Je wilt een eigen webwinkel opzetten maar je hebt weinig tijd, je hebt nauwelijks of geen kennis van enige programmeertaal en je wilt niet bezig zijn met technische aspecten zoals (veiligheids)updates en het vinden van een hostingprovider? Shopify beantwoordt uitstekend aan al deze criteria.

Tip 01: Systeem kiezen

Er zijn verschillende oplossingen om een eigen webwinkel online te krijgen. Welke optie je kiest, hangt onder andere af van hoeveel je ervoor wilt betalen, hoeveel tijd je in de webwinkel wilt investeren, de technische kennis die je hebt, de mogelijkheden en flexibiliteit die je beoogt en de grootte van de webwinkel.

Denk het liefst ook gelijk aan de langere termijn. Ruwweg onderscheiden we twee grote webwinkelsystemen. Bij het eerste systeem maak je je webwinkel compleet op maat (of laat je deze maken), gewoonlijk op basis van openbronsoftware. Een van de bekendste en krachtigste programma's is Magento Community Edition. Een ander populair product is PrestaShop dat iets gebruiksvriendelijker is dan Magento.

De tweede optie is een zogenoemde hosted oplossing, oftewel SaaS (Software as a Service). Hierbij sluit je een abonnement af bij een aanbieder van webwinkels. Dat is heel wat makkelijker maar het geeft je wel iets minder vrijheid. Hier vind je een degelijke vergelijking tussen beide systemen. Met name het stroomschema op blz. 41 van deze pdf kan je helpen bij het maken van een onderbouwde beslissing.

©PXimport

Tip 01 Denk goed na voor je aan je webwinkel begint!

Tip 02: Shopify

In dit artikel gaan we aan de slag met het Canadese, Engelstalige Shopify en tonen we je stap voor stap hoe je met deze SaaS-service een eigen webwinkel opzet. Shopify is erg populair. Niet gek, want het systeem blijkt gebruiksvriendelijk, is veilig en wordt continu doorontwikkeld met tal van extensies.

Shopify is ook best betaalbaar. Voor een bedrag van 29 dollar (circa 21 euro) beschik je over onbeperkte bandbreedte en kun je een ongelimiteerd aantal producten in je winkel plaatsen. Je bent wel beperkt tot 1 GB opslagruimte, maar dat zal niet zo snel een probleem vormen. Houd er wel rekening mee dat er bovenop dit abonnementsbedrag transactiekosten van 2% op elk verkocht product wordt aangerekend.

Bij de duurdere abonnementen (79 en 179 dollar per maand) vermindert dit percentage zich tot respectievelijk 1% en 0%. Wie het echt kleinschalig wil houden (tot 25 producten), kan nog de Starter-formule overwegen: die kost 14 dollar (ca. 10 euro) per maand, met hierbij opgeteld nog 2% transactiekosten.

©PXimport

Tip 02 Van circa 10 tot 130 euro per maand: voor elke portemonnee wat wils.

Tip 03: Gratis proefaccount

Je kunt geheel gratis en zonder verplichtingen veertien dagen met Shopify aan de slag. De grootste beperking is dat je winkel tijdens deze proefperiode alleen bereikbaar is voor wie het wachtwoord kent. Surf naar de website en vul bij Start your free 14-day trial today de naam van je winkel, evenals je e-mailadres en een wachtwoord in. De winkelnaam kun je naderhand nog wel wijzigen, maar onthoud alvast dat een aantrekkelijke en makkelijk te onthouden naam belangrijk is. Klik vervolgens op Create your store now: Shopify gaat meteen aan de slag en even later kun je al Take me to my store aanklikken. Shopify vraagt je vervolgens een aantal details in te vullen, waaronder je adresgegevens en de aard van je winkel.

Klik op I'm done wanneer je daarmee klaar bent. Vervolgens beland je automatisch in de 'backend' (achterzijde), alias het Dashboard van je winkel. In ons voorbeeld is dat https://tipstrucs.myshopify.com/admin.

©PXimport

Tip 03 Zo ziet het 'dashboard' van je webwinkel eruit, twee minuten na het aanmaken van je account.

Tip 04: Nieuw product

Rechtsbovenaan brengt de knop View your store je naar de 'frontend' (voorzijde). Dit is de webwinkel zoals je bezoekers die te zien zullen krijgen. Noteer meteen het wachtwoord dat je rechtsboven ziet verschijnen: dat zul je nodig hebben indien je (niet langer aangemeld) de winkel wilt bezoeken. Je winkel is nu nog compleet leeg, op een voorbeeldproduct na.

Daar brengen we dadelijk verandering in, maar daarvoor moeten we natuurlijk wel weer naar ons dashboard. Dat doe je door bovenaan View your admin aan te klikken. Vervolgens selecteer je Products in het paneel aan de linkerkant en klik je op Add a product. Merk trouwens op dat je hier ook Importproducts kunt kiezen: dat is vooral handig wanneer je al een productenlijst klaar hebt in csv-formaat. Via de link sample CSV template krijg je een aardig idee hoe dit bestand eruit hoort te zien. Wij houden het hier op een beperkte en manuele invoer.

©PXimport

Tip 04 Geen webwinkel zonder producten! Producten toevoegen is dus een van de eerste stappen.

Tip 05: Productopties

Je krijgt nu de gelegenheid allerlei details voor je (eerste) product in te vullen. Dat zijn onder meer een titel, beschrijving, type, producent, prijs en gewicht. Je bent niet verplicht alle items in te vullen. Interessant is in elk geval wel de optie This product hasmultiple options. Plaats je hier een vinkje, dan kun je diverse productopties toevoegen, zoals Color, Size, Material en Style. Via Add another option en Create a newoption is het ook mogelijk eigen opties toe te voegen.

Vervolgens kun je aan elke gekozen optie verschillende waarden toekennen. Die vul je in het bijhorende veld in, telkens gescheiden door een komma. Het is bovendien mogelijk je productaanbod aan een rudimentaire inventaris te koppelen. Bij Inventory policy kies je dan Shopify tracks this products' inventory, waarbij je meteen aangeeft hoeveel stuks er voorradig zijn. Plaats een vinkje bij Allow users to purchase this item, even if it is nolonger in stock, als je ook bestellingen wilt laten uitvoeren bij (tijdelijke) uitputting van de voorraad.

©PXimport

Tip 05 Zo kan een product eruit komen te zien op de startpagina van je webwinkel.

Tip 06: Productcollecties

Een bijpassende afbeelding maakt het product meteen aantrekkelijker. Voeg bij het onderdeel Images een geschikt plaatje toe. Andere interessante rubrieken zijn nog Tags (handig om je product te categoriseren) en Search Engines. Bij deze laatste vul je informatie in die het voor zoekmachines makkelijker moet maken om je product terug te vinden (paginatitel, metatags en url van de webpagina).

Ook handig is de rubriek Visibility, waarin je aangeeft of het product al dan niet al zichtbaar moet zijn in je winkel. Je kunt hier ook een specifieke publicatiedatum invullen, zodat het product pas vanaf dan effectief te koop staat. Het is tevens mogelijk je producten in collecties onder te brengen via de knop Add to collections. Die moet je dan wel eerst aanmaken en dat doe je door in het linkse paneel Collections te openen. Vergeet niet je wijzigingen vast te leggen met Save.

Ben je van plan een tweede, derde etc. product aan te maken dat op het vorige product lijkt, maak dan gebruik van de knop Duplicate om het product veel sneller toe te kunnen voegen.

©PXimport

Tip 06 Met collecties kun je producten overzichtelijker neerzetten.

Tip 07: Thema installeren

Je hebt je winkel nu al van enkele producten voorzien, maar je wilt natuurlijk zoveel mogelijk verkopen. Dan moet je winkel er wel aantrekkelijk uitzien, en dat kan dankzij kant-en-klare thema's. Open de rubriek Themes in het paneel aan de linkerkant. Je krijgt nu een overzicht van de geïnstalleerde thema's. Dat blijkt er vooralsnog maar één te zijn: het standaardthema launchpad. We tonen je eerst hoe je nog meer thema's installeert en vervolgens hoe je het uiteindelijk gekozen thema nog meer aan je wensen aanpast. Klik rechtsboven op Visit the Theme Store.

Je belandt nu op een site waar je uit tientallen thema's kunt kiezen. Wij verkiezen het gratis te houden en klikken dus Free aan. Eventueel kun je nog verder inzoomen met bijkomende criteria als Filter by industry en Filter by features. De combinatie van Free en Electronics bijvoorbeeld leverde twee (bruikbare) thema's op. Wij opteerden voor het thema Kickstand (met twee stijlen). Klik het thema aan en klik vervolgens op Get Theme waarna je ofwel Publishas my shop's theme ofwel install as an unpublished theme aanklikt. Wij kiezen voor dit laatste: je kunt het op elk moment nog effectief in je winkel 'publiceren'.

©PXimport

Tip 07 Met een paar muisklikken ziet je webwinkel er compleet anders uit!

Tip 08: Thema publiceren

In de rubriek Themes krijg je nu ook het zojuist geïnstalleerde thema te zien. Je hoeft maar op Publish te klikken om het te activeren, waarbij je normaliter de keuze krijgt je huidige thema te vervangen of dit nieuwe thema als je mobiele thema te installeren zodat bezoekers het alleen te zien krijgen vanaf een mobiel apparaat.

Keer terug naar je Dashboard en kies View your store om het resultaat te bekijken. Deze 'controle' is niet onbelangrijk, gezien er afhankelijk van het gekozen thema mogelijk onverwachte wijzigingen kunnen opduiken. Zo bijvoorbeeld kregen we bij het thema Kickstand onze testproducten niet langer op de openingspagina te zien. We moesten die blijkbaar eerst in een Collection onderbrengen en verder een korte beschrijving toevoegen bij de Theme settings.

Dat komt eigenlijk goed uit, want dat is precies de pagina die je nodig hebt om een thema nog meer naar eigen hand te zetten.

©PXimport

Tip 08 Een ander thema voor je website gebruiken kan in een paar klikken.

Tip 09: Thema bewerken

Ga dus naar Themes en klik op Theme Settings. Wat je precies kunt aanpassen, is afhankelijk van het geselecteerde thema. Handig is in elk geval de knop Preview in new window: je krijgt dan meteen het resultaat van je wijzigingen te zien zonder telkens naar het 'echte' frontend te moeten overschakelen.

In de meeste gevallen kun je in het Header-gedeelte een eigen logo uploaden: houd wel rekening met de aangegeven optimale grootte en formaat (druk eerst even op de Save-knop om het resultaat in het Preview-venster te zien). We raden je in elk geval aan om alle thema-onderdelen even door te lopen. Mogelijk tref je hier ook de rubriek Translations aan waar je specifieke tekst snel door hun Nederlandstalige variant kunt vervangen (als je dat zo verkiest).

Vertalingen bespreken we verder in tip 15. Overigens kun je een thema nog veel doortastender bewerken, via de link Template Editor. Deze aanpak vereist echter wel een grondige kennis van HTML en CSS.

©PXimport

Tip 09 Kijk goed alle instellingsmogelijkheden van het gekozen thema na!

Tip 10: Webpagina's

In een winkel draait natuurlijk alles rond de producten die je verkoopt, maar je kunt niet zonder een paar vaste webpagina's, waarin je bijvoorbeeld je winkel aan de bezoekers voorstelt en de verkoopvoorwaarden meedeelt. Navigeer hiervoor naar de rubriek Pages. De kans is groot dat je thema al een of meer standaardpagina's heeft ingebouwd. Die pagina's kun je hier aanklikken om ze te bewerken, bijvoorbeeld om de teksten Nederlandstalig te maken. Dit doe je in een uitgeklede HTML-editor.

Die maakt het mogelijk tekst te formatteren (vet of cursief, bijvoorbeeld), uit te lijnen, op te sommen of van links en kolommen te voorzien. Je kunt zelfs een foto- of videobestand uploaden. Verder kun je, net als bij productpagina's, informatie voor zoekmachines invullen en aangeven of je de pagina meteen al zichtbaar wilt maken aan je bezoekers. Via de knop Preview Page krijg je een handige voorbeeldweergave te zien.

©PXimport

Tip 10 Ook een webwinkel kan niet zonder een paar 'vaste' webpagina's.

Tip 11: Basisinstellingen

Je hebt de lay-out mooi voor elkaar, je hebt enkele informatieve pagina's klaar en de bezoekers kunnen in je productengamma zoeken. Mooi, maar je bent er nog niet echt: er staan je namelijk nog een paar instellingen van meer 'administratieve' aard te wachten. Een paar belangrijke opties vind je terug bij Settings, onderaan het Dashboard-paneel. Allereerst controleer je de gegevens die je in de rubriek General aantreft, zoals de titel van je openingspagina, je e-mailadres, het fysieke adres (niet onbelangrijk met het oog op facturatie).

Verder vul je de tijdzone (GMT+01:00 Amsterdam), de meeteenheid (Metric system) en de munteenheid (Euro) in. Je vult aan wat je zelf nodig acht. Hier kun je tevens de koppeling maken met je Google Analytics-account, mocht je daarover beschikken. Helemaal onderaan lees je nog het wachtwoord van je webwinkel af. Echter, zolang je bij een gratis proefabonnement blijft, laat dit wachtwoord zich niet verwijderen.

©PXimport

Tip 11 Controleer of de (basis)instellingen wel correct zijn ingevuld.

Tip 12: Verzending & btw

Je ontkomt er wellicht niet aan ook de juiste btw-tarieven in te vullen voor de landen waar je je producten te koop wilt aanbieden. Die landen voeg je eerst toe via de rubriek Shipping. Eigenlijk is deze rubriek bedoeld om per land aangepaste verzendkosten in rekening te kunnen brengen.

Het is zelfs mogelijk via de knop Add shipping rate verschillende verzendkosten te voorzien, naargelang van de verkoopprijs of het gewicht van het pakket. Goed om weten is dat je voor elk land dat je hier toevoegt, vervolgens in de rubriek Taxes ook een aangepast btw-tarief kunt opnemen. Je geeft hier dan meteen aan of de btw al automatisch in je prijzen moet verrekend worden en of je ook btw op de verzendkosten wilt laten verrekenen. Nuttig is ook de mogelijkheid om per land voor bepaalde productcollecties een ander btw-tarief aan te rekenen. Je klikt dan op Add tax override, kiest het beoogde land en de collectie en geeft het gewenste btw-percentage aan. Bevestig je aanpassingen met Save changes.

©PXimport

Tip 12 Per land kun je aangepaste verzendkosten en btw-tarieven voorzien.

Tip 13: Betaalmethodes

Uiteraard moeten je klanten de bestelde producten ook betalen. Je zult dus in één of meer betaalmethodes moeten voorzien. Die vind je terug in de rubriek Checkout. Standaard kun je onder meer al PayPal gebruiken, maar willen je klanten ook met creditcards of een betaalsysteem als iDeal betalen, dan moet je aansluiten bij een zogeheten payment gateway. Shopify verwijst hiervoor naar payment service provider Skrill. Zodra je account is geactiveerd hoef je maar het uitklapmenu bij Select a Credit Card Gateway te openen en daar Skrill (Moneybookers) te selecteren, waarna je het bijhorende Merchant Email en Secret Word invult.

Daartoe klop je eerst bij Skrill zelf aan. Surf naar de website, open het menu Business, klik op het pijltje bij Industry Sector en kies eCommerce Solutions. Helemaal onderaan open je de rubriek eCommerce Solutions en klik je Shopify aan. In de rubriek PaymentProcessing open je de link payment options in een nieuw tabblad: bij Europe kies je dan Netherlands. Je verneemt hier dat Skrill onder meer Visa, MasterCard, American Express, Diners Club en iDeal ondersteunt. De implementatie kost je zo'n 2,5% + 0,25 dollar per transactie.

©PXimport

Tip 13 In Nederland is het verstandig om het mogelijk te maken om met iDeal te betalen.

Tip 14: Domein koppelen

Standaard krijgt je winkel een webadres als https://.myshopify.com mee. Dat volstaat wellicht om een en ander uit te testen, maar wil je het professioneel aanpakken, dan moet je een eigen domeinnaam hebben. Beschik je nog niet over een (geschikte) domeinnaam dan kun je die vanuit Shopify registreren.

Alles wordt dan nagenoeg automatisch geregeld. Open de rubriek Domains en klik rechtsboven op Buy domain. Vul de gewenste domeinnaam in en kies een extensie (.com of .nl bijvoorbeeld). Je leest direct de jaarlijkse kosten af. Een .nl-domein kost je 9 dollar, dus circa 7 euro per jaar. Wanneer je domeinnaam nog beschikbaar blijkt, hoef je de verdere instructies maar te volgen.

Heb je al een eigen domeinnaam, dan is het mogelijk om deze aan je webshop te koppelen. Hoe je dat precies aanpakt, hangt af van de hostingpartij, maar veelal komt het erop neer dat je het CNAME- en A-record naar Shopify moet laten verwijzen. Meer informatie vind je hier, maar voor specifieke informatie klop je uiteraard het beste bij je eigen hostingpartij aan.

©PXimport

Tip 14 Een gloednieuwe domeinnaam kun je direct vanuit Shopify regelen.

Tip 15: Nederlands vertalen

In tip 9 hebben we het al even gehad over de mogelijkheid om bepaalde items van je webwinkel naar het Nederlands te vertalen. Wil je je site echter compleet in die taal, dan heb je wel nog wat werk voor de boeg. Nu kun je de hulp inroepen van een betaalde app (zie volgende tip), maar het kan ook handmatig.

Een belangrijk onderdeel zijn alvast de check-outpagina's. Gelukkig laten die zich makkelijk in de gewenste taal omzetten: open de rubriek Checkout en stel helemaal onderaan de Checkout Language in op Nederlands (er zijn diverse vertaalsets beschikbaar). Bevestig je keuze met (View this translation en met) Save changes. Of je kiest ervoor de vertaling zelf te maken met create a new one.

Hoe het met de overige pagina's moet (de statische pagina's die je zelf van inhoud hebt voorzien vallen hier uiteraard buiten) hangt grotendeels af van het gekozen thema (zie ook tip 9). Je zult in elk geval via de ingebouwde Template Editor moeten werken en in de pagina's op zoek moeten gaan naar te vertalen tekstonderdelen. Via het uitklapmenu naast de paginatitel bovenaan kun je desnoods nog naar een vorige versie terugkeren, mocht je een pagina verhaspeld hebben.

©PXimport

Tip 15 De rubriek Checkout voorziet in kant-en-klare vertaalsets.

Tip 16: Apps installeren

Shopify heeft veel van zijn flexibiliteit en functionaliteit te danken aan de vlotte integratie van 'apps' oftewel plug-ins. Open hiervoor in je Dashboard de rubriek Apps en klik op Visit the App Store. Er zijn enkele honderden apps beschikbaar, ingedeeld in categorieën als Marketing, Shipping en Accounting. Je kunt snel filteren op diverse criteria, zoals Category, Price en Collections en er is ook een zoekfunctie. Ongeveer de helft van de apps is (ook) gratis. We nemen één voorbeeld: Facebook store - Easy Social Shop, die je Shopify-winkel ook vanuit Facebook toegankelijk maakt.

Open deze gratis app en klik op Get App en vervolgens op Install App. Meld je aan met je Facebook-account en kies de pagina's waarop je de shop wilt toevoegen. Bevestig met Add page tab: even later is je webwinkel ook via Facebook beschikbaar.

Uiteraard heeft elke app zijn eigen mogelijkheden en opties die je zelf moet ontdekken. En voor wie zwaar worstelt met het omzetten van zijn winkel naar het Nederlands: er is een betaalde app (8,50 dollar per maand) die je daarbij kan helpen: Shop Translator. Je kunt hem 20 dagen gratis proberen. Niet alle gebruikers zijn echter even tevreden over deze app.

©PXimport

Tip 16 Wat Shopify standaard niet aan boord heeft, voeg je er gewoon met een 'app' aan toe.

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).