Met de clouddienst iCloud van Apple kun je onder andere agenda's, notities, e-mails en contacten synchroniseren tussen je Mac, pc, iPad en iPhone. In deze workshop lees je hoe je iCloud op verschillende apparaten configureert en welke instellingen zinvol zijn.

01 iCloud-aanmelding op een nieuwe Mac

Koop je een nieuwe Mac en zet je deze voor de eerste keer aan, dan wordt meteen aan je gevraagd of je je bij iCloud wil aanmelden. Dit gaat alleen als je een Apple ID hebt. Heb je deze nog niet, klik dan op Maak gratis Apple ID aan. Lees ook: Vertrouwde apparaten beheren met je Apple ID.

Vul je gegevens in en meld je eventueel aan voor een gratis e-mailadres door voor Geef mij een gratis iCloud e-mailadres te kiezen. Je moet nog een aantal veiligheidsvragen beantwoorden en de licentieovereenkomst accepteren.

©PXimport

02 FaceTime en iMessage instellen

Zorg aan het eind dat het vinkje voor Stel iCloud in op deze Mac aanstaat en accepteer dat Apple je gegevens uploadt en bewaart in iCloud. In het volgende venster kun je ervoor kiezen om je e-mailadres alvast in te stellen voor het gebruik van FaceTime en iMessage.

FaceTime is een videodienst waarmee je tussen een Mac, iPhone en iPad gratis videogesprekken kunt maken en is volledig in het besturingssysteem opgenomen. iMessage is een soort WhatsApp-variant, maar ook in zowel OS X als iOS geïntegreerd, maar werkt alleen op Apple-apparaten onderling.

©PXimport

03 iCloud-aanmelding op een pc

Op de pc moet je eerst een apart programma downloaden. Klik op Download nu om het iCloud-configuratiescherm te downloaden. Klik op DownloadUitvoeren om het programma te installeren en te starten.

Doorloop de installatiestappen en start je computer opnieuw op. Omdat Apple ervan uitgaat dat je al een Apple-product hebt en zodoende ook over een Apple ID beschikt, log je na opstarten in met je Apple ID die je in de eerste stap hebt aangemaakt.

©PXimport

04 iCloud activeren

Wil je iCloud activeren op een bestaande Mac, ga dan naar Systeemvoorkeuren / iCloud en log in met je Apple ID. Klik op Log in en zet in het volgende venster een vinkje voor Gebruik iCloud voor e-mail, contacten, agenda's, herinneringen, notities en Safari. Het vinkje voor Gebruik 'Zoek mijn Mac' kun je voor nu even verwijderen. Klik op Volgende.

Het inloggen op een pc gaat zoals beschreven in stap 3. Als je wachtwoorden wil synchroniseren, open je in het volgende scherm 'Beveiliging en privacy'. Voer vervolgens je wachtwoord opnieuw in en kies een beveiligingscode.

©PXimport

05 iCloud activeren in iOS

Ga naar Instellingen / iCloud op je iPhone of iPad, geef je Apple ID en bijbehorend wachtwoord aan en sluit af met Log in. Heb je nog geen Apple ID, tik dan op Vraag een gratis Apple ID aan.

In het volgende venster wordt aan je gevraagd of je je bestaande gegevens wil combineren met de gegevens in iCloud. In de meeste gevallen wil je kiezen voor Combineer. Op de vraag of iCloud de locatie van je apparaat mag gebruiken, kiest je op dit moment Sta niet toe.

©PXimport

06 Opslagruimte vergroten

Afhankelijk van het systeem waarop je je bevindt, ziet het configuratiescherm van iCloud er een beetje anders uit. Grofweg vind je er echter dezelfde functies terug. Je vindt er de verschillende onderdelen die je kunt synchroniseren en je kunt bepaalde onderdelen inschakelen voor iCloud en andere uitschakelen.

Onderaan zie je hoeveel ruimte je nog in je iCloud-account hebt. Standaard krijg je vijf gigabyte gratis. Wil je meer, klik in Windows of OS X op Beheer, op je iPhone of iPad ga je naar Instellingen / iCloud / Opslag en reservekopie.

©PXimport

07 Mail instellen op de Mac

Om je mails via iCloud te synchroniseren, moet je het programma Mail op je Mac gebruiken. Heb je een iCloud-mailadres aangemaakt in stap 1 dan is dit account al standaard voor je geconfigureerd.

Wil je een ander account aanmaken, kies dan op de Mac voor Mail / Accounts en klik op het plusje. Bij Systeemvoorkeuren / iCloud moet je het vinkje voor Mail hebben aanstaan om je mails automatisch te synchroniseren.

©PXimport

08 Mail instellen in iOS

Op je mobiele Apple-apparaat ga je naar Instellingen / iCloud en zorg je dat de schuif achter Mail is geactiveerd. Vervolgens ga je naar Instellingen / E-mail, contacten, agenda's om je mailbox in te richten.

Tik op Nieuwe account en kies wat voor e-mailaccount je wil configureren. Je hoeft hier niet voor iCloud te kiezen, dit werkt alleen als je een apart iCloud.com-mailadres hebt. Heb je een Gmail-account, kies dan bijvoorbeeld voor Google.

©PXimport

09 Agenda instellen

Ga je naar het programma Agenda op je Mac en klik je op Agenda's, dan zie je linksboven twee agenda's onder het kopje iCloud staan. Dit zijn de agenda's die worden gesynchroniseerd met iCloud. Je kunt ook nog andere agenda's toevoegen, zoals een Google Agenda of een Exchange-account.

Dit doe je door op Agenda / Accounts te klikken, met het plusje voeg je een account toe. Zorg dat het vinkje voor Agenda's aanstaat in het iCloud-configuratiescherm zodat je agenda's worden gesynchroniseerd.

©PXimport

iMessage

Met iMessage kun je gratis berichten sturen van je iPhone, iPad, iPod touch of Mac. De dienst is niet als iMessage te vinden op je Apple-apparaat, maar zit geïntegreerd in de Berichten-app.

Stuur je een bericht naar een e-mailadres of telefoonnummer dat aangemeld is bij iMessage dan verschijnt het niet alleen op de iPhone van de ontvanger, maar eventueel ook op de iPad en de Mac die bij hetzelfde iMessage-account zijn aangemeld.

©PXimport

iMessage instellen

Op je iOS-apparaat ga je naar Instellingen / Berichten om de schuif achter iMessage aan te zetten. Wil je een melding ontvangen als de ontvanger je bericht heeft gelezen, zet dan de schuif achter Stuur leesbewijzen ook aan.

Indien iMessage niet beschikbaar is, bijvoorbeeld omdat je geen verbinding hebt met een wifi-netwerk of via een dataverbinding, dan zal het bericht als normale sms worden verstuurd via je provider. Dit kan uiteraard alleen vanaf een iPhone of een iPad met simkaart.

10 Mail, contacten en agenda's ontvangen op de pc

Zet in het iCloud-configuratiescherm op de pc het vinkje aan voor de optie Mail, contacten, agenda's en taken en de iCloud-extensies voor Outlook worden op de pc geïnstalleerd. Alle informatie die je via iCloud synchroniseert, ontvang je in Windows met het programma Outlook.

Je kunt geen e-mails of agenda's synchroniseren als je de standaard mail- en agenda-apps van Windows 8 of Windows 10 gebruikt. Open Outlook en je ziet dat links een apart kopje iCloud staat, klik je op Agenda dan zie je je iCloud-agenda's.

©PXimport

11 Notities en herinneringen

Naast e-mails kun je ook notities en herinneringen synchroniseren. Zorg er weer voor dat deze opties zijn geselecteerd in het instellingenmenu op je iPhone, iPad of Mac. Op je Apple-apparaten vind je twee aparte apps: Notities en Herinneringen.

Op je pc zie je alleen de herinneringen, deze worden als Taken weergegeven in Outlook. De notities worden niet gesynchroniseerd op een Windows-computer. Lettertypes en andere vormgevingselementen in notities worden overgenomen van je Mac, mits deze beschikbaar zijn op je iPhone of iPad.

©PXimport

12 Safari instellen

Je kunt eveneens bladwijzers en tabbladen van Safari synchroniseren (de standaardbrowser op je iPhone en iPad). Zet de schuif bij Instellingen / iCloud / Safari aan en doe dit ook op je Mac of pc.

Je Mac heeft standaard ook al Safari geïnstalleerd, voor de pc worden bladwijzers gesynchroniseerd met Internet Explorer, Firefox of Chrome. Gek genoeg werkt iCloud op de pc niet met Safari. Klik op Opties om je voorkeursbrowser te selecteren. De synchronisatie werkt ook de andere kant op.

©PXimport

13 Safari-tabbladen instellen

Heb je een Mac met tenminste OS X Mountain Lion en een mobiel apparaat met tenminste iOS 6, dan kun je je actieve tabbladen in Safari ook synchroniseren. Surf op je iPhone en zie het tabblad later op je Mac mini terug.

Je hoeft hiervoor niks extra's aan te vinken. Als je zorgt dat op beide apparaten de optie Safari aanstaat bij de iCloud-voorkeuren, dan werkt dit automatisch. Werkt dit een keer niet naar behoren, kijk dan voor meer hulp op de website.

©PXimport

14 Fotostream activeren in iOS

Een handige functie van iCloud is dat je foto's die je maakt op je iPhone of iPad meteen kunt uploaden naar je iCloud. Zodoende heb je altijd een reservekopie van je foto's. Ga op je mobiele apparaat naar Instellingen / iCloud en kies voor Foto's.

Zet de schuif achter Mijn fotostream aan. Apple zorgt ervoor dat het alleen foto's uploadt naar iCloud als je een wifi-verbinding hebt. De functie fotodeling maakt het mogelijk om fotoalbums te delen met andere personen.

©PXimport

15 Fotostream bekijken

Fotostream op de Mac werkt met het programma iPhoto of Aperture. Als je iPhoto hebt geïnstalleerd, zie je in het programma in de linkerkolom de optie iCloud. Klik erop en kies voor Gebruik iCloud.

De opgeslagen foto's gaan niet af van je totale opslagruimte, maar worden na dertig dagen wel automatisch van de iCloud-servers verwijderd. Je moet dus binnen dertig dagen de foto's in iPhoto of Aperture importeren. Op je pc worden foto's in een speciale map bewaard.

©PXimport

16 Documenten en gegevens synchroniseren

Op je Mac is iCloud in diverse programma's geïntegreerd. In veel programma's vind je bij het openen een optie om documenten vanaf iCloud te laden. Je kunt vanuit een programma ook bestanden opslaan in iCloud.

Helaas kun je iCloud niet benaderen vanuit Finder, je kunt het dus niet als verzamelmap voor allerlei documenten gebruiken. Zorg dat in iOS in Instellingen / iCloud de optie Documenten/gegevens aanstaat en kies eventueel voor de optie Gebruik mobiele data om documenten ook te synchroniseren als je geen wifi-verbinding hebt.

©PXimport

17 Documenten bewerken

Vooral bij het gebruik van iWork, het Office-pakket van Apple, laat de documenten-functie zijn nut zien. Heb je op al je apparaten de optie Documenten en gegevens aanstaan dan kun je op je iPad aan een tekstdocument beginnen en deze op je Mac vervolgens weer openen.

Je slaat het weer op in je iCloud en met de app Pages op je iPhone of iPad werk je er de volgende dag aan verder. De apps moet je wel op je systeem hebben geïnstalleerd.

©PXimport

18 Apps automatisch synchroniseren

Koop je een app op je iPhone, dan wil je waarschijnlijk ook dat de app op je iPad te zien is. Dit kan als je iCloud gebruikt. Ga naar Instellingen / iTunes en App Store en zet de schuif achter Apps aan.

Zodra je een app op een ander apparaat installeert met hetzelfde iCloud-account, dan zal de app ook op dit apparaat worden geïnstalleerd. Hierbij maakt het niet uit of de app betaald is of gratis wordt aangeboden. Hetzelfde geldt voor muziek-aankopen, zet hiervoor de schuif achter de optie Muziek aan.

©PXimport

Reservekopie in iCloud

Je kunt iCloud ook gebruiken om een reservekopie te maken van je iPhone of iPad. Ga naar Instellingen / iCloud / Opslag en reservekopie. Zet de schuif achter iCloud-reservekopie aan. Er wordt automatisch een kopie van je foto's, video's, documenten en instellingen gemaakt. Je iPhone of iPad moet wel via wifi verbonden zijn.

In hetzelfde menu vind je ook nog de instelling Beheer opslag. Hier ziet hoeveel ruimte apps in iCloud in beslag nemen. Tik op de app om te zien hoeveel ruimte elk bestand inneemt. Druk op Wijzig en op het rode rondje voor een bestand om het te verwijderen.

©PXimport

19 Zoek mijn iPhone

Zoek mijn iPhone is een erg handige functie. Schakel dit in op je iPhone of iPad en iCloud houdt bij waar je apparaat is. Mocht je apparaat ooit gestolen worden, dan kun je het op afstand vergrendelen of wissen.

Zet de optie aan bij de iCloud-instellingen en kies voor Sta toe om uitdrukkelijk toestemming te geven dat de locatie van je apparaat wordt bewaard in iCloud. Je kunt deze functie ook op je iPad of je Mac instellen.

20 Inloggen op iCloud met een browser

Ga op je computer naar www.icloud.com en log in met je Apple ID. Klik op Zoek mijn iPhone en als je iPhone verbinding met het internet heeft, wordt de locatie op een kaart weergegeven. Ben je je iPhone kwijt dan kun je op Alle apparaten en vervolgens op de naam van je iPhone klikken.

Klik op Speel geluid af om een geluid op je iPhone af te spelen of kies voor Verloren-modus om je iPhone op afstand te vergrendelen met een code. De iPhone moet wel een actieve internetverbinding hebben.

©PXimport

21 Online iCloud inzien

Klik linksboven op iCloud om al je iCloud-gegevens online te bekijken. Hier vind je een ingebouwd mailprogramma en lees je al je gesynchroniseerde notities, herinneringen en agenda's. Ook vind je hier bètaversies van Pages, Numbers en Keynote om online tekstdocumenten, spreadsheets of presentaties te maken en te bewerken.

Deze kun je vervolgens weer openen met de gelijknamige programma's op je Mac, iPad of iPhone of als Word- of pdf-bestand downloaden naar je pc. Je wachtwoord wijzig je door in het hoofdscherm op je naam te klikken en te kiezen voor Accountinstellingen.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).