Hoewel veel post tegenwoordig digitaal wordt verstuurd, krijg je vast af en toe nog belangrijke brieven door de brievenbus. Wil je deze brieven digitaliseren, dan kan dat gemakkelijk met je telefoon. Wij leggen je uit hoe je kunt scannen met je smartphone. We bespreken apps voor zowel iOS- als Android-apparaten.

Tip 01: Werk mobiel

Voordat we je informatie gaan geven over welke apps je kunt gebruiken, eerst even een tip met betrekking tot je werkwijze. Mobiel scannen is veel eenvoudiger dan scannen met een oude vertrouwde scanner, maar wanneer je alle bonnetjes opspaart, is het alsnog een flink karwei waarbij je een berg bonnetjes op je bureau hebt liggen. Die bonnetjes zijn waarschijnlijk tegen die tijd voor de helft verkreukeld en dat maakt het scannen niet eenvoudiger (zie tip 6). Wat we je daarom willen aanraden is om je werkwijze te veranderen. Het voordeel van scannen met je smartphone is dat je die smartphone altijd bij je hebt. Het is handig om daarvan te profiteren. Oftewel: krijg je een bonnetje, zoek snel even een rustig plekje op, scan je bon in (en upload deze direct naar de cloud, zodat je niet het risico loopt dat je je bonnetjes verliest als je je smartphone verliest). Het is heel eventjes wennen, maar zodra dit deel wordt van je routine, maakt het je leven een stuk eenvoudiger en overzichtelijker.

©PXimport

Tip 02: Kies een cloud

Mobiel scannen maakt de zaken een stuk overzichtelijker … tenzij je er alsnog een zooitje van maakt. Immers, er zijn zoveel plekken waar je je bestanden kunt bewaren. Natuurlijk op je smartphone zelf, maar dat raden we sterk af: als je je smartphone verliest of als-ie gestolen wordt, ben je je gegevens kwijt. Synchroniseren met je pc of Mac kan natuurlijk ook, maar dat is een beetje omslachtig omdat uploaden naar de cloud veel sneller (en soms ook automatisch) gaat. Als je dan kiest voor een cloud, kies dan ook écht voor een cloud. Upload niet je ene bonnetje naar Dropbox en een ander bonnetje naar Google Drive. Maak een keuze, en gebruik de app die daarbij past. De meeste clouddiensten hebben hun eigen app met scanmogelijkheid. We bespreken deze apps én we bespreken een app die niet in handen is van een clouddienst.

Een handige online fotodienst voor je scans is Google Foto's. Deze kun je gratis gebruiken en werkt op zowel je tablet als smartphone (Android en Apple). Bovendien kun je in Google Foto's handig gebruikmaken van albums, om bijvoorbeeld je bonnetjes (of andere scans) te categoriseren, of juist te scheiden van je gewone foto's.

Clouddiensten zijn er in alle vormen en maten en je kunt zelf wellicht de voorkeur geven aan een andere dienst boven Google Foto's. Ze hebben elk namelijk hun eigen voordelen en eigenaardigheden. Anders dan veel concurrenten zit Dropbox bijvoorbeeld niet aan een bepaald besturingssysteem vast. Dat is anders bij bijvoorbeeld iCloud (geïntegreerd in het Apple-ecosysteem), Google Drive of Microsoft's OneDrive.

En dan zijn er nog talloze kleinere, iets minder bekende diensten. Box bijvoorbeeld, dat zich meer op bedrijven richt. Of SpiderOak, dat privacy als belangrijkste wapenfeit heeft. Mega is een dienst van Kim Dotcom, een bekende internetondernemer. En Stack is een Nederlandse cloud die je maar liefst een terrabyte gratis opslagruimte geeft. Keuze genoeg, dus.

©PXimport

Tip 03: Scannen met Dropbox

Dropbox heeft sinds vorig jaar de mogelijkheid om documenten te scannen met de Dropbox-app voor zowel Android als iOS. Het handige hiervan is uiteraard dat de documenten niet op je smartphone worden bewaard, maar direct worden geüpload naar Dropbox en eventueel meteen worden gesynchroniseerd met de Dropbox-app op je computer. Om een document te scannen, start je de Dropbox-app, druk je op het plusteken onderin en kies je vervolgens voor Document scannen. De camera wordt nu direct gestart, waarna je deze kunt richten op het te scannen document. Een blauw kader toont aan welk oppervlak gescand zal worden. Mooi is daarbij dat je de camera er niet recht boven hoeft te houden; de app zet het plaatje zelf recht. Door te drukken op het plusteken linksonder kun je een pagina toevoegen, en door te drukken op de schuifregelaars kun je zaken bepalen als kleur, zwart-wit enzovoort. Met het pictogram rechtsboven draai je de afbeelding. Tevreden? Druk dan op Volgende, bepaal of het een pdf of een png-bestand wordt, kies een opslaglocatie op Dropbox en druk daarna op Bewaar.

Tip 04: … met Google Drive

Ook Google heeft de mogelijkheid tot scannen ingebouwd in z’n Google Drive-app, maar helaas bestaat deze functionaliteit op het moment van schrijven alleen voor Android. Om gebruik te maken van de scanfunctie in Google Drive, start je de app op je Android-smartphone en druk je op het plusteken rechtsonder (in de blauwe cirkel). In het menu dat verschijnt druk je op Scannen. Net als in de Dropbox-app wordt de camera direct gestart en kun je deze richten op het document dat je wilt scannen. Er wordt, in tegenstelling tot in Dropbox, geen kader getoond, maar het idee is hetzelfde en ook hier worden scheve plaatjes rechtgezet. Mocht dat kader toch niet helemaal goed zijn gezet, dan kun je het corrigeren door bovenin op het pictogram met het vierkantje te drukken. Ook in deze app kun je pagina’s toevoegen door op het plusteken linksonder te drukken. Met het pictogram van het verfpalet bovenin kun je kiezen of het kleur of zwart-wit moet worden, en met de drie puntjes rechtsboven kun je de pagina eventueel draaien, een naam geven of volledig verwijderen. Ben je tevreden, druk dan rechtsonder op het vinkje en je afbeelding wordt automatisch geüpload naar Google Drive.

©PXimport

Tip 05: … met Turboscan

De app TurboScan Pro kost 5,99 euro (of 3,50 euro voor Android), waar de apps van Dropbox en Google Drive gratis zijn. Maar deze app is wel flexibeler en daarvoor hebben we wel iets over. Om te scannen met TurboScan Pro (voor iOS of Android) start je de app en druk je op het pictogram met de camera linksonder (prettig is dat je ook bestaande foto’s kunt inladen met behulp van het pictogram rechtsonder). Zodra je de foto schiet, plaatst TurboScan het kader, dat je ter plekke kunt aanpassen. Druk op Done zodra het kader klopt (in de meeste gevallen is dat automatisch goed). Rechtsonder kun je aangeven of je de bon wilt opslaan in zwart-wit of in kleur (zwart-wit kost minder ruimte), en de kleurstelling kun je met de vierkantjes onderin aanpassen. Druk vervolgens op Next. Met het pictogram rechtsonder (plusteken) kun je een pagina toevoegen aan de scan, met het pictogram van het penseel kun je de naam aanpassen, eventueel automatisch een datum toevoegen én aangeven in welk formaat de scan moet worden opgeslagen. Met de knop Delen linksonder sla je de scan op of upload je deze naar de cloud.

Tip 06: … met Adobe Scan

Adobe Scan is beschikbaar voor Android en iOS en is volledig gratis te gebruiken, je moet je alleen even registreren om hem te gebruiken. Adobe Scan gebruikt de camera van je smartphone als draagbare scanner. Om een factuur, parkeerticket, restaurantbonnetje of betaalbewijs van de taxi in pdf-formaat op te slaan, moet je het dus simpelweg fotograferen. Adobe Scan herkent het document automatisch en slaat razendsnel een afbeelding op. Vervolgens kun je de scan nog wat bewerken. Ziet de scan er automatisch goed uit? Dan tik je rechtsboven op PDF opslaan.

Tip 07: Kreukels

We raden je aan om zaken als bonnetjes direct te scannen wanneer je ze krijgt, zoals je hebt kunnen lezen in tip 1. Is dit niet mogelijk of simpelweg gewoon niets iets dat je wilt doen, dan is de kans groot dat je met gekreukte bonnetjes te maken krijgt. Dat maakt het scannen aanzienlijk lastiger, maar niet onmogelijk. Je kunt natuurlijk de bonnetjes/documenten terugvouwen en terugrollen, maar dat kost veel tijd en daarmee is het nut van het mobiel scannen natuurlijk ver te zoeken. Dit probleem is vrij makkelijk te verhelpen met de methode die eigenlijk niet zo heel erg veel verschilt van een traditionele scanner: een glasplaatje. Neem een glazen of plastic plaatje uit een fotolijstje en leg dit over het te scannen bonnetje heen. Kreukels zijn direct geen probleem meer. Wel iets om overdag te doen, want de reflectie van lampen kan roet in het eten gooien.

©PXimport

Tip 08: ocr?

De genoemde apps werken allemaal zeer prettig en efficiënt, maar hebben één gezamenlijk gebrek: ze zijn niet in staat om gescande tekst om te zetten in digitale tekst (oftewel, tekst die je daarna kunt kopiëren en plakken). Gelukkig zijn er wel apps die deze technologie (ocr) gebruiken, en een van die apps is van een wel heel bekende softwareproducent: Microsoft! Office Lens is gratis en beschikbaar voor zowel Android als iOS. Om een document te scannen, start je de app en geef je onderin aan dat het gaat om een Document. Richt je camera op het document/bonnetje dat je wilt scannen en druk op de rode knop wanneer het witte kader het document goed omsluit. Druk nu op +1 linksonder om nog een document toe te voegen aan de scan of op Gereed rechtsboven als je tevreden bent met het resultaat. Wanneer je nu onderin drukt op PDF, wordt het document opgeslagen als bewerkbare pdf, oftewel alle tekst in het document kan vervolgens geselecteerd en gekopieerd worden.

Tip 09: Bestanden scheiden

In sommige gevallen is het handig om héél veel documenten als één document te scannen, simpelweg omdat dit sneller is. Maar dan zit je natuurlijk wel met één grote pdf, terwijl je eigenlijk losse documentjes wilde hebben. Maar je kunt documenten heel eenvoudig scheiden. Een prachtig programma hiervoor is Adobe Acrobat DC, maar dit programma is prijzig en niet voor iedereen een optie. Gelukkig zijn er ook gratis alternatieve, en je hoeft er niet eens iets voor te installeren. Surf naar www.splitpdf.com en upload het bestand dat je wilt splitsen (je kunt het ook rechtstreeks importeren vanuit Dropbox of Google Drive). Klik op Extract all pages into separate files of geef specifiek aan welke bestanden je wilt splitsen. Druk nu op Split om de bestanden daadwerkelijk te splitsen. Er wordt nu een zip-bestand aangemaakt met daarin alle pagina’s uit het hoofddocument als afzonderlijk pdf-bestand.

©PXimport

Tip 10: … en combineren

De tegenovergestelde situatie is natuurlijk ook mogelijk: je hebt allerlei losse bestanden gescand en wil die graag combineren in één pdf. Ook dat kan Adobe Acrobat DC, maar ook in dit geval is er een gratis online tool die het voor je kan doen (van dezelfde makers overigens). Surf naar www.pdfmerge.com en upload de bestanden die je wilt combineren tot één pdf. Standaard staan er vier velden, maar door te klikken op More files kun je meer velden toevoegen. Klik vervolgens op Merge! De site gaat voor je aan de slag, en vrijwel direct daarna wordt het gecombineerde pdf-bestand automatisch voor je gedownload. Er is van beide sites overigens ook software beschikbaar die de klus online voor je kan klaren, maar die software is niet gratis.

©PXimport

Tip 11: Organiseren

We hebben aan het begin van dit artikel aangeraden om te kiezen voor één clouddienst. In sommige gevallen zal dat niet mogelijk zijn (bijvoorbeeld omdat je samen een administratie beheert, en de één een Android telefoon heeft, en de ander een iPhone met een Google Drive-app die dus geen scans ondersteunt). Zo’n situatie is niet optimaal, maar toch vrij eenvoudig te verhelpen met IFTTT. IFTTT is een website die diensten aan elkaar kan koppelen. Surf naar www.ifttt.com en maak een account aan. Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden, de handeling die je zoekt is al door anderen gemaakt. Klik op het vergrootglas en zoek op sync dropbox google drive (je kunt hier uiteraard elke clouddienst invullen die je wilt; wij nemen deze twee als voorbeeld). Kies de app met de gewenste omschrijving (in ons geval Automatically sync new files added to Dropbox to your Google Drive). Selecteer de map in Dropbox waar je de bonnetjes naar uploadt en klik vervolgens op Turn on. De bonnetjes die in deze map worden geplaatst worden automatisch naar Google Drive gesynchroniseerd. Zo houd je alles netjes bij elkaar.

Er is overigens nog veel meer mogelijk met IFTTT.  Zo kun je je thermostaat aan de buitentemperatuur laten aanpassen, je verlichting koppelen aan de zonsondergang en het koffiezetapparaat automatisch inschakelen. In dit artikel geven we nog veel meer tips. 

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).