Aantekeningen maken met je handschrift en die snel omzetten naar getypte tekst. Of tekst uit een foto omzetten naar bewerkbare tekst. Met tekstherkenning, ook wel bekend als OCR, kun je flink wat tijd besparen. Welke apps lenen zich hier goed voor? Zo kun je handschrift omzetten naar tekst.

Kun je niet kiezen tussen het gebruik van een pen en het toetsenbord? Met handschriftherkenning (OCR: Optical Character Recognition) regel je het beste van beide werelden. Je kunt zaken als aantekeningen en schetsen met een pen of stylus opstellen en de inhoud vervolgens omzetten naar getypte tekst. Dat laatste heeft verschillende voordelen. 

Een van de belangrijkste is dat je getypte tekst eenvoudig kunt doorzoeken, maar ook efficiënter kunt rubriceren en ordenen. Dit voordeel geldt niet alleen voor handgeschreven notities. Ook wanneer je werkt met een afbeelding of een bestaand pdf-document, kan het soms handig zijn om eventuele tekst uit een dergelijk bestand bewerkbaar te maken.

Je hebt niet veel nodig om te werken met handgeschreven aantekeningen en deze om te zetten naar getypte tekst. Een programma waarmee je snel aan de slag kunt, is Microsoft OneNote. Heb je Microsoft 365, dan beschik je al over OneNote. Is de versie niet aanwezig op de computer, gebruik dan het installatieprogramma op de eerdergenoemde downloadlocatie om OneNote alsnog toe te voegen. 

Heb je geen Office-abonnement? Er zijn meerdere versies van OneNote beschikbaar, waarvan OneNote voor Windows 10 de meest afgeslankte versie is. Je vindt die versie in de Microsoft Store. Die versie heeft ook (weliswaar beperkter) handschriftherkenning in huis.

©PXimport

OneNote

In OneNote beschik je over ingebouwde handschriftherkenning. Via het programma kun je tekst uit een afbeelding omzetten en tekst uit een bestandsafdruk gebruiken. Bij een bestandsafdruk kun je een bestaand document, bijvoorbeeld een scan of een gedownloade afbeelding, afdrukken naar een virtuele printer. In plaats van de afdruk op fysiek papier te maken, wordt deze als afbeelding in het notitieblok opgenomen.

In OneNote kies je voor Invoegen / Bestandsafdruk. Selecteer het bestand dat je als afdruk in de OneNote-notitie wilt invoegen. Je kunt ook meerdere bestanden selecteren, bijvoorbeeld in het geval van meerdere handgeschreven notities: druk de Ctrl-toets in en houd deze ingedrukt, terwijl je meerdere bestanden selecteert. 

Is de afdruk ingevoegd, dan kun je relatief eenvoudig de tekst eruit halen. Klik met de rechtermuisknop op de afdrukafbeelding. Kies voor Tekst kopiëren van deze pagina van de afdruk. Mogelijk bestaat de afdruk uit meerdere pagina’s. Wil je dat alle handgeschreven tekst naar getypte tekst wordt omgezet, dan kies je voor Tekst kopiëren van alle pagina’s van de afdruk. Vervolgens kun je de tekst op een andere locatie plakken met Ctrl+V.

©PXimport

Notities

Interessant is de mogelijkheid om in OneNote handgeschreven notities te maken. Bijvoorbeeld als je een telefoongesprek voert en snel de belangrijkste informatie, zoals een afspraak of telefoonnummer wilt noteren. De handgeschreven notitie kun je vervolgens omzetten naar een getypte notitie.

Open OneNote en open het tabblad Tekenen. Bij Hulpmiddelen kies je de gewenste pen en pendikte. Wordt de gewenste stift niet getoond? Klik op de knop met het plusteken en kies Pen toevoegen. Vervolgens maak je de aantekening. Om af te wisselen tussen handgeschreven teksten en getypte tekst, klik je na het schrijven op de knop Typen.

©PXimport

Met de hand

Formules

De makers van OneNote hebben ook aandacht besteed aan opties waarmee je handgeschreven wiskundige vergelijkingen kunt omzetten naar getypte vergelijkingen en deze kunt oplossen binnen OneNote. Eerst schrijf je de vergelijking met de hand uit in een OneNote-notitie, zoals eerder beschreven.

In plaats van een handgeschreven vergelijking kun je deze ook typen, maar wij kiezen uiteraard voor de handgeschreven aanpak. Gebruik hierna de knop Lassoselectie op het tabblad Tekenen om de vergelijking te selecteren. Klik hierna op de knop Wiskunde (op de tab Tekenen). De vergelijking wordt nu door OneNote omgezet naar een getypte variant en kan hierna worden verwerkt.

Rest van Office

De handschriftherkenning is niet alleen beschikbaar in OneNote, maar ook in andere Office-programma’s. Werk je in PowerPoint en kom je een handgeschreven onderdeel tegen, bijvoorbeeld een aantekening op een dia, dan kun je deze ook omzetten naar getypte tekst. Ook hier zijn de relevantie opties op de tab Tekenen geplaatst. Klik op de knop met de lasso en selecteer het handgeschreven onderdeel. Kies hierna voor Handschrift naar tekst. Het onderdeel wordt omgezet.

In de rechterbovenhoek van de selectie vind je een pictogram met drie puntjes. Klik hierop om verdere suggesties te zien en eventuele correcties door te voeren. Zo kan de letter ‘S’ bijvoorbeeld per ongeluk worden aangezien als het cijfer ‘5’. Vindt er een verkeerde conversie plaats, dan kun je deze via het eerdergenoemde menu herstellen.

©PXimport

Als het niet werkt

Via de telefoon

Je kunt tekstherkenning ook goed gebruiken in combinatie met je telefoon. Er bestaan hiervoor verschillende scenario’s. Heb je bijvoorbeeld een set met handgeschreven notities, dan kun je deze fotograferen met je telefoon en daarmee digitaliseren. Je kunt de notities vervolgens omzetten naar getypte tekst. Het hoeft daarbij niet altijd te gaan om handgeschreven notities. Ook tekst afkomstig van bijvoorbeeld een visitekaartje of whiteboard, kun je met je telefoon relatief eenvoudig omzetten naar getypte en bewerkbare tekst.

We maken hiervoor gebruik van Microsoft Lens. De app is via de appwinkels zowel voor Android als voor iOS beschikbaar. Hierna open je de app. Aan de rechter- of onderkant van het scherm (afhankelijk van het gebruikte apparaat), vind je de opties. Kies voor Acties. Hiermee open je de functie voor tekstextractie; in sommige versies ongelukkig vertaald als Afgedrukte tekst vastleggen om uit te pakken. De standaardtaal is ingesteld op Engels.

Wil je Nederlandse teksten omzetten naar tekst, tik dan op Engels. Een overzicht van beschikbare talen, waaronder Nederlands, verschijnt. Maak hierna een foto van het document via de bijbehorende knop. Een voorbeeld wordt getoond. 

Controleer of de afbeelding duidelijk wordt getoond en tik op Bevestigen. Microsoft Lens toont nu de omgezette tekst. Klik op Delen om de tekst via een andere app te delen. Klik op Kopiëren om de tekst naar het klembord te kopiëren, zodat je deze naderhand elders kunt plakken.

©PXimport

Tekst uit pdf’s en foto’s

Documenten in pdf-formaat zijn over het algemeen handig om mee te werken: bij het delen ervan weet je bijvoorbeeld zeker dat de opmaak niet verloren gaat. Minder handig is de situatie waarin je tekst in een bestaand pdf-document wilt bewerken. In Word kun je tekst uit een pdf-document omzetten naar getypte tekst. Microsoft zelf geeft aan dat handgeschreven tekst zelden wordt herkend, maar Word met getypte tekst in een pdf-document wél goed uit de voeten kan. In de praktijk gaat het hierbij dus om niet-volwaardige OCR-oplossing.

De werking is eenvoudig. Open Word en kies voor Bestand / Openen. Wijs vervolgens het bestaande pdf-document aan. Zodra het bestand wordt geopend, herkent Word dat het gaat om een pdf-document en verschijnt de melding dat het bestand wordt omgezet naar getypte tekst. Klik op OK. Klik hierna op Bewerken inschakelen. Je kunt het document nu aanpassen. Ook hierna kun je het aangepaste bestand weer opslaan als pdf. Kies Bestand / Kopie opslaan en kies het pdf-bestandsformaat.

Ook bij afbeeldingen – zoals een eerder gemaakte foto met je smartphone – kun je deze aanpak gebruiken. De afbeelding zet je eerst om naar een pdf-formaat, waardoor je Word dwingt om de tekst er later uit te halen. Open een leeg Word-document en kies het tabblad Invoegen. Kies Afbeeldingen / Dit apparaat en selecteer de afbeelding. Kies voor Invoegen. Vervolgens sla je dit document op als pdf-bestand: kies Bestand / Kopie opslaan en kies voor het pdf-formaat. Vervolgens open je het pdf-document weer in Word en volg je de eerdergenoemde stappen om de tekst bewerkbaar te maken.

Tekst uit afbeelding

Heb je niet de beschikking over Microsoft Office of geen behoefte om deze programma’s te gebruiken? Er bestaan ook andere methoden om relatief eenvoudig tekst uit een afbeelding te halen, zodat je deze later kunt bewerken. Op https://kwikr.nl/textract vind je de Text Extractor Tool, waarmee je via de browser een tekst uit een afbeelding kunt halen.

Bovendien ondersteunt het onlinehulpje ook pdf-documenten. Klik op het plusteken om het bestand toe te voegen of sleep het bestand naar het documentenvak. De omzetting vindt vervolgens plaats op de servers van de makers. De resulterende tekst vind je in het vak Extracted Text. Klik op Copy text om de tekst te kopiëren. 

Houd bij het gebruik van dergelijke onlineprogramma’s wel het privacyaspect in het achterhoofd: de analyse vindt immers plaats op externe servers en niet op de lokale computer. Gaat het om informatie die je liever niet deelt, dan raden we het gebruik van deze onlinediensten af. Text Extractor Tool kent een limiet: je mag deze gratis vijf keer per dag gebruiken.

©PXimport

SimpleOCR

Een waardig alternatief voor Microsoft Office en de onlinediensten is het programma SimpleOCR. Prettig is dat je het programma gratis mag gebruiken. De makers richten zich op het herkennen van tekst en het omzetten hiervan naar bewerkbare tekst. Het herkennen van handschrift wordt door SimpleOCR niet ondersteund. De makers bieden hiervoor een ander programma aan: SoftWriting. Dit programma is niet gratis, maar je mag het gedurende veertien dagen proberen.

Bij de start van SimpleOCR geef je aan of je getypte tekst of handgeschreven tekst via het betaalde programma SoftWriting wilt gebruiken. Wij kiezen Machine Print. Kies voor de gewenste brontaal (bijvoorbeeld Nederlands) en klik op Select. SimpleOCR ondersteunt verschillende bronnen. Klik op Add Page. Kies bij Image Source welke bron je wilt gebruiken.

Heb je een fysiek document, bijvoorbeeld een folder of foto, dat je wilt scannen? Klik op Scanner. Is het document al gedigitaliseerd (bijvoorbeeld een document op het bureaublad), dan kies je voor File. Kies Batch als je meerdere documenten wilt omzetten.

SimpleOCR ondersteunt tif-, jpg- en bmp-afbeeldingen. Open het bestand en bevestig met Continue. Kies voor Convert to text. In het vak onderin zie je de uitkomst. Woorden waarover de software niet zeker is, worden gemarkeerd. In een menu vind je de suggesties. Klik op Accept als het omgezette woord correct is of corrigeer het. Via de knop Decide later kun je de beslissing uitstellen en er later op terugkomen.

Standaard wordt de omgezette tekst opgeslagen als Word-document. In plaats hiervan kun je ook kiezen voor een tekstbestand zonder opmaak. Kies voor Tools / Options. Open de tab Save as en kies voor Plain Text.

©PXimport

iPad

Maak je gebruik van een iPad in combinatie met een Apple Pencil? De iPad ondersteunt ook het omzetten van handschrift naar getypte tekst. Het omzetwerk vindt plaats op het lokale apparaat: er worden dus geen gegevens naar Apple zelf verzonden. Je kunt hiervoor gebruikmaken van de ingebouwde app Notities.

Open een nieuwe notitie en tik met de pen op het lege vak. Onderin verschijnt het overzicht met beschikbare pen. Kies nu de pen uiterst links (met het opschrift ‘A’). Zodra je begint met schrijven, worden de woorden direct omgezet naar getypte tekst.

Heb je handgeschreven notities gemaakt in het verleden? Je kunt de handgeschreven krabbels ook achteraf omzetten naar getypte tekst. Open de notitie en selecteer de handgeschreven tekst door er met de vinger overheen te bewegen. Tik nu op de geselecteerde woorden. Een nieuw menu verschijnt. Kies voor Kopieer als tekst. De tekst wordt gekopieerd naar het klembord, waarna je het in andere apps kunt gebruiken.

©PXimport

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).