Met Spotify wordt cd's kopen bijna overbodig. De dienst brengt wel heel eenvoudig ontzettend veel muziek binnen handbereik. Gebruikers die kiezen voor de betaalde variant kunnen zo uren - zonder reclame's - luisteren naar een breed aanbod van muziek. Met afspeellijsten (playlists) hebt u uw favoriete muziek nog beter binnen handbereik. Een aantal lijsten op een rijtje.

Zoeken in Spotify

Veel van de lijsten in dit artikel zijn ook terug te vinden op de website ShareMyPlaylists.com.­ De site is uitstekend doorzoekbaar en stelt u in staat om zowel op member als of naam van de afspeellijst te zoeken. Ook in Spotify zelf kunt u eenvoudig zoeken naar gebruikers en op naam van de afspeellijst. Houd overigens ook uw Facebook-vriendenlijst rechts op uw beeldscherm in de gaten. Zonder dat u het merkt zullen ook zij steeds meer muziek aan hun lijsten toevoegen of nieuwe lijsten gaan volgen.

1. Wake up!

De lijst Wake up! van een gebruiker met de naam ceremony1981 is er eentje om rustig mee wakker te worden. Tenminste, als u een liefhebber bent van rockmuziek in de ochtend, want anders kunt u de lijst beter aan u voorbij laten gaan. Toch doet de lijst zijn naam wel eer aan. Hier geen snijdende gitaarlicks of keiharde drums, maar fijne gitaren van artiesten als The Doors, The Concretes, The Clash en Editors. Voor wie meer gitaren wil is er keuze genoeg, maar deze voorzichtige rocklijst laat u gepast wakker worden!

©PXimport

Rustig wakker worden met gitaren.

2. In the room where you sleep

De lijst In the room where you sleep lijkt een kandidaat om te worden afgespeeld na de lijst uit de vorige tip. Met artiesten als The Deadly Snakes en Dead Man's Bones laat deze slaapkamerlijst een stevige lijst van popmuziek horen, inclusief enkele fraaie akoestische uitvoeringen van The Magnetic Fields. Aan het einde van de lijst komen Dead Man's Bones nog een keer terug met - hee! - In the room where you sleep. Is dat vraagstuk ook opgelost. De lijst is door dezelfde gebruiker samengesteld als nummer 1, ze heeft in totaal elf lijsten op Spotify staan die het beluisteren stuk voor stuk waard zijn.

©PXimport

Een lijst met mooie akoestische uitvoeringen van The Magnetic Fields.

3. Rock Werchter e.a.

Ook muziekfestivals lenen zich prima voor het samenstellen van een Spotify-lijst. Op die manier kunt u eenvoudig het festival nog eens opnieuw beleven. Zo hebben verschillende bezoekers van het Belgische Rock Werchter 2010 een lijst samengesteld. Wij luisteren graag naar de lijst van jo.jonckers. Ook Lowlands 2010 is terug te vinden op de website www.sharemyplaylists.com. De samensteller, met gebruikersnaam paulkok, heeft zijn eigen bloemlezing van dit festival gedeeld met andere spotify'ers en laat u terugluisteren naar de bijdragen van Band of Horses, Jack Parow, The Kooks en - aanrader - The Gaslight Anthem. Zoek ook eens op 'Pinkpop'. Zowel de editie 2009 als die van dit jaar kunt u terugluisteren via Spotify.

©PXimport

The Gaslight Anthem speelden deze zomer op Rock Werchter.

4. Mahler

Van een heel ander kaliber is de afspeellijst van gebruiker Dante891. Deze gebruiker stelde een fraaie lijst samen met verschillende uitvoeringen van symfonieën van de Oostenrijkse componist Mahler. De lijst valt op vanwege de uitstekende keuze van uitvoeringen van onder meer het Koninklijk Concertgebouworkest, onder leiding van Bernard Haitink. Een beetje shoppen in de lijst van Dante891 levert nog veel meer fraaie klassieke muziek op. Wat te denken van enkele mooie vioolconcerten van Hongaars-Oostenrijkse componist Ligeti of een verzameling van stukken van Puccini. Voor liefhebbers van klassieke muziek is deze lijst een fraaie verzameling van vooral bijzondere uitvoeringen.

©PXimport

Op de afspeellijst van Dante891 zijn zeer bijzondere uitvoeringen van muziek van Mahler te horen.

5. Van singer/songwriters tot electro

De Spotify-afspeellijst Indieplaylist stelt u in staat maandelijks kennis te maken met gloednieuwe muziek die kan variëren van obscure singer/songswriters tot hippe electro. De lijst biedt een alternatief voor het grote aanbod aan mainstreammuziek, aldus de samensteller. De muziekbibliotheek van Spotify is immers veel groter dan dat. De lijst wordt op elke eerste van de maand automatisch ververst. De Indieplaylist, die met 600 subscribers bijzonder populair is, heeft ook een eigen website met meer informatie en uitleg over de lijst. De site is te vinden via Indieplaylist en is ook te volgen op Twitter via @INDIE_playlist.

©PXimport

De Indieplaylist is een alternatief voor mainstreammuziek.

6. Acid Jazz Hispano

Jazz is een muziekstroming waarvan regelmatig nieuwe varianten verschijnen. Een van die stromingen is de Acid Jazz. Acid jazz combineert elementen van onder meer soul, funk, disco, house en hiphop. De samensteller van deze lijst is acidjazzhispano, die er uitstekend in geslaagd is om een zeer gevarieerde lijst van moderne jazzstukken samen te stellen met bijzonder opvallende namen als Kool & The Gang met Hollywood Swingin' (Feat. Jamiroquai). Noemenswaardig is ook de bijna elf minuten durende van Time door Light of the World. Iedere maand plaatst deze gebruiker een nieuwe lijst.

©PXimport

Op de lijst Acid Jazz Hispano zijn onder meer remixen van Kool & The Gang te horen.

7. Bekend van tv

Bepaalde muziek is bekend geworden doordat het werd gebruikt als intro van een series of als soundtrack voor een speelfilm. De afspeellijst Bones - Music from the TV series biedt een fraai overzicht van mooie muziek die u misschien even doet terugdenken aan een bepaalde aflevering. Apart noemen we ook nog even de afspeellijst van gebruiker musicalmadgari. Hij heeft alle muziek die voorkwam in de eerste vier seizoenen van Ugly Betty netjes voor u op een rijtje gezet. De serie, die ook in Nederland behoorlijk populair is, blijkt vol te zitten met nummers die stuk voor stuk bekend in de oren klinken. Aanrader!

©PXimport

Er was opvallend veel muziek te horen in de tv-serie Ugly Betty.

8. Laid back

Echte liefhebbers van Reggae zullen misschien niet veel nieuws tegenkomen op de lijst Reggae Hits van jespeerjonsson, maar wie alle grote der reggae-aarde graag eens op een rijtje heeft staan, zal zien dat hij een compleet overzicht van raggae-standaards tot zijn beschikking heeft. Uiteraard mogen Bob Marley en zijn Wailers op zo'n laid-back-lijst niet ontbreken, maar ook UB40, Maxi Priest en K'Naan komen voorbij. Ook Bob's nageslacht heeft muzikale sporen in de raggae achtergelaten. Daarom zijn ook Ziggy Marley en Damian Marley in deze lijst te horen. Dat deze lijst nog beter klinkt op vakantie in een warm land, liggend in een hangmat laat zich makkelijk raden.

©PXimport

Bob Marley ontbreekt uiteraard niet op een afspeellijst met raggae-muziek.

9. Ol' Blue Eyes

Ook liefhebbers van jazz komen aan hun trekken op Spotify. Om te beginnen is er een prachtige lijst van standaards gezongen door Frank Sinatra. The Voice, die al weer in 1988 overleed, heeft gedurende zijn lange carrière gespeeld met zo'n beetje alle groten der aarde. Zo was hij bevriend met Dean Martin en Sammy Davis Jr. en trad hij ook nog op als acteur in verschillende films. De zanger is op deze lijst te horen met schitterende uitvoeringen van onder meer The Lady Is a Tramp, New York New York en Love and Marriage. De lijst heet kortweg Sinatra en samengesteld door Gav1986.

©PXimport

Frank Sinatra leefde een bewogen leven.

10. Late Lounge

Late Lounge is de perfecte lijst om een lange avond in café of club in stijl af te sluiten. Wanneer de laatste borrel wordt ingeschonken en het volume nog even wat naar beneden wordt bijgesteld creëert deze lange lijst de juiste sfeer om nog even na te praten voor het slapen gaan. En of het nu Jeff Buckley, Erykah Badu of Joni Mitchell is die de avond definitief afsluit, vaststaat dat het langzaam licht kan worden zodra de mellow-klanken van deze lijst klinken. Samensteller vethan heeft er alles aan gedaan om er een eindeloze lijst van te maken.

©PXimport

Loungen met Erykah Badu.

11. Eighties

Feestjes met muziek uit de Jaren tachtig doen het altijd goed. Zodra Duran Duran, The Human League, Orchestral Manoeuvres in the Dark of zelfs Kraftwerk uit de installatie klinken, moet er haast wel worden gedanst. Samensteller fatcarver heeft in ieder geval wat dat betreft een prachtige lijst samengesteld waarmee ieder feestje dat als een nachtkaars dreigt uit te gaan mee kan worden gered. Want zeg nou eerlijk: wie kan er blijven stilzetten wanneer Jermaine Stewart zingt: We don't have to take our clothes off?

©PXimport

Met artiesten als Duran Duran leeft uw 80's-feestje weer op.

12. Wekelijkse R&B-update

Completer kan haast niet: De RNB Party 2010 is een R&B-lijst van sonymusicse, wat (inderdaad) een lijst van Sony zelf is (SonyMusicSweden). De lijst wordt wekelijks geüpdatet. Resultaat is natuurlijk een up-to-date overzicht van de allernieuwste R&B-muziek, waarop artiesten als Christina Aguilera, J. Cole en Ontario niet ontbreken. Ook Alicia Keys en R. Kelly zijn op deze lijst te horen. Prima lijst voor iedereen die van R&B houdt en graag op de hoogte blijft van de nieuwste nummers.

©PXimport

Wekelijkse updates met de RNB Party 2010-lijst.

13. Voor de dood

De samensteller van deze lijst noemt zijn eigen lijst "de ultieme mengeling van metal, rock en 10 great songs". Over de kwaliteit van de muziek is hij ook duidelijk. Hij noemde de lijst: 126 songs you need to hear before you die. En inderdaad: wanneer u liefhebber bent van bands als In Flames, Slipknot, System of a Down en Dropkick Murphys, dan is deze lijst inderdaad een aanrader. Zelfs The Rolling Stones ontbreken niet. Inmiddels is de lijst al wat gegroeid, op moment van schrijven bestaat hij uit 155 nummers.

©PXimport

Slipknot is een van de artiesten op de lijst van andrelundin.

14. Van alles

Spotify loopt over van de 'Best of'-lijsten. Zoeken op het trefwoord ­'compilation' levert een overvloed aan lijsten waarin het beste van maart, het ultieme van juni of de keuze van september van verschillende radiostations wordt aangeboden. Een aanrader die we bij naam noemen: de 500 beste songs volgens het toonaangevende muziekblad Rolling Stone Magazine. Dit is een lijst die iedere muziekliefhebber toch minstens één keer beluisterd moet hebben. Een meer dan compleet overzicht! Artiesten als U2, Studio 99 en Bob Dylan komen aan bod en natuurlijk ontbreken de Rolling Stones niet.

©PXimport

De 500 beste songs volgens Rolling Stone Magazine.

15. Donkere dagen

Wellicht nog wat vroeg, maar we belichten toch even de donkere dagen. Afspeellijsten lenen zich prima voor seizoensgerelateerde muziek, en Spotify is rijkelijk gevuld met muziek voor onder de kerstboom. Een voorbeeld: de A 60's Inspired Christmas Playlist. Deze lijst ademt de rustgevende sfeer van de jaren zestig uit, die helemaal past bij het gevoel dat hoort bij het einde van het jaar. Als de wereldvrede dan nog uw huiskamer niet is binnengestroomd, heeft in ieder geval niet gelegen aan Jingle Bell Rock van Brenda Lee of Santa Baby van Eartha Kitt. En wellicht ten overvloede: ook John Lennon en Yoko Ono wensen u op deze afspeellijst een Happy Xmas.

©PXimport

Fijne kerstdagen namens John en Ono.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).