Je domoticasysteem stuur je in veel gevallen aan via een webinterface op je laptop of een mobiele app op je smartphone. Maar altijd toegang tot je domoticasysteem hebben via een klein schermpje aan de muur is zeker zo handig. In dit artikel installeren we Homepoint op een M5Core-microcontrollerbordje met een schermpje van 2 inch en knoppen, en integreren we dit met je domoticasysteem via MQTT.

Domoticasystemen zoals Home Assistant zijn voorzien van een webinterface waarmee je je apparaten kunt aansturen en hun status kunt bekijken. Dat is handig op je laptop of zelfs op een smartphone, maar dan moet je die wel altijd bij de hand hebben om die interface te openen. Hetzelfde geldt voor de mobiele apps van domoticasystemen: je pakt je smartphone, ontgrendelt hem en opent de app. Toch heel wat handelingen. Wat als je direct de temperatuur buiten wilt bekijken of je rolluiken omlaag wilt doen?

Een alternatieve oplossing is een apparaatje dat als enige taak heeft om als dashboard voor je domoticasysteem te dienen. Dat kan een klein microcontrollerbordje met schermpje en enkele knoppen zijn, dat je aan je muur hangt of in een kast zet. Het dashboard geeft continu de status van je domoticasysteem weer en reageert onmiddellijk op een druk op een van de knoppen. In een ideale wereld zou elk domoticasysteem minstens één dashboard per verdieping moeten hebben dat geen andere taken heeft.

Meer lezen?

01 M5Stack Core

Je kunt zo’n apparaatje zelf in elkaar knutselen met een microcontrollerbordje, een schermpje en wat knoppen, maar als je het in de woonkamer wilt gebruiken, wil je niet dat er allerlei losse draadjes en printplaatjes te zien zijn. M5Stack, een jong Chinees bedrijf, biedt allerlei producten aan die gebouwd zijn rond een ESP32-microcontroller, die er niet als een ontwikkelbordje uitzien. Vooral interessant is de M5Stack Core BASIC Kit: een modulair, stapelbaar ESP32-bordje met een lcd-scherm van 2 inch en drie knoppen in een sobere behuizing. Die ziet er niet slecht uit in je woonkamer. De module is heel compact: 13 mm hoog, en 54 mm lang en breed.

Er bestaat ook een standaard voor waardoor je het doosje rechtop kunt zetten (licht naar achteren leunend). Dat is ideaal om de M5Stack Core op een kast of tafel te plaatsen en zo het schermpje te kunnen lezen. De M5Stack Core en bijbehorende modules zijn in diverse webwinkels te vinden, ook in Nederland. De BASIC Kit kost rond de 28 euro. Let op: er is ondertussen ook een nieuw model uit, de M5Core2, maar dat is nog niet compatibel met de software die we in deze masterclass gebruiken.

©PXimport

02 Homepoint

Een van de programma’s die je op de M5Stack Core kunt installeren, is Homepoint. Het biedt een interface om een op MQTT gebaseerd domoticasysteem aan te sturen en de status van sensors te tonen. Homepoint is firmware die je op de ESP32-microcontroller installeert, nadat je eerst configureert welke sensors en (licht)schakelaars van je domoticasysteem je wilt opnemen in je dashboard. De installatie gebeurt met het programma esptool, en daarvoor heb je op zijn beurt Python nodig.

©PXimport

03 Python installeren

Gebruik je macOS of Linux, dan is Python normaal al standaard geïnstalleerd. Onder Windows download je de nieuwste Python-versie, op het moment van schrijven was dat Python 3.9.0. Kies de executable installer voor 64 bit (x86-64) of 32 bit (x86), afhankelijk van je Windows-versie.

Vink in het eerste venster van het installatieprogramma Install launcher for all users en Add Python to PATH aan. Na installatie kun je controleren of Python correct is geïnstalleerd met de volgende opdracht in de Opdrachtprompt:

python --version

Je krijgt dan het versienummer van je Python-installatie te zien.

©PXimport

04 Esptool installeren

De volgende stap is het installeren van esptool. Dat doe je met de volgende opdracht:

pip install esptool

Op sommige Python-installaties geeft dat een foutmelding. Probeer dan:

python -m pip install esptool

In veel Linux-distributies moet je dit commando uitvoeren:

pip3 install esptool

Na de installatie zou je esptool moeten kunnen uitvoeren en uitleg krijgen over alle mogelijke opties die het programma herkent:

esptool.py

©PXimport

05 Firmware flashen

Download de recentste Homepoint-firmware van GitHub. Op het moment van schrijven was dat versie 0.0.4rc1. Download het bestand homepoint_release.zip en pak het uit. Je ziet diverse bestanden met de extensie .bin. Voor de M5Stack Core heb je het bestand homepoint_m5stack_full.bin nodig.

Sluit je M5Stack Core op je pc aan via een usb-c-kabel. Voer dan de volgende opdracht uit:

esptool.py write_flash -fs 4MB -fm dout 0x0 homepoint_m5stack_full.bin

Als alles goed gaat, krijg je nu te zien dat de firmware naar de ESP32-microcontroller wordt geflasht. Daarna herstart de microcontroller en krijg je op het scherm de naam van een draadloos accesspoint (HomePoint-Config) en een ip-adres te zien.

©PXimport

06 Wifi-configuratie

Verbind met het accesspoint HomePoint-Config, bijvoorbeeld op je smartphone. Bezoek dan in je browser het getoonde ip-adres: http://192.168.99.1. Je krijgt de webpagina voor de initiële configuratie te zien.

Vul eerst het ssid en wachtwoord in van het accesspoint waarmee je je M5Stack Core wilt laten verbinden. Stel ook een gebruikersnaam (standaard admin) en een wachtwoord in om op de webinterface van Homepoint in te loggen. Daarna herstart je de M5Stack Core en krijg je als alles goed is bovenaan het schermpje het nieuwe ip-adres te zien, dat deze keer in het adresbereik van je eigen accesspoint ligt.

07 Ingebouwde webserver

Je configureert Homepoint volledig in één configuratiebestand, dat je via een ingebouwde webserver op de ESP32-microcontroller vanuit je browser kunt bewerken. Open dus het ip-adres dat je op het scherm ziet in je browser. Je krijgt dan links een hoop bestanden te zien. Dat zijn onder andere de icoontjes voor op het scherm, maar ook de css- en html-bestanden van de webinterface.

Selecteer je een bestand, dan krijg je rechts de inhoud te zien. Je kunt het ook vervangen door een ander bestand op je lokale schijf, of door een extra bestand uploaden naar de microcontroller: klik op Bladeren, selecteer je bestand en klik op Upload. Zo zet je dus de interface van Homepoint naar je hand.

©PXimport

08 Minimale configuratie

Tekstbestanden in het geheugen van de ESP32-microcontroller kun je ook in de webinterface bewerken. Dat is handig om de configuratie aan te passen, die zich in het JSON-bestand /config.json bevindt. Een minimale configuratie ziet er als volgt uit:

{"wifi": "SSID","password": "WACHTWOORD","login": "LOGIN","webpass": "WWWACHTWOORD","mqttbroker": "mqtt://IP","mqttusername": "MQTT_GEBRUIKER","mqttpasswd": "MQTT_WACHTWOORD","timezone": "CET-1CEST-2,M3.5.0/02:00:00,M10.5.0/03:00:00",}

Na de wifi-configuratie (die je in stap 6 hebt ingevoerd) zijn de eerste vier elementen en de tijdzone normaal gesproken al ingevuld. Dan blijft alleen de configuratie voor de MQTT-verbinding over waardoor Homepoint met je domoticasysteem kan communiceren. Vul daarom het ip-adres van je MQTT-broker in (zie ook de Basiscursus MQTT), en indien nodig een gebruikersnaam en wachtwoord als je MQTT-broker daarom vraagt. Klik daarna rechts op Save om je wijzigingen van de configuratie op te slaan en links op Reload om de configuratie opnieuw in te lezen. Als je een ongeldige MQTT-configuratie hebt ingevoerd, verschijnt er bovenaan rechts een rode streep door het icoontje van het huisje. Heb je een fout gemaakt in de JSON-syntaxis, dan verschijnt er ook een foutmelding.

©PXimport

09 Sensor weergeven

Je ziet op het schermpje van je M5Stack Core zes vakjes. Elk van die vakjes biedt plaats aan twee sensors of aan één (licht)schakelaar. Laten we beginnen met een vakje te maken met de temperatuur en luchtvochtigheid van een sensor. We geven een voorbeeld van een temperatuur- en luchtvochtigheidssensor die we met rtl_433toMQTT (zie ook de Basiscursus MQTT) uitlezen en waarvan we de metingen naar MQTT-boodschappen omzetten.

In het configuratiebestand voegen we achter de regel met de tijdzone een scène toe voor onze diepvries met twee sensors:

"scenes": [{"name": "Diepvries",

"type": "Sensor",

"devices": [{"name": "Temperatuur",

"type": "singleValue","jsondata": false,"firstIcon": "temperature_small",

"getTopic": "rtl433/Oregon-THGR122N/1/218/temperature_C"},{"name": "Luchtvochtigheid","type": "singleValue",

"jsondata": false,"firstIcon":"humidity_small","getTopic": "rtl433/Oregon-THGR122N/1/218/humidity"}]}]

Let goed op dat je alle haakjes en komma’s correct plaatst. Zorg ook dat de regel met de tijdzone hiervoor echt met een komma eindigt, en dat het hele bestand met een gesloten gekruld haakje } eindigt.

We definiëren hier dus een scène met de naam Diepvries en type Sensor. Daaraan kennen we twee apparaten toe. Het eerste geeft de waarde van een MQTT-boodschap met onderwerp rtl433/Oregon-THGR122N/1/218/temperature_C weer met een temperatuuricoontje en het tweede geeft de waarde van een MQTT-boodschap met onderwerp rtl433/Oregon-THGR122N/1/218/humidity weer met een vochtigheidsicoontje. Klik na je wijzigingen op Save en herlaad de configuratie. Als je dan even wacht tot de sensors weer een waarde hebben uitgestuurd, zie je in het vakje linksboven de temperatuur en vochtigheid in je diepvries verschijnen.

©PXimport

10 JSON-sensor weergeven

Sommige multisensors sturen hun waardes niet elk naar een afzonderlijk MQTT-onderwerp, maar in de vorm van een boodschap met JSON-inhoud. Draai je bijvoorbeeld het programma system_sensors dat data over je Raspberry Pi via MQTT stuurt, dan ziet de inhoud van zo’n boodschap er als volgt uit:

{"temperature": 55.0, "disk_use": 96.2, "memory_use": 47.4, "cpu_usage": 13.6, "swap_usage": 0.0, "power_status": "Everything is working as intended", "last_boot": "2020-08-25T23:26:22+02:00", "last_message": "2020-10-14T15:19:31.571775+02:00", "updates": 0}

Met de volgende configuratie in Homepoint tonen we de temperatuur en het schijfverbruik:

{

"name": "Raspberry Pi","type": "Sensor","devices": [{"name": "Temperatuur","type": "combinedValues","jsondata": true,"firstIcon": "temperature_small","secondIcon": "wattage_small","firstKey": "temperature","secondKey": "disk_use","getTopic": "system-sensors/sensor/pi-red/state"}]}]

Let op: deze code komt ná de vorige scène, dus daar vervang je de blokhaak ] door een komma , en de blokhaak ] op het einde van de tweede scène sluit de lijst met scènes af, waarna het hele bestand weer eindigt met een gesloten gekruld haakje }.

Je ziet dat we in deze scène maar één apparaat definiëren, omdat het van type combinedValues is. Door jsondata op true te zetten, geven we aan dat de eerste getoonde waarde die van de JSON-sleutel temperature is en de tweede die van de sleutel disk_use. Sla dit op en herlaad de configuratie, daarna toont Homepoint na een minuut de temperatuur en het schijfgebruik van je Raspberry Pi in het tweede vakje.

11 Schakelaar toevoegen

Op dezelfde manier kun je ook een schakelaar in een vakje van het Homepoint-scherm tonen. Als je die schakelaar activeert, stuurt Homepoint een boodschap naar je MQTT-broker om een apparaat in te schakelen.

Voeg bijvoorbeeld de volgende scène toe:

{"name": "Badkamer","type": "Light","icon": "door","devices": [{"name": "Badkamerlicht","setTopic": "zwave/Bathroom/Bathroom_light/38/1/0/set","getTopic": "zwave/Bathroom/Bathroom_light/38/1/0","onValue": "99","offValue": "0"}]}]

Let er ook hier weer op dat je de haakjes en komma’s correct plaatst. We voegen hier dus een apparaat met de naam Badkamerlicht aan toe. De waarde van getTopic is het MQTT-onderwerp waarop de lamp zijn status (aan of uit) doorgeeft, terwijl de waarde van setTopic het MQTT-onderwerp is waarmee je de status van de lamp verandert. De waarde van onValue is de waarde voor een ingeschakelde lamp en offValue voor een uitgeschakelde lamp.

12 MQTT-boodschappen

Het voorbeeld van de lamp, werkt ook voor een ander soort schakelaar, zoals het aansturen van een pomp met Homepoint. Alleen verander je dan het type apparaat van Light naar Switch. Het juiste MQTT-onderwerp en de waardes vereisen bij (licht)schakelaars wel iets meer aandacht dan sensors. Want Homepoint werkt voor schakelaars niet met JSON-boodschappen.

Gebruik je bijvoorbeeld Zwave2Mqtt (op onze website vind je een cursus over de configuratie van Zwave2Mqtt, ga dan naar de instellingen van de gateway. Als je bij Payload type de optie Entire Z-Wave value Object hebt gekozen zoals we in die cursus aanraadden, krijg je een maximale hoeveelheid informatie te zien, maar dat is in het JSON-formaat waar Homepoint niet mee overweg kan. Je verandert het payload-type dan het best naar Just value.

Welk onderwerp je nodig hebt om de status van je apparaat uit te lezen en de status te veranderen, kun je het best te weten komen door met een programma zoals MQTT Explorer (zie ook de Basiscursus MQTT) de MQTT-boodschappen die je broker ontvangt te bekijken. Maak je gebruik van Zwave2Mqtt, dan is het onderwerp om een schakelaar te veranderen hetzelfde als het onderwerp dat een statusverandering communiceert, maar dan met /set erachter.

©PXimport

13 Schakelaar in je dashboard

Als je alles correct hebt geconfigureerd, zou het icoontje van je schakelaar nu oranje moeten worden als je zelf je lamp inschakelt en weer wit als je de lamp uitschakelt. Maar Homepoint kun je ook als schakelaar inzetten, namelijk met de drie knoppen onderaan.

Met de middelste knop selecteer je het volgende vakje op het dashboard en met de linkerknop het vorige vakje. Heb je een vakje geselecteerd (de naam wordt dan oranje), dan schakel je de lamp in met een druk op de rechterknop. Het icoontje wordt dan ook oranje omdat de status van je lamp nu aan is. Met nog eens een druk op dezelfde knop schakel je je lamp uit en wordt ook het icoontje weer wit.

©PXimport

14 Meerdere schakelaars in één groep

Homepoint kan ook meerdere (licht)schakelaars in één groep weergeven. Voor de configuratie van de badkamerlamp hebben we namelijk een scène Badkamer gemaakt met toevallig één apparaat erin, maar daar kun je meerdere aan toevoegen. Voeg bijvoorbeeld deze configuratie toe met twee nachtlampjes in je slaapkamer:

{"name": "Slaapkamer","type": "Light","icon": "bedroom","devices": [{"name": "Lamp links","setTopic": "lights/hue/00:15:8d:00:01:94:60:2c-01/set/on","getTopic": "lights/hue/00:15:8d:00:01:94:60:2c-01/get/on","onValue": "true","offValue": "false"},{"name": "Lamp rechts","setTopic": "lights/hue/00:15:8d:00:01:1f:a0:61-01/set/on","getTopic": "lights/hue/00:15:8d:00:01:1f:a0:61-01/get/on","onValue": "true","offValue": "false"}]}]

Als je nu de slaapkamer op het dashboard selecteert en dan een lange druk op de rechterknop geeft, krijg je een nieuw scherm te zien met de twee lampen en een icoontje Back. Je kunt nu de twee lampen individueel aansturen en hun status bekijken. Als je naar Back navigeert en op de rechterknop drukt, keer je terug naar het hoofdscherm. Als je in het hoofdscherm overigens kort op de rechterknop klikt bij een scène, worden alle schakelaars in die groep aan- of uitgeschakeld.

©PXimport

15 En verder

De maker van Homepoint werkt ook aan ondersteuning voor HomeKit, het platform van Apple voor slimme apparaten. Verder ondersteunt Homepoint over-the-air-updates als er nieuwe versies van de firmware uitkomen. Je opent dan gewoon de webinterface van Homepoint op je apparaatje, selecteer het gedownloade firmwarebestand en klikt ernaast op Update firmware.

Ook geïnteresseerd in professionele beveiliging?

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).