naar Joe Cocker luisteren, ook naar Eric Clapton, Tina Turner en Rod Stewart te luisteren. Deze lijst wordt automatisch samengesteld aan de hand van de data van alle gebruikers.

©PXimport

07. Nieuwe aanwinsten

Er komt continu nieuwe muziek uit en de muziekdatabase van Spotify wordt dan ook voortdurend aangevuld. De nieuwste aanwinsten vindt u door in het linkerdeelvenster op What's new te klikken. Klikt u op Top lists dan krijgt u een overzicht van de honderd meest afgespeelde nummers van dit moment, vergelijkbaar met de Top100 van de radio. Ook deze lijst wordt voortdurend bijgewerkt. Klikt u op Feed, dan ziet u de muziek die door uw vrienden gedeeld wordt via Facebook, maar hier komen we later nog op terug.

©PXimport

08. Geschiedenis

Wanneer u een tijdje hebt geluisterd naar muziek via Spotify en u wilt zien welke nummers en artiesten de revue zijn gepasseerd, dan is ook dit geen probleem. Klik aan de linkerkant op Play queue. U ziet hier aanvankelijk de muziek die nog afgespeeld zal gaan worden. Klikt u bovenin op het tabblad History, dan kunt u precies zien welke nummers reeds geweest zijn. Ook hier kunt u weer doorklikken naar de artiesten en de albums van de reeds afgespeelde nummers en kunt u nummers toevoegen aan uw favorieten.

©PXimport

09. Afspeellijsten

Net als met iTunes en andere mediaplayers, kunt u ook met Spotify uw eigen afspeellijsten maken. Klik in het linker deelvenster op + New playlist, kies een naam voor uw afspeellijst en druk op Enter. Nu kunt u muziek toevoegen door nummers vanuit het rechterscherm te slepen naar uw afspeellijst en los te laten. Ook kunt u met de rechtermuisknop klikken op een nummer en kiezen voor Save to <naam van uw playlist>. Iedere lijst kan uit maximaal 10.000 nummers bestaan, wat voor de meeste mensen toch ruim voldoende moet zijn.

©PXimport

10. Favorieten

Wilt u muziek bewaren maar niet direct aan een afspeellijst toevoegen, of dit eventueel nog op een later tijdstip doen? Voeg dan een nummer of een compleet album toe aan uw favorieten. Dit gaat heel eenvoudig: door er een ster aan toe te kennen. Klik met uw rechtermuisknop op een naam van een nummer en kies voor Star. In albumweergave klikt u rechtsboven op het knopje Star om het gehele album toe te voegen. Alle muziek die u op deze manier van een ster voorziet, kunt u afspelen door in het linkervenster op Starred te klikken.

©PXimport

11. Eigen muziek importeren

Hoewel de muziekdatabase van Spotify ontzettend uitgebreid is, kan het natuurlijk toch voorkomen dat sommige muziek niet te vinden is. Gelukkig voorziet Spotify in een mooie importeerfunctie. Klik in het menu linksboven op File, Import Music. U kunt nu losse bestanden importeren vanaf uw harde schijf, maar als u al een bibliotheek hebt opgebouwd in iTunes of Windows Media Player, dan kunt u alles nog sneller importeren. Klik hiervoor op Import iTunes Library dan wel Import Windows Media Player Library. Na het importeren, kunt u in Spotify de ontbrekende nummers toch afspelen.

©PXimport

12. Sociale netwerken

Zoals het een nieuwe dienst in deze tijd betaamt, heeft Spotify ook links naar sociale media. Zo kunt u via Twitter of Facebook laten weten waarnaar u luistert. Klik met de rechtermuisknop op een track en kies voor Send To Facebook... of Send To Twitter... U wordt doorverwezen naar de website van de betreffende dienst, waar u in dient te loggen met uw accountgegevens. Plaats vervolgens het automatisch aangemaakte bericht. Uw vrienden kunnen nu op de link klikken en direct naar het door u gedeelde nummer luisteren. Ze hebben hier wel een Spotify-account voor nodig.

©PXimport

13. Koppeling met Facebook

U kunt Spotify ook koppelen aan Facebook. Klik in het menu linksboven op File, Connect to Facebook en log in met uw Facebook-account. Vink Zorg dat ik blijf aangemeld bij Spotify aan en klik op Aanmelden, Finish. Rechts komt er een kolom bij, genaamd People. Hier ziet u andere mensen die de koppeling met Facebook hebben gemaakt. Klik op een naam om de profielpagina van de betreffende persoon te zien. Hier ziet u welke artiesten en nummers hij of zij het meest afspeelt en welke afspeellijsten hij of zij deelt. Met Subscribe abonneert u zich op zo'n afspeellijst.

©PXimport

14. Muziek doorsturen

U kunt een nummer direct 'sturen' naar andere Spotify-gebruikers. Stel dat u een lekker nummer of album hebt gevonden dat u wilt delen met een specifiek iemand. U klikt met de rechtermuisknop op de naam van het nummer of album, kiest vervolgens voor Send To en dan voor de optie Spotify People. Selecteer de persoon met wie u het nummer wilt delen en u bent klaar. Het nummer of album komt nu in de Inbox van deze persoon terecht. U kunt in uw eigen Inbox instellen dat u alleen de items ziet van mensen die u volgt.

©PXimport

15. Uw eigen radiostation

Spotify heeft ook een radiomodus. Klik links op Radio. Kies een periode en selecteer vervolgens een of meerdere genres. Onderaan worden nu uit de immense database willekeurige nummers op een rij gezet, die achter elkaar worden afgespeeld. Het is wel erg jammer dat u wél meerdere genres kunt kiezen, maar niet meerdere periodes. Wilt u zien welke nummers eraan zitten te komen, dan klikt u aan de linkerkant op Play queue en wilt u zien welke muziek reeds is geweest, dan kiest u daarna op History. Spotify Radio is niet beschikbaar voor Spotify Open, maar pas vanaf het Free account.

©PXimport

16. Betere kwaliteit

Muziek die u via Spotify luistert, wordt gestreamd met 160 kb/s, wat op zich al een redelijke geluidskwaliteit is. Wilt u nog betere kwaliteit, dan bent u aangewezen op een Premium account. Hebt u een Premium account? Vergeet dan niet om deze betere geluidskwaliteit te activeren! Dit doet u via het menu aan de bovenzijde, kies voor Edit, Preferences. Plaats een vinkje voor Enable high bitrate. Scroll naar beneden en klik op Apply om de instellingen op te slaan. Vanaf nu luistert u naar streaming muziek met een maximale bitrate van 320 kb/s.

©PXimport

17. Offline modus

Hebt u Spotify Premium, dan kunt u tot maximaal 3.333 nummers lokaal opslaan. Dit kan handig zijn wanneer u muziek op uw notebook mee wilt nemen en u geen internetverbinding hebt. U kunt afspeellijsten offline beschikbaar maken door er met de rechtermuisknop op te klikken en te kiezen voor Available Offline, of door bovenin het knopje achter Available offline om te schakelen. De nummers worden vervolgens gedownload, de voortgang ziet u linksboven onder het zoekvak. Overigens kunt u de offline nummers alleen afspelen binnen Spotify.

©PXimport

18. Spotify mobile

Als u beschikt over een iPhone of een smartphone met Android of Symbian besturingssysteem, dan kunt u Spotify ook mobiel gebruiken. U hebt hiervoor wel een Premium account nodig, en een mobiele internetverbinding van 2G, 3G of hoger. Wilt u weten of u Spotify op uw smartphone kunt gebruiken, ga dan op de telefoon naar http://m.spotify.com. Hebt u een iPhone, dan kunt u de Spotify-app in de iTunes App Store downloaden. Alles wat u op uw mobiel doet met Spotify wordt gesynchroniseerd met uw Spotify-software op uw (desktop)computer.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).