IFTTT (If this, then that) is een handig hulpmiddeltje. De dienst automatiseert allerlei activiteiten van verschillende apps dankzij zogenoemde 'als ... dan'-receptjes. Bijvoorbeeld 'Als het buiten kouder is dan 15 graden, dan schakelt Nest de verwarming in'. We zoeken 12 superhandige recepten uit.

In iOS open je de App Store, zoek naar IF by IFTTT en installeer de gratis app. Voor Android download je de app uit Google Play. Je kunt natuurlijk ook gewoon je browser gebruiken en naar ifttt.com gaan. Lees ook: Knoop diensten aan elkaar met IFTTT.

Kijk na het openen even de korte tutorial door, en vul op de laatste pagina een gebruikersnaam, e-mailadres en wachtwoord in. Tik op Create Account. Vervolgens krijg je een heleboel recepten van andere gebruikers voorgeschoteld, maar je kunt ze uiteraard ook zelf samenstellen. Hiervoor tik je rechts boven op Browse en vervolgens op het plusteken.

Alle 12 recepten kant-en-klaar

Om het je extra makkelijk te maken, hebben we voor het iPad Magazine alvast wat handige receptjes als favorieten aangevinkt in ons account op IFTTT. Je hoeft ze dus niet allemaal zelf aan te maken. Surf hiernaartoe om ze aan je eigen account toe te voegen.

IF by IFTTT *****

Prijs: Gratis

Omvang: 20,6 MB

©PXimport

IFTTT werkt al met meer dan 180 verschillende kanalen, waardoor er voor bijna alles wel een receptje te vinden is.

1 Nieuwe contacten opslaan

We beginnen heel eenvoudig. Je wilt natuurlijk niet allerlei contactgegevens kwijtraken, dus is het handig om je adresboek te back-uppen op een clouddienst. IFTTT werkt met heel wat grote diensten samen. Je hebt onder andere de keuze uit Dropbox, Google Drive, OneDrive en Box.com. Maak simpelweg een recept aan waarmee je nieuwe contactgegevens onmiddellijk toevoegt aan je favoriete clouddienst om toekomstige ergernissen te voorkomen.

©PXimport

Via Edit kun je aangeven in welke Dropbox-map je de contactpersonen wilt opslaan.

2 Licht uit, spot aan

Heb je verlichting in huis die je met iPad kunt bedienen? HUE van Philips, bijvoorbeeld? Dan kun je deze via IFTTT verder automatiseren. Je kunt een recept maken om de verlichting in te schakelen zodra de zon ondergaat. Ga je bijna elke dag rond 23 uur slapen? Dan stel je via een tweede recept in dat de HUE-verlichting op deze tijd automatisch uitschakelt. HUE-verlichting op je slaapkamer? Dan kun je er 's ochtends ook aangenaam mee wakker worden, stel simpelweg in dat de verlichting aan mag vanaf 6:30 uur.

©PXimport

Ga je in het weekend later slapen of blijf je langer in bed? Dan maak je een apart recept aan.

3 Notificatie bij hoge UV-index

Van pakweg maart tot eind september kun je in Nederland te maken krijgen met een hoge UV-index. Wapen je alvast tegen verbranding met behulp van IFTTT. Via het kanaal Weather kun je je huidige locatie opgeven en vervolgens een UV-index kiezen, bijvoorbeeld 6 of 7. Zodra die index bereikt is, krijg je een notificatie op je iPad en weet je dat je je echt moet insmeren met zonnebrandcrème als je naar buiten gaat.

©PXimport

Tijd voor zonnebrandcrème! Het aantal recepten op basis van UV-index is erg groot.

4 Overal dezelfde profielfoto

Ben je actief bent op verschillende sociale netwerken? Gebruik je overal dezelfde profielfoto? Beeld je eens in hoe handig het zou zijn om een nieuwe profielfoto automatisch op alle verschillende accounts te krijgen. Het kan heel eenvoudig als je een recept aanmaakt waarin je aangeeft dat je Facebook-profielfoto ook automatisch als avatar bij bijvoorbeeld Twitter gebruikt moet worden. Dat spaart je tijd en zorgt voor herkenning bij je vrienden en volgers.

©PXimport

Zodra je je profielfoto op Facebook wijzigt, verandert ook je Twitter-profielfoto.

5 Selfies in een aparte map

Alle foto's op je filmrol back-uppen? Dat is niet moeilijk. Het is leuker als je creatieve oplossingen zoekt. IFTTT kan het onderscheid maken tussen screenshots, foto's die je met de camera voorop en foto's die je met achterop gemaakt hebt. Selfies kunnen dus simpelweg in een aparte map. Later een zelfportretje opzoeken? Dan hoef je alleen dat ene mapje te openen.

©PXimport

In de standaard Foto-app vind je nu de extra map Selfies.

6 Gepersonaliseerde eBay-aanbiedingen

Ook voor verzamelaars kan IFTTT veel hulp bieden. Zoek je wekelijks of dagelijks naar spullen op eBay? Naar zeldzame Marvel Comics of Atari 2600-games, bijvoorbeeld? Ook daar kun je heel eenvoudig een recept voor aanmaken. Probeer je zoekterm zo specifiek mogelijk te maken. Desgewenst kun je zelfs een maximumprijs opgeven. Wij hebben een recept aangemaakt waarmee we iOS-notificaties ontvangen, maar je zou ook een overzicht in je mailbox kunnen laten droppen.

©PXimport

Piep, piep. Atari 2600 te koop.

7 Track je kinderen

Hebben je kinderen een iPhone? Wil je weten waar ze precies uithangen na schooltijd? Maak dan gewoon een receptje. Je moet dan wel even de IFTTT-app ook op hun telefoon installeren. Vervolgens gebruik je een recept waarmee je een e-mail of notificatie ontvangt zodra ze een bepaalde straal rond de schoolzone verlaten. Houd er wel rekening mee dat hun locatievoorzieningen ingeschakeld moeten zijn en communiceer duidelijk over het feit waarom je wil zien waar ze zich bevinden.

8 Sportactiviteiten bijhouden

Draag je een activity-tracker van Jawbone, Fitbit, Misfit of Withings? Deze fabrikanten werken allemaal samen met IFTTT waardoor je nog meer uit de statistieken kunt halen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om je slaapgedrag bij te houden in een mapje op Google Drive. Je kunt een notificatie in de vorm van een virtuele schop-onder-je-achterwerk instellen als je je bewegingsdoel om 19 uur 's avonds nog niet bereikt hebt of automatisch een tweetje de wereld in sturen als je pakweg 15.000 stappen op een dag hebt gezet.

©PXimport

Heb jij een Fitbit en al je vrienden een Jawbone? Je kunt de gegevens zelfs overzetten!

9 Bescherm je planten tegen vrieskou

Als het over een paar maandjes gaat vriezen, dan kun je je buitenplanten maar beter de nodige aandacht schenken. Vergeet jij het weleens om die olijven- of vijgenboom in te pakken tegen de vrieskou? Dankzij IFTTT kun je een recept aanmaken om een notificatie of e-mailbericht te ontvangen zodra het 's nachts gaat vriezen in jouw buurt. Zo overleven je gevoelige plantjes de winter, of sluit jij op tijd je buitenkraantje af.

©PXimport

Kies zelf vanaf welke temperatuur je een melding wilt ontvangen.

10 Back-up e-mailbijlagen

Je hebt ongetwijfeld weleens heel veel tijd verloren omdat je naar een specifieke bijlage in je mailbox zocht. Gebruik je een clouddienst zoals OneDrive, Google Drive of Dropbox? Dan zou je bijvoorbeeld een recept kunnen gebruiken waarmee je automatisch alle e-mailbijlagen in de cloud opslaat. Je kunt zelfs instellen in welke map de bestanden terecht moeten komen. Let wel, het is een must om af en toe de map op te schonen, want ook bedrijfslogo's worden op deze manier opgeslagen.

©PXimport

Snel even die bestelbon opzoeken? Dankzij bovenstaand recept vind je de bijlage in je Dropbox.

11 Haal meer uit je slimme thermostaat

De slimme thermostaten van Nest en Honeywell kunnen eveneens communiceren met IFTTT. Dat betekent dat je je thermostaat nog verder kunt finetunen. Heb je een iPad met 3G en neem je die altijd en overal mee? Dan is het handig om een recept te maken op basis van je locatie. Op die manier kun je de verwarming inschakelen als je bijvoorbeeld op 10 km van thuis bent. Je kunt de slimme thermostaat ook laten uitschakelen als het buiten warmer is dan 20° C of een alarm inschakelen als de temperatuur binnen kouder is dan 17° C.

©PXimport

Als het buiten warmer is dan 20 graden, dan mag de verwarming best uit.

12 SoundCloud-muziek automatisch downloaden

Spendeer je best wat tijd op SoundCloud? Ga je vaak op zoek naar leuke nummers of mixes? Met het juiste recept kun je de muziekbestanden die je gratis mag downloaden automatisch in je Dropbox laten opslaan zodra jij aangeeft dat je een track leuk vindt. Via de uitgebreide instellingen kun je desgewenst zelfs aangeven in de welke map en onder welke naam het bestand opgeslagen moet worden. Uiteraard is dit recept niet van toepassing op de nummers waarvoor je moet betalen.

©PXimport

Eén klik op het hartje tikken volstaat om de track op te slaan in je favoriete clouddienst.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).