Het kan je niet ontgaan zijn: AI, kunstmatige intelligentie, is ineens o-ver-al in het nieuws. Behalve teksten genereren kan er nog veel meer met AI. Plaatjes maken bijvoorbeeld. Jij vertelt aan de generator wat je wilt zien, waarna Stable Diffusion, zoals deze AI-tool heet, de afbeeldingen voor je maakt. ID.nl legt je in dit artikel uit hoe je er zelf mee aan de slag kunt en hoe je er de beste resultaten mee boekt.

Begin 2021 introduceerde OpenAI DALL-E, een neuraal netwerk dat was getraind met combinaties van grote hoeveelheden afbeeldingen en beschrijvingen daarvan. Met die kennis was DALL-E in staat om geheel nieuwe plaatjes te genereren op basis van een Engelstalige tekst die in het jargon een prompt wordt genoemd. Alhoewel de resultaten indrukwekkend oogden, kon het publiek er weinig mee; we mochten slechts online spelen met wat voorgekookte voorbeelden. De reden? OpenAI wilde uitgebreid onderzoek doen naar de gevolgen van dergelijke technologie (zie kader ‘Implicaties’). 

Naar goed wetenschappelijk gebruik had men echter wel de basisprincipes achter deze technologie gepubliceerd en daar gingen onmiddellijk veel hobby-programmeurs mee aan de slag. Het gevolg was een stortvloed aan AI-modellen die weliswaar DALL-E niet konden evenaren, maar waar wel iedereen mee kon spelen. 

Wellicht mede omdat deze modellen in rap tempo beter werden, besloot OpenAI medio 2022 om opvolger DALL-E 2 mondjesmaat voor publiek toegankelijk te maken en inmiddels kan iedereen zich aanmelden. De dienst werkt alleen op hun eigen hardware en het neurale netwerk wordt niet gedeeld. Je kunt je aanmelden op https://openai.com/dall-e-2. 

Ondertussen zat de opensource-community niet stil en met steun van www.stability.ai werd (ongeveer tegelijk met DALL-E 2) Stable Diffusion gelanceerd, compleet met een getraind neurale netwerk, en dat alles opensource. 

Dit heb je nodig 

Het vrijgeven van Stable Diffusion als opensource-model heeft ervoor gezorgd dat verschillende aanbieders van text-to-image-systemen het aan hun arsenaal hebben toegevoegd (zie kader ‘Alternatieven’). 

Omdat Stable Diffusion in vergelijking tot zijn voorgangers relatief bescheiden eisen aan de hardware stelt, draait het ook op veel pc’s en dat biedt allerlei voordelen. Wij focussen ons ook op de pc, met de kanttekening dat alles wat we behandelen in veel andere omgevingen op vergelijkbare wijze werkt. 

AI leunt zwaar op Python en de grafische hardware van Nvidia met minimaal 8 GB geheugen. Terwijl we dit schrijven, wordt ook gewerkt aan varianten die op andere (en nog bescheidenere) hardware werken. 

Hoewel je lokaal de benodigde Python-scripts zou kunnen draaien, heeft het gebruik van het programma Visions of Chaos onze voorkeur. Deze software is oorspronkelijk bedoeld voor het maken van fractals en biedt een eenvoudige gebruikersinterface (die geen kennis van Python vereist). Het bevat een stortvloed aan opensource-AI, waaronder naast Stable Diffusion ook andere text-to-image-modellen, AI om foto’s en video’s te vergroten of in te kleuren, en heel veel meer. 

Om Visions of Chaos voor AI te kunnen gebruiken, moet je eerst een aantal stappen zorgvuldig uitvoeren. Daarna kun je Visions of Chaos downloaden en installeren. 

Stable Diffusion draaien 

Heb je Visions of Chaos eenmaal geïnstalleerd, dan start je het programma en ga je naar Mode / Machine Learning / Image Generation / Text-to-image. Het programma controleert nu of je systeem aan alle vereisten voldoet die bij paragraaf 1 moesten worden geïnstalleerd en daarna kom je in de interface voor de functie text-to-image. Kies je hier Stable Diffusion uit de lijst achter Script, dan gaat Visions of Chaos de benodigde componenten downloaden en een virtuele omgeving opzetten waarin deze draaien. Dat laatste is nodig omdat verschillende AI-modellen een andere combinatie van Python-bibliotheken vereisen. Dankzij Visions of Chaos hoef je daar nooit zelf naar om te kijken. 

Het ingewikkeldste deel is nu voorbij, want het downloaden van meer modellen en opzetten van meer omgevingen gebeurt slechts eenmalig, wanneer je een nieuwe AI voor het eerst gebruikt. 

Tijd om ons eerste plaatje te maken. In het vak Prompt voeren we de tekst a cute kitten in en daarna klikken we op Stable Diffusion Settings. Hier zetten we de opties Image Count en Grid Columns op 1 en klikken we op Close and Generate. 

Na ongeveer een halve minuut (op ons testsysteem) verschijnt het plaatje. In het statusvenster linksonder zie je overigens waar de resultaten standaard worden opgeslagen. Je kunt allerlei opslaglocaties aanpassen in het menu Options. 

Beschikt je grafische kaart over voldoende geheugen (zoals op ons testsysteem), dan kun je overigens ook meerdere plaatjes tegelijk genereren. 

Inspiratie opdoen 

Zoiets simpels als ‘a cute kitten’ leent zich prima voor het snel maken van een plaatje, maar meestal is er heel wat meer nodig om het resultaat te krijgen dat je voor ogen hebt. Het maken van goede prompts is dan ook in rap tempo uitgegroeid tot een bijna wetenschappelijke bezigheid die prompt engineering wordt genoemd. 

Behalve van personen en objecten heeft Stable Diffusion ook kennis van heel veel grafische technieken en media, kunststromingen en artiesten. Het uitpluizen van de vele mogelijkheden op dit gebied is misschien wel het krachtigste wapen in het arsenaal van de prompt engineer. 

Een goed startpunt vormt het overzicht van (grafische) media en technieken op Wikipedia en bij Aesthetics Wiki vind je allerlei visuele stijlen. De overstap naar kunstrichtingen maak je op WikiArt waar je ook de naam van heel veel kunstenaars vindt, compleet met voorbeelden. Naast deze algemene sites kun je op internet zoeken naar overzichten van stijlen in architectuur en design, namen van bekende fotografen voor allerlei genres (portret, mode, landschap enzovoort). Al deze informatie bij elkaar vormt het begin van de inspiratie om betere prompts te formuleren die je meer naar eigen hand kunt zetten. 

Nauwkeurigheid 

In het prompt-venster van Visions of Chaos zie je een veld met de naam Seed. Dit houdt verband met de manier waarop deze en andere AI werken. Ze beginnen vaak met een afbeelding die uit ruis bestaat en proberen deze in het opgegeven aantal stappen (Iterations) om te toveren tot iets wat lijkt op de opgegeven prompt. Begin je met een andere waarde voor de seed, dan zal het eindresultaat ook anders zijn, wat betekent dat je met één prompt miljarden verschillende afbeeldingen kunt maken. 

Vanwege de complexe wiskunde achter dit soort modellen waren veel voorgangers van Stable Diffusion niet-deterministisch. Met andere woorden: dezelfde seed gaf verschillende resultaten wanneer je er meerdere plaatjes mee genereerde. 

De grote kracht van Stable Diffusion zit in het feit dat deze wél deterministisch is. Dat zorgt ervoor dat je het effect van wijzigingen in prompts nauwkeurig kunt testen en bestuderen. 

Uitgebreid testen 

Omdat Visions of Chaos verschillende mogelijkheden biedt om batches van prompts te verwerken, kun je dit soort tests eenvoudig ‘s nachts laten draaien. 

Om te achterhalen welke kunstenaars de AI kent, kun je bijvoorbeeld een lijst met prompts maken in de vorm van an artwork by X en deze laten uitvoeren via Batch / A list of text prompts. Een andere mogelijkheid vind je onder dezelfde knop bij Iterative text prompts. Hier kun je een prompt invoeren zoals a painting of a %1 by %2 waarbij je onder %1 replacements wat onderwerpen opgeeft en bij %2 replacements een aantal kunstenaars. 

Als voorbeeld kiezen we een vaste seed, zeg 1000, en geven de prompt a portrait of a beautiful girl. Vervolgens voegen we daar elementen aan toe om het resultaat te wijzigen (modifiers genaamd). Met a portrait of a beautiful girl, pencil sketch (of oil painting, gouache enzovoort) test je zo technieken en media. Met a portrait of a beautiful girl, by Albert Anker test en vergelijk je kunstenaars. En met a portrait of a beautiful girl, Steampunk (of medieval, ancient egyptian, cubism enzovoort) test je visuele stijlen. 

Door dit soort tests uit te voeren, bouw je vanzelf een bibliotheek met referentiemateriaal op die je kunt gebruiken wanneer je beeld wilt gaan genereren voor een willekeurige gelegenheid. Daarmee zijn we er echter nog niet. 

Spelen met variabelen 

Oudere AI-modellen boden vaak de mogelijkheid om met ‘gewichten’ te werken, wat je extra controle gaf over het resultaat. Een prompt was dan bijvoorbeeld a forest | foggy:x | autumn:y, en door de waarden voor x en y groter of kleiner te maken, kon je de hoeveelheid mist en de sterkte van de herfstkleuren beïnvloeden. Stable Diffusion ondersteunt deze mogelijkheid vooralsnog niet, maar dat wil niet zeggen dat we geen controle hebben. 

In Stable Diffusion geven we als vergelijking met dezelfde seed deze vier prompts: 

- a foggy forest in autumn; 

- a forest, foggy, autumn; 

- foggy, autumn, a forest; 

- autumn, foggy, a forest. 

Zoals je ziet in de afbeelding zijn er nuanceverschillen in de uitkomst en dus is de woordvolgorde belangrijk. Overigens kun je ook proberen een element te versterken door het woord te herhalen (eventueel in een synoniem). 

Prompt engineering 

Met alle verzamelde kennis kunnen we serieus aan de slag met prompt engineering. Naast al genoemde stijlen, media en namen van kunstenaars kun je nog de nodige andere elementen toevoegen. Erg populair is de toevoeging trending on Artstation die je resultaat vaak net wat fraaier maakt. Ook veelgebruikt zijn modifiers die verwijzen naar grafische technieken uit 3D-games zoals raytracing en Unreal Engine. 

Als voorbeeld van een grondig uitgewerkte prompt bekijken we het resultaat van: 

an elaborately furnished 1970s retro-futuristic interior, octane render, raytracing, volumetric lighting, wide angle, sofa, coffee table in foreground, large potted plant, futuristic lamps, biomorphic windows look out on a futuristic cityscape, mandelbulb space, fractal textures, trending on Artstation, Unreal Engine 3D shading, shadow depth, by Rackstraw Downes, by Canaletto, by Paul Delvaux, by Jakub Schikaneder 

Om exact hetzelfde resultaat te krijgen als wij gebruik je 1906332652 voor het veld Seed en 50 voor Iterations. Vervolgens klik je op Stable Diffusion Settings en zet je een vinkje bij Custom image size. Vul daar 960x512 in (mocht blijken dat je grafische kaart dat niet aankan, dan kun je kiezen voor een andere instelling bij VRAM Offloading). Kies bij Sampler k_lms, zet Scale op 15 en klik op Close and generate. 

Mutaties 

Zoals we eerder zeiden is Stable Diffusion deterministisch, maar dat geldt alleen wanneer je exact dezelfde instellingen gebruikt (inclusief de resolutie). Om te zien hoe dramatisch het verschil kan zijn, renderen we dezelfde prompt op 512x512. 

Een andere belangrijke factor is de gebruikte Sampler (de methode waarmee de AI vanaf de initiële ruis naar het eindresultaat navigeert). We kiezen euler_ancestral in plaats van k_lms. Het resultaat is totaal anders dan ons vorige plaatje op 512x512, maar heeft wel een vergelijkbare uitstraling. 

Een andere belangrijke factor voor het eindresultaat is de combinatie van Iterations en Scale. De eerste bepaalt het aantal stappen waarbinnen de AI beeld moet tonen en de tweede hoe nauwkeurig de prompt moet worden gevolgd. Het absolute minimum om vaak nog bruikbaar beeld te krijgen is Iterations=20 en Scale=7. Zeker met complexe prompts kan het resultaat dan snel wat rommeliger worden. Hogere waarden voor Scale vereisen vaak ook meer iteraties, maar een exacte formule is daarvoor niet te geven. 

Omdat je met complexe prompts vaak ook flink grote waarden voor Scale kunt gebruiken, geven ze je meer ruimte om te experimenteren. Als laatste voorbeeld daarvan renderen we Iterations=100 en Scale=25. 

Aan de slag 

We hebben je laten zien hoe je complexe prompts leert bouwen door kennis te vergaren over de stijlen, media en kunstenaars die Stable Diffusion kent. Gelukkig hoef je het wiel niet helemaal opnieuw uit te vinden. Op www.urania.ai/top-sd-artists zie je hoe Stable Diffusion de stijl van bijna tweeduizend artiesten interpreteert. Op www.krea.ai kun je naast het effect van de namen van kunstenaars ook de werking van heel veel andere modifiers bestuderen en leren van de prompts van anderen. Dat laatste kan ook via de miljoenen doorzoekbare afbeeldingen op www.lexica.art. 

Hoewel je met het langs deze weg genereren van plaatjes jarenlang bezig kunt zijn, is dat nog maar het begin. We hebben het namelijk nog niet eens gehad over het zelf trainen van AI of het maken van animaties. Er valt dus nog heel wat meer te ontdekken. 

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).