Freewaremakers zijn meestal enthousiaste computergebruikers die niet programmeren uit winstbejag, maar hun vaardigheden inzetten om iets te verbeteren. Dankzij de gratis programma’s wordt computeren leuker en handiger! We bespreken de beste freeware van dit moment en nieuwe versies van ‘evergreens’.

Tip 01: Gezond

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

We krijgen vrijwel dagelijks te horen dat we gezonder moeten leven maar dat hoeft niet per se te betekenen dat je je in een felgekleurd hansopje op de sportschool moet melden om daar allerlei hedendaagse martelwerktuigen te bestijgen. Gewoon thuis achter de pc kun je ook best aan je gezondheid werken en wel door … te zingen. Zingen maakt endorfines vrij; de stofjes die er in onze hersenen voor zorgen dat we ons prettig voelen.

Nu kun je natuurlijk best zingen onder de douche (vaak een lekkere akoestiek) maar met een heuse orkestband en de tekst voor je neus klinkt het toch al snel een stuk professioneler. We begeven ons dan uiteraard op het terrein van de karaoke en daarin is het programma Karafun een meester. Karafun speelt midi-muziekbestanden in mid- en kar-formaat maar ook het kwalitatief veel betere cdg/mp3-formaat (tekst en hoogwaardige audio). Deze kun je tegen betaling van Karafun betrekken maar ze zijn ook her en der op internet te vinden. Heb je een nummer waarmee je de show wilt stelen, dan kun je met Karafun zelfs toonhoogte en tempo aanpassen. Ook een geheide hit op feestjes.

©PXimport

Tip 02: Treurbuis

Geschikt voor: elk systeem

Toen Gerrit Komrij een jaartje dienstdeed als tv-recensent introduceerde hij het toepasselijke woord ‘treurbuis’ om aan te duiden dat het vaak droevig gesteld was met het niveau van de vaderlandse tv. Maar goed, soms is er natuurlijk wél iets aardigs en dan is het ondanks alle technische mogelijkheden van terugkijken toch prettig om te weten wanneer precies.

Omdat we de programma’s van de NPO al via onze belastingaanslag hebben gefinancierd en die van RTL c.s. via ons boodschappenmandje, gaan we natuurlijk geen geld uitgeven aan een omroepblad. Geheel in de freeware-geest surfen we dan ook naar het sublieme en toepasselijk genaamde www.tvgids.tv. Hier kunnen we per zender, tijdstip of genre door het aanbod navigeren; klikken we op een uitzending, dan weet de site daar vaak allerlei wetenswaardigs over te melden. Wie gebruikmaakt van een tweede scherm vindt hier ook vaak Twitter-hashtags, links naar programma-sites en naar oude afleveringen indien beschikbaar. Behalve via de site kun je de informatie van tvgids.tv ook benaderen via apps voor onder andere iPhone, iPad, Android en Windows.

©PXimport

Tip 03: Licht-zinnig

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

Het fotograferen in raw-formaat is allang niet meer voorbehouden aan mensen met hele dure spiegelreflexcamera’s. Niet alleen bieden tegenwoordig veel eenvoudiger camera’s deze mogelijkheid maar het kan – doorgaans via een extra app – zelfs met sommige smartphones. Om vervolgens het beste uit deze raw-beelden te halen is uiteraard software nodig. Professionals kiezen vaak voor het commerciële Lightroom van Adobe maar gratis kunnen we ook de prachtigste dingen doen met een programma als Lightzone. Het aardige van Lightzone is dat het een trouwe groep ontwikkelaars heeft die regelmatig voor een nieuwe versie zorgen en Lightzone een continuïteit geven waaraan zelfs sommige commerciële producten niet kunnen tippen.

De werkwijze van Lightzone – dat naast heel veel raw-formaten uiteraard ook gewoon je jpeg’je te lijf kan – is zo gemaakt dat een minimum aan theoretische kennis nodig is terwijl de gebruiker toch een maximum aan instellingsmogelijkheden heeft. Lightzone biedt allerlei presets die je naar believen kunt stapelen en helemaal naar je hand kunt zetten. Binnen zo’n stapel bewerkingen kun je willekeurige stappen ongedaan maken, wat uiteraard uitnodigt tot volop experimenteren met dit heerlijke programma.

Let op: downloaden kan pas na registratie.

©PXimport

Tip 04: Overzichtelijk

Geschikt voor: Windows XP, Vista, 7, 8.x, 10

Er zijn heel wat programma’s waarmee je het schijfgebruik op losse partities kunt bepalen. Minder programma’s bieden de mogelijkheid om de gehele pc onder de loep te nemen. WinDirStat behoort tot de uitzonderingen die dat wel kunnen en dat levert interessante inzichten op. Zo had WinDirStat een kwartiertje nodig om uit te vinden dat onze test-pc maar liefst anderhalf miljoen items bevat verdeeld over zo’n 150.000 mappen. Het is misschien nog maar 25 jaar geleden dat de gemiddelde multinational zich niet zou schamen voor dergelijke aantallen op zijn mainframe-computer.

Natuurlijk weet WinDirStat nog heel wat meer te melden, bijvoorbeeld dat we 1,2 TB aan mp3’tjes lokaal hebben opgeslagen maar slechts 168 GB aan programma’s (exe).

WinDirStat toont ons een plattegrond waarop we door middel van kleurtjes al die bestandstypen kunnen terugvinden en waarbij we aan de grootte van de blokken meteen de ruimtevreters eruit kunnen pikken. Die kunnen we vervolgens aanklikken om ze op schijf te identificeren.

Vanuit dit overzicht kunnen we naar de bijbehorende map in Verkenner of in de commandoprompt om een actie uit te voeren. En … dit moois is Nederlandstalig.

©PXimport

Tip 05: Transparant

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

Sinds versie 10 van Windows kunnen we een beetje zien wat er precies in ons netwerk gebeurt maar een gedetailleerd beeld krijg je alleen als je heel diep in het systeem duikt. Gelukkig zijn er programma’s die ons het leven een stuk makkelijker maken en een van die programma’s is Glasswire. De naam geeft al aan wat het doel ervan is: het zo transparant mogelijk maken van je netwerkverkeer.

Direct na het starten verschijnt de ene na de andere pop-up die ons vertelt met welke externe bron onze pc voor het eerst contact heeft sinds Glasswire de verbindingen bewaakt. Vervolgens kunnen we in het hoofdvenster van het programma in detail zien om wat voor verkeer het precies gaat. En als we ‘detail’ zeggen dan bedoelen we ook detail. Glasswire toont bijvoorbeeld precies hoeveel netwerkverkeer heeft plaatsgevonden en via welk protocol (http voor web, dns voor het opzoeken van domeinnamen enzovoort). Ook kunnen we deze gegevens per toepassing opvragen en heeft een toepassing contact met meerdere externe bronnen (zoals je browser die met meerdere sites heeft gecommuniceerd) dan kun je die ook allemaal terugvinden.

Met Glasswire kun je ook een machine op afstand bewaken.

©PXimport

Tip 06: Oud & Nieuws

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

Het downloaden van muziek, series en films is nog altijd een populaire bezigheid en dat is niet gek als je bedenkt hoe pover het legale aanbod is – zeker als het om beeld gaat. Qua muziek zijn streamingdiensten behoorlijk goed gesorteerd maar de streaming-markt voor films en series is vooralsnog hopeloos incompleet en verouderd: op Netflix vind je bijvoorbeeld niet de allernieuwste bioscoopfilms of de populaire series van HBO. Downloaden via torrents blijft een optie, al hebben veel mensen officieel geen toegang meer tot The Pirate Bay, maar de nieuwsgroepen zijn ook nog altijd zeer aantrekkelijk. En om te weten wat voor moois daar dan voorbijkomt hebben we Spotnet. Nee, niet de nieuwe 2.0 maar Spotnet Classic die ook nog steeds wordt bijgewerkt en inmiddels toe is aan versie 1.9.0.5. Wie beschikt over een provider met toegang tot nieuwsgroepen of een abonnement bij een gespecialiseerde aanbieder, kan direct vanuit Spotnet van alles en nog wat downloaden wat door andere gebruikers in de nieuwsgroepen is aangetroffen (gespot) of geplaatst. Pas als er een Spotify voor films en series is, zal het fenomeen ‘downloaden’ zijn charme verliezen.

©PXimport

Tip 07: Wijze woorden

Geschikt voor: Windows XP, Vista, 7, 8.x, 10

In Nederland kennen we Jan Salie als scheldnaam voor een niet al te doortastend figuur. Het kruid waarnaar deze Jan is genoemd heet in het Engels ‘sage’ en in die taal betekent dat curieus genoeg ook ‘wijze’. Hoe wij dat weten? Dankzij een van de allerbeste digitale Engelse woordenboeken die er maar zijn; het toepasselijk genaamde en ook nog eens kosteloze The Sage VII.

De specificaties van dit woordenboek liegen er niet om. Het woordenboek heeft een index met zo’n 250.000 termen en van circa 80.000 daarvan kent het ook de oorsprong (etymologie). Het woordenboek geeft zo’n 60.000 gebruiksvoorbeelden en kent bijna twee miljoen verbanden tussen woorden in de vorm van synoniemen (zelfde betekenis), antoniemen (tegengestelde betekenis), hyperoniemen (meeromvattende woorden), hyponiemen (minder omvattende woorden) en meer. Wie zijn komende sinterklaasgedicht eens in het Engels wil proberen kan terecht bij de uitgebreide rijmwoordenlijst en voor de puzzelliefhebbers kent The Sage anagrammen.

Behalve gewoon zoeken ondersteunt The Sage jokertekens en als het programma het ook niet weet is er altijd nog de ingebouwde online-zoekfunctie voor onder andere Wiktionary.

©PXimport

Tip 08: Datastroom

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

Sinds de uitvinding van het bittorrent-protocol is het gebruik ervan gigantisch gegroeid, niet alleen binnen het grijze gebied waarin films en dergelijke worden gedownload of gestreamd, maar ook in allerlei meer reguliere toepassingen. Logisch, want het idee is razendslim: door fragmentjes van bestanden met veel gebruikers uit te wisselen kan iedereen snel iets downloaden zonder dat ergens één centraal systeem zwaar wordt belast.

Het downloaden van torrents gebeurde jarenlang veel met het populaire MicroTorrent maar dat ging onder andere reclames tonen waarop niemand zat te wachten en dus maakten hobbyisten qBittorrent dat vrijwel het zelfde uiterlijk heeft en misschien nog wel meer functies.

Met qBittorrent kun je eenvoudig gedownloade torrent-bestanden inlezen om vervolgens de bijbehorende download binnen te harken. Het kan echter ook via nog handiger ‘magnet links’ die op veel torrent-sites te vinden zijn. Tijdens het downloaden kun je precies zien welke onderdelen al geheel binnen zijn en heb je volledige controle over het downloadproces. Zo kun je taken pauzeren of de snelheid ervan begrenzen. Ook kun je bij gelijktijdige downloads prioriteiten aanpassen.

©PXimport

Tip 09: Ge-oor-dend

Geschikt voor: Windows XP, Vista, 7, 8.x, 10

Er bestaan vele programma’s om je muziekverzameling te beheren, variërend van zeer eenvoudig tot buitengewoon uitgebreid. Veel van die programma’s bieden volop mogelijkheden om bestanden automatisch (via internet) te taggen maar zijn dan weer minder sterk wanneer de collectie doorzocht moet worden. In die categorie scoort nu juist Song Director weer erg goed.

Song Director is een lekker eenvoudig beheerprogramma dat uit de voeten kan met collecties van honderdduizenden nummers. Hoewel je binnen Song Director nummers handmatig kunt taggen en zelfs van afbeeldingen kunt voorzien, is het toch primair een database-programma. Dat wil zeggen dat het prettig is als de belangrijkste tags (titel, artiest, album enzovoort) al aanwezig zijn. Je kunt Song Director dan gebruiken om allerlei aanvullende informatie vast te leggen in het eigen systeem van het programma. Denk bijvoorbeeld aan dirigent of solisten bij klassieke muziek of muzikanten bij jazz.

Je kunt zelf categorieën maken en daar nummers of albums aan toewijzen en uiteraard kun je ook afspeellijsten maken. Vooral prettig zijn de zoek- en filterfuncties die je kunt loslaten op alle velden van de database.

©PXimport

Tip 10: Luistergenot

Geschikt voor: Windows XP, Vista, 7, 8.x, 10, Android

Het hiervoor besproken Song Director is een uitstekend programma om grote muziekverzamelingen te beheren maar als het op afspelen aankomt is het wel een zeer sober geheel. Windows eigen muziekspeler oogt nog smeuïger. Maar ook die haalt het niet bij AIMP.

AIMP doet wel een beetje denken aan het ooit oppermachtige Winamp en kan zelfs uit de voeten met enkele van de plug-ins van die ouwe rot. AIMP beschikt echter zelf ook over een riante collectie plug-ins om de toch al uitstekende functionaliteit nog verder uit te breiden met bijvoorbeeld het ophalen van songteksten.

Wat vooral opvalt, is de geluidskwaliteit die AIMP produceert. Het programma leest een enorm aantal audioformaten maar zelfs eenvoudige mp3’tjes klinken al fantastisch. Dat komt mede omdat AIMP naast DirectSound ook ASIO en WASAPI ondersteunt en over allerlei ingebouwd gereedschap beschikt om de geluidskwaliteit te optimaliseren. Wie in een speelse bui is kan zelfs allerlei filters toevoegen zoals galm of echo en wie graag meezingt met nummers vindt in AIMP de beste stemverwijderaar die we tot nu toe zijn tegengekomen (in elk geval voor mannenstemmen). Kortom: luistergenot in optima forma.

©PXimport

Tip 11: Klik!

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

De werkkamer van de een is een toonbeeld van opgeruimdheid terwijl bij de ander her en der stapels boeken, mappen en papieren liggen die voor de buitenstaander chaotisch ogen. De gebruiker van die ‘rommelige’ kamer ziet dat anders; hij weet precies waar alles ligt en vindt zijn domein de geordendheid ten top.

Met onze virtuele werkplek – het Bureaublad – is het al niet anders: de een kwakt zijn vensters op een willekeurige plek neer terwijl de ander ze strak in het gelid wil hebben. Behoor je tot die laatste categorie, dan is AquaSnap Personal het uitgelezen gereedschap. Met AquaSnap kun je snel en gemakkelijk vensters aan een schermrand plakken (docken) of ze uitrekken tot schermhoogte of -breedte. Daarnaast biedt het programma de mogelijkheid om vensters een instelbare mate van transparantie te geven en om te zorgen dat bepaalde vensters altijd bovenop blijven. En om het werken met AquaSnap nog meer te vergemakkelijken kunnen al deze functies worden aangeroepen door middel van sneltoetsen.

Zoals de naam al zegt is deze versie van AquaSnap voor persoonlijk gebruik. Er is ook een professionele met wat meer mogelijkheden voor 18 dollar.

©PXimport

Tip 12: Omgerekend

Geschikt voor: Windows XP, Vista, 7, 8.x, 10, iOS

Er zijn tegenwoordig heel veel sites waar je eenheden kunt omrekenen maar uiteraard moet je het daar maar doen met het aanbod. Nee, dan Converber … Dit piepkleine programma biedt van zichzelf al een absurd aantal conversies in tientallen categorieën maar je kunt daarnaast eenvoudig je eigen conversies toevoegen.

In een zo groot aanbod is het uiteraard makkelijk verdwalen en dus kun je ook favorieten opgeven. En die categorieën? Dat varieert van alledaagse zaken zoals lengte en gewicht tot meer exotische zoals bloedsuikergehalte of Romeinse cijfers.

Vanuit Converber kun je direct de rekenmachine van Windows aanroepen maar je kunt ook je eigen favoriet opgeven.

©PXimport

Gevaarlijk?

Niet te snel klikken

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).