Windows 10 is alweer een tijdje beschikbaar. Wanneer komt versie 11, vraag je je wellicht af. We werpen een blik in de toekomst van Windows. Welke nieuwigheden kun je verwachten, en is er een mogelijkheid om er nu al mee aan de slag te gaan? Wij maken de stand van zaken op en laten zien hoe je nu al met de toekomst kunt kennismaken.

Tip 01: Windows 11, 12 …

Vroeger zag het Windows-leven er simpel uit: Windows 95 raakte op leeftijd, en werd opgevolgd door Windows 98 en vervolgens Windows Vista. De populariteit van Vista bleek matig, dus al na enkele jaren zag opvolger Windows 7 het levenslicht. Die versie bleek wel geliefd, maar toch zag Microsoft reden voor een nieuwe versie: Windows 10. Dit OS is alweer flink wat jaren op de markt, dus kunnen we binnenkort Windows 11 tegemoet zien?

Zo eenvoudig is het niet meer. Microsoft richt zich nu steeds meer op het ‘Windows-as-a-service’-model. Dat servicemodel stelt Microsoft in staat om Windows 10 te blijven vernieuwen, en maakt het daarmee in theorie overbodig om een nieuwe ‘11’-versie uit te brengen. Regelmatig – nu is dat twee keer per jaar – brengt Microsoft een grote update voor Windows 10 uit. Dat gebeurt in het voorjaar en in het najaar. Die updates bevatten zowel kwaliteitsverbeteringen als nieuwe functies. Dat zorgt ervoor dat Windows 10 ten opzichte van de eerste uitgave in 2015 flink is veranderd en niet meer te vergelijken is met de oorspronkelijke release.

©PXimport

Tip 02: Windows Lite

De geruchten gaan al langere tijd, en het lijkt erop dat Windows 10 uiteindelijk een lichtgewicht broertje krijgt. Windows Lite is gericht op lichtere computers (denk aan Chromebooks-achtige apparaten) en is ontwikkeld om zo compact mogelijk te zijn. De gebruikersomgeving wijkt waarschijnlijk af van de kenmerkende Windows 10-omgeving. Bijvoorbeeld door het zoekvak prominenter te maken en in één oogopslag alle beschikbare apps in een venster te presenteren.

Dat is ook direct een ander belangrijk kenmerk: Windows Lite kan waarschijnlijk niet alle traditionele Windows-programma’s uitvoeren, maar richt zich op de apps uit de Microsoft Store: de Universal Web Apps. Het heeft op dat gebied dan ook wat weg van Windows 10 S en het eerdere Windows RT. Ook Progressive Web Apps (apps die intensief gebruik maken van webelementen) worden ondersteund.

Er zijn nog geen tastbare versies uitgelekt, maar op internet zijn inmiddels verschillende ‘mock-ups’ verschenen. Ook is het nog niet bekend of de versie de ‘Windows’-naam krijgt, of dat het een andere naam krijgt. Bovendien is het nog niet duidelijk of je deze Windows-versie straks los kunt kopen, of dat het alleen hardwarefabrikanten wordt voorgeïnstalleerd op apparaten die hier specifiek voor zijn ontwikkeld. Het besturingssysteem richt zich op apparaten die je direct kunt inschakelen en altijd online zijn. We verwachten deze zomer meer duidelijkheid over het bestaan en de beschikbaarheid van ‘Windows Lite’.

©PXimport

Tip 03: Windows Core OS

Met betrekking tot de toekomst van Windows kun je niet om het project Windows Core OS heen. Op dit moment bestaan er verschillende versies van Windows 10, voor verschillende apparaten. Zo draait Windows 10 op pc’s en laptops, maar is er ook een Windows 10-variant voor de HoloLens en eentje voor de Xbox. Hoewel ze allemaal Windows 10 heten, gaat het hier om grotendeels unieke besturingssystemen die specifiek voor het apparaat zijn ontwikkeld.

Er zijn weliswaar gemeenschappelijke elementen, maar een groot deel is nog steeds ontwikkeld voor het specifieke apparaat waarop de versie van Windows draait. Dat is natuurlijk omslachtig. Om een specifieke functie van Windows 10 naar een andere versie van Windows 10 over te hevelen, hebben de makers nu vaak nog aardig wat tijd nodig. Dat moet anders, en daarvoor is Windows Core OS in het leven geroepen.

Met Windows Core OS wordt een gemeenschappelijke basis voor Windows ontwikkeld, ongeacht het apparaat waarop Windows straks draait. Deze basis kan telkens als uitgangspunt worden genomen om een nieuwe versie van Windows te maken, bijvoorbeeld voor een toekomstig apparaat. Deze modulaire aanpak stelt de makers in staat om componenten van het ene apparaat te hergebruiken binnen de versie van Windows voor een ander apparaat. Je kunt Windows Core OS niet ‘los’ kopen: het is de naam voor de basis van Windows.

Tip 04: Eén omgeving

Slim componenten onder de motorkap gebruiken is één, maar ook op het gebied van de gebruikersomgeving vallen nog stappen te nemen. Ook voor het uiterlijk streven de makers naar één uniforme basis. Dit project noemt men Composable Shell, vaak afgekort tot CShell. Zo hoeven de ontwikkelaars maar één keer een onderdeel te maken, en kunnen zij dit naderhand op verschillende apparaten gebruiken. Neem als voorbeeld het Actiecentrum, dat je kent van Windows 10 op de desktopcomputer. Maak je gebruik van Windows 10 op een Xbox en sluit je een muis en toetsenbord aan, dan kan Windows ervoor kiezen om de desktopomgeving te laden, inclusief het vertrouwde Actiecentrum dat je van Windows op de desktop kent. Het onderdeel wordt dan hergebruikt en hoeft niet te worden nagemaakt voor de Xbox.

Microsoft experimenteert nu al met verschillende versies gebaseerd op Windows Core OS. Volgens nieuwssite Windowscentral.com zou Microsoft al drie concrete projecten draaien. De eerste is codenaam ‘Santorini’ (ook bekend als Windows Lite, zie tip 02), die bijvoorbeeld op toekomstige opvouwbare apparaten kan draaien. Het tweede project – ‘Aruba’ – draait op de Surface Hub 2X: een groot touchscreen dat vooral in bedrijven kan worden gebruikt activiteiten zoals videovergaderen en samenwerken. Tot slot is er ‘Oasis’. Deze variant van Windows Core OS zou zich richten op mixed reality-toepassingen, zoals de Microsoft HoloLens-bril.

©PXimport

Updaten zonder wachten

Tip 05: Windows Insider

Je kunt weliswaar nog niet aan de slag met Windows Core OS, maar wél met toekomstige Windows 10-versies. Microsoft heeft hiervoor een apart programma: het Windows Insider-programma. Als je je hiervoor hebt aangemeld, krijg je op regelmatige basis nieuwe Windows-versies aangeboden. In ruil hiervoor vraagt Microsoft je om feedback te geven. Zie je bijvoorbeeld een fout, dan kun je gebruik maken van een feedback-app om dit aan de makers door te geven. Je vindt de Insider-opties in het instellingenvenster van Windows. Druk op Windows-toets+I. Open het onderdeel Bijwerken en beveiliging en ga naar Windows Insider-programma. Klik nu op Aan de slag. Hierna koppel je een account. Klik op Een account koppelen en geef een Microsoft-account op. Nadat je je hebt aangemeld, wordt de computer bij Microsoft aangemeld als testcomputer en ontvang je de nieuwste builds via Windows Update.

Hoe vaak je een nieuwe versie ontvangt, is afhankelijk van de ‘ring’ waaraan je je koppelt. Er is een snelle ring en een langzame ring. Kies je voor de langzame ring, dan ontvang je een of twee keer per maand een update. Deze updates hebben meer tijd gehad om te worden getest door de leden van de snelle ring. Want kies je voor de snelle ring, dan ontvang je een of twee keer per week een update. Je ziet dan écht als eerste de nieuwste updates en de richting waarin de ontwikkeling zich begeeft. Wil je liever niet te veel risico, dan kun je ook kiezen voor de optie Release Preview. Daarbij maak je gebruik van een stabiele versie van Windows, maar krijg je een blik op de nieuwe apps, stuurprogramma’s en andere kleinere updates. Een Engelstalige beschrijving van deze ringen vind je op de Windows Insider-pagina. Tot slot is er nog de optie Overslaan: hierbij sla je de huidige reeks testversies van Windows over, en ga je direct naar de volgende versie van Windows. Dat is uiteraard alleen mogelijk als het ontwikkelteam hiermee al aan de slag is.

©PXimport

Tip 06: Codenamen

Wil je weten met welke toekomstige Windows-versie je te maken hebt? Dan is het handig om op de hoogte te zijn van de namen die Microsoft aan de ontwikkelversies geeft. Voorheen werden nieuwe Windows-versies die in ontwikkeling waren aangeduid met de codenaam ‘Redstone’. Zo had je bijvoorbeeld Redstone 3, Redstone 4 en Redstone 5. Van die naamgeving is inmiddels afscheid genomen. Voor nieuwe versies van Windows 10 die in ontwikkeling zijn, gebruikt de softwaremaker voortaan 19H1, 19H2, enzovoort. Hierbij geeft het eerste getal het jaar van uitgave aan, en H1 in welke helft van het jaar de uitgave plaatsvindt. Op het moment van schrijven zijn de makers begonnen met de versie 20H1, die in de eerste helft van volgend jaar wordt uitgebracht. Een opvallende stap, omdat er nog geen signalen zijn opgedoken van versie 19H2, die uiteraard eerder het levenslicht zal zien en al in de tweede helft van 2019 wordt uitgebracht. De ontwikkelaars hebben 20H1 al eerder aan de bètatesters gegeven omdat deze versie meer functies bevat die langer moeten worden getest. In de lente van 2019 wordt versie 19H2 alsnog aan de Insider-deelnemers gepresenteerd om te worden getest voor de release in de tweede helft van dat jaar. Wil je controleren welke versie van Windows je momenteel gebruikt? Open het Startmenu en typ Winver, gevolgd door een druk op Enter. In het nieuwe venster lees je bovenin welke versie je gebruikt.

©PXimport

Tip 07: Afmelden Insider

Het is niet mogelijk om tussentijds uit een Windows Insider-traject te stappen om met behoud van gegevens terug te keren naar de huidige reguliere Windows-versie. Er is één moment waarop je je wel probleemloos kunt terugtrekken en dat is zodra de huidige Insider-versie kandidaat is om te worden uitgeroepen tot definitieve versie. Dan maak je immers gebruik van de versie die ook met de rest van de buitenwereld wordt gedeeld. Juist dat moment geeft je de gelegenheid om je uit te schrijven uit het Insider-programma. In het instellingenvenster van het Windows Insider-programma zet je de schuif op Aan bij de optie Schrijf dit apparaat uit voor flighting wanneer de volgende grote release van Windows 10 is geïnstalleerd. Doe dit wel op tijd: mis je de periode, dan ontvang je weer een opvolgende testversie van Windows 10 en ben je weer gebonden aan het uitzitten van de rit.

©PXimport

Tip 08: Veilig proberen

Je kunt de testversies van Windows beter niet op de computer installeren die je dagelijks gebruikt. Het gaat immers om testversies, die nog niet uitvoerig zijn gecontroleerd en waarvan de kwaliteit van versie tot versie wisselt. Bovendien is het teruggaan naar de huidige versie van Windows – bijvoorbeeld wanneer je bent uitgekeken op de testversies – niet mogelijk zonder dat je Windows 10 opnieuw moet installeren. Eenvoudig tussentijds terugkeren naar de oorspronkelijke situatie met behoud van je gegevens is er dus niet bij.

Een goede manier om alsnog probleemloos toekomstige Windows-versies uit te proberen is het gebruik van een virtuele machine. Hierbij installeer je de Insider-versie van Windows in een afgebakend gedeelte van je computer en kun je het besturingssysteem proberen wanneer je wilt. Ben je klaar, dan sluit je het venster met de testversie van Windows en keer je weer terug naar je stabiele Windows-versie. Een goed programma waarmee je de Insider-versie kunt virtualiseren in een virtuele machine is Oracle VM VirtualBox.

©PXimport

Tip 09: Losse ISO’s

Kies je ervoor om de Insider-versie in een virtuele machine te installeren, dan kun je dit het beste doen door direct de Windows Insider-versie te installeren in de virtuele machine, op basis van een ISO-bestand. Op de site van Microsoft vind je ISO-bestanden van recente Insider-versies. Bij Select edition kies je de gewenste testversie, bijvoorbeeld Windows 10 Insider Preview (Slow). Klik op Confirm. Het ISO-bestand wordt nu voor je klaargezet, waarna je het kunt downloaden. Het ISO-bestand (in het Nederlands door Windows ook wel schijfkopiebestand genoemd) vormt de basis voor je virtuele machine. Open VirtualBox en kies voor Machine, Nieuw. Loop door de stappen van de wizard om een nieuwe virtuele machine te maken. Zodra de machine is gemaakt, selecteer je deze in het hoofdvenster van VirtualBox en klik je op Starten. De virtuele machine start nu, maar kan uiteraard nog geen besturingssysteem vinden. Zodra de melding verschijnt, selecteer je het zojuist binnengehaalde ISO-bestand. De Insider-versie wordt opgestart en Setup wordt geladen. Nadat je de installatie hebt afgerond, beschik je over een virtuele machine met de nieuwste Insider-versie.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).