Je iPhone en iPad maken net als veel andere apparaten deel uit van je alsmaar groeiende thuisnetwerk. Onderling kunnen deze IOS-apparaten prima communiceren, via bijvoorbeeld iCloud om documenten en berichten uit te wisselen. Maar er is meer mogelijk. Wij laten zien hoe je andere apparaten in het netwerk benadert, zoals je Mac, de pc, een fileserver, ja zelfs de televisie.

Met een iPhone of iPad kun je sinds iOS versie 4.2 gewoon iets op je printer afdrukken. Voor die tijd was je voor printwerk op een computer aangewezen. Nu kun je dus een document in Pages, bericht in Mail, of webpagina in Safari eenvoudig op papier zetten, rechtstreeks vanaf je mobiele gadget. Dat gebeurt meestal door in het betreffende programma op het pictogram te tikken waarmee je iets opslaat of met anderen deelt. In bijvoorbeeld Safari is dat een rechthoekje waaruit een pijltje steekt. Daar vind je de optie Druk af. In Mail tik je weer op het pictogram van een naar links buigende pijl, terwijl je in Pages op het gereedschapspictogram tikt en daarna op Deel en druk af.

©PXimport

Vanuit steeds meer apps op je iPhone en iPad kun je iets afdrukken.

Veelzijdige Mac printer

Heb je een mooie printer aangesloten op je Mac? Dan kan die eenvoudig gedeeld worden met andere Macs in het netwerk. Ga naar Systeemvoorkeuren / Delen, zet Printerdeling aan en vink de gewenste printer(s) aan. Op een ander Mac voeg je de gedeelde printer vervolgens eenvoudig toe via Systeemvoorkeuren / Afdrukken en scannen. Je kunt er vanaf dan draadloos op printen. Zelfs vanaf een pc met Windows kan de printer die aan je Mac hangt draadloos benaderd worden. Wel moet je dan eerst het gratis programma Bonjour Print Services for Windows van Apple installeren (http://support.apple.com/kb/DL999). De printer wordt dan vanzelf gevonden.

©PXimport

Schakel printerdeling in om een lokale printer vanaf andere Macs en Windows pc’s beschikbaar te maken.

Printer instellingen

Zodra je op je IOS-apparaat Druk af kiest zijn er een klein aantal instellingen waaraan je mag sleutelen. Altijd is het aantal exemplaren aan te geven. Daarnaast in programma’s zoals Pages en Keynote welke pagina’s je wilt afdrukken. Dat is het eigenlijk wel. Het is allemaal heel eenvoudig gehouden. Uiteraard is er een mogelijkheid om een printer te selecteren. Je iPhone of ipad zoekt zelf op het draadloze netwerk welke printer of printers er beschikbaar zijn en toont de namen op het scherm.

Er is geen mogelijkheid om zelf een extra printer toe te voegen. Dat betekent dat niet zomaar elke printer gebruikt kan worden. Je hebt er echt eentje nodig die Apple’s AirPrint ondersteunt. Alleen dan kan je iPhone of iPad (of een iPod Touch) de printer opsporen en er draadloos een afdrukje op maken.

©PXimport

Dankzij AirPrint wordt de printer helemaal vanzelf gevonden en herkend.

AirPrint ondersteuning

Gelukkig zijn er tegenwoordig enorm veel printers te koop met AirPrint ondersteuning. Allereerst natuurlijk die van Apple zelf, maar ook andere fabrikanten voegen het vaak aan hun draadloze printermodellen toe. Ga je binnenkort op zoek naar een nieuwe printer en wil je er draadloos vanaf je IOS-apparaten op printen, dan is dit zeker iets om op te letten.

Ben je nog niet aan vervanging toe en zit er geen AirPrint mogelijkheid op jouw printer, dan is het een idee om in de app store rond te snuffelen of de fabrikant misschien een eigen print-app beschikbaar stelt. Daarmee kan dan alsnog draadloos geprint worden, vanuit die ene app athans. Vaak zijn er dan ook wel wat instelmogelijkheden, zoals de papiersoort en kan er zelfs een scanmogelijkheid zijn als het om een all-in-one gaat.

©PXimport

Printerfabrikanten stellen vaak zelf een app beschikbaar waarmee geprint kan worden, ook als er geen AirPrint op de printer zit.

Vrij als een vogel met iCloud

Dankzij iCloud kun je heel makkelijk documenten bewerken op een apparaat naar keuze. Het mooie is dat een document waaraan je op het ene IOS-apparaat werkt, enkele tellen later al volledig bijgewerkt op al je andere IOS-apparaten te zien is. Mits er een internetverbinding is natuurlijk. Zo kun je bijvoorbeeld thuis op een iPad aan een document in Pages werken en nog terwijl je de deur uitloopt is de bijgewerkte versie op je iPhone aanwezig. Onderweg kun je het rustig nalezen, of je werkt het verder uit en zult het even later thuis uiteraard volledig bijgewerkt op je iPad aantreffen. De Mac speelt sinds OS X Mountain Lion ook een grote rol in dit verhaal. Vroeger moest je een document via Safari zelf uit iCloud ophalen en na bewerken handmatig weer terugzetten. Dankzij de nieuwste OS X versie kun je altijd en overal je documenten (en meer) bekijken en aanpassen op al je Apple apparaten.

©PXimport

In de nieuwe OS X Mountain Lion is iCloud veel beter geïntegreerd met je Mac.

Al je bestanden bereikbaar

Via iCloud kun je allerlei documenten eenvoudig tussen je Apple-apparaten delen. Dat neemt niet weg dat je met een iPhone of iPad eigenlijk ook bij al je lokale bestanden wilt kunnen, dus die op een pc, Mac, of op een netwerkschijf staan. Niet alleen je documenten, maar ook muziek, boeken, foto’s, films, enzovoort. Dat is heel goed mogelijk door de opslagruimte van je computer of de netwerkschijf te delen met het thuisnetwerk.

Om mappen op je Mac bereikbaar te maken vanaf je mobiele gadgets, ga je naar de Systeemvoorkeuren en kiest het onderdeel Delen. Zet vervolgens een vinkje bij Bestandsdeling. Mocht je niets kunnen wijzigen, dan is er vast een slotje onderin dit venster te zien. Klik erop om het te ontgrendelen. Je hebt hier wel een beheerdersaccount voor nodig.

©PXimport

Schakel bestandsdeling op de Mac in zodat je er met je iPhone en iPad bij kunt.

Lees op de volgende pagina verder over de vele netwerkmogelijkheden van iOS...

Mappen op de Mac delen

Vervolgens geef je aan welke mappen je met welke gebruikers wilt delen en welke rechten ze hebben, zoals lezen of lezen en schrijven. Een beheerdersaccount zal straks wel gewoon alles op deze Mac mogen benaderen.

Klik in dit venster ook even op de knop Opties. Daar bevinden zich twee belangrijke instellingen. Staat er een vinkje bij Deel bestanden en mappen via AFP, dan is bestandsdeling met andere Mac-systemen op eenvoudige wijze mogelijk. Zet echter ook een vinkje bij Deel bestanden en mappen via SMB (Windows). Dat is doorgaans nodig om vanaf een iPad of iPhone naar je Mac te gaan. Zoals de naam al aangeeft kun je de Mac dan ook benaderen vanaf een Windows computer in je thuisnetwerk. Vink tot slot aan voor welke gebruikersnamen de SMB-deling is toegestaan.

©PXimport

Schakel ook smb-deling in, zodat je vanaf elk platform bij je bestanden kunt.

Breed in beeld

Muziek, foto’s en films kan je nog prettiger bekijken en beluisteren door je breedbeeld televisie en hifi geluidsinstallatie te gebruiken. Allereerst kan dat door je iPhone of iPad met een eenvoudige kabel aan te sluiten. Daar zijn handzame VGA- en HDMI-adapters van Apple voor verkrijgbaar, zodat je met een standaardkabel die je vast al in huis hebt prima uit de voeten kunt. Nog comfortabeler wordt het met Apple TV. Dit vernuftige kleine kastje sluit je op de installatie aan en vervolgens stuur je alles heerlijk draadloos over. Dus dan kun je gewoon lekker op de bank blijven zitten en toch alles comfortabel bedienen. Sinds de iPad2 en iPhone 4S kan zelfs de volledige scherminhoud naar het televisiescherm gespiegeld worden, zodat je nu echt alles in het groot kunt bekijken. Ook je apps en games dus. Je Mac met OS X Mountain Lion kan dit trouwens ook.

©PXimport

Bekijk het breed op je televisie. Aansluiten kan met een adapter en een kabeltje, maar draadloos is het nog leuker dankzij Apple TV.

Bladeren en streamen

Nu bestandsdeling op de Mac is ingeschakeld, kun je met een iPhone of iPad gewoon bij je lokale bestanden komen. Er zijn talloze apps verkrijgbaar om door je bestanden te bladeren, foto’s te bekijken, muziek af te spelen, of films te streamen. We nemen de app FileBrowser (4,49 euro) als voorbeeld om te illustreren hoe je eenvoudig de gedeelde mappen op je computer benadert.

Start de app, ga naar het tab Locaties en tik op het plusteken. Kies het soort apparaat en geef in het veld Adres de netwerknaam van je Mac op. Die naam is (op de Mac) te vinden bij Systeemvoorkeuren / Netwerk. Klik op Geavanceerd. Op tabblad WINS staat bij het veld NetBIOS-naam de netwerknaam vermeld. Stel dat onze machine MijnMac heet, dan vul je in FileBrowser de tekst MijnMac of //MijnMac in (dat mag ook in kleine letters) bij het veld Adres. Tik daarna rechts bovenin op Bewaar. Overigens is bij Systeemvoorkeuren / Delen op je Mac nog een andere computernaam te vinden bovenin het venster. Die heeft als achtervoegsel .local en mag je eventueel ook gebruiken (bijvoorbeeld MacBook-Pro-van-Kees.local).

©PXimport

Tik het adres van je Mac (of een ander apparaat in) in en geef de gebruikersgegevens op zodra je er verbinding mee maakt.

Verbinding maken

Je Mac komt nu in het overzicht van FileBrowser te staan. Tik erop om verbinding te maken. Je wordt gevraagd de gebruikersnaam en het wachtwoord van de Mac op te geven. Tik op Verbinden en er wordt verbinding gemaakt. Afhankelijk van de gebruikersrechten die je daarnet hebt opgegeven, zie je nu een aantal gedeelde mappen waar je vrij doorheen kunt bladeren. Een beheerder ziet alle mappen en schijven.

In een map kun je op een bestand tikken om het te bekijken (bijvoorbeeld een foto of document), of je tikt op het pijltje erachter om een actie aan te geven. Zo kun je een document openen in bijvoorbeeld Pages, Numbers, of Keynote op de iPad of de iPhone. Je mag een bestand ook overhalen en lokaal opslaan op het apparaat. Handig als je ergens heengaat waar geen internetverbinding is, dan zet je de bestanden alvast klaar op je mobiele apparaat. Ze komen in het onderdeel Mijn bestanden van FileBrowser te staan.

©PXimport

Eenmaal verbonden zijn de gedeelde mappen gewoon bereikbaar. Bestanden kun je openen of naar je IOS-apparaat overzetten.

Netwerken met je Mac

In Finder op je Mac kan je onder het kopje Gedeeld andere Apple systemen met gedeelde mappen tegenkomen. Het kan echter wel een kwartier of langer duren voordat je hier ook Windows pc’s met gedeelde mappen ziet verschijnen. Versnellen kan meestal wel door zelf contact te leggen via Ga / Verbind met server. Voor Mac-opslag volstaat het de systeemnaam op te geven, eventueel voorafgegaan door afp://. Bij Windows-opslag is het nodig om de systeemnaam vooraf te laten gaan door smb:// (bijvoorbeeld smb://MijnPC). In het vervolgscherm geef je de gebruikersnaam en het wachtwoord op. Ook als er al verbinding is, kun je altijd nog overschakelen naar een andere gebruiker, bijvoorbeeld om meer (of minder) bevoegdheid te krijgen. Dat kan door in de kopregel van Finder op Verbreek te klikken en daarna op Verbind als.

Netwerkschijf benaderen

Op dezelfde manier als waarop je de Mac benadert, kun je ook prima een netwerkschijf (NAS) benaderen. Het grote voordeel van dit soort apparaten is dat ze speciaal bedoeld zijn om bestanden met anderen in het netwerk te delen en hier dus optimaal voor zijn in te stellen. Zo kun je opslagruimte voor een pc (smb, ook wel CIFS genoemd) maar ook voor de Mac (afp) inrichten.

Je tikt net als daarnet op je iPad of iPhone de netwerknaam in het veld Adres van FileBrowser in, of op een soortgelijke wijze bij een andere app. Vervolgens is meestal weer een gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Welke mappen je mag benaderen en wat de gebruikersgegevens zijn, heb jij of iemand anders ooit op de netwerkschijf zelf ingesteld. Dat gaat via een beheerderspagina die je vaak in de browser opent. Let er wel op dat de app FileBrowser geen afp-deling ondersteunt maar alleen smb-deling. Een netwerkschijf genaamd MijnNAS benader je vanuit de app via smb://MijnNAS.

©PXimport

Bij een NAS regel je via een web-interface welke schijven er zijn en hoe ze benaderd kunnen worden.

Delen vanaf Windows pc’s

Op een Windows PC is het nodig enkele netwerkinstellingen na te lopen om er zeker van te zijn dat je erbij kunt vanaf een IOS-apparaat of je Mac. In Windows 7 klik je links onderin op het Windows-pictogram en kiest in de tweede kolom voor Configuratiescherm / Netwerk en internet / Thuisgroep. Heb je Windows 8, beweeg de muis dan naar de rechterbovenhoek totdat de Charms-balk verschijnt. Kies Instellingen / Pc-instellingen wijzigen / Thuisgroep.

Standaard heb je al toegang tot de openbare mappen. Die zijn te herkennen aan namen als Openbare documenten en Openbare afbeeldingen. Met vinkjes bij het onderdeel Bibliotheken en printers delen zijn ook de gewone gebruikersmappen te delen (Mijn documenten, Mijn afbeeldingen, enzovoort). Als er nog geen thuisgroep bestaat krijg je de mogelijkheid om er alsnog eentje aan te maken. Dat gaat heel eenvoudig. Ook krijg je dan een wachtwoord waarmee je al je andere Windows-pc’s in deze thuisgroep kunt opnemen.

Eigen Windows-mappen delen

Staan je bestanden in andere mappen, dan deel je ze heel eenvoudig vanuit Windows Verkenner. Maar klik nu eerst op de link Geavanceerde instellingen voor delen wijzigen en zorg dat het onderdeel Thuis of werk (huidig profiel) is opengeklapt (in geen geval het onderdeel Openbaar). Activeer dan de twee opties Netwerkdetectie inschakelen en Bestands- en printerdeling inschakelen. Zet ook de onderdelen Openbare mappen delen en Met wachtwoord beveiligd delen aan. Nu kun je verbinding maken vanaf een Mac, iPhone, iPad, of een andere pc in het thuisnetwerk door je aan te melden met een gebruikersnaam en wachtwoord.

Wil je op een Windows pc een eigen map delen, dan kan dit via Windows Verkenner. Selecteer de map die je wilt delen, druk op de Alt-toets zodat de menubalk verschijnt en kies bij Delenmet voor Thuisgroep(lezen) of Thuisgroep(Lezen/schrijven). De toegang weer ontzeggen kan via de keuze Niemand. De computernaam die je nodig hebt om verbinding met deze pc te maken vind je door in Verkenner met rechts te klikken op Computer, optie Eigenschappen.

©PXimport

Ook mappen op een gewone Windows pc zijn eenvoudig vanaf je Mac, iPad of iPhone te benaderen.

Dit artikel is afkomstig uit de meest recente editie van iPhone Magazine. Nabestellen van het volledige papieren magazine kan je op deze website doen voor 8,95 euro!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).