Op het dak van de Haarlemse Fablo-tennishal liggen meer dan 1300 zonnepanelen. Niet om het bedrijf zelf van stroom te zien, maar om de lichten van 220 huishoudens in de buurt te laten branden. De samenwerking tussen bedrijven en burgers - het Coöperatie Duurzame Energie Ramplaan - om voor eigen, lokale en duurzame energie te zorgen blijkt een gouden combinatie.

Veel van de straten in het Ramplaankwartier in Haarlem lopen van noord naar zuid. Niet erg gunstig voor wie zonnepanelen op zijn dak wil leggen, vertelt Art den Boer. Hij is één van de vrijwilligers van de Coöperatie Duurzame Energie Ramplaan, de coöperatie die als één van de eersten in Nederland een samenwerking regelde tussen buurten en bedrijven om zonne-energie gedeeld aan te bieden. “Sowieso is het in steden zoals Haarlem vaak lastig om zonnepanelen aan te leggen”, vertelt Den Boer. “De huizen zijn vaak wat kleiner, en ouder. Het kost dan heel veel geld om dat ineens van groene stroom te moeten voorzien.”

De stichting bedacht daarom een onorthodox plan: in plaats van dat iedereen in de buurt zelf zonnepanelen zou neerleggen werd gekeken of het niet misschien samen gedaan kon worden, met de hulp van een ondernemer uit de buurt. Den Boer: “We vroegen ons af: als we zelf geen zonnepanelen kunnen plaatsen, zou het dan niet gewoon op een ander dak kunnen?” Dat bleek mogelijk nadat de leden van de coöperatie aan de praat kwamen met de eigenaar van een grote bloembollenhal in de buurt. De Fablohal is een groot gebouw dat in de winter wordt omgebouwd tot tennishal, en dat pal naast het Ramplaankwartier ligt – een echt onderdeel van de gemeenschap. “We spraken met de eigenaar, die ook wel enthousiast was over het plan om de zonnepanelen op zijn dak te leggen. ‘Ik gebruik dat dak verder toch niet’, was zijn redenatie.”

Plannen

De stichting ging veel lobbyen, flyerde op markten en sprak iedereen in de omgeving aan over de plannen. Na een tijd bleken er genoeg geïnteresseerden die ervoor open stonden te investeren in de zonnepanelen. Op de grote bedrijfshal net buiten de wijk werden 1.347 zonnepanelen geplaatst, die een aantal omliggende woningen in Haarlem en de dorpen Aerdenhout en Overveen van groene stroom voorzien. Makkelijk was dat niet. De coöperatie in de Ramplaan begon in 2011 met het kijken naar de mogelijkheden, maar het duurde tot september 2015 voor de zonnecentrale ook daadwerkelijk opende.

Het kostte veel tijd om genoeg buurtbewoners zover te krijgen te investeren in de plannen. Uiteindelijk vond de stichting genoeg leden die een intentieverklaring wilden tekenen. Maar het werven van leden was slechts één stap van de lange weg die de coöperatie moest bewandelen. Den Boer en zijn collega-vrijwilligers moesten in gesprek met veel partijen, zoals verzekeraars, investeerders, en zelfs het ministerie om de obstakels te overwinnen.

Een groot probleem was de torenhoge energiebelasting die gebruikers bij het leggen van de zonnepanelen alsnog moesten betalen. Den Boer: “De elektriciteit wordt via het reguliere elektriciteitsnet naar de bewoners gestuurd. Dat betekent dat je er energiebelasting over moet betalen, en die is niet mis. De stroom zelf kost 4 cent per KWh, maar daar komt dan nog 17 cent belasting bovenop. Dat maakt het nou niet echt aantrekkelijk.” Daar kwam gelukkig al snel een einde aan, met de postcoderoosregeling die in 2014 inging. Daarbij is de eerste 10.000 kWh vrijgesteld van die energiebelasting.”

Een ander probleem waar de coöperatie tegenaan liep was de grootverbruikersaansluiting. “Die moesten we aanvankelijk verplicht nemen, maar dat kost heel veel geld. Dat hadden we niet zomaar liggen, en het doorberekenen aan de stroomafnemers was geen optie. Gelukkig heeft minister Kamp ook daar een oplossing voor bedacht. Een fysieke aansluiting is niet nodig, maar er moeten nog steeds wel gescheiden aansluitingen zijn. De oplossing is een virtuele aansluiting, waarbij er slechts een minimale technische aanpassing nodig is. Dat maakt de investering een stuk voordeliger.

Bovendien moest het elektriciteitsnet worden aangepast. Den Boer vergelijkt het huidige net met een boom, waarbij de dikke stam de oorspronkelijke stroomvoorziening is waar de energieleverancier aan voldoet, en de huishoudens die de stroom binnenkrijgen de takken. “Bij collectieve energie draai je dat echter om”, zegt Den Boer. “In dat geval komt er veel meer binnen vanuit één plek, juist bij die takken. Daarvoor moest er wat aangepast worden aan het stroomnet.”

©PXimport

Uitdagingen

Het is nog een hele opgave om een hele buurt voor zo’n lange tijd van stroom te voorzien. Je kijkt immers niet alleen naar de periode van zo’n 10 jaar die het kost om de investering terug te verdienen, maar ook naar het onderhoud van de zonnepanelen. Als er iets stuk gaat, moet dat natuurlijk gerepareerd worden. Bovendien is het moeilijk de energiebehoeftes voor lange tijd vast te leggen. Den Boer: “

Stel dat iemand nu meedoet met acht zonnepanelen, maar dat de kinderen daarvan over een paar jaar uit huis gaan. Ineens hoef je al die Xboxen niet meer aan te sluiten en gaat het stroomverbruik drastisch omlaag, zodat dat huishouden nog maar zes panelen nodig heeft.” Volgens Den Boer is dat met een coöperatie echter makkelijker te regelen. “Je kijkt dan gewoon wie er in de buurt juist ineens weer kinderen bij krijgt, of misschien heeft iemand verderop net een nieuwe Tesla gekocht en kan die nog wel wat extra stroom gebruiken.

Een ander probleem ligt bij de bedrijven zelf. “Je wilt niet hebben dat een bedrijf na vijf jaar zegt: ‘Weet je wat, eigenlijk hoef ik die panelen niet meer’, want dan zit de hele buurt ineens zonder stroom. We maken daarom van tevoren goede afspraken met de gebouweigenaren, die we ook notarieel laten vastleggen. Zo weten we zeker dat een bedrijf zijn dak voor minimaal 25 jaar beschikbaar stelt.” Hetzelfde geldt overigens voor de deelnemende leden zelf. Die tekenen vooraf een intentieverklaring waarin staat dat ze willen meedoen met het project.

Den Boer geeft toe dat veel van dergelijke bedrijven nu nog vooral meedoen vanuit de goedheid van hun hart. “Er zit weinig financiële motivatie achter, al zijn we inmiddels wel zo ver dat veel bedrijven een financiële vergoeding kunnen krijgen als ze aan een dergelijk project mee doen.” Dat moet ook wel, want het kost uiteindelijk wel tijd en geld om de zonnepanelen en het dak te onderhouden en om administratieve zaken te regelen. Meestal doen bedrijven echter mee omdat ze duurzaamheid of buurtgevoel nu eenmaal belangrijk vinden.

“Veel bedrijven die meedoen, zoals de Fablohal hier, zijn nauw verbonden met de gemeenschap en willen daar graag iets voor terugdoen. En door dat buurtgevoel raken ook bewoners weer meer betrokken bij hun wijk.” Volgens Den Boer ontstaat er zo een trots onder de buurtbewoners. “Normaal sta je niet zo stil bij waar je elektriciteit vandaan komt. Het komt uit de muur, het is er, en dat neem je voor lief terwijl je iedere maand tientjes afstaat aan een naamloze grote corporatie. Maar bij dit soort buurtinitiatieven voel je je toch trots: ‘Dit is ónze stroom die wíj met onze buurt hebben opgewekt’. En dat werkt voor bedrijven ook weer zo.”

Win-win

Aan de andere kant is het bedrijfstechnisch niet helemaal altruïstisch om mee te doen. Uiteindelijk moeten industrieën toch gaan ‘vergroenen’, en veel bedrijven beseffen dat ze beter vroeg dan laat kunnen instappen. Den Boer: “Veel steden hebben duurzaamheidsdoelstellingen. Haarlem wil bijvoorbeeld in 2040 helemaal klimaatneutraal zijn. Bedrijven moeten daar uiteindelijk linksom of rechtsom aan mee gaan werken, en je ziet dat dat op deze manier sneller gebeurt. Hetzelfde geldt voor het MVO-beleid (‘Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen’) wat steeds belangrijker wordt, dus bedrijven zoeken nu al manieren om daar invulling aan te geven.”

Volgens Den Boer wordt duurzaamheid ook steeds belangrijker bij de beslissing van klanten om met een bedrijf in zee te gaan. “‘Groen zijn’ is niet langer een wassen neus. Een bedrijf komt er niet meer mee weg om alleen te zeggen dat ze het milieu belangrijk vinden. Ze moeten het ook echt kunnen aantonen. Klanten letten daar steeds meer op, en stroomafnemers ook.”

Natuurlijk ontvangen de bedrijven zelf ook stroom van de voorziening. “Vaak zie je een hybride werking, waarbij bijvoorbeeld een kwart van de opgewekte stroom voor het bedrijf zelf is – dat heeft uiteindelijk toch meer nodig – en de rest voor de wijk. Dat is dus een win-win-situatie.”

De toekomst

De stap die daarop volgt is volgens Den Boer minstens zo belangrijk. Volgens hem gaan bedrijven na het plaatsen van zonnepanelen nadenken over wat ze nog méér kunnen doen. “Vaak zie je dat dit stap één is en dat bedrijven zo enthousiast zijn over zo’n initiatief dat ze verder gaan kijken. Misschien zijn er wel meer opties, zoals een gezamenlijke windmolen kopen. Of misschien kunnen ze samenwerken met de buurt om te zorgen dat die van aardgas kan afstappen.” Zulke dingen moeten in de toekomst toch gaan gebeuren, denkt Den Boer, maar het maakt een verschil in hoe je het aan burgers vraagt. “Een gemeente kan zeggen: ‘Over 25 jaar moet je van aardgas af zijn, zorg maar dat je het geregeld krijgt’, maar daar wordt niemand gelukkig van. Je bent beter af als je burgers en bedrijven stimuleert dat uit zichzelf te doen, omdat het nu eenmaal voor iedereen goed is.”

Het verschilt overigens erg per gemeente hoe daar tegenaan gekeken wordt, zegt Den Boer. De gemeente Haarlem vindt die stimulatie bijvoorbeeld belangrijk en stelt daarom de daken van het gemeentehuis beschikbaar voor een coöperatie van huishoudens in de binnenstad – maar lang niet iedere gemeente is nog zo vrijgevig.

Den Boer denkt dat het coöperatief afnemen van energie groot gaat worden. “Je ziet het in steeds meer steden gebeuren. In Breda is bijvoorbeeld een initiatief waar een groot veld is aangewezen voor het plaatsen van zonnepanelen. Dat kan hier in Haarlem eigenlijk niet omdat hier de ruimte niet is, maar per stad zijn er veel verschillen in hoe coöperaties te werk gaan.” Toch moet er nog veel gebeuren voor iedereen een zonnecellenproject kan opstellen, denkt Den Boer. “Het is nog te veel gedoe. Stichtingen, die bestaan uit vrijwilligers, zijn er nog veel tijd aan kwijt en voor veel deelnemers zit er ook nog een hoop werk aan vast. Waar we naartoe willen is dat iedereen lokaal opgewekte groene stroom kan krijgen zonder gedoe.”

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).