Zo organiseer je je contactpersonen

Apple

Als je gebruik maakt van meerdere Appleproducten zoals een iOS-telefoon en een macOS computer, dan loont het om je contacten op te slaan in de door Apple aangeleverde app hiervoor. Op deze manier worden al contacten tussen je apparaten gesynchroniseerd.

Op je laptop krijg je via de iCloudsite toegang tot je contacten. 

Bij iOS bewerk je een contact door het te selecteren en voor de optie ‘edit’ te kiezen. Je kan dan vervolgens informatie bewerken, verwijderen of toevoegen. Door ‘delete contact’ te kiezen, verwijder je (je verwacht het niet) het gehele contact.

Als je de weergave van je contactenlijst wil veranderen, dan doe je dat onder de iOS-settings. Je kan onder deze instellingen er bijvoorbeeld voor kiezen om mensen onder hun bijnaam weer te geven in plaats van een saaie voor- en achternaam.

Via macOS kun je op dezelfde manier je contacten organiseren en weergeven, alleen biedt deze versie nog een extra handigheidje. Via ‘contacten’ kun je namelijk groepen maken om je contacten in te organiseren. Wil je bijvoorbeeld alle telefoonnummers van collega’s in één groep? Dit doe je via ‘bestand’ en dan naar ‘new smart group’. Om een e-mail naar deze hele groep te sturen klik je met je rechtermuisknop op de groep.

Via macOS kan je ook meteen duplicaten van je contacten opsporen. Dit doe je via ‘card’ en vervolgens ‘look for duplicates’. Als deze app duplicaten traceert, kun je ervoor kiezen om deze samen te voegen. Dit kan je ook handmatig doen. Selecteer het contact, houd ‘Cmd’ ingedrukt en selecteer vervolgens nog een contact. Kies dan voor ‘card’ en ‘merge selected cards’.

Vanwege de extra mogelijkheden die macOS biedt, is het aan te raden om je contacten via je laptop te organiseren. Mocht je toch de voorkeur geven aan je iPhone, dan kun je apps downloaden die het makkelijker maken om via je telefoon contacten te organiseren.

Google

Ook als je Google gebruikt om je contacten in op te slaan, kun je deze online inzien via je laptop, en natuurlijk via de officiële Google contactenapp in de Playstore.

Google biedt een zeer toegankelijke manier om je dubbele contacten op te sporen en samen te voegen of te verwijderen. Via de webinterface doe je dit door links in het menu op ‘duplicaten’ te klikken. Je krijgt vervolgens meteen een lijst te zien van je dubbele contacten waarna je per contact kan kiezen voor de optie ‘samenvoegen’. Doe je dit liever handmatig? Houd dan meerdere contacten ingedrukt en kies vervolgens voor ‘samenvoegen’ onder de drie puntjes rechtsboven in je scherm.

Via de app gaat dit nog makkelijker. In het linker menu kies je voor ‘suggesties’. Hier geeft Google een lijst met aanbevelingen die je kan doorvoeren om je contacten op te ruimen en te organiseren. Via dit menu kan je ook meteen een back-up maken van al je contacten.

Wil je je contacten updaten? Ook dit wordt al geadviseerd via de suggestiesfunctie. Als er nieuwe contactinformatie voor een van je contacten beschikbaar is, zal deze hier automatisch verschijnen. Kies vervolgens voor ‘accepteren’ als je deze nieuwe informatie wil toevoegen aan een bestaand contactpersoon. 

Als je via Google je contacten per groep wil opslaan, dan kun je dit doen door labels te maken en deze toe te voegen aan je contact. Via de app doe je dit door een contact te openen, op het pennetje rechtsonder te tikken en vervolgens te kiezen voor ‘meer velden’. Helemaal onderaan kun je vervolgens het contact ‘labelen’ door een nieuw label aan te maken of een bestaand label toe te kennen. In de webversie vind je deze optie in het linker menu

Gmail is heel nauw verbonden met je Google contacten. Dat betekent dat als je met iemand mailt, deze emailadressen worden opgeslagen onder ‘andere contacten’ in de webversie. Om deze instelling aan te passen ga je naar Gmail en kies je onder ‘instellingen’ bij het kopje ‘contacten maken voor automatisch aanvullen’ voor de optie ‘ik voeg zelf contactpersonen toe’. Op deze manier zul je niet onnodig stapels e-mailadressen opslaan waar je nooit gebruik van maakt.

Microsoft

Bij Microsoft is het, in tegenstelling tot Apple en Google, anders geregeld. De veranderingen die je namelijk aanbrengt in je Microsoftcontacten hebben namelijk geen invloed op de contacten in je telefoon. De contacten worden alleen gesynchroniseerd via je Outlookaccount.

Via Outlook.com krijg je toegang tot je contactpersonen. Kies hiervoor de poppetjes onderaan links in je scherm. Als je vervolgens op een contact klikt, krijg je rechts alle informatie te zien over dit contact. Via het bekende pennetje kun je dit contact bewerken. Als je Outlookaccount gekoppeld is aan je Microsoft telefoon, zullen op deze manier ook hier aanpassingen worden doorgevoerd.

Je voegt een nieuwe contactpersoon toe door linksboven op het plusje te klikken.

Het opschonen van je contactpersonen doe je door bovenin te klikken op ‘beheren’ en vervolgens op ‘contactpersonen opschonen’. Via deze functie worden je dubbele contacten gekoppeld. Deze functie is niet beschikbaar in de app. Je voegt hierin handmatig contacten samen door de contacten te selecteren, het menu te openen en vervolgens te kiezen voor ‘contacten koppelen’.

Daarnaast biedt Windows 10 via de ‘personen app’ ook de mogelijkheid om via je computer je contactpersonen te organiseren. Door een contact te selecteren, krijg je rechts alle informatie over dit contact te zien, waarin je het ook kunt bewerken. Wil je contacten samenvoegen, dan kies je in de contactkaart ‘een contact zoeken om te combineren’.